邮箱使用管理方案规范标准
工作邮箱使用管理制度
工作邮箱使用管理制度一、前言本制度是为了规范和管理员工的工作邮箱使用，确保邮件的安全性、保密性和有效性，提高工作效率和协同工作能力，保护公司的信息资产和客户隐私，同时避免工作邮件滥用带来的潜在风险。
所有使用公司邮箱的员工都必须遵守此制度，以确保公司信息安全和业务顺畅。
二、邮箱使用权限1. 邮箱权限控制所有员工在入职时将被分配一个公司邮箱账号，邮箱的使用权限将根据员工的职务和需要进行划分，不同的权限将有不同的发送、接收和管理邮件的功能。
2. 邮箱密码管理员工在使用公司邮箱时，必须设定一个安全的密码，密码应该包含数字、字母和符号，长度不少于8位，且定期更改密码以避免泄露风险。
3. 邮箱访问控制员工在离开办公室时必须及时锁定计算机，避免未经授权的人员访问公司邮箱，尤其是在公共场合和使用公共设备时更为重要。
三、电子邮件的使用规范1. 邮件内容规范员工在发送邮件时应当合理利用公司邮箱，只允许发送与工作相关的邮件内容，禁止发送色情、暴力、诈骗等违法违规内容。
2. 邮件格式规范员工在发送邮件时应当遵循邮件的格式规范，包括明确的主题、清晰的内容、礼貌的语言和合适的附件，确保邮件内容的完整和易读性。
3. 邮件签名规范员工在设置邮件签名时，应当包含真实姓名、职务、联系方式等相关信息，确保接收者能够及时了解发送人的身份信息。
4. 邮件保留规范员工在收发邮件时应当保留邮件的原始内容，确保邮件的真实性和完整性，避免信息遗漏和误解。
四、电子邮件的管理流程1. 邮件筛选与管理公司将根据员工的工作职责和需要对邮件进行分类和筛选，确保重要邮件的及时接收和处理，避免次要邮件的干扰和耽误。
2. 邮件存档与备份公司将定期对员工的工作邮件进行存档和备份，确保重要邮件的安全性和可追溯性，避免信息遗失和泄漏。
3. 邮件监控与审查公司将对员工的工作邮件进行定期监控和审查，确保邮件内容的合法合规性，避免信息泄漏和滥用的风险。
五、邮箱使用规范1. 邮箱接受规范员工在接收邮件时应当及时查看和处理邮件，避免超时或未读的情况发生，确保邮件的有效性和及时性。
单位邮箱使用管理制度
第一章总则第一条为规范单位邮箱的使用，保障单位信息安全，提高工作效率，根据国家有关法律法规和单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的全体员工及临时工作人员。
第三条单位邮箱是单位信息交流的重要渠道，员工应严格遵守本制度，确保邮箱使用的规范、安全和高效。
第二章邮箱账号管理第四条单位邮箱账号由单位统一分配，分配给员工的邮箱账号仅用于工作用途，不得用于个人事务。
第五条员工领取邮箱账号时，应提供有效身份证明，并签署《单位邮箱使用承诺书》。
第六条邮箱账号的密码应复杂且定期更换，密码不得与个人其他账号密码相同。
第七条员工离职或调离工作岗位时，应及时将邮箱账号注销或转交，防止信息泄露。
第八条单位邮箱账号的分配、变更、注销等事宜由单位信息技术部门负责。
第三章邮件管理第九条员工应合理使用单位邮箱，不得利用邮箱进行以下行为：（一）传播、复制、发送含有违法违规内容的信息；（二）散布、传播虚假信息、谣言、侮辱性、诽谤性等不良信息；（三）泄露国家秘密、商业秘密、个人隐私等信息；（四）从事与工作无关的活动；（五）其他违反法律法规和单位规章制度的行为。
第十条员工接收邮件时，应仔细检查邮件来源，对可疑邮件应谨慎处理，必要时可向信息技术部门求助。
第十一条员工发送邮件时，应确保邮件内容准确、完整，并注明邮件发送对象和主题。
第十二条单位信息技术部门应定期对邮箱进行清理，删除过期邮件，确保邮箱空间合理利用。
第四章信息安全第十三条员工应加强信息安全意识，不得将邮箱账号和密码泄露给他人。
第十四条单位信息技术部门应定期对邮箱系统进行安全检查，发现安全隐患及时整改。
第十五条单位应采取必要的技术措施，确保邮箱数据传输的安全性。
第五章附则第十六条本制度由单位信息技术部门负责解释。
第十七条本制度自发布之日起施行。
第十八条本制度未尽事宜，按国家有关法律法规和单位规章制度执行。
邮箱管理制度
邮箱管理制度一、概述邮箱管理制度是为了规范和管理公司员工使用邮箱的行为，以提高工作效率、保护信息安全和防止滥用行为的发生。
本制度适用于所有公司员工在工作中使用的公司提供的邮箱。
二、使用范围公司员工在处理工作相关事务时应优先使用公司提供的邮箱，并遵守以下规定：1.邮箱账号的使用仅限于工作目的，不得用于私人用途；2.禁止将邮箱账号、密码等信息透露给其他人员；3.不得使用邮箱发送不当、违法、色情等有害信息；4.不得利用邮箱从事商业活动或宣传推广；5.不得将邮箱用于个人利益或损害公司利益的行为；6.不得在公开场合泄露包括公司内部信息在内的任何信息。
三、邮箱管理措施为了保护公司信息的安全和员工的合法权益，并确保工作的顺利进行，公司将采取以下管理措施：1.所有员工在入职时将获得一个公司专用的邮箱账号，并需妥善保管账号和密码；2.公司有权对所有员工的邮箱进行监控，包括但不限于查看邮件内容、关键词过滤和垃圾邮件过滤等；3.不得将敏感信息、机密文件等通过邮件发送，应按照公司规定的流程进行传递；4.在离职或调岗时，员工应立即停止使用公司邮箱，并将所有工作相关的邮件、附件进行备份和移交；5.员工不得利用公司邮箱进行个人商业活动，一经发现将严肃处理；6.违反本制度的行为将依照公司规定进行纪律处分，严重者将承担相应的法律责任。
四、责任与义务1.公司的责任：（1）向员工提供稳定和安全的邮箱服务；（2）对员工的邮箱进行定期维护和备份，确保数据的安全性；（3）保护员工的隐私权，不恶意侵犯员工邮箱的隐私。
2.员工的责任：（1）遵守公司的相关规定和制度，正确使用公司邮箱；（2）妥善保管邮箱账号和密码，不得将其透露给他人；（3）不得滥用公司邮箱，不得发送和接收违法、不当、有害信息；（4）配合公司对邮箱的管理和监控工作；（5）如发现邮箱账号存在异常，应及时向相关部门报告。
五、制度的执行和监督公司将定期对邮箱管理制度进行宣贯，并组织相关人员进行培训。
工作电子邮箱规章管理制度
工作电子邮箱规章管理制度第一章总则第一条为了规范和管理公司员工的电子邮箱使用，保障公司信息安全，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的电子邮箱使用。
第三条电子邮箱是公司员工进行工作沟通、信息传递和业务协同的重要工具，必须严格依照本制度规定进行使用。
第四条电子邮箱使用应遵循便民、安全、合规、有效的原则，不得用于私人事务和非法活动。
第二章电子邮箱的设置和管理第五条公司为每位员工提供一个专用的电子邮箱账号，并根据员工的姓名或工号进行命名。
第六条员工应妥善保管自己的电子邮箱账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。
第七条公司对员工的电子邮箱进行定期备份和存档，确保信息的安全和完整性。
第八条员工在离职时，公司应及时停用其电子邮箱账号，并进行数据清理和归档。
第三章电子邮箱的使用规定第九条员工应在规定的工作时间内使用电子邮箱进行工作沟通和信息交流。
第十条员工不得使用电子邮箱进行发送和接收违法、淫秽、色情、攻击性等不良信息。
第十一条员工不得使用电子邮箱进行私人活动、吸烟、酗酒等不良行为。
第十二条员工不得将公司机密信息通过电子邮箱发送给外部人员。
第四章电子邮箱安全保障第十三条员工应定期更改电子邮箱密码，并保证密码的复杂性和私密性。
第十四条员工在使用公司电子邮箱时，应注意防范电子邮件诈骗和病毒攻击等安全问题。
第十五条员工不得在公司电子邮箱中下载和传播未经授权的软件和文件。
第六章违规处理第十六条对于违反本规定的员工，公司将依据情节轻重，采取口头警告、书面警告、处分甚至劝退等处理措施。
第十七条对于造成严重后果的违规行为，公司有权追究员工的法律责任。
第七章附则第十八条本制度由公司人力资源部门负责解释和管理，并定期进行修订和更新。
第十九条本制度自颁布之日起生效，如有修订将提前公布并执行。
以上便是工作电子邮箱规章管理制度的全部内容，员工应严格遵守相应规定，确保公司信息安全和工作效率。
公司电子邮箱管理制度模板
公司电子邮箱管理制度模板一、目的为规范公司电子邮箱的使用，确保公司信息安全，提高工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工。
三、邮箱账户管理1. 邮箱账户由公司统一分配，员工不得私自申请或使用非公司分配的邮箱账户进行工作沟通。
2. 员工离职时，必须将公司分配的邮箱账户交回，IT部门负责收回并注销账户。
四、密码管理1. 员工应定期更换邮箱密码，建议每三个月更换一次。
2. 密码应包含大小写字母、数字和特殊字符，长度不少于8位。
五、邮件发送与接收1. 邮件应使用公司规定的统一签名格式。
2. 邮件内容应简洁、明确，避免发送无关信息或大容量附件。
3. 严禁发送或接收违法、违规、涉密或不适当的信息。
六、邮件分类与存档1. 员工应定期对邮件进行分类整理，重要邮件应进行存档。
2. 对于涉及公司机密的邮件，应按照公司保密制度进行管理。
七、邮件安全1. 员工应提高安全意识，不点击不明链接，不下载不明附件。
2. 发现可疑邮件应立即报告IT部门处理。
八、邮件使用规范1. 严禁使用公司邮箱进行私人事务处理。
2. 严禁利用公司邮箱进行违法活动或损害公司利益的行为。
九、违规处理违反本管理制度的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处罚。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由公司IT部门负责解释。
2. 本制度如与国家相关法律法规冲突，以国家法律法规为准。
3. 本制度如有未尽事宜，由公司管理层另行补充。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其符合公司的具体需求和法律法规要求。
学校电子邮箱使用管理制度
第一章总则第一条为规范学校电子邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规和学校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于学校全体师生员工使用的学校电子邮箱。
第三条学校电子邮箱的使用应遵循合法、安全、高效、节约的原则。
第二章电子邮箱的申请与分配第四条学校电子邮箱由学校信息管理部门统一管理，负责电子邮箱的申请、分配、维护和监督。
第五条教师和学生需向信息管理部门提出申请，经审核批准后，方可获得学校电子邮箱。
第六条电子邮箱的分配应遵循以下原则：（一）每位师生员工只能申请一个学校电子邮箱；（二）教师电子邮箱以姓名或职务命名，学生电子邮箱以学号命名；（三）特殊情况下，信息管理部门可根据实际情况调整电子邮箱命名规则。
第三章电子邮箱的使用第七条学校电子邮箱主要用于工作、学习和交流，不得用于以下活动：（一）传播、发布违反国家法律法规和学校规章制度的言论；（二）传播、发布危害国家安全、荣誉和利益的信息；（三）传播、发布迷信、淫秽、色情等不良信息；（四）未经许可，擅自使用他人电子邮箱；（五）恶意攻击、破坏他人电子邮箱；（六）其他违反本制度规定的行为。
第八条使用学校电子邮箱应遵守以下规定：（一）妥善保管电子邮箱账号和密码，不得泄露给他人；（二）定期更改密码，提高账户安全性；（三）不随意转发不明来源的邮件，防止病毒、恶意软件的传播；（四）对收到的邮件进行筛选，对可疑邮件谨慎处理；（五）不使用电子邮箱进行商业活动，不发送垃圾邮件。
第四章电子邮箱的维护与管理第九条信息管理部门负责学校电子邮箱的日常维护和管理，包括：（一）定期检查电子邮箱系统，确保系统稳定运行；（二）对电子邮箱进行安全防护，防止黑客攻击；（三）对电子邮箱进行备份，确保数据安全；（四）对违反本制度的行为进行查处。
第十条学校电子邮箱的使用情况接受学校领导和相关部门的监督。
第五章罚则第十一条违反本制度第七条、第八条规定的，视情节轻重，给予警告、记过、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
学校邮箱使用管理制度
第一章总则第一条为规范学校邮箱使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家相关法律法规和学校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于全校师生员工使用学校官方邮箱。
第三条学校邮箱是学校信息化建设的重要组成部分，是学校内部信息交流的重要渠道，应充分发挥其在教育教学、科研管理、行政办公等方面的作用。
第二章邮箱申请与分配第四条学校邮箱分为公务邮箱和个人邮箱两种。
第五条公务邮箱主要用于学校各部门、各单位对外交流、业务处理等工作。
第六条个人邮箱主要用于教职工和学生个人事务处理、学术交流等。
第七条邮箱申请程序：1. 教职工向所在部门提出申请，经部门负责人审核同意后，向信息管理部门提交申请。
2. 学生通过学校官方渠道申请个人邮箱。
3. 信息管理部门根据申请内容，为申请者分配邮箱及密码。
第三章邮箱使用规范第八条邮箱使用者应遵守以下规范：1. 不得利用学校邮箱从事违法活动。
2. 不得利用学校邮箱进行商业活动或传播商业信息。
3. 不得利用学校邮箱进行不正当竞争或诽谤他人。
4. 不得泄露学校机密信息。
5. 不得滥用邮箱资源，如发送垃圾邮件、病毒邮件等。
第九条邮箱密码管理：1. 邮箱密码应设置为复杂度较高的组合，包含字母、数字和特殊字符。
2. 邮箱密码不得与他人共享，不得随意泄露。
3. 每隔一定时间，用户应更改密码，确保邮箱安全。
第四章邮箱安全管理第十条信息管理部门负责学校邮箱的安全管理工作，包括：1. 定期对邮箱系统进行安全检查，及时修复漏洞。
2. 对邮箱用户进行安全培训，提高用户安全意识。
3. 监测邮箱异常行为，及时发现和处理安全隐患。
4. 建立邮箱安全事件应急处理机制。
第五章奖惩措施第十一条对遵守本制度、在邮箱使用中表现突出的个人和集体，学校将给予表彰和奖励。
第十二条对违反本制度，造成不良后果的个人，学校将依法依规进行处理，包括但不限于：1. 警告、通报批评。
2. 暂停使用邮箱或收回邮箱。
3. 依法依规追究相关责任。
公司邮箱管理制度
公司邮箱管理制度一、概述随着信息技术的不断发展，电子邮件作为一种高效、便捷的沟通工具已经成为企业日常工作中不可或缺的一部分。
为了规范公司邮箱的使用和管理，提高企业信息的安全性和保密性，制定公司邮箱管理制度。
二、邮箱设置与注册1. 邮箱分配：公司根据员工的职位和需要，给予合理的邮件存储空间。
2. 邮箱注册：员工申请公司邮箱时需提供真实个人信息，并遵守相关政策和法规。
三、邮箱使用规范1. 个人使用：公司邮箱只能用于公司内部业务往来和沟通，不得用于私人事务或其他非法行为。
2. 邮件主题：邮件主题应准确反映邮件内容，避免使用宽泛或误导性的主题。
3. 邮件内容：邮件内容应符合公司相关规定和道德规范，不得包含违法、不当、诽谤、歧视等内容。
4. 保密性：员工应当妥善保管公司邮箱账号和密码，不得将邮箱信息泄露给他人。
5. 附件管理：员工发送邮件时，应确保附件内容合法、安全，并注意附件大小不超过规定限制。
四、邮箱安全性1. 邮箱登录：员工应定期更改密码，并保证密码的复杂性，避免使用常见、简单的密码。
2. 邮箱审查：公司有权对员工的电子邮件进行审查，即使是员工个人邮箱，也要符合公司规定。
3. 邮箱备份：公司将定期对企业邮箱进行备份，以确保邮件数据不丢失。
4. 邮箱清理：员工应定期清理已发送和已删除的邮件，避免占用过多的存储空间。
五、责任与违规处理1. 员工应对自己在公司邮箱的行为负责，并遵守相关规定，不得利用公司邮箱从事非法活动。
2. 如果发现员工违反公司邮箱管理制度，将会按照公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、扣除相关权益、甚至解除劳动合同等。
六、附则1. 公司在制定和修改公司邮箱管理制度时有权根据需要进行调整，并及时通知员工。
2. 员工应了解并遵守公司邮箱管理制度，如有疑问可以向公司相关部门咨询。
3. 公司将定期进行相关培训，以提高员工对公司邮箱管理制度的了解和遵守程度。
公司邮箱管理制度的制定和执行，旨在规范公司邮箱的使用和保护公司的信息安全。
公司企业邮箱管理制度
第一章总则第一条为规范公司内部电子邮件的使用，确保公司信息的安全和保密，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工及公司合作伙伴。
第三条公司企业邮箱是公司内部及对外沟通的重要工具，应合理使用，遵守国家相关法律法规和公司内部规定。
第二章邮箱申请与分配第四条员工入职后，由人力资源部门统一为员工申请企业邮箱账号。
第五条邮箱账号分配原则如下：1. 根据员工岗位和部门，分配相应的邮箱后缀；2. 部门负责人或主管需为企业邮箱命名提供指导；3. 邮箱账号一经分配，不得随意更改，如确需更改，需经相关部门批准。
第三章邮箱使用规范第六条邮箱用户应遵守以下使用规范：1. 不得使用邮箱进行违法活动，如传播不良信息、进行网络攻击等；2. 不得将邮箱账号、密码泄露给他人；3. 不得利用邮箱进行商业欺诈、恶意竞争等不正当行为；4. 不得在邮件中泄露公司机密信息，包括但不限于客户信息、财务数据、技术秘密等；5. 邮件内容应文明礼貌，不得使用侮辱、诽谤、威胁等不当言语。
第七条邮箱用户应定期清理邮箱，包括删除无用的邮件、整理邮件文件夹、定期备份重要邮件等。
第四章邮箱安全管理第八条公司设立邮箱管理员，负责邮箱系统的日常维护和管理。
第九条邮箱管理员应定期对邮箱系统进行安全检查，包括：1. 检查系统漏洞，及时更新系统补丁；2. 监控邮箱登录情况，发现异常登录及时处理；3. 定期对邮箱密码进行加密存储；4. 对离职员工的邮箱账号进行清理和封存。
第十条邮箱用户如发现邮箱异常，应及时向邮箱管理员报告。
第五章奖励与处罚第十一条遵守本制度，合理使用邮箱，对工作有显著贡献的员工，公司给予表扬或奖励。
第十二条违反本制度，情节轻微的，给予口头警告或书面警告；情节严重的，给予纪律处分或解除劳动合同。
第六章附则第十三条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十四条本制度自发布之日起实施。
原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
通过以上制度，我们旨在确保公司企业邮箱的安全、高效使用，促进公司内部沟通与外部交流的顺畅，同时保护公司利益不受损害。
企业邮箱使用规范及管理方案实用制度.docx
企业邮箱使用规范及管理制度为使公司的制度及管理流程更加规范，中通石油集团有限公司的邮箱使用做如下规定：1、公司为每一位员工配备企业邮箱。
1）默认安装设置邮箱客户端为：2）用户名为：（如“王雪华”他的邮箱名称为）用户名严禁改动与调换。
3）邮箱密码修改：第一时间登陆邮箱网页地址4）邮箱账户属性中个人信息为：本人真实全名。
如：王雪华5）默认信纸规范如下：姓名（ 10 号字体加粗黑色）职务手机号（10号字体加粗黑色）XXX有限公司（ 10 号字体加粗黑色）XXX平台网址：（ 10 号字体加粗黑色）地址邮编（10号字体加粗黑色）2、申请人员管理建立企业邮箱的目的主要是方便外岗人员进行对内联系，为合理有效的使用邮箱经公司领导决定，符合一下要求的人员才有资格申请企业邮箱账号：（ 1）总公司所有人员，分公司、厂里副经理以上干部；（ 2）各分（支）营销、项目经理；（ 3）财务、统计与客户对账岗位人员；3、申请流程申请开通企业邮箱的人员，先提交相关申请给本部门相关人员进行审核和记录备案，经公司总经理审批同意后有行政部门创建邮箱账号。
4、各类、各级任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作沟通与协调必须通过企业邮箱传达完成，否则不予办理。
5、各类、各级的沟通与协调应通过企业邮箱根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成，如属特重大事项可直接越级请示完成。
对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存 20 个工作日，离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。
6、各级、各层收到邮件后，主接收人必须立即予以回复或转发上级领导，严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。
7、为保证邮箱的使用与容量效率，每天在岗时间内必须开启邮件软件，并设置成每五分钟自动收取，有新邮件要及时查看，因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严厉处罚。
8、不得在邮件系统内设置除公司邮箱外的个人邮件收发。
办公邮箱使用管理制度模板
第一章总则第一条为规范公司内部办公邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工及使用公司办公邮箱的其他相关人员。
第三条办公邮箱是公司内部沟通、协作和信息交流的重要工具，应本着高效、安全、保密的原则使用。
第二章办公邮箱的申请与分配第四条员工需通过人力资源部门提交申请，经部门负责人审批后，由IT部门分配办公邮箱。
第五条办公邮箱的用户名由员工姓名拼音缩写或工号组成，密码由系统自动生成，员工需在首次登录后修改密码。
第六条办公邮箱的分配和使用期限与员工劳动合同期限一致，劳动合同解除或终止时，IT部门将注销其办公邮箱。
第三章办公邮箱的使用规范第七条办公邮箱主要用于公司内部工作沟通、信息传递和文件交换，严禁用于以下行为：1. 发送或接收与工作无关的邮件；2. 传播不实信息、谣言或有害信息；3. 进行商业广告、营销活动；4. 违反国家法律法规和公司规章制度的行为。
第八条使用办公邮箱时应遵守以下规范：1. 不得将办公邮箱的登录名和密码告知他人；2. 定期更换密码，并确保密码的复杂性和安全性；3. 及时清理垃圾邮件和过期邮件，保持邮箱空间整洁；4. 遵循公司内部文件保密规定，不得泄露公司机密信息。
第四章信息安全与保密第九条办公邮箱是公司重要的信息存储和传输渠道，应严格保护信息安全：1. 对涉及公司机密、客户隐私等重要信息的邮件，应采用加密方式发送；2. 不得将办公邮箱的登录名和密码泄露给外部人员；3. 如发现邮箱被非法使用，应及时报告IT部门，并配合调查。
第五章监督与考核第十条 IT部门负责对办公邮箱的使用情况进行监督和管理，定期检查邮箱使用情况。
第十一条对违反本制度的行为，公司将根据情节轻重给予警告、罚款、停职或解除劳动合同等处分。
第六章附则第十二条本制度由公司IT部门负责解释。
第十三条本制度自发布之日起施行。
企业邮箱使用规范及管理制度
企业邮箱使用规范及管理制度第一章总则为规范企业员工使用企业邮箱的行为，保障信息安全，提高工作效率，特制定《企业邮箱使用规范及管理制度》（以下简称“本规定”）。
第二章使用范围本规定适用于公司内所有员工在工作中使用企业邮箱的行为。
第三章使用规范1. 使用目的：员工使用企业邮箱应以完成工作任务为目的，禁止利用企业邮箱进行私人活动。
2. 安全意识：员工使用企业邮箱时应注意信息安全，不得传播虚假信息、淫秽色情信息、政治敏感信息等违法违规内容。
3. 禁止行为：禁止员工使用企业邮箱从事违法活动，传播垃圾邮件等不良行为。
4. 存储管理：员工应对重要邮件进行备份和存储，对于临时邮件应及时清理。
5. 保密要求：对于公司机密信息的邮件，员工应严格遵守保密要求，不得擅自外泄。
6. 使用权限：公司对不同部门的员工设置不同的邮箱权限，员工不得擅自修改权限设置。
7. 收发邮件：员工应及时处理接收到的邮件，并按照工作需要发送邮件。
8. 审核管理：公司有权对员工的邮箱进行监控和审查，发现违规行为将给予相应惩罚。
第四章管理制度1. 账号分配：公司根据员工岗位和职责分配企业邮箱账号，严格执行账号制度。
2. 密码管理：员工应定期更改邮箱密码，公司有权对密码进行定期检查。
3. 安全防护：公司将对企业邮箱进行安全防护设置，保障信息安全。
4. 培训教育：公司将定期开展企业邮箱使用规范培训，提高员工的安全意识和技能。
5. 违规处理：对于违反本规定的员工，公司将按照公司规章制度给予相应处罚，并记录在个人档案中。
第五章监督和检查公司将建立定期检查机制，对员工的邮箱使用情况进行监督和检查，确保员工的行为符合规定。
第六章附则1. 本规定由公司于制定并实施。
2. 对于本规定的解释权归公司所有。
3. 本规定自发布之日起生效。
以上就是《企业邮箱使用规范及管理制度》的内容，希望全体员工遵守规定，共同维护公司的信息安全和工作效率。
公司 邮箱 管理制度
公司邮箱管理制度一、总则为规范公司内部工作邮箱的使用管理，提高工作效率，维护公司信息安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工在公司和外出办公工作期间使用公司提供的邮箱。
三、邮箱申请和开通1. 员工入职时，由人力资源部负责为员工申请公司邮箱，并在员工入职后立即开通。
2. 员工调动或离职时，人力资源部负责及时关闭或调整其邮箱权限。
四、邮箱使用规范1. 邮箱使用范围仅限于公司工作，不得用于个人事务或非工作相关的活动。
2. 禁止通过公司邮箱发送包含不雅、侮辱性、歧视性、不当内容的电子邮件，一经发现，将受到相应的处理。
3. 禁止将公司的保密信息通过公司邮箱发送给非公司人员，一旦发现将立即通报上级并做出相应处理。
4. 禁止滥用公司邮箱，包括但不限于发送垃圾邮件、大量广告等。
五、邮箱密码管理1. 员工应当自行保管邮箱密码，不得向任何人泄露。
2. 员工不得使用弱密码，建议使用字母、数字、符号的组合，并定期修改密码。
3. 若员工怀疑自己的邮箱密码已经泄露，应立即通知信息技术部更改密码。
六、电子邮件管理1. 所有发出的电子邮件应当准确、简洁、礼貌，并注意避免输错收件人。
2. 邮箱内重要邮件应当归档保存，以便随时查阅。
3. 禁止将不相关的邮件无意义的邮件保留，应及时清理。
七、安全防护1. 员工在外出办公时，应当定期更改网络密码，并采取措施保护公司手机、电脑等设备的安全。
2. 如发现公司电脑、手机等设备遗失或被盗，应立即通报信息技术部，并更改邮箱密码。
3. 禁止在没有网络安全保护的公共网络上使用公司邮箱。
八、违规处理1. 如发现员工违规使用公司邮箱，将视情况给予警告、扣除奖金或降职等处罚，严重者甚至开除。
2. 如员工发现其他员工违规使用公司邮箱，应当及时向人力资源部或信息技术部举报。
九、制度宣传人力资源部和信息技术部应当定期对员工进行公司邮箱使用规范的宣传教育，提升员工的法律意识和安全意识。
十、附则本制度自颁布之日起执行，如有变动，应当及时修改并通知全体员工。
公司公共邮箱使用管理制度
第一章总则第一条为规范公司公共邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有员工使用公司公共邮箱的行为。
第三条使用公司公共邮箱的员工应遵守国家法律法规、公司规章制度以及本制度的相关规定。
第二章公共邮箱的申请与分配第四条公司公共邮箱由IT部门统一管理，负责公共邮箱的申请、分配、维护和监督。
第五条员工需填写《公司公共邮箱申请表》，经部门负责人审批后，由IT部门进行分配。
第六条公共邮箱分配后，员工应及时更改初始密码，并定期更换密码，确保邮箱安全。
第七条员工离职或调离原岗位时，应及时通知IT部门注销或转移邮箱，以免信息泄露。
第三章公共邮箱的使用规范第八条员工应按照以下原则使用公共邮箱：1. 遵守国家法律法规，不得利用公共邮箱从事违法活动。
2. 维护公司形象，不得在邮件中使用不文明语言或侮辱性内容。
3. 保守公司秘密，不得泄露公司商业机密、客户信息等敏感信息。
4. 避免发送垃圾邮件，不得在邮件中夹带病毒、恶意软件等有害信息。
5. 邮件主题应简洁明了，便于收件人快速了解邮件内容。
6. 邮件内容应真实、准确、完整，不得虚假宣传、夸大事实。
第九条员工在收发邮件时，应注意以下几点：1. 仔细核对收件人地址，确保邮件发送准确。
2. 对重要邮件，应要求收件人回复确认。
3. 及时回复收到的邮件，提高工作效率。
4. 对邮件中的附件，应进行病毒扫描，确保安全。
5. 不得随意转发未经核实的邮件，避免造成误解或误导。
第四章公共邮箱的维护与管理第十条 IT部门负责公司公共邮箱的日常维护和管理，包括：1. 公共邮箱的分配、注销、转移等操作。
2. 公共邮箱的安全检查和病毒防范。
3. 公共邮箱的备份和恢复。
4. 公共邮箱使用情况的监督和指导。
第十一条员工在使用公共邮箱过程中，如发现异常情况，应及时报告IT部门，以便及时处理。
第五章违规处理第十二条员工违反本制度，将按照以下规定进行处理：1. 轻微违规：给予口头警告，要求改正。
办公邮箱使用管理制度模板
办公邮箱使用管理制度模板一、总则为规范公司员工的办公邮箱使用，保障公司信息安全，提高工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司所有员工在公司规定的工作时间内使用公司提供的办公邮箱的情况。
三、管理原则1. 合法合规：员工在使用公司提供的办公邮箱时，必须遵守国家相关法律法规和公司政策规定。
2. 安全保密：员工在使用公司提供的办公邮箱时，必须妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。
3. 简洁高效：员工在发送和接收邮件时，应尽量简洁明了，避免废话和冗长，提高工作效率。
4. 遵守规定：员工在使用公司提供的办公邮箱时，应遵守公司关于邮箱使用的管理规定，不得擅自删除或篡改公司邮件。
四、邮箱使用规定1. 邮箱设置：公司为员工提供专门的办公邮箱，员工在收到公司分配的邮箱后，需要及时设置好邮箱密码，并在首次登录时对密码进行及时修改。
2. 邮箱使用权限：员工使用公司提供的办公邮箱，仅限本人使用，不得将邮箱账号和密码泄露给他人使用。
3. 邮箱监控：公司将对员工的办公邮箱进行监控，以保障公司信息安全和工作效率。
员工不得进行私人邮件和不相关工作的邮件发送和接收。
4. 邮箱分类：员工在接收邮件时，应根据邮件的重要程度和紧急程度进行分类，重要邮件应及时回复和处理，对不重要的邮件可归档或者删除。
5. 邮箱备份：员工应当定期对公司提供的办公邮箱进行备份，确保工作邮件的安全和不丢失。
五、违规处理1. 对于违反本管理制度的员工，公司将给予相应的劝导和警告，情节严重的将给予相应的处罚，包括但不限于扣减奖金、停发奖金、调整岗位、降职、辞退等。
2. 对于因员工违规使用公司提供的邮箱给公司造成损失的，员工将负担相应的责任，并可能受到相应的处罚。
3. 公司对员工违规使用公司提供的邮箱的行为将进行记录，并纳入员工档案，对于多次违规的员工，公司将给予相应的处理措施。
六、附则本管理制度自发布之日起正式实施，公司员工在使用公司提供的办公邮箱时，必须严格遵守本管理制度的规定。
企业邮箱使用规范及管理制度范文
企业邮箱使用规范及管理制度范文企业邮箱使用规范及管理制度一、前言随着信息技术的快速发展，电子邮件已经成为企业日常沟通及信息传递的主要工具之一。
企业邮箱不仅可以提高工作效率，还可以方便员工之间的沟通与协作。
为了保护企业信息安全，合理使用企业邮箱，制定企业邮箱使用规范及管理制度势在必行。
二、企业邮箱使用规范为了保障企业信息安全和提高工作效率，制定以下企业邮箱使用规范：1. 注册及开通1.1. 申请企业邮箱需要经过公司审批，并提供相关身份证明材料。
1.2. 应尽量使用真实姓名注册，并保证个人信息的准确性。
1.3. 严禁私自篡改个人信息、修改密码等操作。
2. 电子邮件发送2.1. 发送邮件时，应填写清晰明确的主题，并确保邮件内容准确明了。
2.2. 邮件内容应符合职业道德，严禁涉及违法内容、谩骂语言、侮辱他人等行为。
2.3. 如果需要抄送、密送邮件，应明确抄送对象并了解对方意见。
3. 电子邮件接收3.1. 对于任何未知或怀疑的邮件，请提高警惕，避免打开、下载或点击附件链接。
3.2. 对于确认是垃圾邮件的，请及时标记举报，以便系统进行过滤和处理。
3.3. 在收件箱内保持整洁，定期清理并归档不再需要的邮件。
4. 附件发送4.1. 对于需要发送大文件的情况，应使用文件压缩工具进行压缩，并在邮件中说明。
4.2. 对于包含病毒风险的文件或可疑文件，严禁发送或接收。
5. 安全注意事项5.1. 严格保守企业邮箱账号及密码，避免泄露或与他人分享。
5.2. 如发现账号异常登录情况，应及时向网络部门报告，并尽快更改密码。
5.3. 在非公司设备上使用企业邮箱时，应避免勾选“记住密码”等选项，防止信息泄露。
5.4. 不得私自更改邮箱设置或使用非法软件插件。
三、企业邮箱管理制度为了加强对企业邮箱的管理，保障企业信息安全，制定以下企业邮箱管理制度：1. 邮件备份1.1. 全面备份企业邮箱的电子邮件，包括发件箱、收件箱、草稿箱等。
1.2. 定期进行企业邮箱的备份，确保数据安全。
邮箱使用管理方案规范标准
邮箱使⽤管理⽅案规范标准邮箱使⽤管理规范⽬录1.⽬的 (2)2.适⽤范围 (2)3.职责 (2)3.1信息技术部................................................................................... 错误!未定义书签。
4.主要内容 (2)4.1邮箱管理 (2)4.2邮箱安全 (3)4.3邮件使⽤ (3)4.4邮件说明 (4)4.5主送、抄送与密送 (4)4.6主题与标题 (5)4.7称谓选择 (5)4.8邮件正⽂ (5)4.9邮件附件 (6)4.10转发与回复 (6)4.11邮件签名 (6)4.12注意事项 (7)5.奖罚 (7)6.附则 (7)7.附件 (7)1.⽬的为加强企业邮箱（以下简称邮箱）管理，规范邮箱使⽤，保证邮箱系统的正常运⾏，⾼效、规范地传递信息，体现公司优良形象，特制定本指引。
2.适⽤范围本指引适⽤于XX总部及下属分⼦公司。
3.职责3.1信息技术部3.1.1 制定、发布并不断完善本操作指引。
3.1.2 负责邮箱的维护。
3.1.3 协助和指导员⼯对邮箱进⾏规范使⽤和管理。
4.主要内容4.1邮箱管理4.1.1 所有办公室⼈员对外客户沟通，对内同事间沟通必须使⽤公司邮箱，不得使⽤外部邮箱。
4.1.2 新职员⼊职时，根据其沟通需求开通账户如：需要对外和客户沟通，需要和总部沟通，下属公司⼯作汇报内部沟通均可申请邮箱，由当地⼈⼒资源部/综合⼈员提交申请运管管理部设⽴邮箱；临时⼈员（如临时借调、实习⽣等）需要设置邮箱的应进⾏标识，如实习⽣表⽰成：姓名（实习）；基于安全考虑，外部到我司协助的⼈员⼀律不得设置邮箱，若有需要可⾃⾏申请外部免费邮箱进⾏⼯作沟通。
4.1.3 由于⼈事异动、岗位变动、⼯作调整等需要变更的，当地⼈⼒资源部/综合⼈员发送OA申请信息技术部及时做相应变更。
4.1.4 员⼯离职，当地⼈⼒资源部/综合⼈员发送OA申请将冻结其邮箱，确定不需使⽤后再撤销。
公司邮箱规范管理制度
第一章总则第一条为加强公司邮箱管理，提高工作效率，确保信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有员工及合作伙伴使用公司邮箱的行为。
第三条公司邮箱是公司重要的通讯工具，员工应严格按照本制度使用公司邮箱，不得滥用。
第二章邮箱申请与使用第四条邮箱申请1. 员工入职后，由人力资源部门统一为新员工申请公司邮箱。
2. 员工离职时，应向人力资源部门申请注销邮箱，不得私自保留公司邮箱。
第五条邮箱使用1. 员工应妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得将密码告知他人。
2. 邮箱使用过程中，不得发送、接收或传播违反国家法律法规、公司规章制度的信息。
3. 邮箱使用过程中，不得利用公司邮箱进行商业活动或个人利益。
4. 邮箱使用过程中，不得发送垃圾邮件、病毒邮件、恶意邮件等。
5. 邮箱使用过程中，不得进行邮件转发、群发等行为，影响其他员工正常使用。
第三章邮件内容规范第六条邮件主题1. 邮件主题应简洁明了，能够准确反映邮件内容。
2. 邮件主题不得使用过于夸张、侮辱性或带有歧视性的词汇。
第七条邮件正文1. 邮件正文应条理清晰，内容完整，不得遗漏重要信息。
2. 邮件正文应使用正式的书面语言，避免口语化表达。
3. 邮件正文应尊重收件人，不得使用侮辱性、歧视性或攻击性的语言。
第八条附件规范1. 附件内容应与邮件主题相关，不得发送无关或敏感信息。
2. 附件大小应控制在合理范围内，避免影响邮件传输速度。
3. 附件应注明文件类型，便于收件人识别。
第四章信息安全与保密第九条信息安全1. 员工不得利用公司邮箱从事违法活动，如窃取公司秘密、泄露客户信息等。
2. 员工不得利用公司邮箱传播不良信息，如色情、暴力、恐怖等。
第十条保密1. 员工应严格遵守公司保密制度，不得泄露公司商业秘密。
2. 员工在处理敏感信息时，应使用加密或脱密措施，确保信息安全。
第五章违规处理第十一条对违反本制度的行为，公司将视情节轻重，给予警告、罚款、降职、辞退等处理。
公司邮箱使用管理制度
第一章总则第一条为规范公司内部电子邮件的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括但不限于正式员工、实习生、兼职人员等。
第三条本制度遵循国家相关法律法规，符合公司内部管理要求。
第二章邮箱申请与分配第四条员工入职后，需向人力资源部门提交邮箱申请，由IT部门进行邮箱分配。
第五条邮箱用户名应使用统一的命名规则，如“部门简称-姓名”，便于识别和管理。
第六条邮箱分配后，员工应妥善保管邮箱密码，不得泄露给他人。
第三章邮箱使用规范第七条邮箱主要用于公司内部沟通、协作、业务往来等正式事务。
第八条邮箱不得用于以下行为：（一）发送垃圾邮件、广告邮件、违规邮件等；（二）传播虚假信息、恶意软件、病毒等；（三）泄露公司商业秘密、个人隐私等；（四）违反国家法律法规、公司规章制度的行为。
第九条邮箱发送邮件时应注意以下事项：（一）邮件主题应简洁明了，便于收件人快速了解邮件内容；（二）邮件正文应清晰、规范，避免使用模糊不清的语句；（三）邮件附件应经过病毒扫描，确保安全；（四）邮件发送对象应准确无误，避免误发或遗漏。
第四章邮件管理第十条邮箱管理员负责邮箱的日常管理和维护，包括：（一）监控邮箱使用情况，发现违规行为及时处理；（二）定期备份邮箱数据，确保数据安全；（三）定期清理垃圾邮件、无效邮件，释放邮箱空间；（四）协助员工解决邮箱使用问题。
第十一条邮箱管理员应定期对邮箱进行安全检查，发现安全隐患及时报告给公司领导，并采取措施予以解决。
第五章奖惩措施第十二条对于遵守本制度，积极维护公司邮箱使用秩序的员工，公司将给予一定的奖励。
第十三条对于违反本制度，造成不良影响的员工，公司将按照公司规章制度进行处罚。
第六章附则第十四条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
第十六条本制度可根据公司实际情况进行调整和修订。
电子邮箱安全管理制度
一、总则为保障我单位电子邮箱安全，防止信息泄露和网络安全事件的发生，确保单位内部信息安全和业务连续性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有使用电子邮箱的员工，包括但不限于正式员工、临时工、实习生等。
三、电子邮箱使用规范1. 电子邮箱账号管理（1）员工应使用统一的电子邮箱账号，不得私自创建和使用其他电子邮箱账号。
（2）员工应妥善保管个人电子邮箱账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。
（3）员工更换电子邮箱账号或密码时，应及时通知相关部门。
2. 电子邮箱使用规范（1）员工应遵守国家法律法规，不得利用电子邮箱进行违法活动。
（2）不得在电子邮箱中发送、接收、存储、传播任何违法、违规、有害信息。
（3）不得利用电子邮箱进行恶意攻击、骚扰、诽谤他人。
（4）不得在电子邮箱中发送或接收涉密信息，如需发送涉密信息，应通过加密或专用的保密渠道进行。
3. 电子邮箱安全防护（1）员工应定期更换电子邮箱密码，密码应复杂且不易被他人猜测。
（2）员工应启用电子邮箱的登录保护功能，如双因素认证等。
（3）员工不得在公共网络环境下登录电子邮箱，以防密码泄露。
四、电子邮箱安全事件处理1. 发现电子邮箱安全事件时，应立即停止使用该电子邮箱，并报告给相关部门。
2. 相关部门接到报告后，应立即进行调查，并采取以下措施：（1）隔离受影响的电子邮箱，防止事件扩大。
（2）通知相关部门，采取措施保护相关数据。
（3）根据事件严重程度，启动应急预案。
（4）对事件进行调查，找出原因，采取措施防止类似事件再次发生。
五、监督与检查1. 电子邮箱安全管理由单位信息部门负责，其他部门应积极配合。
2. 信息部门应定期对电子邮箱使用情况进行检查，发现违规行为，应立即制止并通报相关部门。
3. 对违反本制度的行为，单位将根据情节轻重给予相应的处罚。
六、附则1. 本制度由单位信息部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
单位名称：发布日期：。
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邮箱使用管理规范目录1.目的 (2)2.适用范围 (2)3.职责 (2)3.1信息技术部................................................................................... 错误!未定义书签。
4.主要内容 (2)4.1邮箱管理 (2)4.2邮箱安全 (3)4.3邮件使用 (3)4.4邮件说明 (4)4.5主送、抄送与密送 (4)4.6主题与标题 (5)4.7称谓选择 (5)4.8邮件正文 (5)4.9邮件附件 (6)4.10转发与回复 (6)4.11邮件签名 (6)4.12注意事项 (7)5.奖罚 (7)6.附则 (7)7.附件 (7)1.目的为加强企业邮箱（以下简称邮箱）管理，规范邮箱使用，保证邮箱系统的正常运行，高效、规范地传递信息，体现公司优良形象，特制定本指引。
2.适用范围本指引适用于XX总部及下属分子公司。
3.职责3.1信息技术部3.1.1 制定、发布并不断完善本操作指引。
3.1.2 负责邮箱的维护。
3.1.3 协助和指导员工对邮箱进行规范使用和管理。
4.主要内容4.1邮箱管理4.1.1 所有办公室人员对外客户沟通，对内同事间沟通必须使用公司邮箱，不得使用外部邮箱。
4.1.2 新职员入职时，根据其沟通需求开通账户如：需要对外和客户沟通，需要和总部沟通，下属公司工作汇报内部沟通均可申请邮箱，由当地人力资源部/综合人员提交申请运管管理部设立邮箱；临时人员（如临时借调、实习生等）需要设置邮箱的应进行标识，如实习生表示成：姓名（实习）；基于安全考虑，外部到我司协助的人员一律不得设置邮箱，若有需要可自行申请外部免费邮箱进行工作沟通。
4.1.3 由于人事异动、岗位变动、工作调整等需要变更的，当地人力资源部/综合人员发送OA申请信息技术部及时做相应变更。
4.1.4 员工离职，当地人力资源部/综合人员发送OA申请将冻结其邮箱，确定不需使用后再撤销。
4.1.5 邮箱账号资源有限，信息技术部定期后台巡查，若连续60天未登录邮箱的将予以禁用，如需激活请通知运营部。
4.1.6 邮箱使用人必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》和国家其他有关法律、法规、行政规章及公司相关管理制度。
4.1.7 邮箱使用人不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。
4.1.8 邮箱使用人不得自己或允许他人利用邮件服务散布不受欢迎或未经允许的垃圾邮件（如广告等），也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定有害信息的电子邮件和信息。
4.1.9 违反以上规定，给公司和其他员工造成损失的，由该邮箱使用人承担全部责任，涉及到法律法规的，移交司法机关处理。
4.2邮箱安全4.2.1 设置密码不要与用户名、生日、电话号码相同，应字母大小写、数字进行混排，系统60天强制更换密码，邮箱账号密码和RTX相同，更改任意一方密码另外一方密码也随之同步变化。
4.2.2 不要将密码告诉其他人，特殊情况需要告之的，使用完毕及时更换密码。
4.2.3 在非本人专用电脑上，不要保存邮箱密码，在公共场合（如网吧等）使用邮箱后，必须点“退出”按钮退出邮箱，并关闭所有浏览器窗口。
4.2.4 在使用Outlook或Fox mail等代理软件时，应设置电脑锁屏密码，离开时锁定电脑。
4.3邮件使用4.3.1 需从提高信息交流速度和质量、减少信息垃圾的角度出发，恰当使用邮件，提高效率。
4.3.2 以下为不适用邮件的事宜：4.3.2.1 即时通讯即可完成的事宜。
4.3.2.2 不需要审批，需要快速交流的事宜。
4.3.2.3 需要充分讨论的事宜。
4.3.2.4 比较紧急的事宜或者重大、需要当面授权的事宜。
4.3.3 以下情况为适用邮件的事宜：4.3.3.1 按照业务流程需通过邮件完成的事宜。
4.3.3.2 具有备案性质的事宜。
4.3.3.3 需大范围传播的临时性信息：如红头文件、项目开发计划、公司快报、经验总结、更等。
4.3.3.4 需大范围传播的定时信息：如各部门工作计划、部门半月报、会议纪要等。
4.3.3.5 工作邮件发送范围4.3.3.5.1 员工不得发送公司全体邮件。
如因工作（如外出出差、休假知会等）需要发送的，可发所在部门全体及工作关系紧密人员。
4.3.3.5.2确需发送全体邮件的，应经部门负责人及分管高管审核后发送至行政及人力资源部审核统一发送。
4.4邮件说明4.4.1 邮件类型分为：沟通、通知、请示、汇报、审阅、转发、温馨提示、会议纪要、意见征询等。
4.4.2 邮件内容包括：收件人、抄送人、主题、标题（根据邮件性质确定是否添加）、称谓、正文、签名、附件等。
4.5主送、抄送与密送4.5.1 主送是受理这封邮件所涉及的主要内容的人，是必须对邮件予以回复的人员，回复时间应在收到邮件两小时内，如无法及时答复也应回复确定时间。
4.5.2 抄送是对此邮件内容需要知情的人，如直接上下级、同一项目或部门成员、收件人直接上级等，抄送人不需回应此邮件，但有建议时可进行回复。
4.5.3 密送是对此邮件内容知情的，但又不需要体现出来的人，一般只在特殊情况下使用。
4.5.4 在添加相应人员时，应按职位等级从高到低或邮件内容的主要负责人到辅助人员的顺序进行排列。
4.5.5 请示性、审批性邮件最好主送一人，最多不超过两人，避免职责不清，通过后再逐级上报。
4.6主题与标题4.6.1 主题须清晰明确，应概括整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，并分类处理。
4.6.2 邮件必须填写主题，凡没有主题的邮件，收件人未及时阅读或批复而造成的后果由发件人承担。
4.6.3 一封邮件只针对一个主题，不得在同一邮件内谈及多件事情，以便日后整理。
4.6.4 通知、汇报、审阅、意见征询等重要邮件，为表示文件的重要性，应添加标题，标题可与邮件主题相同。
4.6.5 标题可使用强调性文字或符号来突出表示，以便引起收件人注意，但应适度，尽量不适用敏感性字眼。
4.7称谓选择4.7.1 邮件开头要称呼收件人，既表示礼貌，也可明确此邮件对象，作为给出必要回应的人员。
4.7.2 如公司发文则使用“司全体”，多个部门则使用“各部门”，对管理人员则使用“姓氏+职务”，多位管理人员则使用“各位高管、部门负责人”，对个人则直呼其名即可，涉及多人时则使用“各位同事”。
对外发文时应按职务尊称对方，不清楚职务，则应按商务礼仪称呼。
4.7.3 邮件的开头与结尾应有问候语，称谓后一般使用“您好”或“你好”即可，邮件结尾使用“祝工作顺利”或“祝身体健康”即可。
4.8邮件正文4.8.1 正文应简明扼要，如具体内容较多，正文只作摘要介绍，详细内容制作文档作为附件进行发送。
4.8.2 行文应通顺，多用简明词汇和短句，准确清晰的表达，避免使用晦涩难懂语句，尽量将控制文字数量。
4.8.3 所有正式发文及发送管理层的邮件字体，均遵照如下标准：邮件标题：宋体、小二、加粗；邮件正文：仿宋GB-2321 、四号字；4.8.4 根据邮件性质的不同，注意论述语气，多用“请”“谢谢”“请查收”“如有疑问，请随时沟通”“请查阅附件”“请回复”“请审阅”等。
4.8.5 建议正文中多用列表式，进行清晰明确的表达，尽量简短，突出重点。
4.8.6 邮件中需体现所有相关信息，避免另行邮件进行“补充”或“更正”。
4.8.7 合理提示重要信息，避免全文使用粗体、斜体、加大字号等方式体现，必要的提示使用粗体或颜色标记即可。
4.8.8 公司内部鼓励合理利用图片、表格等方式来辅助阐述，多采用简单易懂的图表，提高沟通效率。
4.9邮件附件4.9.1 邮件带有附件的，应在正文里提示收件人查看附件。
4.9.2 附件命名应概括附件内容，以便收件人下载后管理。
4.9.3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，需分别说明附件内容。
4.9.4 附件数目不易超过四个，数量较多时应打包压缩发送。
4.9.5 附件为特殊格式文件的，应在正文中予以说明。
4.9.6 为避免网络堵塞，发送的附件较大时（超过20MB）选择超大附件传送。
4.9.7 插入附件后，需打开附件查看，避免文件打不开或插入的文件错误等现象出现。
4.10转发与回复4.10.1 转发或回复邮件时，首先确定收件人是否需要此邮件内容，慎用转发全体、全部答复等功能。
4.10.2 根据需要，应对转发或回复的邮件的内容进行修改和整理，以突出重点；根据重点需更改邮件主题。
4.10.3 注意邮件中的附件、链接是否需要，应进行必要的整理。
4.11邮件签名4.11.1 邮件签名可包括公司、部门、姓名、电话、传真、地址等。
4.11.2 邮件签名是商务礼仪的一种，所有员工需统一签名，以体现公司整体形象，如：4.12注意事项4.12.1 邮件完成后，对文字、语句需认真校对，可使用邮件的拼写检查功能，特别对邮件主题需慎重斟酌。
4.12.2 确认称谓是否合理、文字大小是否标准，重点标注是否得当、落款时期是否正确，收件人是否有错误或遗漏。
4.12.3 对于知会性质的重要邮件，可要求收件人必须回复，并对邮件设置送达或已读回执。
4.12.4 对于请示性及要求性的邮件，可设置后续特性或重要性标注，预设时间提醒收件人回复。
4.12.5 涉及敏感或机密信息的文件，可设置权限避免转发给未经授权的人员或外部人员。
4.12.6 主动控制邮件效率，不需回复时，应在邮件中添加“已完结”“无需回复”等注释。
5.奖罚本操作指引在于规范员工邮件使用，对于因邮件使用造成工作失误的应进行处罚，造成经济损失的进行赔偿。
6.附则本操作指引由行政及信息技术部拟定，其解释权归行政及信息技术部所有，本操作指引从颁布之日起实施。
7.附件无。