合同管理办法79913

合同管理办法

1 目的

为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范,保证依法签订、履行、变更与解除合同,最终保障经营活动的顺利进行,依据《中华人民共与国民法通则》及《中华人民共与国合同法》等有关法律、法规规定,结合我公司实际情况,特制订本办法。

2 适用范围

(1)本办法所称合同就是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其她经济组织之间发生的所有书面合同。

(2)本办法所称合同管理,就是指对合同的起草、审查、审批、签署、履行、变更、续订、解除、纠纷处理、编号、档案管理、检查等全过程的管理工作。

3 职责划分

3、1归口管理部门职责

行政综合部就是公司合同归口管理部门,履行下列职责:

(1)对合同实行综合归口、分类专项管理:公司合同原件存档属财务部,行政部对仅对复印件进行存档、备案。

(2)负责制定合同管理制度并进行规范、监督、检查。

(3)参与公司对外交易文件中合同文本的谈判、制定、审查等。

(4)参与合同纠纷的协调、处理,办理合同纠纷的仲裁、诉讼等法律事务工作。

(5)参与审查所有合同,负责审查下列内容:a合同内容、形式就是否合法;b 合同条款就是否完备、严密、准确;c合同附件就是否完备、严密、准确;d相关程序就是否符合本办法的规定;e行政综合部认为应当审查的其她内容。

(6)负责合同信息的统计、分析,并组织制定、修订公司各项业务标准合同文本。

3、2合同承办部门职责

合同承办部门,就是根据工作与业务需要,负责合同立项、谈判、起草、履行、

归档等工作的职能部门及各子公司。履行下列职责:

(1)调查并跟进合同当事人资信情况,对资信调查结果负直接责任。资信调查内容包括:a营业执照及其有效性,法定代表人身份证明书,授权委托书等;b商业信誉及经营业绩等;c承担该合同业务必须具备的其她资质条件等;

(2)承担合同立项、谈判、起草、履行、归档等工作;

(3)审查合同的经济性、可行性、完整性、项目合法性、价款合理性及合同与项目要求的一致性;

(4)负责处理未进入诉讼或仲裁程序的合同纠纷,参与处理进入诉讼或仲裁程序的合同纠纷;

(5)建立合同档案及管理台帐, 将正式合同文本准确归档;并及时按要求向行政综合部报送有关台帐与报表等资料;

(6)按行政综合部要求检查、汇总合同履行情况并及时汇报;

(7)负责收集、保管合同争议、纠纷的相关证据、材料等资料。

3、3财务管理部门职责

(1)参与审查所有合同,特别就是重大合同及所有涉及资金收付的合同。具体审查下列内容:a合同条款就是否符合国家财经法规,就是否符合公司财务规定;b合同资金来源就是否符合预算计划;c合同支付条款就是否合法、合规、合理,账户信息就是否完备、准确;d担保事项就是否符合国家及公司有关规定;e 财务管理部门认为应当审查的其她内容。

4 合同的签订与履行

4、1一般规定

(1)必须以公司的名义对外签订合同,不得以本部门名义对外签订合同。

(2)合同附件应当包括营业执照(个人应附身份证复印件)、项目批准文件、资质证明、图纸、技术协议书、会议纪要等与合同项目相关的资料。

(3)合同项目未纳入公司年度预算或超出预算的,应当在起草合同前取得法定代表人的书面同意。

(4)各部门应当在项目实施前签订合同,不得在合同实际履行后才签订合同。

(5)合同必须严格按照本办法规定的起草、审查、审批、签署、生效程序签订。未按上述要求执行的,合同风险由承办部门承担。

(6)合同经双方签字盖章后正式生效。已生效合同的变更解除或未生效的合同需变更或取消的,按本章第5节执行。

4、2合同起草与审批

(1)合同承办人负责合同基本信息的起草。

(2)合同条款一般应当包括当事人的名称或者姓名与住所、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点与方式、违约责任、解决争议的方式等内容。

(3)合同文本要求文字表达准确、简洁、不得有模棱两可,表达有歧义的语句出现;合同必须有反商业贿赂条款:不得以任何形式贿赂我方的业务人员、高管人员等与合同履行相关的人员,如有收受贿赂现象,我方有权视受贿方的行为严重影响合同继续履行与损害我方的合法权益,即属违约,我方有权单方面解除合同。同时,将永久性取消再次合作机会。构成犯罪的,我方将向司法机关报案,追究受贿及其相关人员的刑事责任。

(4)合同经承办部门内部审核后,由合同审查部门根据本办法4、1、4、2、4、3的规定,按照【合同审批表】流程,及时对合同进行审查。

(5)合同承办部门原则上应当按照合同审查部门的意见进行修改及补充相应材料,有特殊情况无法修改的,应当说明具体原因。

(6)经合同各审查部门审查同意的合同,合同承办人负责打印、装订合同,由对方签署盖章后,附上【合同审批表】,办理合同签署盖章手续。

4、3合同签订与履行

(1)签订合同应当遵守国家法律法规,符合产业政策,遵循平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。

(2)公司签订合同应当使用公司公章。盖章流程按公司印章管理制度执行。

(3)公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。

(4)禁止无权代理。委托代理人签订合同的, 必须由法定代表人签发“法人授权委托书”, 委托书中应明确委托代理的权限与期限等重要内容,同时加盖本公司公章与法人代表私章生效。委托代理人代表公司签订合同, 必须在授权范围及有效期限内行使代理权, 禁止滥用代理权、超越代理权。

(5)签订合同前,合同承办人员必须按公司合同的审批流程,组织公司领导与有关部门对合同草案进行审批,各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性与履约能力做出明确判断,应对合同的主体、内容、形式就是否合法、条款的完备性等提出书面意见并对此负责。

(6)签订合同需要担保时,应当签订书面担保协议。担保人必须就是能够承担经济责任、具备法人资格的经济实体;对方以财产进行抵押的,抵押物必须就是抵押人的合法财产,并提供其产权证明,按规定办理相关手续。未经公司董事会决议通过,公司不对外提供合同担保。

(7)当合同对方不履行或不完全履行合同时,合同承办单位除催促对方继续履行或依法采取措施,督促合同各当事方全面、及时、实际履行。应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导与合同管理部门。

5 合同的变更与解除

5、1当事人可依法变更合同

(1)公司发生需要变更合同的情况时,应当书面通知对方,并说明理由。

(2)公司在接到对方要求变更合同的通知时,应当立即审查对方的理由就是否正当,如果符合变更条件,同意变更的,应当签订变更协议。因变更造成经济损失的,应当及时向对方提出索赔。

5、2当事人可依法解除合同

(1)发生需要解除合同的情况时,应经过咨询公司法律顾问后,以书面形式通知对方,并说明理由。

(2)在接到对方解除合同的通知时,应当立即审查解除合同的理由就是否正当,并联系公司法律顾问处理;如果因解除合同而损害了自身利益,应当及时向对