采购业务的内部控制汇总
采购业务内控制度(试行)【精选文档】

公司的采购业务全权集中于物流配送中心,包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。
公司办公用品的采购由行政部负责。
采购业务分为常备采购(预算内)、非常备采购(预算外)、政策性采购(公司战略需要)。
公司各单位(分、子公司及各部门)每月25 日向物流配送中心报送下月的物资采购计划,物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。
该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。
该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。
财务部审核通过后报总经理审批,经审批通过后下发物流配送中心执行,同时转财务部备档作为资金安排的依据。
:(1)、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。
凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具,作为选择供应厂商的参考。
“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。
(2)、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库,供应商档案包括:供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料(3)、每批材料供货结束后,供应商的实绩转记于,作为评审供应商业绩的资料。
(4)、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次,更正原有资料内容。
供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理,未经采购部经理允许,不得随便查阅。
供应商调查表应每月报一份给财务部存档。
(5)、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。
在下列情况下,采购人员应填写,提请主管领导审批: A 、原有供应商被撤点; B 、开辟新产品和新项目投资需引进新的供应商; C 、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商; D 、新供应商的物资 更适合公司的需求。
(1)、对通过初审的供应商所送检的样品,必须经质量检验部门进行 各项指标的检验和检测。
(2)、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资 料。
(3)、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。
采购业务内部控制制度的内容包括

采购业务内部控制制度的内容包括采购业务内部控制制度的内容包括采购计划、供应商选择、合同管理、验收与付款等。
通过建立和执行这些控制制度,可以确保采购过程的合规性、透明度和效率,减少风险和遗漏,并保护组织的利益。
1. 采购计划采购计划是采购业务的基础,它涉及对采购需求的评估、制定采购预算、确定采购目标和时间表等。
内部控制制度应明确采购计划编制的程序和责任分工,确保计划的合理性、准确性和及时性。
2. 供应商选择供应商选择是采购业务的重要环节,涉及评估供应商的能力和信誉、比较不同供应商的报价和服务,并最终选择最适合的供应商。
内部控制制度应规定供应商审批流程、评估标准、记录保存等,避免不当选择和贪污腐败行为。
3. 合同管理合同是采购业务的法律约束和保障,内部控制制度应明确合同签订的程序和要求,包括合同起草、审批、归档等。
此外,还应对合同履行、变更、终止等进行管理和监督,确保合同的全面执行和各方权益的保护。
4. 验收与付款验收是采购业务的关键环节,它确保所购买的物品或服务与合同约定一致并满足组织的需求。
内部控制制度应规定验收的程序和标准,明确验收人员的职责和权限,以防止非法行为和质量问题。
付款环节则需要建立支付流程和制度,确保符合财务规定、准确核算,并对付款进行审计和监控。
5. 监督与风险管理采购业务的内部控制还应包括对采购过程的监督和风险管理。
监督可以通过内部审计、风控部门等进行,以确保制度的严格执行和规范操作。
风险管理则需要识别和评估采购过程中的各种风险,并采取相应的措施进行应对和防范,以减少对组织的不利影响。
综上所述,采购业务内部控制制度的建立和执行是保证采购过程合规性和风险管理的重要手段。
它涉及采购计划、供应商选择、合同管理、验收与付款等各个环节,需要明确的程序、责任和监督机制。
通过合理的内部控制,组织可以更好地管理采购风险,保护自身利益,实现采购过程的有效运作。
内部控制第7号采购业务

内部控制第7号采购业务企业内部控制应⽤指引第7号----采购业务⼀、⽬标、定义1、采购定义:《企业内部控制应⽤指引第7号——采购业务》中所称采购,是指企业购买物资(或接受劳务)及⽀付款项等相关活动。
其中,物资主要包括企业的原材料、商品、⼯程物资、固定资产等。
2、采购⽬标:企业应当结合实际情况,全⾯梳理采购业务流程,完善采购业务相关管理制度,统筹安排采购计划,明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限,按照规定的审批权限和程序办理采购业务,建⽴价格监督机制,定期检查和评价采购过程中的薄弱环节,采取有效控制措施,确保物资采购满⾜企业⽣产经营需要。
⼆、企业采购主要风险(问答题)1、企业采购业务⾄少应当关注下列风险:1)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,可能导致企业⽣产停滞或资源浪费。
2)供应商选择不当,采购⽅式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能导致采购物资质次价⾼,出现舞弊或遭受欺诈。
3)采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资⾦损失或信⽤受损。
如供应商选择,职责分离问题,供应商选择问题。
供应商品质管理,成本控制,服务能⼒,按时交货能⼒,财务状况,信⽤状况等等问题;还有供应商⽇常管理问题。
2、采购业务内部控制应遵循的原则:1)相互牵制原则;2)成本效益原则;3)岗位责任原则;4)协调配合原则。
三、采购业务⼀)采购业务流程采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订⽴框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。
如下图所⽰。
↓→←←→→→⼆)购买环节关键控制点:1、集中采购观念;2、采购业务⼈员定期轮岗制度;3、重要和技术性较强的采购业务组织专家论证;4、请购制度:归⼝管理部门、请购和审批程序、采购需求审核、采购预算⽐对、采购计划;5、供应商评估和准⼊;6、采购⽅式选择;7、定价机制:最⾼采购限价;8、采购合同签订与跟踪报告;9、验收制度;10、采购业务记录。
企业内部控制应用指引第7号--采购业务-财会[2010]11号
![企业内部控制应用指引第7号--采购业务-财会[2010]11号](https://img.taocdn.com/s3/m/40ab671dcd1755270722192e453610661ed95a3d.png)
企业内部控制应用指引第7号--采购业务正文:---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 企业内部控制应用指引第7号--采购业务(财政部、证监会、审计署、银监会、保监会财会[2010]11号2010年4月15日)第一章总则第一条为了促进企业合理采购,满足生产经营需要,规范采购行为,防范采购风险,根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本指引。
第二条本指引所称采购,是指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。
第三条企业采购业务至少应当关注下列风险:(一)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,可能导致企业生产停滞或资源浪费。
(二)供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈。
(三)采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
第四条企业应当结合实际情况,全面梳理采购业务流程,完善采购业务相关管理制度,统筹安排采购计划,明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限,按照规定的审批权限和程序办理采购业务,建立价格监督机制,定期检查和评价采购过程中的薄弱环节,采取有效控制措施,确保物资采购满足企业生产经营需要。
第二章购买第五条企业的采购业务应当集中,避免多头采购或分散采购,以提高采购业务效率,降低采购成本,堵塞管理漏洞。
企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。
重要和技术性较强的采购业务,应当组织相关专家进行论证,实行集体决策和审批。
企业除小额零星物资或服务外,不得安排同一机构办理采购业务全过程。
第六条企业应当建立采购申请制度,依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。
浅谈企业采购业务的内部控制

购单 、 签定采购合 同、 订货、 收货和入账等 。 在这些业务中必要的职务分离应当包括: ( 在请购单中, 1 ) 对需要采购的材料物
资品种 、 数量 等 , 当 由生产 或销 售 部 门 、 应 仓
资料 , 初步确 定适合 的供应商 并准 备商务 谈判; 二是 根据 商务谈判 结果签订 订货合 同及订货单, 并将订货单及时传送交付给 生产、 销售 、 保管和会计等相关部门, 以备 安排生产 、 销售 、 收货和付款 。 在订货控制 制度 中, 其核 心是对购 货询价 、 订合 同 签 的控制和订货单的控制 。 4 采取货物验收控制制度 、 企业订购 的材料物资或商品到达 时, 必须 由 与采 购 部 门 、 使用 部 门 和 会 计 部 门 相分离的保管部门进行验收和保 管。 所收 货 物 的 检 验包 括 数 量 和 质 量 两个 方 面 。 根
无 论 是 制 造 业还 是流 通 企业 ,其 最 终 经济 利益 的取 得 , 是通 过最 大 限度 地 获取 都
销售收入来实现的, 而销售收入的实现则取 决于物资或商品采购的质量。 只有在采购业 务 中 以最优 惠 的价 格 取得 企 业 所 需要 的材 料、 包装 物 、 低值 易耗 品或适销 对路 的商 品, 才能保证预期销售收入的顺利实现 。 2 、采购业务直接 导致 企业 现金的支
采 购 部 门 、 务 部 门和 法 律 部 f ( 业 法 财 -企 j
律顾 问) 同供货单位共 同签订 : 会 () 资 采 购 人 员 不 得 同 时 负 责 材 料 3物
物 资 的验 收 与保 管 工 作 ;
() 4 物资 的采购 人员 、 管人 员和使 保 用人 员不 能同时负责会计记账工作 ; () 5 采购人员应当与负责付款审批工 作 的人 员 相 分 离 ; () 6 审核付款人员应当与付款人 员相
采购业务的内部控制汇总

采购业务的部控制一、采购业务概述采购,是指单位为了满足物品(原材料、固定资产、办公用品等)或劳务(技术、服务等)等需要进行的各项经济业务活动。
在社会化大生产的环境下,任何单位要维持正常的生产或经营,都必须进行采购经济业务活动,可以说,采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。
采购与付款业务是企业经营活动的首要环节,它与生产、销售计划密切联系,业务发生频繁,工作量大,运行环节多,直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。
建立完善的采购业务部控制制度,可以保证采购付款业务循环有效运行,确保采购事项的真实性、合理性、合法性,发现并纠正错误,防止欺诈和舞弊行为,及时准确提供采购业务的会计信息,使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。
设计采购业务的部控制制度,就是依据企业的生产经营特点,针对采购业务的工作特性,设计出规整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等,并规执行,严格监督。
二、采购业务部控制的目标采购是存货管理的第一环节,它与生产和销售计划联系密切,它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。
对于生产企业来说,采购是生产的准备阶段,为了生产适销对路的盈利产品,必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。
对于流通企业来说,要使企业获得尽可能多的销售收入,必须采购适销对路且价格公道的商品。
1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致;2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性;3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让;4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生;5、保证采购业务在、外部各环节的运行通畅和高效率;6、及时、准确提供存货采购的会计信息。
三、采购业务部控制应遵循的原则设计采购业务部控制制度最基本的原则是实事,“因企制宜”,灵活兼顾。
1、相互牵制原则。
一项完整的采购业务,如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查,其发生错弊现象的可能性就很小。
浅谈采购业务内控管理及实例分析

浅谈采购业务内控管理及实例分析采购业务内控管理是指在企业的采购过程中,建立和完善相关的内部控制措施,以确保采购活动的合法性、合规性和规范性,防范和纠正采购过程中可能出现的风险和问题。
下面通过实例分析来浅谈采购业务内控管理。
一、采购流程的规范管理企业在进行采购活动时,应建立明确的采购流程,包括需求确认、供应商选择、合同签订、采购执行和验收等环节,并明确各个环节的职责和权限。
同时,需要建立相应的文件和记录管理制度,确保采购过程的全程可追溯和可审计。
例如,在某企业的采购流程中,首先由需求部门提出采购需求,并填写采购申请单,然后经过采购部门审批和供应商选择评估,确定供应商并进行合同谈判与签订。
在采购执行中,需要进行采购物资的跟踪和验收,并及时做好相关记录和档案。
这样,就能够确保采购活动的规范和合规。
二、供应商管理的风险控制企业在选择供应商时,需要进行供应商的审查和评估,确保供应商具有合法经营资质、良好的信誉和可靠的交货能力。
此外,还需要与供应商签订合同,并明确合同的内容和条款,包括供货时间、质量标准、价格等,同时建立供应商绩效评价体系,对供应商的履约情况进行监控和评估。
例如,在某企业的供应商管理中,采购部门会对供应商的资质进行审查和验证,包括企业的注册资本、生产设备和质量管理体系等方面,同时还会考察供应商的客户反馈和行业口碑。
在与供应商签订合同前,采购部门会与法务部门一起对合同进行仔细审查,并明确合同中的责任、权利和义务。
随后,企业会建立供应商的绩效评价体系,定期对供应商的供货质量、配送准时率和售后服务进行评估,以保证供应链的稳定和可靠。
三、风险防控和内部审计采购业务涉及的风险主要包括虚假报价、低质量产品、滥用职权以及内外勾结等。
为了防范和控制这些风险,企业需要建立相应的内部控制措施,例如风险评估和防控策略、采购决策的分层审批制度、采购合同的审查和监控等,同时还需要进行内部审计,查找存在的问题并提出改进措施。
浅议采购业务流程中的内部控制

浅议采购业务流程中的内部控制【摘要】本文旨在探讨采购业务流程中的内部控制,通过分析内部控制的定义与作用,探讨采购业务流程中的内部控制措施,以及对内部控制的评估与改进。
文章还将讨论供应商管理中的内部控制和采购风险防范措施。
通过对这些内容的综合分析,可以帮助企业建立健全的采购内部控制体系,提高采购业务的效率和透明度,降低风险并保障企业利益。
最终,本文将总结讨论采购业务流程中的内部控制的重要性和必要性,为企业提供有效的参考和指导。
【关键词】采购业务流程、内部控制、供应商管理、风险防范、评估、改进、采购业务1. 引言1.1 浅议采购业务流程中的内部控制采购业务是企业运作中不可或缺的一个环节,而内部控制则是保障企业正常运作的重要手段之一。
在采购业务流程中,内部控制扮演着关键的角色,可以有效地防范风险、提高工作效率、保障资产安全。
内部控制的定义与作用是至关重要的。
内部控制是指企业为达到既定目标而制定的各项政策、程序、方法和措施,旨在保护企业资产的安全性、保证财务信息的真实性和可靠性、促进企业运作的有效性和效率。
在采购业务中,内部控制可以帮助企业规范采购流程,确保采购的合理性和合规性。
采购业务流程中的内部控制措施是值得重点关注的。
这些措施包括但不限于:明确采购流程、设立采购审批制度、建立供应商管理体系、建立采购档案管理制度等。
通过这些措施,企业可以有效地控制采购流程中的各种风险,确保采购活动的合理性和效率。
内部控制的评估与改进是内部控制的持续性工作。
企业应定期对采购业务流程中的内部控制措施进行评估,及时发现问题并采取改进措施。
只有不断完善内部控制,企业才能更好地应对外部环境的变化和风险挑战。
在采购业务流程中,内部控制是确保企业正常运作和发展的重要保障。
企业应高度重视采购业务流程中的内部控制,不断完善措施,提高内部控制的有效性和可靠性,从而为企业的可持续发展提供有力支撑。
2. 正文2.1 内部控制的定义与作用内部控制是指组织内部为了达成其经营目标而制定的各项制度、规定和程序,以保障财务报告的可靠性、资产保护的有效性以及合规性的确保。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
采购业务的部控制一、采购业务概述采购,是指单位为了满足物品(原材料、固定资产、办公用品等)或劳务(技术、服务等)等需要进行的各项经济业务活动。
在社会化大生产的环境下,任何单位要维持正常的生产或经营,都必须进行采购经济业务活动,可以说,采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。
采购与付款业务是企业经营活动的首要环节,它与生产、销售计划密切联系,业务发生频繁,工作量大,运行环节多,直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。
建立完善的采购业务部控制制度,可以保证采购付款业务循环有效运行,确保采购事项的真实性、合理性、合法性,发现并纠正错误,防止欺诈和舞弊行为,及时准确提供采购业务的会计信息,使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。
设计采购业务的部控制制度,就是依据企业的生产经营特点,针对采购业务的工作特性,设计出规整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等,并规执行,严格监督。
二、采购业务部控制的目标采购是存货管理的第一环节,它与生产和销售计划联系密切,它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。
对于生产企业来说,采购是生产的准备阶段,为了生产适销对路的盈利产品,必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。
对于流通企业来说,要使企业获得尽可能多的销售收入,必须采购适销对路且价格公道的商品。
1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致;2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性;3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让;4、防止采购环节中乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生;5、保证采购业务在、外部各环节的运行通畅和高效率;6、及时、准确提供存货采购的会计信息。
三、采购业务部控制应遵循的原则设计采购业务部控制制度最基本的原则是实事,“因企制宜”,灵活兼顾。
1、相互牵制原则。
一项完整的采购业务,如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查,其发生错弊现象的可能性就很小。
就具体控措施来说,相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。
从横向关系来讲,完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明;从纵向关系来讲,完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节,以使下级受上级监督,上级受下级牵制。
例如,在材料采购控制系统中,采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同(纵向牵制)进行采购,而采购的材料必需经过验收(横向牵制)后,才能办理有关手续。
因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约,才使发生的错弊减少到最低程度,或者即使发生问题,也易尽早发现,及时纠正。
2、成本效益原则。
企业最关心的是经济效益,如果单纯从控制的角度来考虑,参与控制的人员和环节越多,控制措施越严密,控制的效果就越好,其发生的错弊现象就越少,但因控制活动造成的控制成本就越高。
因此,在设计采购业务部控制时,一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比,要根据企业自身经营的实际情况,权衡实施成本与预期效益科学设立,力争以最小的控制成本取得最大的控制效果。
3、岗位责任原则。
采购业务部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系的,企业按照其推行的管理模式设立工作岗位,并赋予其责、权、利,规定相应的操作规程和处理程序。
在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位的分离等,通过不相容职责的划分,各部门和人员之间相互审查、核对和制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,以防止员工的舞弊行为。
4、协调配合原则。
设计采购业务部控制制度要有利于各部门之间、人员之间相互配合、协调同步、紧密衔接,避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法,导致不必要的扯皮和脱节现象。
为此,必须做到既相互牵制,又相互协调,保证经营管理活动连续、有效地进行。
四、采购业务部控制制度的设计(一)、职务分离制度。
采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。
在这些业务中需要进行职务分离的主要有:1、生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量,仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量,制定采购计划,报预算管理部门审批,然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。
2、由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商,并会同供货单位签订采购合同。
3、物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。
4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。
5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。
6、审核付款人员应与付款人员相分离。
7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。
【案例】某在担任某A公司工程处主任期间,用向他人索要空白合同及商业零售发票,伪造购销合同,虚构了购买350万元电力电缆的事实,并指令保管员填写虚假的材料入库单,又用写有150万和200万的两空白发票平帐。
并到财务报销。
从案例看出某之所以能贪污350万,除其自身道德因素外,还表明A公司采购流程部存在严重问题。
1、电力电缆的请购审批和实际执行全由某一人完成,没有达到上述不相容职务相互牵制的问题,为虚假采购创造空间。
2、采购和验收没有形成牵制。
在采购过程中,采购人员不能同时担任验收职务,否则可能会造成采购人员购买假冒伪劣产品,本案例中虽然采购人和验收人为两个人,但由于保管员受某控制,实际上采购职务和验收职务没有起到相互牵制的作用,造成材料虚假入库。
给公司造成重大损失。
(二)、请购单控制制度。
在确定物资采购时,必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量,以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门,“物资需求单”有使用部门的制单、审核、批准人员签字。
保管部门根据使用部门提供的需要量,再根据现有物资的库存量计算出请购量,正式提交“物资请购单”。
经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。
财务部门根据资金使用情况签署执行意见,采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。
(三)、审批控制制度。
根据企业生产、使用情况的实际需求,兼顾所需物资的特性,结合现有库存情况,制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划,上报经营管理部门审批,金额较大的一类物资采购由经理办公会审批。
对于计划的采购项目,具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续;对于超计划和计划外代购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续,并报审批人审批,审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。
(四)、订货控制制度。
经管部门提供附有供应商的价格表、质量等级、供应量、、地址的市场调研报告,并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估,建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、、地址等供应商档案,从中筛选质量好、价格低、信誉好的供应商,由生产或销售部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标,最终确定供应商。
采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单,并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门,以备合理安排生产、销售、收货和付款。
企业对物资采购每年进行一次招投标,以增加现有供应商的竞争意识。
(五)、货物验收控制制度。
企业所订购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。
质检部门按照标准、行业标准、企业标准进行质量检验,各类物资必须具备各种规定资质。
验收合格后出具“质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。
如不合格查明原因,并向主管书面报告,及时向供应商提出异议。
验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。
验收无误在验收单加盖“验讫”章。
验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时,及时向供应主管书面报告。
采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财务部门进行报账,物资会计要对所送来的单据核对、整理,无误后编制挂账通知单。
(六)、货款支付控制制度。
由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后,会计部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。
这些原始凭证经过审核无误后,会计部门应该连续编号、及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。
如有部分退货,需从原发票中扣除后再办理结算。
对物资的核算,必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。
会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间,由专人按照约定的付款日期、折扣条件管理应付账款,已到期的应付账款须经有关授权人审批后方可办理货款结算与支付。
(七)、会计稽核与对账制度。
它一方面要求,无论是货款的支付,还是应付账款发生的记录,对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证,都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账;另一方面要求,对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账,防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。
五、采购业务部控制存在的风险(一)采购合同方面的风险材料采购合同是以材料、设备等为标的的支出性经济合同。
材料采购合同无论在数量上还是金额上都占经济合同中的大部分比例,其签订是否合理合法、履行是否到位,在一定程度上会引起企业成本与资金的波动,从而影响企业的经济效益,目前公司材料采购合同在签订、履行、结算等方面存在着一定的漏洞,主要表现在以下几个方面:(1)签订虚假经济合同,套取资金。
材料采购合同主要是由企业的计划部门和物资等相关部门负责签订的,如果缺乏监管,有些企业部的合同经办人员为了谋求私利可能会与合同的对方当事人相互串通,签订虚假的经济合同,套取企业资金,给企业造成不必要的损失。
(2)价格虚高。
合同条款表述不清,很多企业在签订合同时缺乏必要的市场调研,对市场信息掌握不够,未按市场行情及时调整价格,未进行招标,对价款组成部分的包装费、运输费缺乏明确约定等。
此外,合同条款容未按规进行表述,容易使合同双方在供货时间、标的物规及费用的负担上引起不必要的纠纷。
(3)合同条款执行不严,未能有效追究违约责任。
有些企业材料采购合同条款中违约责任的规定形同虚设,不能严格予以执行,有些企业由于计划、仓储与验收、生产部门脱节,导致合同履行不力,甚至出现对方单位没能完全履约或者在货未到全的情况下全额付款,给企业造成经济损失。
(4)合同行为不正当。
卖方为了改变在市场竞争中的不利地位,往往采取一些不正当手段,如对采购人员行贿套取企业采购标底,给与虚假优惠,以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品等,以此损害公司的经济利益。