公司邮箱管理制度

公司邮箱管理制度

1、目的

为规范化公司邮箱的管理与使用，保障邮件系统的高效运行，特制订本制度。

2、权责

2.1总经办

2.1.1 负责公司邮箱的创建、收回、群组划分、密码重置等账户相关的管理工作。

2.1.2 负责公司邮箱管理员、分级管理员的授权管理。

2.1.3 负责对已收回的公司邮箱进行后期监管，并有权对有效信息进行分发、处置。

2.1.4 负责公司邮箱使用情况的监控、信息统计与发布，对长期不使用或者违规使用的邮箱有权停止使用。

2.1.5 负责企业邮箱相关制度的制定、修订与解释。

2.2 行政部

2.2.1 负责为新入职的员工登记《网络资源申请表》再交由总经办统一开通。

2.2.2 负责及时统计离职（含辞退）员工信息交接，通知总经办注销相关人员邮箱，并定期通知总经办相关的人事信息更新。

2.2.3 负责安排新员工学习公司邮箱相关的制度、规定及使用。2.2.4 网管负责公司邮箱系统运行维护及安全管理。

2.2.5 网管负责公司邮箱使用过程中的答疑与技术支持工作。

2.3部门

2.3.1 负责公司邮箱相关规章制度的落实，确保员工按要求规范化使用邮箱。

2.3.2负责部门内员工分配的公司邮箱账户及信息安全。

3、账户管理

3.1个人邮箱开通

新员工正式入职后，行政部应及时登记《网络资源申请表》再交由总经办统一开通。

3.1.1 新员工登录网站平台后，自主激活公司邮箱账户。首次登陆即修改个人密码。

3.1.2现有员工需申请注册公司邮箱的，由本人填写登记《网络资源申请表》交由主管或部门负责人批准后再交由总经办开通。

3.2 账户收回与密码管理

3.2.1 员工经过行政部办理完成离职手续后将收回其使用的个人邮箱账户。被辞退或自动离职的行政部应第一时间以书面通知向总经办提交注销申请。

3.2.2 有权使用对外公共邮箱的员工转岗或离职后，行政部应及时以书面通知总经办更新密码；同时由部门负责人指派新邮箱管理员，并重置密码。

3.2.3 邮箱密码遗忘或者被遭他人恶意篡改后，员工本人应及时与总经办联系进行密码重置。

4、使用规定

4.1使用范围

4.1.1 公司邮箱为员工工作交流时的唯一指定邮箱。

4.1.2 公司对内的工作交流包括：通知、通报、通告、新闻、工作报告、会议纪要、决议、资源请求、征求意见等。

4.1.3 公司对外的工作交流包括：信息发布、客户联络、客户关怀，技术答疑、资料传递等。

4.1.4 除工作交流之外的其它用途不得使用公司邮箱。

4.2基本要求

4.2.1 使用公司邮箱必须遵守国家有关的法律法规，不得侵犯国家的，社会的，集体的利益和他人的合法权益。

4.2.2 使用公司邮箱必须遵守公司的相关制度与规定，不得从事危害公司安全、泄露公司秘密、损毁公司声誉等不利于公司的行为。

4.2.3个人公司邮箱仅限本人使用，不得擅自授权他人使用。

4.2.4 公司公共邮箱仅限对外主管级别及以上的相关人员使用，且发送邮件时应附带发件人具体的联系信息。

4.2.5 员工应对其使用邮箱的账户安全负责，防止用户名、密码信息泄露。

4.2.6 用户应及时查看邮件，保证每个工作日至少查看两次，或者配置邮件客户端软件及时收取邮件。

4.3 对外客户联络的具体要求

4.3.1 业务人员发送客户联络邮件时应抄送主管，副总经理，总经理

及相关上级，以便公司及时查看业务人员的客户跟踪情况并提供必要的指导和帮助。

4.3.2新客户开发邮件避免群发，应适当根据回复率调整邮件的内容和方式，主题鲜明，坚持原创，从而提高开发邮件的回复率。

4.3.3老客户的邮件必须当天回复，如果问题比较复杂，需多方配合而无法当天回复的，一定要回复客户“邮件已收到，正在处理中”。4.3.4 法定节假日特别是国庆、春节等长假或年休假期间，业务人员应及时设置公司邮件的自动回复“感谢邮件。本人现休假不在办公室，将于（某月某日）归来。如需回复，我会在我回来时立刻回复您”，如必要可提供紧急联系方式或配置邮件移动端软件及时收取邮件。

5 附则

5.1对违反公司邮箱使用相关规定的员工，公司有权停用其账户，情况严重者将向公安机关举报追究其相关责任。

5.2本制度自发布之日开始实施。

*********进出口有限公司

总经理

2018年12月6日