物资封样管理制度

物资封样管理制度

第一章总则

第一条为规范采购物资封样管理，提高采购物资质量，特制订本制度。

第二条本规定适用于集团公司所有建设工程项目，包括公司新建、扩建、改建等工程项目的整个采购系统。

第二章封样管理的标准操作流程

第三条封样管理的具体流程见下图：

第三章样品入库的操作流程

第四条通知供应商提供样品流程见下图：

当供应商满足封样条件，采购即将进入到招投标环节时，由各采购项目负责人向供应商说明我司对于封样的要求，各采购项目负责人在通知供应商提供样品时，必须告之明确的交样时间、交样地点以及样品验收人。

第五条样品验收流程见下图：

各采购项目负责人为相应样品的验收联系人，当供应商把样品在规定时间送到指定地点时，由各采购项目负责人协助相关技术人员负责样品的验收工作，并签署《样品验收单》交与供应商。

验收样品时，应注意：检查样品的新旧状况，有无磨损，是否能正常演示，样品的配件是否齐全、如有相关配件应将配件的明细一一列出，有无质量问题、样品的数量、应有相应专业工程师的检验意见。

样品总体上可分为如下几大类：

土建安装类、装饰类、暖通类、给排水类、电气类、消防类、电梯类、人防类，其中每个大类又可进一步进行细分。

样品验收单范本（一式二份，一份交给供应商，另一份由采购项目负责人交封样库入库）见下图：

第六条样品入库见下图：

各采购项目负责人在签收样品后，应及时将样品入封样库。入库时，由各采购项目负责人根据《样品验收单》填写《样品入库明细单》并签字，由封样库保管员清点实际样品后签字，并详细登记样品信息。

第七条样品编码：

按照封样库管理要求，应根据样品类别为每个样品分配相应的代码，所有进入封样库的样品均以代码识别，自带商标的样品需将其商标和厂家名称遮蔽上，要真正体现封样库中样品代码的作用。

样品代码原则：物料编码采取分段分类的编码方式。

(一)代码基本形式

大分类码＋小分类码＋进库日期码＋顺序码

(二)代码内容解释

大分类码：指样品在建筑材料中所属的大的分类，具体的代码分配如下：

小分类码：指样品在大分类中的具体类别，代码分配格式：用该样品中文名称的前4个字的汉语拼音的第一个字母（小写）组成，中文名称不足4位的按实际位数组成，如：“防火门”的小分类代码为：fhm，“进户门锁”的小分类代码为：jhms。

进库日期码：用样品的进库日期来表示，格式为：“年月日”，以8位代码来表示，如某样品的进库日为2005年11月13日，则该样品的进库日期码为：“20051113”。

顺序码：指样品在某日进库时的当日排列顺序数，以2位代码表示。如某样品在2006年1月3日进库，在1月3日这天是第3个进库的样品，则该样

品的顺序码为03。

(三)样品代码分配举例

如2006年3月21日第1个进库的玻璃样品的代码为：ZSbl2006032101。

第八条库存更新及代码登记：

封样库保管员每日应根据当日《样品入库明细单》及时更新库存情况，更新

的结果以《样品库存明细单》的形式记录下来。

样品在分配相应代码后，封样库保管员应及时将样品代码输入到封样库的保

管帐中去，做到每个样品代码与相应的样品实物一一对应。

第九

标供应商样品保存：

当每个项目确定中标供应商后，各采购项目负责人要按照招标文件中规定的

时间，及时通知落标供应商到指定地点领回样品。领取样品的同时，在封样库的

日记账上做好相应的登记，保管员负责保证相应库存记录的变化与封样库中实际

情况一致。

第十条中标供应商样品保存：

对于中标供应商的样品，应继续在封样库中保存直至整个工程项目结束。封

样库保管员应严格按照封样库日常管理的要求对样品进行管理，保证样品在退还

之前完好无损。

第四章样品退还的操作流程

第十一条样品退还的前提条件：

样品在两种情况下需退还，一种情况是落标供应商的退样；另一种情况是中

标后，工程项目结束的退样。

(一)落标供应商的样品退还

在招投标过程中，当确定了中标供应商后，在通知供应商其落标的同时应告

之及时来领回样品。

(二)中标后工程项目结束的样品退还

供应商中标后，其提供的样品一定要继续保存在封样库，直至该工程项目完工结束后，样品方可退还。目的在于对于供应商整个供货过程起到有效地监督和约束。

第十二条样品退还的具体程序：

(一)当样品符合退还条件时，由采购项目负责人通知供应商前来领回样品；

(二)通知供应商领回样品，要注意提醒供应商提前备好采购管理中心开具的《样品验收单》；

(三)由采购项目负责人带领供应商到封样库领回样品，由封样库保管员根据供应商提交的《样品验收单》填写《样品出库明细单》，采购项目负责人签字。保管员根据每日的《样品出库明细单》及时更新封样库库存；

(四)样品出库时由封样库保管员做好相关帐目工作，应有《样品出库明细单》以及最新的《样品库存明细单》；

如供应商有我司给其开具的样品验收单，在退还样品时保管员应将该验收单收回；如供应商无法提交样品验收单，则在退还样品时要求其开具给我司的收条，收条格式如下：

样品退还的具体程序图如下：

样

品

第五章封样库的日常管理

第十三条样品的存放：

（一）入库样品必须根据分配的代码贴好相应的代码标签；

（二）对于出现样品中自带商标的情况，封样库保管员在给其分配完代码后，必须将其商标完全遮蔽；

（三）所有样品不可以直接放置在地面上，必须存放在该类样品指定的库位；

（四）样品摆放必须整齐有序，对于上货架的货物要保证其安全性。

第十四条样品盘点

（一）样品盘点分定期盘点与不定期盘点。定期盘点即指每月月底进行一次全面的盘点；不定期盘点指对样品库进行不定期的抽查；

（二）样品盘点的主要内容：检查样品的帐面数量与实存数量是否相符；检查样品的出入库情况；检查样品的堆放及维护情况；检查各种样品有无超储积压及损坏；

（三）每月样品盘点前由封样库保管员对封样库的库存帐目做一次全面的统计；

（四）封样库每个月必须做一次全面盘点，该盘点由采购管理中心派人负责，盘点完后必须签字确认盘点结果；

（五）负责盘点封样库的人员在盘点完封样库后，将实物盘点结果与库存帐目进行核对；

（六）如发生帐物不一致的情况，盘点人员必须查明不一致的原因，并提出相应的整改措施；

（七）样品盘点完后，由盘点负责人总结盘点报告，并报综合管理处负责人审阅。

第十五条对人员出入封样库的管理

（一）采购项目负责人进入封样库必须有封样库保管员陪同；

（二）采购项目负责人进入封样库必须做好相应的登记手续，人员出入封样库必须有相应的记录，以加强对封样库的管理；

（三）除工作人员外，其它人员一律不得擅入封样库。如因工作需要进入封样库，必须有采购项目负责人和库管员同时在场，并由库管员记录进库原因。

第十六条封样库的安全管理

（一）库房钥匙仅限于封样库保管员保管；

（二）做好消防工作，提高对消防安全工作的认识，落实各项消防措施；

（三）封样库中应配备相应数量的灭火器等消防设备；