卷内备考表(普通文书档案)
(档案管理)档案管理培训资料
档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。
也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。
今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。
并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。
我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。
文书档案党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。
必须要填 题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
卷内备考表放在卷末，内容有政务类 党群类 教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
立卷人：由立卷人签名。
(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。
(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补， 文件 的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。
文书档案按卷整理
案 卷 目 录
案卷号 室编 馆编 案 卷 题 名 年度 页数 保管期限 备注
案卷号：分室编和馆编两项， 馆编一栏可不填，室编一栏内依次 填写为案卷所编的顺序号。
案卷题名：应与案卷封面上的 标题完全一致，不允许随意改动或 缩减。
年度：案卷所属年度应填写全 称。
页数：卷内文件的实有页数。 保管期限：应与案卷封面上的 保管期限完全一致。 备注：用来说明案卷的某些特 殊情况。
七是上级机关制发的属于本机关主 管业务的重要文件材料；
八是同级机关、下级机关关于重要 业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括9个方 面的文件材料：
一是本机关职能活动中形成的一般性业 务文件材料；
二是本机关召开会议、举办活动等形成 的一般性文件材料； 三是本机关人事管理工作形成的一般性 文件材料；
卷内排列方法
1、按时间排列。就是按照文件形成 时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日 期早的在前，日期晚的在后。
2、按重要程度排列。就是按 卷内文件重要程度的不同排列文件 顺序。
3、按问题排列。就是按照卷 内文件的不同问题排列文件的顺序。 4、按作者排列。就是按卷内 文件的不同作者分别排列文件顺序。
6、保管期限：按立卷时划定的案卷保 管期限填写。
7、归档号：归档号也叫文书处 理号，是文书部门或业务部门对每个 年度形成的案卷编制的顺序号。 8、全宗号：全宗号是档案馆对 其接收范围内各立档单位所编制的代 号。 9、类目号：类目号是分类方案 中类目的标识符号。
采用年度——保管期限分类法的，类目号为： 1•1
四是本机关一般性事务管理文件材 料； 五是本机关关于一般性问题的请示 与上级机关的批复、批示，一般性工作 报告、总结、统计报表等； 六是上级机关制发的属于本机关主 管业务的一般性文件材料；
档案目录格式规范
档案目录格式规范新文书档案目录格式归档文件目录：年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号：03-1、03-2、03-3文号：大唐国际计[2008]XX号责任者文件材料题名：1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22页数：3备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
表格至顶端纸边距离应为35mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
目录式表格表标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。
全引目录式样：0-5大类档案全引目录索引年度：2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所在页号党群工作长期永久 1-18 001-050 25短期 1-5 001-150 30行政管理长期永久 6-7 001-090 38短期 8-10 001-120 39经济管理长期永久 1-2 001-198 25短期 3-6 001-100 31备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。
表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18行*10mm的分布。
索引表的标题部分应该是小二号的宋体加粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
卷内目录及卷内备考表
细部子分部工程分部、分项、检验批质量验收记录
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
建筑屋面分部工程质量验收记录
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
基础工程验收记录
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
主体结构工程验收记录
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
地基处理记录
119
16
工程验收记录
装饰装修分部工程材料报验
份
5
材料报验
太原理工大成工程有限公司
电气分部工程材料报验
份
卷内备考表
本案卷共有文件材料141页，其中：
文字材料141页，图样材料0页，
照片0张。
说明：资料真实完整。
立卷人：
2013年6月日
审核人：
2013年6月日
卷 内 目 录
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
四
质量控制资料
施工资质
太原理工大成工程有限公司
山西诚泰建筑工程有限公司
总包
13
施工资质
太原理工大成工程有限公司
太原市建筑工程质量监测站
质监站
14
施工资质
太原理工大成工程有限公司
太原市城市建设学校试验室
试验室
15
施工资质
太原理工大成工程有限公司
山西旭峰混凝土有限公司
施工资质
太原理工大成工程有限公司
山西智达建筑工程检测有限公司
工程验收记录
太原理工大成工程有限公司
室内采暖系统子分部工程分部、分项、检验批质量验收记录
第八章文书立卷归档和档案工作
秘书学概论
节目录
归档的范围
凡是反映本机关工作活 动、具有查考利用价值的文 件材料均属于归档范围。包 括上下级机关、同级机关和 非隶属机关的某些文件材料。
秘书学概论
节目录
归档的时间
实行定期归档。定期归档，就是办 理完毕的文件材料由文书部门或业务部 门整理、立卷后定期向档案室移交。移 交的时间一般在第二年上半年，一些专 门性文件或驻地分散的个别业务单位的 文件可推迟至第二年的下半年。
问题特征
秘书学概论
点目录
将属于同一时间 （同一年度、同一季 度、同一月度）的文 件集中组案。其优点 是便于查考一个单位 在不同发展阶段的情 况。按时间特征组卷， 对跨年度的文书应视 不同情况采取灵活变 通的方法。
秘书学概论
时间特征
点目录
将文件名称相同 或相近的集中立卷。 文件名称往往是文件 效能和作用的反映。 把名称一致、保存时 间相近的文种统一立 卷，其实用价值更佳。
从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就 是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁 档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案 编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任 何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止 那些不该销毁的档案误被销毁。
秘书学概论
节目录
工作环节
具体工作（内容）
收集
将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存
整理 鉴定 保管 统计
将收集来的文件资料加以条理化、系统化，进行认 真整理、分门别类
新旧交替过程中，要对档案的实际利用价值去粗存 精，已无保存价值的要注销
为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护性措 施，延长其寿命，以免遭到突发性破坏
文书档案立卷归档工作指导
谢谢
2014年文书档案立卷归档工作指导
文书档案立卷归档的定义
文书立卷——指文书部门对本机关在工作中形成的、 办理完毕的、有查考保存价值的文件，按照其形成过 程中的联系和一定规律组成案卷，又称组卷或编立案 卷。
归档——机关的各个文书立卷单位将文件整理立卷后 ，逐年移交给学校办档案科集中保管，这就是归档工 作。
档案组卷工作的主要内容包括：档案的分类、案卷 的排列和案卷目录、卷内目录的编制。
（二）组卷工作的原则
1、充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系， 便于保管和利用。 2、同类问题最好整合，特别是页数较少的，如学生竞赛获 奖材料，如果材料多，可以按照级别、奖项分别组卷；如果 材料少，则按照各类获奖材料组合成一卷即可。 3、事务性及不重要的文件材料不立卷，每卷一般不超过 200页（前提是不阻断一份材料的完整性）。
（三）组卷工作的方法
1、分类要求 首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则，即正确
设置类目，做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。 其次，文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。
（三）组卷工作的方法
2、标题拟定 标题一定要完整，要包含作者、时间、事宜、名称。
如：首都师范大学2014年档案工作会议文件材料
2、 “文件日期”：指文件的形成时间（落款时间）。
（二）细则
卷内目录中需要注意的是：
3、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内目录填写细化到 院系一级；案卷内容涉及到院系的，卷内目录填写细化到个人。
三、归档程序
流程图
系统录入 填写完整上报 电话告知学校办公室档案科审核 系统审核、电话反馈、确认 到档案科取封皮封底打印、整理、签字 到档案科完成交接手续
人民法院行政文书立卷归档办法-法[办]发[1991]46号
![人民法院行政文书立卷归档办法-法[办]发[1991]46号](https://img.taocdn.com/s3/m/b85cfd1a17fc700abb68a98271fe910ef12dae2e.png)
人民法院行政文书立卷归档办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 人民法院行政文书立卷归档办法（法[办]发[1991]46号1991年12月24日）第一章总则第一条为了加强人民法院行政文书档案的标准化、规范化建设，统一立卷归档方法，不断提高科学管理水平，有效地为审判工作和其他各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合人民法院行政文书的实际情况，制定本办法。
第二条人民法院行政文书的立卷归档工作，由文书处理部门负责。
第三条本办法适用于人民法院（含专门法院）除诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）的立卷归档。
第二章行政文书材料归档和不归档的范围第四条凡是反映人民法院工作活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。
1．上级法院，上级或同级党委、人大、政府召开的会议，制发的文件（含转发本院文件）本院需要贯彻执行的，检查本地区、本院工作形成的，以及任免、奖惩本院工作人员的文件，领导人讲话。
2．本院党组会议、院长办公会议、院务会议、审判委员会会议记录，以及召开各项专业会议的文件材料。
3．本院制发（含与其他机关联合制发）的各种正式文件的签发稿、印制件及重要文件的修改稿，代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿和印制件。
4．本院（含院内各职能部门）在工作活动中形成的计划、报告、总结、统计报表和条例、办法、章程、制度、简则等重要文件材料。
5．本院党、团、工会、妇女等组织召开代表大会，及在工作活动中形成的重要文件材料。
6．本院领导人在公务活动中形成的信件、电报、电话记录等重要文件材料。
档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录 45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 58 （2）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 59 （3）文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样（文件汇编、专题目录夹适用）┈┈┈┈┈ 601、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊7、归档文件目录（文书立卷改革适用）归档文件目录8、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录卷内目录13、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案总目录14、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
文书档案案卷级的整理
文书档案的整理文书档案整理流程第一步:分类1、分年度•根据文件形成与处理的年度将其分开,以每年1月1日至12月31日为一自然年度。
•不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
2、分组织机构将文件按其处理部门或承办部门分开进行整理立卷,即按村内部组织机构进行分类立卷。
各行政村分为党支部、村委会、经济合作社三大组织机构。
分问题:将每一个机构内的文件,按照文件内容所反映的问题来分类。
3、分保管期限分析文件的保存价值,按照不同的保存价值将其划分为具有不同保管期限的类别。
各村依据《昌平区新农村文件材料归档范围与文书档案保管期限表》进行分类。
在分类过程中,应特别注意:1、遵循文件的自然形成规律与内在联系,从文件整体联系出发客观地予以分类。
2、分类方法结合使用。
各行政村采用年度——组织机构——保管期限的复式分类法。
4、文件组卷文件组卷,指将“同类”文件中的各单份文件按其共同特征与主要联系,组合成一个个案卷。
文件组卷应把握文件的共同特征与主要联系。
可以采用“六特征”组卷法与文件类型立卷法。
第二步:排列文件顺序卷内文件的排列,就是指通过对卷内文件进行认真分析,寻找出它们之间的紧密联系,并按照其主要联系排序,从而固定每份文件在卷内文件中的位置。
卷内文件常用的排列方法就是按文件的时间先后顺序或重要程度排列。
第三步:卷内文件编号卷内文件经过系统排列后,为了固定其顺序,应按排定顺序依次编写页号。
以卷为单位,用阿拉伯数字按顺序流水编号。
用铅笔将页号书写在页面的右上角;背面有字的,页号写在背面的左上角;空白页不编页号。
第四步:填写卷内文件目录顺序号:指每份文件在卷内文件系统中的排列顺序号,即件号。
文号:文件的发文字号。
责任者:又称作者,即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人,亦即文件的署名者。
题名:即文件的标题。
一般应照实抄录。
(自拟题名,填写时外加“［］”。
)日期:即文件的形成时间。
页号:前面每件文件只填写第一页所在的号码,最后一件写出文件的起止页号。
文书档案的整理方法和步骤
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
永久：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
二、鉴定
确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
管。
立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
避免出现以下情况：
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即：
正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
有文件处理单的，放在最前面；
方针政策性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
文书档案整理(卷)方法
e文件没有标注日期，需要分析 该文件的内容、制成材料、格 式、字体以及各种标识，通过 对照等手段来考证和推断文件 的准确日期或近似日期，并据 此按年度合理归类；f、有些特 殊部门的工作可按跨年度分类。 如学校是以学年为单位进行工
作，形成的文件应按学年度分 类。
②划分机构（问题），即机构 （问题）分类法：a、按机构分 类，就是根据文件形成及处理 的承办科室（部门）对归档文 件分类，也就是把文件按科室
③每组文件是否保持文件之间 的有机联系，反映了立卷的特 征；④确定归档文件的保管期 限，检查每组文件的保管期限 是否一致；⑤检查每组文件数 量是否适当、符合装订要求。
⑷卷内文件排列
排列的顺序要遵循文件的形成
规律，保持文件之间的有机联 系。即就是把相同内容或密切 相关的文件集中排在一起。卷 内归档文件排列顺序做到：正 本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件 在后；转发文在前，被转发文 在后；复文在前，来文在后 （也就是批复在前，请示在
①卷内文件材料均以有书写内 容的页面编写页号，采取阿拉
伯数字从“1”开始依次逐页标 注。
②页号编写的位置：单面书写 的文件材料在其右上角编写页 号；双面书写的文件材料，正 面在其右上角，背面在其左上 角编写页号。
（5）编制卷内目录（样式附后） 和备考表
卷内文件目录
①卷内文件目录内容有：序号、 文号、责任者、文件题名、日 期、页号、备注。
如果文件没有题名或题名含义 不清，不能揭示或不能完全揭 示文件内容的，应根据文件内 容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“[ ]” 号填写在目录中。
e、日期：填写文件制发日期 （文件的落款时间），即应以
8位阿拉伯数字标注年月日，如 2005年3月21日，标注为 （20050321）或2005、3、21
律师业务档案卷宗(封面、目录、收案结案审批表、结案小结、卷内备考表)
律师业务档案卷宗(封面、目录、收案结案审批表、结案小结、卷内备考表)律师业务档案卷宗是律师事务所管理案件的重要工具。
下面是四种不同类型的卷宗。
律师业务档案卷宗（诉讼类）由律师事务所承办，律师负责处理。
该卷宗包含了当事人、对方、案由、审理的法院、收案日期、收案号、办理结果、归档日期、保存年限和档案号等信息。
律师应当对每个案件进行详细记录，以便在需要时进行查找。
律师业务档案卷宗（非诉讼类）同样由律师事务所承办，律师负责处理。
该卷宗包含了委托人、受托日期、办结日期、结果归档日期、保存年限、档案号、立卷人、卷内页数和备注等信息。
律师在处理非诉讼类案件时，同样需要对每个案件进行详细记录，以便日后查找。
卷宗目录是对各种类型的卷宗进行分类和编号的工具。
例如，民事（行政）案卷序号包括了律师事务所收案审批及利益冲突审查表、风险告知通知书、委托书、收费凭证、起诉状、保全申请书、阅卷笔录、当事人谈话笔录、调查材料、重大复杂疑难案件集体讨论记录、出庭通知书、庭审笔录、代理词、判决书、律师服务质量跟踪调查表、律师事务所结案审批表、办案小结和备考表等文件。
卷宗目录同样包括了刑事案卷、法律顾问卷和其他非诉讼法律事务卷的文件名称、序号、页码和备注等信息。
律师事务所应当对每个卷宗进行分类和编号，以便于管理和查找。
文件名称：律师事务所案件管理表格律师事务所案件管理表格包括以下内容：收案审批表、委托合同、收费凭证、与委托人谈话笔录、委托人提供的证据材料、调查材料、律师出具的法律意见或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等。
同时，还包括律师服务质量跟踪调查表和监督卡、律师事务所结案审批表、办案小结和备考表。
收案审批表包括案件类别、案由、委托人信息、对方当事人、管辖机关、案号、委托人电话、对方委托代理人、简要案情、争议标的额、应收费、有无利益冲突、拟收费等信息。
刑事案件或其他委托人与当事人不一致的情况需要在委托人栏内注明。
结案审批表包括收案时间、结案文书及编号、审级及结果、结案时间、办案小结、应收费、收费时间、部分收费理由、未收费理由、承办律师签名和主任审批意见等信息。
文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训实操手册(文书档案)北京市档案干部培训中心2014年文书档案整理方法一——以“卷”为单位的整理方法★文书档案按“卷”整理流程：⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。
第一步分类分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。
1.按年度分类文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。
⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。
⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。
⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。
如主要是总结就归入总结的针对年立卷。
主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。
⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。
⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。
⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。
2.按机构或问题分类分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。
3.按保管期限分类不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。
备考表问题
备考表问题作者：沧海一粟整理来源：《档案管理》2010年第01期zzia050406220：卷内备考表是为了说明卷内文件的整体状况的，新的整理规则施行以后，文书档案以件为单位进行整理，不再组卷。
那么，卷内备考表是不是也随着卷的结束而不再存在了呢?那么它原来发挥的作用如今又通过什么来发挥?是不是有新的替代?临溪羡鱼：《归档文件整理规则》要求：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明(填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况)、整理人(填写负责整理归档文件的人员姓名)、检查人(填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名)和日期(填写归档文件整理完毕的日期)。
在实践中，也有的地方直接将备考表印在档案盒上。
亓晓华：我认为盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件(如转发文与被转发文、请示与批示等各组成一件)的情况进行说明备注。
填写整理人是为了明确责任，在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。
检查人项目一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。
日期可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
但是据我了解，由于有些档案员对备考表的作用认识不够，个别档案员不放备考表或填写备考表时填写得不全，造成档案利用不便。
一井水：在归档文件整理系统中选择打印备考表一项，对于有情况需要说明的，需要在打印之前输入微机，然后选择打印备考表；如果没有需要说明的情况，填写上本盒共几件，从××××件至××××件，保管期限为××，整理人×××，检查人×××，归档时间×年×月×日(用阿拉伯数字表示)，选择打印，即可打印出备考表。
zzia050406220：在原来规则指导下整理的时候，组卷后要进行装订，卷内文件的次序是被固定的，或者说不容易被抽出或者替换。