行政秘书与公文写作

不多头主送、不抄送下级；
重大事项经同意授权、职权范围内直接报送；
不原文转报；
一文一事、报告不夹带请示事项；
不主送个人、不个人报送；
必要时抄送另一上级。
4 ．下行文规则
重要行文同时抄送直接上级；
办公厅（室）根据授权行文；
其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令；
相关部门行文原则；
（二）内容不同
决议：有关全局性，原则性的重大问题
（三）格式不同
公告：向国内外宣布：重要事项或法定事项。
特点：发布内容重要、发布范围广、发文机关级别高
通告
在一定范围内公布应遵守或周知的事项。
特点： 1、内容具体，业务性强 2、多有执行要求
3、有限制的行文对象 4、广泛的发文机关5、独特的发布形式
从获得的材料中分析归纳出主旨
主旨的提炼：
对抽象材料的概括提炼，理清抽象材料的层次，每一个层次用1、2句话概括，再将其归纳起来
对具体材料主旨的概括提炼，对具体事实分析、概括深层次含义
主旨的要求
1.正确：符合法律，法规及其它有关规定。符合社会发展规律，和人民的根本利益、完整准确体现发文机关意图
文件：上级下发、下级呈报、不相隶属单位制发
本单位的工作情况
材料的选择使用
选择原则：
围绕主旨选择材料：突出主旨、适当取舍，剪裁
选择真实的材料
选择典型材料：最有代表性、说服力、能揭示事物本质特征规律
选择新颖的材料：人无我有、人有我新、人新我特
选择适合文种的材料
材料的运用
分析综合，寻找联系
（四）奖惩性决定的写法
奖惩事实、分析评价、决定内容、希望要求
⑴ 表彰决定：
事实
分析评价：意义、精神、品质
⑵ 处分决定：
事实：身份等基本情况、事实、
分析评价：性质、 原因、教训
命令、决定、通报
2.根据成绩贡献大小或违法违纪的严重程度
3.发文的侧重点
决定：重在处置
通报：重在宣传教育及警示
标题写法：
决定：含处置性动词
通报：一般不使用处置性动词，而是指出事实、现象
写作内容共同处：概述事实、分析和评价、决定、希望和号召
三、决定的内容与写法
（一）标题 发文字号 题注
特点:内容的政策性、作者的法定性、执行的权威性、文本的规范化、流通的程序化
作用：规范行为、领导管理、联系沟通、凭证依据、考核尺度
三、党政公文有几种格式，概括每一种格式的异同；
四、党政公文的文件式格式
五、行文规则
1 ．行文必要、实效原则
2 ．行文关系原则，一般不得越级
3 ．上行文规则：
（三）注意真实性
（四）评述有据，用语有度
决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。
决定与决议的异同：
一、相同点：都是决策性文种，都是上级机关对重要事项或重要工作作出决策和安排，都要求下级机关贯彻执行。
二、不同点
（一）产生的形式不同：决议产生于会议，所要贯彻的决策思想，是经法定会议。决定不一定
命令——是适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员的公文。
决定——是适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。
通报——是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的公文。
区分：
1.命令使用权限：全国人民代表大会常务委员会、委员长，国家主席，国务院和国务院总理，国务院各部委及其部长、主任，地方各级人民政府和各级人民代表大会
时间、空间、时空/纵横交错、并列、递进、总分
过渡和照应
方法：词语、句子、段落、小标题、序数、表格
照应：首尾，文题、内容
开头和结尾
八、公文主要文种的内容、写法和要求，以及相近文书写作上的异同，如决定与决议；公告与通告；公报与公告；通知与通告；请示与报告；请批函与请示；复函与批复；
会议内容：要讨论和解决的问题
会议安排：开会的时间、地点，报到的时间、地点及有关事项
与会要求：人数、资格、需带的材料和文件
通知与通告的区别：限定的范围和对象不同、作用不同、保密要求不同
报告
下级向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问所使用的公文。（上行文）
类型
㈠按内容的含量分 综合性报告、专题性报告
函的写法
（一）标题
1、发文机关 + 事由 + 文种
2、发文机关 + 事由 + 复函对象 +文种
（二）发文字号
（三）主送机关
（四）正文
1、 缘由 ：原因 、目的 、依据
复函原由的一般写法：某单位某日某字号的函收悉
2、 事项：内容——要求：清楚、具体、明确、扼要
3、 答复报告：有针对性地回答。
㈤结尾：习惯用语
二、写作要求
1、点面结合，详略适宜
2、以陈述为主，提出必要看法
3、适时应需发文
4、报告中不能夹带请示事项
请示：下级向上级请求指示、批准事项的公文。
类型：请求解答、请求批准、请求批转
标题：发文机关 + 事由 + 文种
抽象概括，揭示规律
点面并重，有机组合
合理安排，和谐组织：先亮观点，后举材料；先举材料，后亮观点；边举材料，边亮观点
结构
标题
层次和段落
过渡和照应
开头和结尾
安排段落的方法：
段旨式：段首用一句话概括全段内容，然后围绕段旨展开
条项式：每个段落前标上序号（典型：法规性公文）
安排层次的方法：
注意：
1、不能把“请示”写成“报告”
2、不能把“请示”写成“请示报告”
3、标题事由一般不要重复出现“申请”、“请求”之类词语
主送机关：容易出现的错误：多头主送、越级主送、直呈领导者个人
正文：请示缘由：理由、依据（说明重要性、必要性、可行性）
要求：有理有据、实事求是、具体、明白
内容 回复商洽 答复请示
对象 （平级机关） 隶属下级
不相隶属单位
行文方向 平行 下行
分类
从用途分：问答函、商洽函、请批、 批答函
从行文方向分：去函、复函
从文面规格分：公函、便函
提出贯彻要求
二）指示性通知的写法
缘由：原因、依据、意义、目的
事项：具体工作或某项活动
如何进行（意见、措施、办法）
提出希望和要求
结尾：惯用语结尾，或无结尾
（三）会议通知的写法
开会原因：根据、目的、意义、背景
㈢ 缘由（导语）：背景、根据、目的、中心内容
要求：简明扼要、开宗明义
报告的事项（核心）
1、 工作报告：基本情况、采取的措施、主要成绩、经验体会、失误和教训、今后设想等。
2、 情况报告：发生原因，过程，造成的损失、危害、影响等情况，看法和分析、处理意见，同时还要总结教训，提出防范措施等。或反映对上级决策和部署的执行情况。
2.鲜明：观点明确
主旨表示方法：直白显露、标题点旨、篇首明旨、层首显旨、段首显旨、呼应显旨、转换显旨、卒章显旨
3.集中
材料：搜集、积累的事实或依据（素材、原始）经选择而写进文章中，作为文章内容
材料作用：
确立并形成主旨的基础
表现主旨的支柱
公文材料的表现形态
法律、法规、规章
党的方针政策
（二）主送机关
写：向特定范围公布的决定；
不写：普发性决定
（三）正文：原由、事项、结尾
缘由：依据、理由（目的、意义、背景）
事项：决定的具体内容
结尾：不写
写：希望
发文办理：复核、登记、印制、核发。
整理归档：《条例》26-37条“公文管理”
七、主旨、材料、结构、表达方式、语言及要求；
主旨：通过文书内容表达出来的中心思想或基本观点。它是作者制发文书的目的和对所处理事物的意见和看法
主旨的确立途径：
根据单位领导的受益确立主旨
根据上级指示精神结合自身工作实际确立主旨
恰当评价 指出危害 （详写）
表彰决定 处理决定（无） 分析（原因、危害）
结尾 提出号召 提出要求 提出指导性意见
(三)、通报的注意事项：
（一）注意时效性
（二）注意指导性(针对性)
（二）请示事项：具体问题和事情（要有可行性、可操作性）
要求：明确、具体
（三）请示要求：习惯用语
四、写作要求
请示与报告的区别
目的不同、性质不同、制作时间不同、内容含量不同、结尾形式不同
批复：批复是用于答复下级机关请示事项的公文。（下行文）
二、特点：被动性、针对性、权威性
二、批复的写作
函：是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。（平行文）
请批函与请的区别
函 请示
内容 机关业务 不限于业务
四、通报正文的写法
表彰性通报 批评性通报 情况通报
原由 叙述先进事迹 叙述错误事实 概述主要内容
（概述） （概述） （略写）
事项 揭示意义 分析原因 陈述具体情况
对象 （平行机关） 隶属上级
不相隶属机关
（业务主管单位）
答复 函（复函） 批复
复函和批复的区别
复函 批复
㈡按内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告
情况报告与工作报告的区别：