时间管理秘诀

不重要的 事
3 rd 馬上處理 盡快完成
4 th 暫不處理 有空完成
當第二象限擴大，第一象限也將相對降低
達成組織的目標永遠是我們工作優先次序的基礎！
Time Killers来自百度文库
什麼是Time Killers？
常見Time Killers 大類型
Interruptions (telephone and drop-in visitors)
將多數時間花在高度優先處理的項目上，使 效能提昇
排訂優先順序的三個問題 哪些事件可以被安排？ 哪些事件我們可以掌握？ 優先專注於您可以掌握的項目
排定你的優先順序
緊迫的事
停電/天災/重傷害急救 顧客抱怨/突發狀況 有期限的專案計劃 重要的事 設備故障,臨時緊急會議 講師臨時不能來
不緊迫的事
計劃研擬/重要報告 專業技能之提升 部門人才培育/OJT 內外部客戶關係建立 健康檢查/盤點&帳務正確
而階段與任務是由不同角色扮演來 達成
各種角色藉由不同的事件來詮釋
而“事件” 就是由時間串接而成
=> 所以時間管理就是「人生事件」的 管理, 也是您人生的管理
人生金字塔
Gift/ Interest/ Requirement
Goal/ Priority Role Event
Time Management
Shifting Priorities Lack of goals, alignment, priorities, and
planning Attempting too much and inability to say
no Personal disorganization Lack of self-discipline
柏拉圖原理應用
運用柏拉圖原理的三個問題
請問您是否清楚組織要達成的目標？ 請問您是否清楚在您達成目標下有哪些重要
且關鍵的活動？ 請問您可以如何調整並重新安排您的時間，
將更多時間投入在關鍵重要活動上？
排定你的優先順序
Why How What
運用優先順序將幫助您 確認您需優先考慮並集中精力的重要活動
Why How What
計劃 – 善用計劃的五個問題
- 我的工作目標是什麼 - 為了達成目標我需要做什麼 - 順序與重要性是什麼 - 我需要多少時間 - 我該如何分配與使用我的時間
計劃
目標的基本原則-SMART
S- Specific
目標明確化
M- Measurable
可衡量的
A- Achievable
可達成的
R- Related
符合實際的
T- Time Bound
有時間限制的
計劃篇
想到就記 依照輕重訂定緩急 擅用工作效率最高的時間 擅用零碎時間 先了解自己在不在意
文字
STEP4 文字
STEP3 文字
STEP2 文字
STEP1 文字
時間的省思？
時間的省思？
Why How What
拼圖活動
– 請以小組為單位將您桌上的拼圖從”拼圖的背面” 完成活動
– Time: 3 min – 請勿翻成正面
時間的省思？
Why How What
拼圖活動
– 請您將拼圖重新打散，並以”拼圖正面”完成活 動
Time Killers 改善計劃
Time
原因
Killer
具體改善方法
需要協助之處
10 mines
計劃
什麼是計劃？ 我為什麼要計劃？
Why How What
計劃
計劃是你現在與未來想要達到目標間的連結 當你專注於你的目標，計劃將協助你達到終點 所以計劃就是你必須定義出達到這些目標下
– 要做什麼？ – 誰來做？ – 何時做？
Why How What
柏拉圖原理-80/20法則
Why How What
柏拉圖原理將協助我們，將大多數時間投 入在能帶來更高回報的工作上，結果
=> 生產力提高，工作量降低
柏拉圖原理
運用柏拉圖原理的三個步驟
確認要達成的目標 確認達成目標下的關鍵重要活動 重新安排時間，將更多時間投入在關鍵重要活動上
時間管理
-實現您人生與工作目標的管理秘訣-
課程目標
瞭解時間管理的價值 學習做好時間管理應具備的方法
– 柏拉圖法則 – 安排事情的優先順序 – Time Killers
學習時間管理的操作手法與技巧
– 計劃/目標 – 週計劃/日任務/日行程
時間的定義？
時間的定義？
人生是由不同時期的階段與任務組 合而成
柏拉圖原理
Why How What
如果您每天都很忙，您是否真正清楚您在忙什 麼？我真的需要這麼忙嗎？我所投入的時間與 回收是否成正比？
慌v.s. 忙 v.s.充實
柏拉圖
Why How What
義大利經濟學家Pareto 柏拉圖分析是以80:20原理進行重點分析的圖表
柏拉圖原理
Work Hard v.s. Work Smart 事倍功半 v.s. 事半功倍 效率 v.s. 效能 用心 v.s. 用力
– Time: 3 min
時間的省思？
兩次活動有何不同？如果應用在時間管理上 您有什麼發現？
時間的省思？
時間管理就像生命中的地圖，讓我們不會失去方向； 當務之急，從現在開始做好規劃
時間管理是您對生命的掌握 時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用
時間: 時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之 外，另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做 時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性: 時間管理 最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提醒與指 引 時間有限，學習經營有限時間下的品質 用心做事 v.s. 用力做事
固定處理 謹慎完成
4 th
暫不處理 有空完成
排定你的優先順序
排定優先順序的策略
緊迫的事
不緊迫的 事
接受無法掌握的事件 (第一象限) 專注並擴大於您可以掌握事件
– 擴大第二象限活動
1 st 重要的事 立刻處理
用心完成
2 nd 固定處理 謹慎完成
– 減少第三與第四象限的活動
–
嘗試3D手法
(Delay→Delegate→Delete)
干擾電話 不速之客到訪 會議之出/列席 不重要的事 無謂的請託 臨時的邀約
過多交際/聊天 日常文件之處理 連絡電話/垃圾email 個人嗜好的沈迷
緊急不等於重要…但緊急會擾亂優先次序！
排定你的優先順序
緊迫的事
重要的事 不重要的事
1 st
立刻處理 用心完成
3 rd
馬上處理 盡快完成
不緊迫的事
2 nd