重要往来函件如何投递和签收
ems函件寄送流程
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公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
一封信的投递步骤
一封信的投递步骤写信人→投递到邮筒→第一个当地的邮件收集人→送到邮局进行分派（有的地方是人为的分派,有的地方是电脑按邮编来分派）→第二个当地邮件分发员送到收件人的邮车→到达当地（第一级城市）→第一个当地收件人→送到当地邮局进行分地区（二级城市）→在按照前面的方式,一直到地址所在的等级城市→邮递员开始上面投递；工作人员按照信封上写的地址,收信人和联系人电话，送到收信人的单位或者家中→收件人。
扩展资料：注意事项：1、在信封的第一行写收信人的地址。
字迹要工整，地名要详细。
写地名要由省、市、县，一直写到区、街和门牌号码。
如果是给农村写信，还要写上乡名和村名。
信封的左上角画着六个方格，应在里面填上收信人的邮政编码。
2、在信封的第二行中间写收信人的姓名。
可以根据收信人的身份，在名字后面写“同志收”或“先生（女士）收”等，此处应避免写称谓，如，不宜写“爷爷收”。
3、在信封的第三行写上寄信人的地址和姓名。
应在信封的右下角填上寄信人的邮政编码，信件万一出现投递困难的情况，邮局可以凭借这些信息，迅速地把信退还给寄信人。
4、信封正面距右边55毫米至160毫米、距底边20毫米以下的区域是条码打印区，不要在这个区域里写字或署名，以免影响投递。
5、信封上的字不能用铅笔写，以防模糊不清；更不能用红笔写，因为这是不礼貌的行为。
6、托人转交的信，在信封上要写“面交”“烦交”等字样，在信封第三行的后半行上，写“×托”或“×拜托”就可以了。
参考资料：百度百科—书信百度百科—寄信有那位知道邮政系统在寄一封信时要经过那些过程。
分别要经过投递，当地分拣，运输，目的地分拣，投送等步骤，详细如下写信人→投递到邮筒→第一个当地的邮件收集人→送到邮局进行分派（有的地方是人为的分派，有的地方是电脑按邮编来分派）→第二个当地邮件分发员送到收件人的邮车→到达当地（第一级城市）→第一个当地收件人→送到当地邮局进行分地区（二级城市）→在按照前面的方式，一直到你所在的等级城市→邮递员开始上面投递→收件人一封信如何寄出去?写信，贴邮票，放到信筒,然后邮局工作人员开箱，销票后交封发部门，封发部门很据邮政编码进行进行分拣，再通过邮政运输部门到达邮件的寄达地邮局，寄达地邮局在进行分拣，分拣后交所在地邮局，所在地邮局再根据投递段道交投递员进行投递到收件人手中。
办公室内部函件、邮件函处理规范
办公室内部往来函件、邮件处理规范作为整个集团的行政办公机构，总裁办每天都会通过各种渠道（主要是邮件、函件等）接触到大量信息。
只有将这些信息及时、合理、高效的进行处理才能避免信息阻塞，确保办公室工作顺畅、规范、有序的进行。
一、函件处理要求（一）来函处理１．办公室的来函包括各种信件、传真、报刊、杂志、集团内部发文、集团有关领导和部门交请总裁阅示或需要本部门协调办理的文件等。
２．秘书对流入本部门的函件要及时、有效的处理，当天收到当天拆启，当天处理，最迟不得超过第二日上午１０：00。
报纸每天为总裁更换一次，刊物和内部报表、文件等即收即交总裁阅读。
３．秘书拆启信件时要在《收文登记表》中进行登记，然后根据情况将其按直接交领导阅处、请办公室主任拟办和自处三种方式进行处理。
４．对于一些宣传、推销或与集团业务关系不大的函件可由秘书自处，不必交由办公室主任审核。
５．对于一些需要办公室回复或是转给其他部门处理的一般性函件，秘书应在收文登记表中填写处理方法和处理情况，便于提醒秘书及时回复和留查备用。
６．对于一些需要请示相关领导或是需要与其他部门协同处理的重要文件，除填写收文登记表以外还要填写《收文处理专用单》转呈办公室主任出具拟办意见。
办公室主任收到文件后，应在４小时内出具拟办意见，秘书有权对办公室主任的拟办工作进行督办。
出具拟办意见后的文件，秘书应按批示内容立即向有关部门分转，最迟不得超过４小时，并在收文登记表中按规定项目做好记录。
７．对于出具拟办意见和领导批示交由有关部门或领导办理的函件，秘书应做好记录，记清要求，负责督办处理，以保证所批事项落到实处。
８．交由领导直接阅示的文件，秘书应对文件处理的时间要求、出处及相关背景资料等进行了解后再呈领导阅知。
不明出处或意图掌握不清的函件不能直送领导处理。
９．各部门报请总裁签批文件、票据时应在审批签收单上登记，秘书负责监督并将待签文件、票据进行整理、编号、贴条，统一置于“待批文件夹”内，三天向总裁呈报一次。
重要文件传达和签订流程说明
重要文件传达和签订流程说明在现代社会，正式的文件传达和签订流程对于保证企业和组织的正常运转至关重要。
本文将为您介绍重要文件传达和签订的流程说明，帮助您更好地理解和应用这一流程。
2.传达重要文件在传达重要文件时，需要遵循以下步骤：2.1准备文件准备需要传达的重要文件。
确保文件内容清晰明了，并使用易于理解的语言编写。
确认文件的完整性和准确性，以免在传达过程中出现误解或遗漏。
2.2选择传达方式根据文件的重要性和紧急程度，选择适当的传达方式。
常见的传达方式包括邮寄、电子邮件、传真、传真件、电话和会议等。
在选择传达方式时，要考虑到接收方的便利性和及时性。
2.3写明传达目的和接收方在传达文件时，需要明确传达的目的和接收方。
这样可以确保文件传达的针对性和有效性。
在传达目的中，可以简要说明文件的内容和对接方的要求。
2.4添加传达附件和确认函如果有相关的附件需要传达，确保附件的完整性和正确性，并在传达时明确指出。
另外，如果需要对文件的接收和签订进行确认，可以附上相应的确认函，并要求接收方及时回复确认。
2.5保存传达记录为了便于追溯和查证，务必在传达过程中保留相应的传达记录。
这包括传达的日期、方式、内容和接收方等信息。
保存传达的证据，如邮寄回执、传真确认等。
3.签订重要文件在签订重要文件时，需要遵循以下步骤：3.1准备签订文件准备需要签订的重要文件。
确认文件内容与之前传达的一致，并保证文件的完整性和准确性。
如果有必要，在文件中明确约定相关的条款和条件。
3.2确定签订人员根据文件内容和影响范围，确定签订人员。
签订人员应具备相应的职权和授权，并了解文件的内容和约定。
在确定签订人员时，要充分考虑其职位和职责，以保证签订的有效性。
3.3签署文件签订文件时，签订人员应认真阅读文件的内容，并在适当的位置签署姓名和职位。
如果需要，在签名的旁边注明签署日期。
可以鼓励签订人员在文件上留下个人意见或建议，以提高对文件内容的理解和共识。
对外函件管理办法
对外函件管理办法FX/QG-FW 201505-05第一章总则第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性，防范法律风险，维护公司的合法权益，制定本办法。
第二条本办法所称对外函件，指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。
第三条本办法适用下列对外函件：1.政府职能部门往来文函：一类：不涉及权利义务的文函；关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告；二类：除一类函件外的，费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函；三类：对行政处罚的回复、答辩、申诉等；2.司法文书：一类：司法文书的签收及送达；二类：所有司法文书及相关请示报告、情况说明；3.客户往来文函：一类：按集团规定范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等；对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复；二类：楼书、要约（招商）书；广告推广资料；客户索赔事件。
三类：非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。
4.合同相对方往来文函：一类：一般工作联系函，如通知、催告函、知会函、邀请函等；二类：我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函；合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）；中介机构鉴定文书等。
5.各类外部委托、授权文书。
第二章收函、发函及复函第一条职责（一）综合部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。
（二）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。
（三）法务中心：审查函件，出具法律意见。
（四）子公司董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。
邮件(信函)收发管理制度
台州大丰机电有限公司邮件（信函）收发管理制度为加强公司邮件（信函）的管理，规范收发流程，提高办事效率，特制定本制度。
一、邮件（信函）的收发1.公司门卫负责接收外界寄到公司的所有邮件（信函）。
有具体收件人的，门卫直接交与收件人并进行签收登记，无具体收件人的，门卫统一交到行政部，由行政部分选后再交与相关职能部门人员，接收人员也需进行签收登记;2.公司重要邮件（信函）由公司董事长、总经理亲自签收，非重要邮件（信函）注明是董事长、总经理签收的，在董事长、总经理不在公司的情况下，由公司负责人签收处理；3.当收件人不在本岗位时，可由其同事代理签收，签收人应及时与收件人取得联系并告知邮件（信函）情况，未经收件人许可，签收人不得私自拆封收件人的邮件（信函）；4.寄出邮件（信函）需经主管领导批准，涉及到公司机密邮件（信函）的需上报公司总经理批准，任何人不准寄发与工作无关的邮件(信函);5.寄出邮件（信函）后应及时与收件人联系其是否收到，如因邮件在途中遗失的，要采取补寄措施，不得因邮件（信函）遗失而耽误工作；6.公司电子邮箱（dafon@）由行政部进行管理，如有客户发送电子邮件，行政部应及时查询并向收件人报告。
二、工作责任1.收件人必须进行邮件（信函）签收登记，如因个人原因造成邮件(信函)丢失的,要等价赔偿;2.代他人签收的邮件（信函）要注意妥善保管,如造成丢失，由当事人负责赔偿；3.未经收件人许可,不准私自拆封邮件（信函）,不准泄漏公司的商业机密，违者按公司管理制度进行处罚；三、其他本制度自公布之日起实施。
台州大丰机电有限公司二00七年七月三日台州大丰机电有限公司邮件（信函）签收登记表台州大丰机电有限公司文件处理批示单。
信函收发管理制度
信函收发管理制度为了规范公司内部收发信函的管理，提高工作效率和保障信息安全，我们制定了以下收发管理制度，希望能够得到大家的认可和遵守。
一、信函的分类和编号所有公司内部和外部的信函都需要经过分类和编号。
首先根据信函的内容和用途进行分类，比如日常工作信函、重要文件传递、公司合作协议等。
然后根据分类给信函编号，方便查阅和管理。
二、信函的撰写格式和规范公司内部和外部的信函都需要遵循一定的撰写格式和规范。
比如，信函的标题要简短明了，内容要清晰准确，格式要整齐美观。
并且需要在信函上标注发件人、收件人、日期、编号等信息。
三、信函的流转和审批所有公司内部和外部的信函都需要经过流转和审批。
发件人将信函交给相关部门负责人审批后再发送出去。
对于公司外部的信函，需要经过领导审批后才能发送。
四、信函的归档和存储所有的公司内部和外部信函都需要进行归档和存储。
在公司内部，可以按照时间和类别进行归档存储。
在公司外部，需要妥善保管合作协议和重要文件，做好备份和防火防盗工作。
五、信函的保密和安全公司内部和外部的信函都需要做好保密和安全工作。
对于涉密信息，需要加密传输和存储，严格控制查阅权限。
另外，对于重要文件的传递和签收，需要做好记录和追踪。
六、信函的传输方式和工具公司内部和外部的信函传输可以通过传统的纸质方式，也可以通过电子邮件、办公通讯工具等现代化方式。
但无论采用何种方式，都需要保证快捷准确。
七、信函的审批权限和责任公司内部和外部的信函审批权限需要规范化和明确。
对于不同级别的信函，需要明确责任人和审批级别，并且建立审批记录和责任追究制度。
八、信函的监督和考核公司内部和外部的信函需要进行监督和考核。
对于发件人和审批人，需要定期进行信函管理培训，提高管理水平和工作效率。
并且建立绩效考核制度，激励优秀管理者和惩戒违规行为。
以上就是我们公司的信函收发管理制度，希望大家能够认真遵守，共同维护公司的正常运转和信息安全。
如果大家有任何意见或建议，欢迎随时向管理部门反馈。
邮政业务处理规则与投递操作规程
何春莹
一、邮政通信概述
邮政通信企业性质 邮政通信企业生产特点 邮政通信企业的服务方针 邮政通信生产过程
1、邮政通信企业性质
邮政是国家开办并直接管理的， 利用运输工具以传递实物载体的信 息为主的通信行业。是全民所有制 的公用企业。
邮政通信企业不直接生产具有使 用价值的某种物质产品，而是通过 信息（邮件）产生通信效用。
加强自身建设，增强个人的休养。202 0年12 月3日上 午6时5 0分20. 12.320. 12.3
扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年12 月3日星 期四上 午6时5 0分29 秒06:50:2920.1 2.3
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 2月上 午6时50 分20.1 2.306:5 0December 3, 2020
3．自查：平挂邮件 4．出班：（1）填写工作量记录（2）装 包（3）检查桌面、抽屉、格口、地面（4） 出班
十四、外部投递作业操作规程
外部作业投交程序：一挂二平（信、刷）。 1． 机关大户邮件的投交：（1）投交
挂号、复核，收发人员查验盖章。（2） 投交平信、复核，逐件点交。
2、居民户的投交：按址投递喊全名， 不捎转，点交复核章签全，代收关系批 注清。
（五）投递邮件清单收发章盖在下边方 格内，左下角对齐。没有印章时，签收 字迹要工整。代收的在备注栏内批注关 系。
（ 六 ） 未 投 妥 邮 件 ， 要 粘 贴 “ 再 投”“改退”批条，注明原因交指定人 员处理。
（七） 领取和投交给据邮件时要执行点 交复核制度。
（八） 如下日工休，下班时要和相关人 员办好移交手续。
10、代投要协议
邮政投递通信纪律与邮件保 密安全的“十要”、“十不准”
工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项
工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项一、工程函件(一)需要发函的几种情形1．催告对方履行义务。
如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料价格，催甲方尽快审核结算书，催监理方或甲方进行验收等。
2．向对方提出意见、异议、建议。
如对甲方的指令提出不同意见，对甲方函件有异议，或对监理工作、监理发文有意见等。
3．向对方提出请求、要求。
如请求甲方给予支持，提前支付工程款，请求监理给予工作指导等。
4．向上级或主管部门汇报工作。
如向上级公司汇报近期工作安排，向主管部门汇报工作等。
(二)几种主要函件的写法1．催款函。
催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，在建设工程中比较常见。
首先，应注意函件名称要一目了然，应能准确反映函件内容，如“请尽快支付2007年5月进度款的函”，“请尽快支付工程款的函”；其次，函件内容要简练明确，应写明应支付时间、应支付的金额和应支付依据，如“根据合同约定，贵司应在年月日前支付上月进度款元，但贵司至今未支付”；再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄，建议可视情况写上催款过程，如“我司已于月日、月日发函至贵司催促”，如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等；最后，要注意把握函件的语气，在双方关系比较良好的情况下，要注意催款函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。
2．催结算函。
催结算函是用来催促甲方审核结算的函件，在建设工程中也比较常见。
写催结算函应注意：首先，发函要及时，当发现甲方在约定的结算期限内没有完成时，应立即发催结算函；其次，内容要全面，函中应对送审时间、送审价格描述清楚，如“年月日我司将结算书送交贵司，送审价元”，如己进行部分审价，则应对部分审价过程也作个描述；最后，观点要明确，应写明审价时限及依据，指出对方己违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方按送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。
商函邮件操作流程
商函邮件操作流程商函邮件在邮政投递生产子系统的操作流程图如下：如上图所示，商函邮件的处理流程大致与其他的给据邮件的处理流程相同。
但是，商函邮件分为两种：商函给据（901）和商函平信（900），它们的处理会有所差别。
具体的操作流程如下：1.商函邮件接收在接收邮件时，商函邮件必须先接收商函的总包信息，然后才能接收商函的散件信息，进入“1.邮件接收-- 5.商函总包信息接收“模块，如下图所示：可输入封发日期或者不输入，然后按F2查询待接收的总包信息，具体的操作方法见“邮政投递信息系统操作手册-投递部生产部分.doc”；接收完总包信息后，进入“1.邮件接收- 6.商函邮件接收”模块，如下图所示：根据接收的总包信息来查询和接收该总包的散件信息。
具体的操作方法见“邮政投递信息系统操作手册-投递部生产部分.doc”。
2.邮件下段对于未下段的商函邮件，与其他给据邮件一样可到邮件下段模块进行下段操作。
3.平衡合拢处理商函给据邮件与其它给据邮件一样参与平衡合拢并打印投递清单，商函平信不与平衡合拢处理，可直接出班投递。
4.归班处理商函给据邮件与其它给据邮件一样需要进行归班登记，即“5.归班处理-→1.归班登记”，所做的处理和其他给据邮件一样。
商函平信不需要进行归班登记，但是，如果商函平信有做转，退，转窗投，以及妥投但需要修改投递段的要做商函平信的反馈操作，即“5.归班处理→7.商函平信反馈”，如下图所示：具体的操作方法见“邮政投递信息系统操作手册-投递部生产部分.doc”在归班登记或者在商函邮件的进口分拣时发现商函的地址是不正确的，可以在“3.邮件下段→4.商函邮件改址”模块，对地址进行修改（商函平信和商函给据都可以进行改址操作），如下图所示：系统会将所修改的地址反馈给商函系统。
具体的操作方法见“邮政投递信息系统操作手册-投递部生产部分.doc”。
5.平衡扎帐在归班处理完成后，可以对商函邮件进行平衡扎帐处理。
在“5.归班登记→8.平衡扎帐”中，商函的邮件会按种类（即商函给据和商函平信）出现在平衡扎帐表中。
收发函件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为规范本单位的收发工作，确保函件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位所有函件的收发、传递和处理工作。
第三条收发函件工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保函件在最短时间内送达收件人。
2. 准确性：确保函件内容完整、准确无误。
3. 安全性：确保函件在传递过程中不被遗失、损坏或泄露。
4. 规范性：严格按照函件收发流程和格式进行操作。
第二章收发机构与职责第四条本单位设立收发室，负责函件的收发工作。
第五条收发室职责：1. 负责接收和发送各类函件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
2. 负责函件的登记、分拣、传递、投递等工作。
3. 负责函件的安全保管，防止遗失、损坏或泄露。
4. 定期对函件进行整理、归档。
5. 完成领导交办的其他相关工作。
第三章函件接收第六条函件接收流程：1. 函件送达收发室后，收发员应认真核对函件内容，确认无误后进行登记。
2. 登记内容包括函件名称、发件单位、收件单位、日期、件数、密级等。
3. 对于需要保密的函件，收发员应采取保密措施，确保函件安全。
4. 收发员应及时将函件分拣至对应部门或个人。
第四章函件发送第七条函件发送流程：1. 发件部门或个人将函件送至收发室，并注明收件单位、个人及联系方式。
2. 收发员对函件进行审核，确保内容完整、准确无误。
3. 对于需要保密的函件，收发员应采取保密措施。
4. 收发员根据函件性质和紧急程度，选择合适的传递方式，如快递、专人送达等。
5. 发送完毕后，收发员应在函件登记簿上注明发送时间、方式及接收人签名。
第五章函件传递第八条函件传递方式：1. 内部函件：通过内部传递渠道，如快递、专人送达等。
2. 外部函件：通过邮政、快递等外部传递渠道。
第九条函件传递要求：1. 传递过程中应确保函件安全，防止遗失、损坏或泄露。
2. 传递人员应遵守交通规则，确保传递速度。
3. 对于紧急函件，应优先传递。
第六章函件投递第十条函件投递流程：1. 收发员将函件送至收件部门或个人。
信件、快递收件流程图
公司信件、快递收发管理办法为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本办法。
一、适用范围本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。
二、流程具体：I、收件管理：（1）公司快递收取形式：前台收取快递时间为周一到周五上班时间；如遇周六，值班人员需代替前台收取保管货物和底单。
并在下周周一时告知前台。
（2）快递由前台统一接收（前台不在其位时由行政部经理代接收）。
同时前台检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。
（3）前台确认签收后，将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。
若收件人当时不在公司，前台需电话通知收件人，以免耽误公务。
（4）遇到付费快递，前台应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。
前台应保留好单据，并计入公司快递费用。
前台不负责垫付任何到付费用。
（5）前台应妥善保留好相关记录。
II、发件管理（1）公司发件时间：快递发放时间为周一至周五每日9：00~17：00之间。
如遇周六发件的在周五17：00前告知前台并登记，物品由值班人员保管并发递。
（2）发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到前台并详细填写《信件、快递发件登记表》。
未经登记、错误登记、拒绝登记及登记不全者，快递费用及后果由其发货人承担，不计入公司快递费用报销中。
（3）前台填写快递单并电话通知快递公司取件，并妥善保留好相关单据，并把单号告诉发货人，由发货人自行跟踪。
（4）底单按月份与登记表一同保存；月底结算快递费用。
前台负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部进行支付。
本流程自发布之日起实行。
文件的递交与接收要求
文件的递交与接收要求在法律领域的实践中，文件的递交与接收是一项至关重要的程序。
不仅需要确保文件能够准确地送达给相应的人员或机构，还需要保证递交和接收过程的可追溯性和法律效力。
在本文中，我将探讨文件递交与接收的要求，包括递交方式、准备工作和相关注意事项。
一、文件递交的方式根据不同情况和需要，文件的递交方式可有多种选择。
以下是几种常见的递交方式：1. 邮寄递交：通过邮局或专业快递公司将文件发送给目标收件人。
在邮寄递交时，需要确保文件封装完好，采用适当的隐私保护措施，并选择可追溯性较强的邮寄服务。
2. 电子邮件递交：通过电子邮件将电子文件以附件形式发送给收件人。
在使用电子邮件递交时，应注意文件的大小限制、合法性和安全性，并在需要时使用加密或密码保护功能。
3. 传真递交：通过传真机将文件以纸质形式传输给收件人。
在传真递交前，应确认传真号码的准确性，并保证传真设备的正常操作和传输质量。
4. 亲自递交：将文件亲自交到指定位置或收件人手中。
这种递交方式通常用于重要文件或需要求得即时确认的情况。
在亲自递交时，应确保递交手续的合法性，并保留相关证据以备查验。
二、递交与接收的准备工作为了确保文件递交和接收的顺利进行，以下几个方面需要事先做好准备：1. 文件整理：在递交文件之前，需要对文件进行必要的整理和归档，确保文件的完整性和条理性。
如果需要，可以编制清单或附有说明的备忘录，以便于收件人更好地理解文件内容。
2. 权限确认：在确认要递交的文件时，需要核实收件人的身份和权限。
确保将文件送达给合适的收件人，并遵循相关的法律规定和程序。
3. 时间安排：根据文件的紧急程度和递交的时间要求，合理制定时间安排。
确保文件能够按时递交，并在需要时提前与收件人协商和安排好递交时间。
4. 相关证明文件：根据需要，可能需要附上相关的证明文件或声明，以增加递交文件的合法性和可信度。
三、注意事项在文件的递交与接收过程中，还需要注意以下几点：1. 确认接收：递交文件后，应及时与收件人联系并确认文件已被成功接收。
发函指引
书面通知形式取证指引一、在合同履行过程中向对方发出重要函件应由对方授权代表签收，对方拒绝签收时，为留取证据，由合同履行部门采用特快专递的方式邮寄送达。
二、特快专递送达应使用中国邮政的“特快专递”业务（即EMS），不宜使用其它民营速递业务。
三、特快专递邮件详情单的填写要求：1、寄件人详情：（1）我方单位名称应填写全称，地址应准确，寄件人应当填写全名并填写有效的联系电话，确保对方及邮递信息的联系和反馈。
（2）寄件人应当在交寄时签名并注明邮寄时间。
2、在“内件品名”空白处，务必清晰填明内装函件的名称及其主要内容，如“对***合同***项目违约要求支付违约金”、“要求于**年**月**日前完成****事项”等；在“信函”、“文件资料”、“物品”的可选项处选择“信函”。
3、收件人详情:（1）收件人姓名栏应当准确填写对方单位法定代表人或合同中约定的联系人姓名。
（2）收件人联系电话栏应当准确填写对方公司的办公电话及收件人本人的移动电话号码；在邮寄送达前应事先通话测试，确保所填写的电话号码处于正常使用状态。
（3）收件人单位名称栏应当填写对方公司营业执照上的全称。
（4）收件人地址栏应当是对方公司在合同上填写的地址（注意该地址可能与其工商登记地址或实际经营地址有出入）。
如果工商登记地址和其营业地址同时使用的，可以同时邮寄。
四、特快专递邮寄送达的函件应当是原件，其格式、内容的撰写一般由合同履行部门起草，必要时应当经法律工作部审核。
五、特快专递邮件寄出时，应当向收寄工作人员提出索要对方签收后邮寄回执和短信回执的明确要求；在预计可能送达的时间拨打11185服务电话，查询邮寄送达情况并做好记录。
六、送达函件至少一式两份，应在函件中说明，我方自留一份，各份送达函件应统一加盖骑缝章，骑缝章至少加盖两次，保证各份送达函件的骑缝章均能体现我方公司名称。
七、短信方式的回执应妥善保存，并通过电子版本（如照相）的形式在电脑上保存。
对方签收后邮寄回执、短信回执的打印版本、发票复印件应当与留存的函件同时保存归档。
往来函件送达法律规定(3篇)
第1篇一、引言往来函件送达是法律实践中常见的一种法律行为，是指当事人通过书信、电报、传真、电子邮件等方式相互传递文书的行为。
在我国，往来函件送达的法律规定主要体现在《中华人民共和国民事诉讼法》、《中华人民共和国行政诉讼法》、《中华人民共和国刑事诉讼法》以及相关司法解释中。
本文将就往来函件送达的法律规定进行详细阐述。
二、往来函件送达的定义及适用范围1. 定义往来函件送达，是指当事人之间通过书信、电报、传真、电子邮件等方式相互传递文书的行为。
它包括当事人之间相互发送和接收文书的过程。
2. 适用范围往来函件送达适用于以下情况：（1）当事人之间就民事、行政、刑事等案件相互发送、接收文书的行为；（2）当事人之间就合同、协议、仲裁、调解等事项相互发送、接收文书的行为；（3）当事人之间就其他法律事务相互发送、接收文书的行为。
三、往来函件送达的法律规定1. 民事诉讼法《中华人民共和国民事诉讼法》第六十四条规定：“当事人之间可以相互发送、接收文书，但应当符合法律、法规的规定。
”《中华人民共和国民事诉讼法》第六十五条规定：“当事人之间可以通过以下方式送达文书：（一）直接送达；（二）留置送达；（三）邮寄送达；（四）公告送达；（五）其他合法送达方式。
”2. 行政诉讼法《中华人民共和国行政诉讼法》第六十三条规定：“当事人之间可以相互发送、接收文书，但应当符合法律、法规的规定。
”《中华人民共和国行政诉讼法》第六十四条规定：“当事人之间可以通过以下方式送达文书：（一）直接送达；（二）留置送达；（三）邮寄送达；（四）公告送达；（五）其他合法送达方式。
”3. 刑事诉讼法《中华人民共和国刑事诉讼法》第一百二十一条规定：“当事人之间可以相互发送、接收文书，但应当符合法律、法规的规定。
”《中华人民共和国刑事诉讼法》第一百二十二条规定：“当事人之间可以通过以下方式送达文书：（一）直接送达；（二）留置送达；（三）邮寄送达；（四）公告送达；（五）其他合法送达方式。
往来文书的送达要求
往来文书的送达要求在日常生活和工作中，往来文书是不可或缺的一部分。
它们可以是合同、公函、法律文书等等，都需要在特定的时间和地点进行送达，以确保该文书的有效性和可执行性。
在这篇文章中，我们将讨论往来文书的送达要求，以帮助我们更好地处理这些文件。
首先，我们需要知道什么样的文书需要送达。
根据相关法律法规的规定，一些具有法律后果或具有证明作用的文件需要进行送达。
例如，法院传票、起诉状、裁判文书、调解协议等等。
此外，还有一些文书需要送达，例如合同、协议、公函等，这些文件在文书中通常会明确规定送达的方式和时间。
其次，送达的时间和地点也是很关键的。
送达的时间应该在工作时间内进行，一般是在周一至周五的上午九点至下午五点之间。
如果顺丰模板，法院会根据具体案件而定，如紧急和不紧急等。
在送达时，应该选择合适的地点进行送达，例如申请人或被告的住所、工作地点、登记地址等。
如果对方无法在这些地点接收送达，应该尝试其他方式，例如邮政、快递或其他合法的方式。
第三，文书送达需要注意一系列的程序。
一般来说，送达应该在送达人对被送达人进行身份确认后进行。
如果无法确认被送达人的身份，送达人必须留下相应的证据，以证明文书已经进行了送达。
在送达过程中，应该注意发送文书的数量、清楚地标示被送达人的姓名和住所、以及记录送达日期和时间等重要信息。
最后，针对不同类型和情况的文书，还有具体的送达要求和程序。
例如，对于商业合同和公函，一些文件需要通过电子邮件或传真进行送达，而其他一些文件可能需要使用特殊的交付方式，例如快递或专门的邮寄服务。
此外，在一些重要的法律程序中，如提供证据或起诉对方，应该遵循特定的程序和要求，以确保送达的有效性和可执行性。
总体来说，送达文书需要注意一系列的程序和要求，以确保文书的有效性和可执行性。
在送达文书时，我们应该仔细地遵循具体文件所规定的要求，确保送达的有效性。
同时，我们也应该秉持着合法、规范的原则，避免出现任何违法、不当的行为。
重要往来函件如何投递和签收
重要往来函件如何投递和签收重要往来函件如何投递和签收问题一：如何投递涉及重大经济利益的文件相关文件规定：“与合同有关的通知、批准、证明、证书、指示、要求…….等均应采用书面形式……均应在合同约定的期限内送达指定地点和接收人，并办理签收手续”。
而在实际中，利益相关方为了逃避责任，往往会拒绝签收文件，造成文件无法送达。
一旦发生诉讼，如果我方不能证明曾发送过相关文件，将可能承担诉讼时效已过等不利法律后果，因此在工作中，尤其是涉及到重大经济利益的文件，一定要注意保留投递及发送文件的证据，从而使对方拒签文件的目的无法实现。
法律支招1、可以通过快递的方式寄送相关文件，在快递单上写清楚邮寄文件的名称和份数（务必通过邮局寄送，在快递单上保留邮戳），同时向邮局要快递的回执（即签收复印件）或者在EMS网站上打印邮件跟踪查询记录（需让邮局盖章），这样就有了发送文件原件、快递单、签收复印件或查询记录等三份证据，注意妥善保管这三份证据，公司有专门档案室的，需存至档案室，以备诉讼时使用。
2、可以通过投递挂号信并公证的方式，也就是在寄挂号信的同时办理公证。
首先挂号信有一个挂号凭证，办理了公证就有了一份公证书，把这两份证据一并留存，和上面的方式具有同样法律效力。
问题二：如何签收对我方明显不利的文件涉及到违约金索赔、费用支付、工期顺延、工程签证等关系重大经济利益的文件，一字千金，所有往来文件，应严格审查，明白其意思，绝不能轻易签字。
法律支招1、如果签收文件时，对相应内容不确定或不认可，可以签“已收到，已看到”等，绝不要仅仅签署名字，因为签字一般会被视为对内容的认可。
也可以在签收文件时，表示反对意见，如在文件上注明：“对某某部分表示认可，但在某问题上，不予认可，应该是…….”等，如果对这一问题不能轻易下结论，那么应该注明：“此文件已收到，但其中某某问题，需要进一步核实商讨”。
2、如果收到对方发来的对我方不利的文件，是快递形式的或者是需进一步反驳对方意见的，应该及时回函并保留发文凭证，明确表示自己的反对意见。
关于以快递方式对外发送重要函件的操作指引
关于以快递方式对外发送重要函件的操作指引关于以快递方式对外发送重要函件的操作指引一、适用范围本操作指引的重要函件是指以公司的名义出具或加盖公司公章的函件。
二、快递单位的选择(一)若向政府部门、法院，仲裁委等单位或其工作人员通过快递发送函件，建议优先选泽中国邮政；(二)若向公司、个人等通过快递发送函件，建议优先选择顺丰快递。
三、快递单填写的操作指引(一)填写说明本条中以括号开始的内容按照先后顺序进行选择填写，无上一项时方可选择下一项。
1、收件人(1)合同条款(一般为“通知”条款)中明确约定的对方联系人(2)合同授权签订协议人或法定代表人(3)合同履行中实际对接人注意:若对方为公司，则同时填写公司营业执照上的全称。
如:**公司张三。
2,收件地址(1)合同“通知"条款中明确约定的联系地址(如有变更，以对方书面告知我方变更后的地址为准)(2)合同“通知”条款以外对方书面确认(需签字盖章确认，下同)的联系地址（3）对方的工商注册地址/身份证地址注意:如对方未书面确认联系地址，且工商注册地址或身份证地址与对方实际地址不一致，则向两个地址分别同时送达。
3、收件人的联系电话填写合同中约定的联系电话，同时补充与对方联系过程中实际对接人的手机号等。
注意:在送达前应事先通话测试，确保所填写的联系方式处于正常使用状态。
!4、寄件人我方签订该合同的公司全称或发送函件的公司。
5、寄件地江(I)对方回复该函件时需向我方送达的地址(2)我方签订该合同时预留的住址(3)我方公司的注册地址6、寄件人的联系方式(1)需对方回复该函件至我方联系人的移动电话及固定电话(2)填写合同中约定的有效联系方式7、快递单寄件内容（必须填写）所快递资料名称、资料份数、原件/复印件，主要内容。
如:《*合作合同的催告履行函)原件壹份，“对***合同***项目违约要求支付违约金”“要求于**年**月**日前完成****事项”等。
8、寄件人签名及日期实际寄件人应当在交寄时签名并注明邮寄时间。
公司重要事项发函制度
公司重要事项发函制度一、书面函件对于重要事项的正确处理及后续处理均有重要意义，但是，因有关人员保管不当或后续人事变动、交接遗漏等原因可能导致重要函件丢失或后期查找不到，从而给公司造成不应有之损失。
为确保后续有关人员顺利找到有关重要函件，特就函件的拟定、份数、发函、保管、借阅、借用等进行规范。
二、凡是涉及工期、进度、数量、款项、质量、维修等事项的沟通、协商、确认、变更、催办、通知等均为重要事项；凡是已发生争议或未来可能发生争议的事项均为重要事项；凡是公司部门或有关领导认为属于重要事项的一切事项均为重要事项。
三、凡是涉及重要事项的正式沟通必须以书面函件方式进行，如事情紧急可先电话、短信、微信方式等沟通，事后应补寄书面函件，以确保重要事项的沟通都事后有书面证据，防止出现事后遗忘或事后无据可查等情况发生。
四、重要函件的拟定必须经有关业务部门研究、讨论及与法务部门沟通后正式拟定。
重要函件的盖章必须走集团OA用印申请流程，流程中必须备注涉及的单位名称、函件主要内容等信息，以便后期通过OA流程查明有关事项处理情况。
五、重要函件的邮寄必须走集团OA寄件流程，流程中必须上传已盖章函件的PDF扫描件，必须备注涉及的单位名称、函件主要内容等信息，以便后期通过OA流程查明有关事项的处理情况。
六、重要函件的存档时必须与快递单客户联、邮寄查询结果打印件一并保管（无论外单位是否实际签收），以便证实是否实际邮寄及对方是否实际签收等。
七、重要函件的份数要求最少一式三份，邮寄给有关单位一份，保管印章的档案室应留存一份，负责寄件的有关业务人员应留存一份，以便事后查找、使用。
八、有关业务人员如发生人事变动必须与有关业务的接管人员认真做好有关重要函件的交接工作，以便后续业务人员了解、正确处理后续有关事项。
九、有关人员到档案室借阅、借用重要函件，必须走集团OA借阅流程，流程中必须注明借阅或借用目的等信息，如借用原件应在有关事项处理完毕后及时归还重要函件原件，以备后续能再次使用等。
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重要往来函件如何投递和签收
问题一：如何投递涉及重大经济利益的文件？
相关文件规定：“与合同有关的通知、批准、证明、证书、指示、要求…….等均应采用书面形式……均应在合同约定的期限内送达指定地点和接收人，并办理签收手续”。
而在实际中，利益相关方为了逃避责任，往往会拒绝签收文件，造成文件无法送达。
一旦发生诉讼，如果我方不能证明曾发送过相关文件，将可能承担诉讼时效已过等不利法律后果，因此在工作中，尤其是涉及到重大经济利益的文件，一定要注意保留投递及发送文件的证据，从而使对方拒签文件的目的无法实现。
法律支招
1、可以通过快递的方式寄送相关文件，在快递单上写清楚邮寄文件的名称和份数（务必通过邮局寄送，在快递单上保留邮戳），同时向邮局要快递的回执（即签收复印件）或者在EMS网站上打印邮件跟踪查询记录（需让邮局盖章），这样就有了发送文件原件、快递单、签收复印件或查询记录等三份证据，注意妥善保管这三份证据，公司有专门档案室的，需存至档案室，以备诉讼时使用。
2、可以通过投递挂号信并公证的方式，也就是在寄挂号信的同时办理公证。
首先挂号信有一个挂号凭证，办理了公证就有了一份公证书，把这两份证据一并留存，和上面的方式具有同样法律效力。
问题二：如何签收对我方明显不利的文件？
涉及到违约金索赔、费用支付、工期顺延、工程签证等关系重大
经济利益的文件，一字千金，所有往来文件，应严格审查，明白其意思，绝不能轻易签字。
法律支招
1、如果签收文件时，对相应内容不确定或不认可，可以签“已收到，已看到”等，绝不要仅仅签署名字，因为签字一般会被视为对内容的认可。
也可以在签收文件时，表示反对意见，如在文件上注明：“对某某部分表示认可，但在某问题上，不予认可，应该是…….”等，如果对这一问题不能轻易下结论，那么应该注明：“此文件已收到，但其中某某问题，需要进一步核实商讨”。
2、如果收到对方发来的对我方不利的文件，是快递形式的或者是需进一步反驳对方意见的，应该及时回函并保留发文凭证，明确表示自己的反对意见。
3、如果确实不慎签收了对我方不利的文件，应及时向对方提出异议，明确表示自己的反对意见，如果构成显失公平或重大误解，应及时请求人民法院或者仲裁机构撤销相应文件。