重要往来函件如何投递和签收

重要往来函件如何投递和签收

问题一：如何投递涉及重大经济利益的文件？

相关文件规定：“与合同有关的通知、批准、证明、证书、指示、要求…….等均应采用书面形式……均应在合同约定的期限内送达指定地点和接收人，并办理签收手续”。而在实际中，利益相关方为了逃避责任，往往会拒绝签收文件，造成文件无法送达。一旦发生诉讼，如果我方不能证明曾发送过相关文件，将可能承担诉讼时效已过等不利法律后果，因此在工作中，尤其是涉及到重大经济利益的文件，一定要注意保留投递及发送文件的证据，从而使对方拒签文件的目的无法实现。

法律支招

1、可以通过快递的方式寄送相关文件，在快递单上写清楚邮寄文件的名称和份数（务必通过邮局寄送，在快递单上保留邮戳），同时向邮局要快递的回执（即签收复印件）或者在EMS网站上打印邮件跟踪查询记录（需让邮局盖章），这样就有了发送文件原件、快递单、签收复印件或查询记录等三份证据，注意妥善保管这三份证据，公司有专门档案室的，需存至档案室，以备诉讼时使用。

2、可以通过投递挂号信并公证的方式，也就是在寄挂号信的同时办理公证。首先挂号信有一个挂号凭证，办理了公证就有了一份公证书，把这两份证据一并留存，和上面的方式具有同样法律效力。

问题二：如何签收对我方明显不利的文件？

涉及到违约金索赔、费用支付、工期顺延、工程签证等关系重大

经济利益的文件，一字千金，所有往来文件，应严格审查，明白其意思，绝不能轻易签字。

法律支招

1、如果签收文件时，对相应内容不确定或不认可，可以签“已收到，已看到”等，绝不要仅仅签署名字，因为签字一般会被视为对内容的认可。也可以在签收文件时，表示反对意见，如在文件上注明：“对某某部分表示认可，但在某问题上，不予认可，应该是…….”等，如果对这一问题不能轻易下结论，那么应该注明：“此文件已收到，但其中某某问题，需要进一步核实商讨”。

2、如果收到对方发来的对我方不利的文件，是快递形式的或者是需进一步反驳对方意见的，应该及时回函并保留发文凭证，明确表示自己的反对意见。

3、如果确实不慎签收了对我方不利的文件，应及时向对方提出异议，明确表示自己的反对意见，如果构成显失公平或重大误解，应及时请求人民法院或者仲裁机构撤销相应文件。