浅谈数据透视表统计销售数据技巧

第13章活用数据透视表统计销售数据

财会工作总是离不开数据的统计与计算。在实际工作中，常常会遇到需要同时统计多种数据，如产品类别、产品型号、销售数量、销售部门、销售月份、销售金额等数据。当产品类别、型号以用销售部门等分类较少时也许使用Excel静态表格来统计也能够满足用户需要，但一旦出现产品品种多，销售部门和人员多时，会计工作的统计量就会大大增加，仅靠单一静态表格来统计，不但工作量大，而且也不利于数据的多角度查看与分析。此时，就可以借助于Excel中的数据透视表，它可以灵活多变地完成从不同角度去统计与分析数据。

数据透视表的特性可以说代表了Excel最具有技术性的成分之一，本章将以销售数据的统计与分析为例，详细介绍Excel 2016中数据透视表的创建与使用。

13.1何为数据透视表

数据透视表是一种交互式的表，这是它与普通表格相比最大的区别。数据透视表可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关，用户可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。

13.1.1基于工作簿的数据创建数据透视表

在Excel 2016中，用户可以根据数据源区域创建一个空白的数据透视表模板，然后再根据需要在模块中添加和更改字段位置来调整数据透视表的布局。请打示例文件：1季度销售数据.xlsx工作簿，接下来，笔者将带领大家一起来基于已有Excel表格创建数据透视表。

步骤01：单击“数据透视表”按钮。在“插入”选项卡中，单击“数据透视表”选项，如图13-1所示。

图13-1 单击“数据透视表”选项

步骤 02：“创建数据透视表”对话框。随后打开“创建数据透视表”对话框，保留选中默认的“选择一个表或区域”单选按钮，单击“表/区域”框右侧的单元格引用按钮，如图

13-2所示。

步骤 03 选择数据区域。随后打开“创建数据透视表”对话框折叠显示，拖动鼠标选择“第一季度销售数据”工作簿中的工作表Sheet1中的单元格区域A1:H42，然后单击“单元格引用按钮”展开对话框，如图13-3所示。

13-2选择一个表或区域

图13-3 选择数据区域

步骤 04：选择放置数据透视表的位置并为数据添加数据模型。在“选择放置数据透视表的位置”区域单击选中“现有工作表”单选按钮，选择“位置”为Sheet1工作表中的单元格K22，勾选“将此数据添加到数据模型“单选框然后单击“确定”按钮，如图13-4所示。

图13-4 选择放置数据透视表的位置

步骤 05：添加字段。拖动“年月”字段到“报表筛选”区域，“销售部门”到“行标签”区域，“销售金额”到“Σ数值”区域，得到如图13-5所示的数据透视表。

图13-5 添加字段

13.1.2创建数据透视表的同时创建数据透视图

如果用户希望在创建数据透视表的同时还要创建数据透视图，则还可以通过Excel 2016自带的同时创建数据透视表和数据透视图选项进行添加。

步骤01：打开实例文件“1季度销售数据.xlsx”,在“数据透视图”下拉框中单击“数据透视图和数据透视表”按钮，Excel会同时在工作表中创建数据透视表模板和数据透视图模板，如图13-6所示。

图13-6 数据透视表和数据透视图

步骤 02：选择数据区域。随后打开“创建数据透视表”对话框折叠显示，拖动鼠标选择“第一季度销售数据”工作簿中的工作表Sheet1中的单元格区域A1:H42，选择放置数据透视表的位置为“新工作表”，点击“确定”按钮，创建图表，如图13-7所示。

图 13-7 创建数据透视表

步骤03：拖动“年月”字段到“报表筛选”区域，“销售部门”到“行标签”区域，“销售金额”到“Σ数值”区域，如图13-9所示，点击关闭符号按钮，得到如图13-10所示的数据透视表和数据透视图。

图13-9数据透视图字段

图13-10 数据透视图和数据透视表

13.1.3使用外部数据源创建数据透视表

在Excel 2016中，用户可以从Windows系统的数据源中导入外部数据创建数据透视表，常见的可用于创建数据透视表的外部数据格式有数据库文件。在创建数据透视表之前，用户需要将源文件保存在我的文档\我的数据源目录下，

步骤01：添加数据源。请将销售记录.accdb数据库文件另存到“我的文档”文件夹下的“我的数据源”文件夹中，如图13-11所示。

图13-11将文件存入指定位置

步骤02：选择要分析的数据。新建一个工作簿，打开“创建数据透视表”对话框，在“请选择要分析的数据”区域单击选中“使用外部数据”单选按钮，然后单击“选择连接”按钮，如图13-12所示。

步骤03：选择连接数据。随后打开“现有连接”对话框，“销售记录”文件会显示在该列表框中，选中文件后，单击“打开”按钮，如图13-13所示。

图13-12“创建数据透视表”对话框图13-13选择连接数据

步骤04：单击“确定”按钮。返回“创建数据透视表”对话框中，单击“确定”按钮，Excel会在工作簿中指定的位置创建数据透视表模板，如图13-14所示。

单击

图13-14 创建数据透视模板

步骤05：添加字段。在“数据透视表字段列表”窗格中，拖动“产品类别”字段到“行标签”区域，拖动“销售金额1”字段到“数值”区域，如图13-15所示。

步骤06：数据透视表效果。最后得到的数据透视表效果如图13-16所示。

图13-15数据透视表字段图13-16数据透视表效果

13.2设置数据透视表的字段格式

在创建好数据透视表后，用户还可以根据需要添加和设置数据透视表中的字段，以达到从不同角度使用数据透视表分析数据的目的。

13.2.1更改数据透视表字段列表视图

在默认的方式下，Excel 2016中的“数据透视表字段列表”都会以“字段节和区域节层叠”的视图方式来显示数据透视表字段列表。用户也可以根据自己的习惯更改数据透视表字段列表的视图方式。

步骤 01：在“数据透视表字段列表”窗格中单击“字段视图”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“字段节和区域节并排”选项，如图13-17所示。

步骤02：字段节和区域节并排的视图效果如图13-18所示。如果只想在“数据透视表字段列表”中显示字段节，可以从“字段视图”下拉列表中单击“仅字段节”选项，此时视图中只显示字段节，不显示区域节，如图13-19所示。