财务管理制度

财务管理制度

(暂行)

费用报销的基本原则与要求

一、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。报销票据必须真实、有效，有关费用必须符合公司规定，报销时必须由经办人粘贴整齐，审批手续完备，否则财务不予受理。

二、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。

三、各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数,内容和项目必须齐全。

四、出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不合法的原始票据及不符合规范的报支应退回经办人。

五、各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象。

六、各部门主管领导的出差申请及各类费用报销均需公司总经理签字。

七、对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐相关规定进行报支。

八、责任明确原则。对于车、船等交通费、业务招待费、差旅费等必须谁发生谁报支，不准代报，不准多人合并报支，如发生合并填单，一律以一人标准核报。

九、费用清晰原则。各类报销单据上必须注明所属部门，差旅费必须明确填写所属日期及业务内容，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的车票，写明核报金额。妥善保管各类费用凭据，不得以其他单据代替。

十、费用申请原则。业务招待必须事先申请，未经审批的一律不得报支，如有特殊原因，必须事先电话请示。凡招待本公司职工的费用，原则上不得报支，如有特殊原因必须提前申请，总经理同意后方可报支。

十一、及时报支入帐原则。财务人员对当月发生的费用要及时入账，不得

跨月记录。

十二、为保证财务核算的正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支，因出差等原因，备用金在25号之后借支的，遇特殊情况，可于下月报销，否则一律于当月完成备用金的销账。

十三、借支备用金在5000元以上的，需提前一天通知财务部准备款项。

十四、采购费用报销及日常办公费用报销，各个部门需指定专人负责，其他人员如无特殊事宜，不得随意进出财务室。

备用金管理制度

为了加强公司对有关部门的备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、备用金范围

1、采购员零星采购备用金

2、个人因公出差零星开支备用金

3、经常性的零星开支备用金

4、财务部门备用金

5、其他备用金

二、备用金必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

三、备用金借款和报销程序

1、工作人员需临时借用备用金时，借款人需按规定的格式内容填写<借款单>，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的<借款单>各项内容是否正确和完整，经审核无误后报总经理审批后才能办理付款手续。

2、借款人员应在业务完成后三日内到财务部办理该业务借款的报销手续。报销时需填写好<费用报销单>的各项规定内容并将单据整齐的粘贴于报销单背面，经主管领导签字同意后，将粘贴好的报销单据交给财务人员，财务人员根据财务制度规定认真审核各项票据及审批流程，审核无误后，报总经理审批后方可办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备

用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围。借款人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，并按月结算。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经主管领导及财务负责人同意后，方可延期。

5、没有总经理签字或电话确认，无论其部门领导是否签字同意，出纳不得付款。借款要本着<前账不清，后账不借>的原则，延误工作责任自负。

四、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部办理货款支付、结算手续。单笔超过5000元的采购，须走合同审批程序采购。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、其他借款，根据实际情况核定金额。

五、备用金使用审批权限

备用金使用由各部门主管领导签字批准，总经理签字审批后，方予借款。部门负责人为备用金借款的第一责任人，主管领导负主要领导责任。

六、借用备用金的人员在业务完成后3天内未冲账，且无故拖延的，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从借款人当月工资中抵扣借款，不再另行通知。另外业务费用由个人先垫支后报销的，也需于业务发生后3日内报销，起止时间由发票日期和报销日期确定，超过3日的财务部不予办理报销。

七、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

八、其他规定

1、办公用品类采购备用金的借款，须有行政部门审批及主管领导同意的物品采购明细，方可办理借款。

2、差旅费借款，须主管领导签字同意的<出差申请单>方可办理借款；报销时需财务部门核准出差时间后，方可办理报销。

3、零星采购生产用备品备件的借款须有申请部门及主管领导审批同意的备品备件采购明细方可办理借款；采购人员报销时，须由仓库签字确认的入库单，入库单上须有申请部门确认签字方可报销。

4、零星采购业务中单次从一家销售处采购在1000元以上的，需对方开具发票。若为定点采购厂家，该采购厂家需能够开具发票。

5、办公用品及劳保用品的采购单次超过500元，需有供货方出具的物品明细，明细中须有该公司的印章。

差旅费报销制度

一、本规定适用于公司所有因公出差人员。本规定所指的出差，指一天以上，当天不能往返的出差。当天往返的外出，不享受补助费用，公司提供就餐的，按相应的标准发放误餐补助。若公司不提供就餐而以补助形式发放的，不再额外支付误餐补助。

二、差旅费是指公司员工因公出差期间产生的住宿费、车船费（含乘飞机费用）、出差期间的各种补助费用。

三、出差办理程序

1、因工作原因需要出差，无论是否需要借款，出差前均应填写<出差申请单>，注明出差地点、出差事由、出差起止日期、随行人员等相关事宜，出差申请单应有部门负责人签署意见，领导签字批准后方可出差。若同次出差涉及多部门员工的，应按部门分别填制<出差申请单>。出差申请单审批完成后应交于考勤管理人员，待出差回来后由其确定出差时间，凭此出差申请单报销差旅费。未经过审批的出差申请单，不予借支和报销差旅费。出差申请单最终由财务部留存，作为部门费用考核依据。

2、如需预借差旅费，按照备用金管理规定的相关借款和审批借款流程执行。

四、差旅费报销标准

1、住宿费报销标准单位：元/天