档案目录电子表格录入格式要求

档案目录电子表格录入格式要求
1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。

法规科联系电话：8783368。

2.录入格式要求
2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。

如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局
不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局
责任者在著录时应前后保持一致。

如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。

个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。

会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。

如：日照市第九届人民代表大会第二次会议
未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。

2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。

如：92年1月23日
正确写法为19920123
错误写法：920123 或者1992123
如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

如：原文日期为92年12月
正确写法为：19921200
如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321
2.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。

如：原文写法：日档发（92）001号
正确写法：日档发[1992]1号
如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。

3. 案卷目录格式要求
3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。

3.2 著录格式：
3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。

位数不足的，以“0”补齐。

如：目录号为2，案卷号为123的档案，档号应为：002-0123
3.2.2 案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。

3.2.3 责任者：一般照录原文，规范同2.1。

3.2.4 年度：该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。

如归档年度为92年，应写为1992
3.2.5 页数：填写该卷档案的总页数。

3.2.6 起始时间、终止时间：分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。

分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。

3.2.7 保管期限：按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。

3.2.8 备注：填写该份案卷其他需要说明有关事项。

3.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存
为“××单位-案卷目录-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。

如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：
日照市档案局-案卷目录-永久（1992-1996）.xls 4．卷内文件目录格式要求
4.1 卷内文件目录著录项目：包括档号、顺序号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页号、密级、保管期限、归档年度、公文主题词、备注。

4.2 著录格式
4.2.1 档号：格式为“目录号-案卷号-件号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，件号用3位阿拉伯数字表示。

案卷内文件按排列次序从“1”开始流水编号，不得重复、不应有空号。

中间用半角横线“-”隔开。

位数不足的，以“0”补齐。

如：目录号为2，案卷号为123的档案，件号为6的归档文件，档号应为：002-0123-006
4.2.2 顺序号：同4.2.1中的件号。

4.2.3 责任者：规范同2.1。

4.2.4 文件编号：规范同2.3。

4.2.5 文件题名：一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。

原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。

如：原题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知。

正确著录题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期档案安全工作的通知]。

文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。

文件中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。

正题名与并列题名之间加“=”号。

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的
说明文字。

副题名、说明题名文字前加“：”号。

文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。

但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。

4.2.6 日期：即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。

规范同2.2。

4.2.7 页号：页号用3位阿拉伯数字标识。

案卷内文件各页按排列次序流水编号，有字迹的页均应编号，同一案卷内页号不得遗漏或重复，不应有空号。

如：页号为24，则应著录为：024。

4.2.8 密级：密级一般按文件形成时所定密级著录（如内部、秘密、机密、绝密），对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。

4.2.9 保管期限：同3.2.7
4.2.10 归档年度：同3.2.4
4.2.11 公文主题词：一般按原文标注的主题词著录。

4.2.12 备注：该份文件其他需要说明的事项。

主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。

示例1：此件复制于中央档案馆
示例2：该件由×××于××××年捐赠
4.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存为“××单位-卷内目录-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。

如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：
日照市档案局-卷内目录-永久（1992）.xls
5. 归档文件目录格式要求
归档文件目录为档案整理方式改革后，依照《归档文件整理规则》，
对2001年及以后的档案整理要求的编目格式。

5.1 著录项目：包括归档年度、保管期限、机构（问题）、件号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页数、密级、公文主题词、备注。

5.2 著录格式
5.2.1 归档年度：该文件归档的年份，以4位阿拉伯数字表示。

一般文件发文年度即归档年度，个别情况下应注意区分。

例：文件《日照市档案局2005年工作总结及2006年工作打算》，发文日期为2006年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2005年文件归档，即归档年度为2005。

5.2.2 保管期限：文书档案一般分为永久、长期、短期三类，根据文件性质分别填入。

5.2.3 机构（问题）：根据本单位文书档案的分类方案规定（如“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”分类）分别填入相应的机构或问题。

如果分类方案为“保管期限-年度”，则不用填。

5.2.4 件号：归档文件的排列顺序号，以3位阿拉伯数字表示，不足3位，以“0”补足。

5.2.5 责任者：同2.1
5.2.6 文件编号：同2.3
5.2.7 文件题名：同4.2.5
5.2.8 日期：同2.2
5.2.9 页数：填写该份文件的总页数。

计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。

折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。

如果问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。

5.2.10 密级：同4.2.8
5.2.11 公文主题词：同4.2.11
5.2.12 备注：同4.2.12
5.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期、短期3个文件，文件名称保存为“××单位-归档文件-永久（年度）.xls”，每个文件内按归档年度、保管期限、（机构或问题）、件号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。

如：日照市档案局2005年永久档案的归档文件目录，保存文件名为：日照市档案局-归档目录-永久（2005）.xls
6．全引目录由系统根据案卷目录及卷内目录整合生成，不需人工录入。

在录入数据时应严格按以上要求录入，特别注意避免出现档号错误。

7. 以上标准依据《档案目录数据采集规范》（P档案法规标准汇编-111）及《归档文件整理规则》（P档案工作基础-89）。

附件1：案卷目录样式
附件2：卷内目录样式
附件3：归档文件目录样式
（以上目录电子表格在本网中下载，为EXCEL文件）
日照市档案局
2006年5月22日。