档案管理办法

工程档案管理程序

1．目的

对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。

2. 范围用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。

3. 职责

工程管理部负责工程图书资料的购买、登记、借阅和保管；工程文件用印（登记、盖印）；工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责，工程竣工验收后移交至工程管理部；工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁。

4. 内容

4.1. 项目资料的控制

4.1.1 收集、进库和保管

4.1.1.1 工程项目正在进行时，

各项目经理部应将所涉及该项目的上级批示、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程管理部档案管理员处保管。

4.1.1.2 工程项目在结束时，

各项目经理部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程管理部档案管理员处。

4.1.2

归档

工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。

4.1.2.1

公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。

4.1.2.2

文件的归档分类:

第一册GF：

公司管理规范GS-GF-

工程管理规范GS-GF-GC-

工程类表单GS-GF-GC-001-

工程部内部管理规范GS-GF-GC-002-

工程管理规范GS-GF-GC-003-

工程管理部人员架构及职责GS-GF-GC-004-

第二册ZD：

工程指导书GC- XM-ZD-

第三册ZF：

政府文件GC- XM- ZF-

第四册GL：

公司来文：

报公司各部门文件GC-XM-GL-001-

发工程管理部文GC-GL-002-

发预算部文GC-GL-003-

发材料部文GC-GL-004-

第五册JY：

会议纪要：

公司每周/每月工程例会纪要GC-JY-LH-

公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC-

专题会议纪要GC-JY-ZT-

其他会议纪要GC-JY-QT-

第六册QQ：

工程前期准备：

基地情况资料GC-QQ-JD-

施工单位考察GC-QQ-SK-

监理公司考察GC-QQ-JK-

用水、用电文件GC-QQ-

技术资料GC-QQ-JS-

其他文件GC-QQ-QT-

第七册KC：

工程勘察往来文件：

初勘资料GC-KC-CK-

详勘资料GC-KC-ZL-

抽查纪录GC-KC-CC-

其他文件GC-KC-QT-

第八册JL：

监理公司往来文件：

监理合同GC-JL-HT-（含招投标文件）

监理细则GC-JL-XZ

监理例会纪要GC-JL-JY-

监理月报及审核意见GC-JL-YB-

发监理单位文GC-JL-FW-

其他来文GC-JL-QT-

第九册SG：

施工合同：GC-SG-HT-（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ- 施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA

施工单位来文GC-SG-LW-

发施工单位文GC-SG-FW-

工程联系单GC-SG-LX-

工程报告及函件GC-BG-

第十册WZ：

物资合同GC-WZ-

第十一册SJ：设计变更（按日期）：

方案、扩初阶段GC-SJ-FA-

施工图阶段GC-SJ-SG-

图纸会审纪要GC-SJ-HS-

技术交底记录GC-SJ-JD-

第十二册QZ：工程签证

GC-QZ-

第十三册XJ：

限价单GC-XJ-

第十四册JH：

计划管理：GC-JH-

总进度控制计划及评审记录GC-JH-KZ-

施工图纸交付计划GC-JH-TZ-

分包商进场计划GC-JH-JC-

样板确认计划GC-JH-YB-

甲供材料进场计划GC-JH-CL-

资金使用计划GC-JH-ZJ-

总进度计划（施工单位）GC-JH-JD-

月/周计划（施工单位）GC-JH-YJ

第十五册CL：

材料设备管理：

机电设备GC-CL-JD-

建材装饰GC-CL-JC-

样板登记一览表GC-CL-YB-

收（调）料单GC-CL-SD-

设备调试验收记录GC-CL-YS-

第十六册JD：

进度款支付：

工程进度款审批单GC-JD-GC-

物资进度款审批单GC-JD-WZ-

扣款通知单GC-JD-KK-

奖/罚款通知单GC-JD-JF-

第十七册JG：

交工前楼宇检查记录GC-JG-001-

竣工资料GC-JG-002- 如：

竣工图

开竣工报告

中间验收资料

第十八册YS：

验收报告：GC-YS-

程验收报告（不需政府参与的验收）GC-YS-BG- 政府验收8 证GC-YS-ZF-

履约评定表GC-YS-PD-

第十九册TS：

投诉处理：投诉记录表GC-TS-JL-

投诉分析报表GC-TS-FX-

第二十册HQ：

后勤管理资料：GC-HQ-GL-

考勤表GC-HQ-KQ-

其他文件GC-HQ-QT