档案_双套制_与电子文件管理探析

第21卷第2期
宁波工程学院学报Vol .21No .22009年6月JOURNAL OF N I N G BO UN I V ERSI TY OF TECHNOLOGY June .2009
收稿日期:2009-02-17
作者简介:王亚敏,女,宁波大学档案馆馆员。

档案“双套制”与电子文件管理探析
王亚敏
(宁波大学,浙江宁波315016)
摘要:现代信息技术赋予了档案“双套制”新的内涵。

相比较纸质档案而言,电子档案的保管和防范措施,其文件资源的共享和服务创新是档案管理者面临的新课题。

文章着重就以上几个方面进行探讨。

关键词:档案;双套制;电子文件
中图分类号:G273文献标识码:A 文章编号:1008-7109(2009)02-0044-03
随着信息技术的迅速发展,信息资源的数字化、网络化进程的进一步加快,缩微技术的应用,大量的电子档案、胶质缩微品档案不断产生,由此出现了同一内容而两种不同载体的档案文件。

如何处理好电子档案和纸质档案的关系,抓好档案的“双套制”管理,特别是电子文件的管理,是档案管理工作者的重要课题。

一、档案“双套制”并存的必然性
在信息社会里,电子档案和纸质档案各有优势,两者缺一不可。

无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后制成的两套档案,虽然两者在内容方面完全相同,但其载体形式和功能、效力却有较大差异。

以磁盘或光盘等作为介质的电子档案,虽有体质小、信息量大、检索迅捷的优势,但其局限性也很明显。

如不能有效防止数据在传输过程中泄露;电子档案中的文字无个人字迹特征、无墨迹书写的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征,一旦被篡改,无法识别;电子档案没有“原稿”概念,没有确定的法律地位;所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同,对软硬件依赖大;寿命短,其影像记录的稳定期限不长。

纸质档案虽具有真实性、可靠性,法律地位确定的优势,但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便等弱点。

而双套制融合了纸质档案和电子档案的优势。

一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的目录,到档案馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸质档案还保存完好。

由此可见,建立档案“双套制”有其必要性,它们将长期并存,互动发展。

二、电子文件管理方式及途径
(一)电子文件内涵及特性
电子文件是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机设备阅读、处理,并可在通信网络中传输文件。

它是以馆藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息。

它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

与传统的纸质档案功能相同,两者都是社会活动的记录。

但电子档案更具有明显特征:1)电子档案能够提供快捷、准确、灵活的信息服务。

它不仅能够集文字、图片、声音于一体
王亚敏:档案“双套制”与电子文件管理探析
54
来表达纸质档案无法表达的信息内容,而且可以达到一次录入,多次、多种形式的输出,方便文档的查找利用。

2)电子文档具有信息共享性。

通过计算机网络在全球的广泛传播,在同一时间、同一地点被许多不同用户共同阅读和使用,不受时空限制。

3)无论使用磁盘、磁带、光盘,其存储密度都高于传统介质。

(二)电子文件管理方式及途径
纸质档案的载体较为安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。

经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。

如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。

为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存储磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存储。

网络移交的途径有两条。

一是借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专用网线。

随着各单位计算机信息管理网的建立和发展,越来越多的重要文件被传输上网。

这些文件经过各业务管理部门精选,反映了各部业务概貌。

上网前,可按信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换,在一定程度上保证数据的可靠性和通用性。

对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的应用电子文件形成部门编目整理,利用网络技术向档案部门传输,并借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专用网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

二是选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。

为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,趋向基于某一方面或几个方面职能活动的内容而建立系统。

计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是电子文件信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件,由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档。

三、电子文件管理的防范措施
在电子文件的形成、处理、归档、电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。

建立并执行一整套、合理、严密的管理制度,从每一个环节、各个方面消除信息失真的隐患,是维护电子档案原始性、真实性、安全性的重要措施。

(一)加强对电子文件制作和工作人员的管理
电子文件是由人制作的,其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的,因此,对参加电子文件制作和管理的工作人员进行审查是至关重要的。

首先档案人员必须有强烈的责任感和思想觉悟,有严格的保密观念,尊重档案、尊重历史。

其次必须具备较高的专业素质,正确处理好档案保密与利用的关系,切实维护档案的完整与安全,不仅要保证档案实体的安全,也要保证档案内容的安全,做到档案的保管相对集中,使档案工作有条不紊,档案排列整齐规范、有规可循、有目可查。

再次必须具备一定的知识素质,掌握一定的科学技术知识和相关学科知识,采取积极措施抓好知识更新、引进、消化,以适应信息技术和档案事业的发展。

(二)建立电子文件全过程管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用,中间经过很多环节,哪一个环节的职责不清,制度不明,考虑不周,都可能电子文件的原始性、真实性、安全性。

因此及早地建立电子文件全过程管理制度,明确各方面的职责要求,建立收集、积累制度和严格的归档制度就显得非常重要。

电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比,都有很大区别,要明确无误地作出规定。

归档时应对电子文件进行全面、认真的检查,凡不符合要求的,都要有明确的处理措施,不能有丝毫含糊,电子文件归档应对存储载体严格要求,并且明确保护措施,防止在转换过程中造成信息的损失。

电子档案的利用有许多便捷之处,但是各种用户和各种形式的利用活动,也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患,因此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。

宁波工程学院学报2009年第2期64
(三)解决好电子文件保存
以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。

电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。

但由于电子文件形成的时间短,缺乏实际储存的验证,所以电子文件中原始信息的长期保存问题有待档案工作者进行深入研究和探讨,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

(四)加强物理安全措施
计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信线路都可能受到自然灾害、人为破坏和搭线攻击。

因此要对计算机实施安全配置,建立完备的安全制度,防止非法进入计算机控制室和各种越权操作,确保网络信息、电子文件档案原始性、真实性和安全性。

四、电子文件资源共享和服务创新
收集和管理档案的根本目的,除了不使其散失和安全保存外,主要是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制。

通过机为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理化。

(一)建立电子文件(档案)数据网页,开展网上利用服务。

以网站为基础,加强电子文件数据库建设,在网站上实现文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用化,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。

(二)建立电子文件(档案)数据管理中心,实现电子计算机检索提高工作效率。

该中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。

其优点是覆盖面广,丰富,利用率高。

(三)建立信息联网,开展在线服务。

现代人更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络,及时准确地获得多种信息。

开展现行文件阅览服务,可以转变工作职能,提高工作效率,档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。

(四)实现电子计算机检索,提高工作效率。

人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的档案信息,任何一个部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

因此必须打破部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,充分发挥整体优势,尽快实现电子计算机检索,提高工作效率。

参考文献:
[1]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究,2002(1):38-40.
[2]潘蓉.档案“双套制”管理的思考[J].档案天地,2003(4):20-21.
[3]米士刚.加强档案信息的网络安全保护工作[J].中国档案,2006(7):59-60.
Paper-Electr onic Dual Syste m f or A rchives and E-documentati on Manage ment
WANG Ya-m in
(N ingbo University,N ingbo,Zhejiang,315016,China)
Abstract:Modern inf or mati on technol ogy lends ne w connotati ons t o the dual syste m in the manage ment of ar2 chives.A s different fr om paper documents,the reserving and p r otecting means,the share of docu mentati on re2 s ources and the innovati on in the service as regards e-docu ments are s omething ne w that faces the archive manage ment pers onnel.The paper discusses in this light.
Key words:archive,dual syste m,electr onic document。