电子档案在“双套制”归档中地位作用探讨

电子档案在“双套制”归档中地位作用探讨

当今世界是一个电子信息高度发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术相结合，带来了信息技术产业的迅猛发展，因此而产生了大量电子档案。所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。电子档案的形成、存储和管理都与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，在“双套制”归档中，电子档案扮演着越来越重要的角色。基于此，笔者就电子档案在“双套制”归档中的地位作用进行浅显的探讨。

首先，电子档案在“双套制”归档中的作用，体现在它与传统档案相比具有不可替代的特点及优越性。特点上，一是电子档案文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。二是与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直

观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。三是电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性。一是电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。二是电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。三是档案管理的电子化更利于文档的保

密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点，能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。四是电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

其次，从档案发展的历史看，电子档案注定要在“双套制”归档中占有重要地位。“二十世纪六七十年代，一些军工单位、研究所出于战备之需“在本单位档案室保存一套档案的基础上，又复制一套同样的档案异地保存到位居大三

线的山区图库”，就是双套归档。电子文件出现后，“双套制”之所指，基本上认为是同时保存同一份文件的电子版本与纸质版本。如有学者认为电子环境中的“双套制”归档“即对同一份文件，在依然归档保存纸质文件的同时，又保存一份电子版本”。也有学者认为“是指文件归档后二者的共存”，“双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态”。然而，笔者认为电子文件出现后的“双套制”较之传统的“双套制”，其含义有了更进一步的拓展。而目前研究“双套制”的众多文章对该问题的理解大多停留在两种版本处于共存的状态这一个层面上。这种认识与传统的“双套制”之所指几乎同出一辙，没有揭示出内嵌于“双轨制”模式之中的“双套制”的新含义，尽管不少文章已经意识到“双套制”与“双轨制”的深刻区别与联系。实际上，现阶段的“双套制”由于内嵌于文件运行的“双轨制”模式之中而显得更加复杂，因而对它的理解不能只停留于两种版本共存的层面。笔者认为，从某种意义讲，双套归档的不只是同一份文件的两种版本，而更是同一份文件的两个部分。

由于文件与档案之间存在无法割舍的诸多方面的密切联系，对于上述问题的认识，仍需从文件的运转入手进行分析。文件的运转过程也是文件的形成和办理过程。一个机

构的发文一般要经过拟稿、审核、签发、缮印、用印等环节，收文一般要经过拟办、批办、承办等环节。文件经运行才能发挥其直接参与活动的工具性作用，进而由文件转化而成的档案才具有原始记录性。文件的副本或复制件因没有直接参与活动而没有留下“原生痕迹”，虽具有记录性，但不具有原始性，其真实性与证据力显然不足。传统“双套制”下的两套档案中，其中一套是原始档案，而作为备份的另一套通常是副本或复制件。严格地讲，后者不能算作档案，它主要发挥情报作用，而非证据作用。电子文件出现以后，在相当长一段时期内，文件的运行都离不开“双轨制”模式。而所谓“双轨制”，目前基本上认为是两种版本的文件同步随业务流程运转，在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。“双轨制”是针对文件运行处理阶段而言的，而“双套制”是针对归档保存状态而言的，前者包含了后者，后者是前者的末端。把握“双轨制”概念的关键是看两种版本的文件是都参与了运行和处理还是只有其中之一参与了运行和处理。若是前者，当属“双轨制”，若是后者，则是与“双轨制”概念相对应的“单轨制”。如果电子文件与纸质文件仅在运行的后端共存，纸质文件数字化而成的电子文件因没有参与运行与处理而不是“原生文件”，只能算作复制品。同样，电子文件打印而成的纸质文件也不是“原生文