电子、纸质双套制档案进馆标准研究

电子、纸质双套制档案进馆标准研究

作者：安云

来源：《北极光》2016年第10期

摘要：各地档案馆目前都要求电子、纸质双套制档案進馆，指的是纸质文件制作成数字化副本的从纸质文件到电子文件的“双套制”。但实践中发现双套制档案移交进馆过程中存在不少问题，例如纸质、电子档案不对应，难以协同管理、档案进馆标准繁琐复杂、电子档案质量难以监控等问题。本文归纳出双套制档案进馆的四个难点，秉承“该说的要说到，说到要做到，做到的要见到，没有记录就没有发生”的全新质检理念，研究以“统一、规范、对应、保密、齐全”四原则制定清单式的档案进馆标准。

关键词：电子档案；纸质档案；双套制；清单；质检

在2011年召开的中央国家机关档案工作会议上，杨冬权馆局长指出：要在移交前对档案进行数字化，并在移交时把档案实体与档案数字化数据一并移交。在今后十年档案移交工作中，凡是要移交的档案，首先必须数字化，只有把档案数字化了，才能在档案移交后本单位更方便地利用档案，才能提高本单位的档案利用效率，才能通过数字化利用代替原件利用来确保本单位档案原件的安全。各地已纷纷开展了电子、纸质档案双套制进馆工作。以河南省郑州市档案馆为例，该馆自2011年就实行了纸质档案与电子档案“双套制”移交，明确要求“纸质档案、照片档案进馆前，必须进行数字化加工，声像档案转化为数字格式，形成案卷级、文件级电子目录和全文影像文件，并刻录光盘随同纸质档案一并进馆”。但当前双套制档案进馆工作存在着许多问题。

1双套制档案进馆工作目前存在问题

1.1双套制档案指导进馆工作不协调

档案部门一般认为，电子档案的移交接收工作方法与传统纸质档案的移交接收方法大不相同，电子档案的移交与接收工作应与传统纸质档案相剥离，即成立专门的电子档案管理部门承担电子档案的移交与接收工作，由其他部门承担传统载体档案的移交与接收工作。

具体到郑州市档案局、馆，有五个部门、科室分别负责双套制档案指导、进馆工作，这样由不同的部门分别移交和接收档案的纸质部分和电子版本部分，指导纸质档案的不负责指导电子档案，各部门掌握的标准不统一，容易让单位的档案员无所适从，影响了档案部门的声誉。

多个部门间需要相互不断核对档案数量和内容是否完整，大幅增加了双套制档案工作量和工作难度，还易丢失档案内容。由于不同部门有自己的工作计划安排，传统纸质档案和电子档

案可能在不同的时间进行移交和接收，即使部门间的协调配合相对顺畅，但也可能出现移交与接收不完整的情况。

1.2双套制档案执行标准众多不统一

纸质档案遵循的标准包括：立卷整理编目的文书档案，案卷质量要符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件为单位整理的文书档案，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。

针对纸质档案数字化，要执行《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005），郑州市也相继出台了一些相关标准，如《郑州市数字档案化技术标准（试行）》等。虽然这些规范标准对纸质档案扫描的色彩模式、分辨率等参数设置方面给出了原则性的规定，但这些规定均是粗线条的，需要扫描人员的主观判断。

国家局、河南省档案局也在不断出一些有关档案信息化方面的标准、规范，其中有些地方是互相矛盾的。如国家局最近出台的《数字档案室》试点标准中，就对档号的编制做了明确的规定，而这个规定与以前国家局所处的《档号编制标准》及郑州市所出的《郑州市数字档案化技术标准》是不一样的。而档号是纸质档案、电子档案建立关联的唯一联系，扫描图像命名方式要求按照档号命名规则命名，档号的唯一性可实现同一单位档案数据的一次性批量挂接。因此档号编制规则是非常重要的。

以上各个标准不但档案员搞不明白，就连档案行政管理部门的“老档案”也难以掌握，又如何要求档案数字化人员掌握所有标准，达到档案进馆要求呢？

1.3双套制档案数字化未做整理及鉴定

档案整理是数字化工作的基础，决定着数字化的质量。因此，数字化前要对前期基础工作欠缺的档案进行重新整理，确保档案分类、排列、编目的正确性、有序性。而目前普遍存在的问题是将档案数字化工作外包给公司，公司水平良莠不齐，又只考虑经济利益，造成数字化质量不高。

1.4双套制档案进馆质检流程繁琐

双套制档案进馆工作中的重要一环是质检，其流程相当繁琐。

纸质档案数字化后，必须在档案馆系统中将图像数据和目录数据通过一定的规则对应起来，以实现检索利用。数据挂接一般是借助相关软件进行批量、快速挂接。档案质检人员对挂接后的数据逐条进行检查，确保数据挂接准确无误，发现错误及时进行重新挂接。

档案质检人员需记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描填写的页数是否一致。

档案质检人员需检查每一份目录数据、图像数据，如出现不完整、不清晰有错误等质量问题，特别是档号、图像文件挂接有误时，抽检标记为“不合格”，不合格的要予以改正。档案质检人员要确保图像文件的内容、数量和排列顺序与档案原件一致，大幅文件图像拼接的完整性，扫描图像的清晰度、清洁度、偏斜度、完整度、失真度、平整度、方向性。

档案质检人员统计新建和修改目录的条数、扫描图像的幅数。

档案质检人员要对照原目录清点档案，检查是否所有档案都已还原。

档案质检人员要检查纸质档案排列顺序是否正确，检查档案是否有损坏现象，检查档案装订是否符合国家规范要求。

可以说档案质检人员要对纸质、电子档案进行100%检查，所有不合格现象都要发现并做处理，其检查点如上所示繁琐复杂，一不小心就会漏检。

而如果验收小组检查通过，档案馆接收人员就会签字同意档案入馆，这样档案的管理责任就转移到了档案馆，在进馆管理时再发现问题，档案馆人员就只能自己解决，大大增加了日常管理工作强度，也不利用档案的利用管理，所以制定一个合理的双套制档案进馆标准，已成为当前档案部门的当务之急。

2提升双套制档案进馆工作执行力的新思路

什么是执行力？执行力就是管理者为实现战略和阶段性目标而具有的计划、指挥、跟进、协调能力。具体到双套制档案进馆工作，作为档案行政管理部门，要知道涉及到该项工作的每个人在干什么，干的如何，需要哪些帮助……那么，作为档案行业的管理者，档案行政管理部门拿什么提高整个档案行业的执行力？

说到这个问题，我们先看看ISO9000管理系统的运作，ISO9000是国际标准化组织制定的一套“质量保证体系”，其核心精髓是：该说的要说到，说到的要做到，做到的要见到。“该说的要说到”是指：企业要求员工做到的一定形成制度、指令，按照规范的要求来运作；“说到的要做到”指的是：凡是企业制定形成的制度、规范、流程，一定要不折不扣地执行下去；“做到的要见到”是指：执行的过程和结果一定要留下记录，没有记录就没有发生。

我们如果把ISO9000用于双套制档案进馆工作管理当中，同样可以成为“执行力的保证体系”。如何保证执行者“该说的要说到、说到的要做到、做到的要见到”呢？笔者以为要将档案各种规范融入统一的标准中，避免进馆工作的随意性。通过集合整个负责进馆工作团队甚至整