电子文件与纸质档案

在信息化时代，我对于电子文件和纸质档案能够并存的理解。

纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。

1 . 1 信息与载体的依附性
由于载体与信息的统一,构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。

这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面, 也体现在其存储介质的原始依附性上
1 .
2 档案信息的原始凭证性
从其形成过程来看, 纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。

它客观地记录了以往的历史情况,具有令人信服的凭证功能。

1 . 3 信息存储介质的耐久性
实践证明,纸张、胶片最适宜档案文献的长期保存,它具有较强的耐久性, 尽管在一定条件下会发生水解和氧化反应,但只要我们注意排除其发生化学作用的必要条件,就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长时间。

它的弊端在于(1)投入人力多,特别是归档、立卷、装盒等, 工
作量较大,工作效率低;
(2)同一时间、同一地点只允许一人使用,不能信息资源共享,具有信息的独占性;
(3)相同成果占用空间量大,给管理工作带来不便,管理手段相对落后。

2 电子档案的特点
电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上
的档案。

它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显著标志。

电子档案以其现代化手段, 在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,主要表现在如下几方面。

2 . 1 档案信息存储丰富性
电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘,尤其是光盘,由于信息存储的高密度性,使档案信息存储量极为丰富,具有“海量存储”之称,大大高于纸质载体所存储的信息,这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间,又简化了各种档案管理环节。

2 . 2 档案信息生动形象性
随着网络技术的成熟, 电子档案与多媒体信息相结合,通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态, 形象生动地再现历史活动状况,从而改变了纸质档案记录信息的单一性,使反映出的
信息图、文、声、像并茂,对人类社会活动的概貌进行全息化再现。

2 .
3 信息存储与利用的迅速准确性
电子计算机具有高效率的信息处理功能,它通过数字或代码,对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理,由计算机转换成可视、可听的信息,从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。

2 . 4 信息资源共享性
电子网络系统提供了全方位的档案信息,可以随时更换档案信息内容,可以得到最新的档案信息,并且可以摆脱时间和空间的制约,在同一时间,不同地点共同享有档案信息,从而获得第一手资料,大大提高信息
的准确性和实效性。

电子档案缩短了查档时间,提高工作效率,大幅度地降低工作强度。

相对纸质档案, 电子档案也有自身的弊端,主要表现在: ( 1 )由于电子文件可修改、可复制, 而且修复后不留痕迹, 所以它
的原始性和合法性难以确认。

(2)电子档案对环境的温湿度、抗破坏、抗病毒、防磁性等条件要求很高,电子档案的存储介质如软盘、光盘的物理寿命远远比不上纸张,造成是失真、保管困难。

(3)电子档案易受到计算机病毒的感染,造成无法挽回的损失。

(4)电子档案的依赖性和不识别性,造成电子档案不能直观阅读。

(5)电子档案的共享性,容易造成泄密,不安全。

3 并存时期档案管理工作的发展策略
既然纸质档案与电子档案长期并存是档案管理发展过程中的必然现象,对于档案管理实现优势互补、提高工作效率具有重大意义,那么如何让两种不同介质的档案在并存期发挥更大的作用呢？我浅谈几点认识。

3 . 1 实行“双套制”管理模式
“双套”制即电子档案和纸质档案同时
提交保存归档。

即:在纸质档案与电子档案
并存期,应根据各自的特点分别建立不同
的管理系统, 分别操作、保管和利用, 并在
两个系统之间建立必要的通道,做好信息
储存在不同载体之间形式的转换。

例如在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案, 及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存, 继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性;或是把一些利用频繁, 需要传输、联网的已开放的纸质档案录入,转化为电子档案, 以满足档案信息资源共享的需要。