新时代档案双套制管理转型的方式探讨

新时代档案双套制管理转型的方式探讨

摘要十九大开启了中国发展的新时代，十九大报告中明确提出推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合，在创新引领、绿色低碳、共享经济、现代供应链、人力资本服务等领域培育新增长点、形成新动能。当前，我国普遍采用双套制来保管文件和档案，然而在大数据时代，双套制的价值已大幅下降，且目前世界上许多国家已实现了单套制模式。笔者通过调研国内、外核电站文档管理现状，对文档双套制管理现状和逐渐暴露出的问题进行深入分析和研究，提出了双套制档案管理向“单套制”转型的解决建议对策。

关键词大数据；新时代；电子文件；电子档案；档案双套制

1 档案双套制的国标、形成背景及现状

1.1 双套制的国标和管理办法

国家相关部门自2002年起陆续出台的有关电子档案双套制管理方面的规定，具体有：GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》第4.5条、国家档案局2003年印发的《电子公文归档管理暂行办法》第七条、中共中央办公厅2009年印发的《电子文件管理暂行办法》第十六条、国家档案局2012年印发的《电子档案移交与接收办法》第七条。经过分析以上四种标准的发文规格和发文时间，笔者认为目前电子文件的双套制归档工作应遵照2009年印发的《电子文件管理暂行办法》执行，具体将双套制的概念描述如下：具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或缩微胶卷同时归档，同时双套制主要针对电子文件归档阶段，而不是电子档案移交阶段。

1.2 双套制的形成背景及现状

我国电子文件和电子档案的相关研究开展较早，早在1998年中国人民大学冯惠玲教授在《拥有新记忆——电子文件管理研究》一文中，把电子文件与纸质文件的互相备份称为新双套制，即将电子文件转化成纸质文件的双套制和将纸质文件制作成数字化副本的从纸质文件到电子文件的双套制。双套制管理的目的归根到底是为解决保管安全和利用方便之间的矛盾。电子文件管理，纸质用于保存，电子用于利用。

早期电子文件管理受信息技术发展的限制和信息产业标准不完善的影响较大，但随着信息技术的飞跃式发展，档案管理已经进入信息化系统全过程管理阶段，文件从系统中以结构化数据形式，通过电子流程分发、使用，根据档案法规设定的规则由系统自动进行分类、鉴定、生成档案信息，后续通过系统检索利用。同时网络安全和系统安全程度大大提高，双机备份策略、热备份策略、网络云备份等技术不仅有效保证系统7*24小时稳定运行，云存储还大大提高了利用效率。档案保管安全和利用方便的关系从矛盾变为和谐统一。

2 档案双套制存在的问题

2.1 资源浪费巨大

双套制管理中的纸质文件成本包含了制作成本、保存成本和环境成本。经笔者市场调研，目前，打印一张黑白字迹的A4 纸的成本约为0.2～0.3 元，彩色文件成本约为0.8～1.6 元，照片打印成本约为5.0 元，图纸成本约为5～10元一张，全社会每年需要花费的打印成本巨大。

同时，企业需要建设数百到数千平方米的档案库房保管纸质档案，聘用专业档案人员进行管理，需要采购相应设备并常年运行维护以便达到档案保管和保存要求，而相反的是库存纸质档案的利用率非常低。为此笔者调研了国内某核电站档案库房，该核电站现有库房建筑面积4000平方米，已有库存档案近9000余卷，近19万件，折合约800米，纸质档案年度利用200余人次，平均不到每工作日1人次。而年度上架管理、检查、卫生清洁所耗费人工，空调、除湿机、档案装具、安全设备、消防等运行和维护等费用累计近三十万元。

双套制管理的电子文件信息系统的研发成本及硬件基础设施的构建成本动辄需要数百万乃至上亿元的资金，各政府部门和企业已经部署上线或正在研究的信息系统，已经或正在产生海量的具有保存价值的电子文件，如果我们仍然要求将具有长期保存价值的电子文件必须制成纸质文件的话将造成双向浪费，就没有发挥信息系统便携办公、无纸化节约型的特点、没有实现最终的无纸化办公目标。

在充分运用信息技术大力推行无纸化办公环境的今天，节约人力成本、避免纸张浪费、提升工作效率的科学手段是建立节约型社会的具体做法之一，有效解决双套制的高成本和纸质文件使用效率低下已迫在眉睫。

2.2 部分电子文件存在转换问题

以电子公文为例，公文的法律凭证效力是通过其内容的真实、完整，以及形成和办理过程的合法性保证的。然而电子公文式通过OA信息系统流转办理的，根据法律和相关文件规定的流转过程均记录在信息系统中，打印存档的只是公文本身的内容而无法完整记录展现其办理流转的全过程。

以图形文件为例，位图可以实际大小打印成纸质文件存档，但是对于矢量图，比如一张完整的复杂网络拓扑图，缩小和放大的比例不同展现的粗略或細致的信息点则是完全不同的，缩小的矢量图只能展示网络的核心节点和主要的网络结构，但放大的矢量图则可以展示具体的节点和终端分布。这类矢量图如何打印？打印缩小的纸质版本只具备缩略图的意义，只保留缩略图会导致元数据失真，而打印完整的矢量图对于一般单位而言目前又无法具备输出大幅面的有效技术。

2.3 部分新媒介电子文件因双套制转换导致丢失

当前越来越多的基于照片、声音、视频等动态的、多媒体的新媒介电子文件

需要处理。但目前人类基于印刷技术的纸质文件记录技术只能在纸张上表现文字或静态图片信息，因此对于声音或者视频类电子文件，还没有可行的方法将其完整的记录和表现在纸张上。企业产生的大量的录音、视频和各类生产设备产生的磁带、射线胶片等介质的记录，很大一部分极具价值。

然而这类新类型媒介电子文件在双套制下无法进行纸质归档，部分单位在实际工作中为了避免电子文件和其纸质文件同时归档带来的工作和人力成本增加，把电子文件作为传统载体档案进行管理，将需要归档的电子文件打印成纸质文件归档，而不对电子文件本身进行归档。并且对于无法打印为纸质版本的文件直接作不归档处理，这就导致部分具有保存价值的电子文件流失，给企业和社会带来损失。2.4 纸质档案分类、查询效率低下

信息化系统具备分类便捷、查询效率高、检索快捷、存储格式丰富、授权灵活、使用不受地域、时间限制等优势。比如在档案分类和查询方面，在大数据管理下，电子系统可以实现高速全文检索，并且能够按照文件的元数据进行多维度的组合分类，如按文件类型、发布日期、形成单位及组合进行分类等等，在档案查询使用归档效率和使用便利性方面方便已大大超过纸质档案[1]。

目前，越来越多的档案管理者感受到双套制的优势逐渐消失，问题凸显，双套制管理方法越来越牵绊着电子文件、档案管理的发展和创新，越来越阻碍电子文件管理的进步。我们不能墨守成规，要擅于研究、利用新生事物，通过完善电子文件的保护、备份、利用机制，逐步从“双套制”管理过渡到“电子文件”管理方式上来。

3 国外档案双套制管理的形势

国外档案同行正由双套制向单套制管理转型，诸多国家已经实现了“单套制”。“电子文件管理机制研究”课题组调查发现，美国、英国、澳大利亚、新西兰、瑞典、德国、荷兰、丹麦、挪威、芬兰、法国、加拿大、新加坡、日本和韩国等国均逐步推进或已经实现了“单轨制与单套制”的模式。例如，美国国家档案馆对联邦政府机构档案的接收已经完全实现电子化，对于相同内容的文件只要接收了电子文件，就不再接收相应的纸质文件。

笔者也调研了美国南方电力某核电厂的档案管理制度：电厂一般以电子版文件作为有效的记录，故在工作执行完毕后由文件管理员将工作记录进行扫描作为电子记录存档。若质保大纲对该类程序有特殊的要求，则需要对该类程序的纸质版记录进行存档，否则在核对电子版记录中的信息和纸质版记录中的信息一致后即可以直接将该程序的纸质版记录丢弃。

由此可见，国外档案同行越来越信赖电子文件管理，向电子文件单套制管理转型[2]。

4 档案单套制管理的条件已经成熟