文件书写格式及编码作业标准书
文件编码作业指导书
文件编码作业指导书文件编码AQ2D-01-S001版本V02文件层级□一阶□二阶■三阶文件类别■体系文件□技术文件编制部门质量监察部机密等级■内文□秘密□机密□绝密编制人文件类别■通用□项目审核编制日期审批生效日期总页数 3 分发编号01 文件发布盖章文件制/修订记录页码章节制/修订记录版本修订人修订日期备注修订前修订后全部全部首次制定无V01全部全部按新的角色职责定义更新角色V01 V021.目的规范公司文件编码，便于日常工作时质量管理体系文件的查阅、管理，特制订本文件。
2.适用范围公司所有质量管理体系文件均适用。
3.术语和定义无4.职责和权限文控中心：负责对文件进行编码；其他部门：依文控中心的编码使用、查找文件。
5.作业内容5.1文件编码原则如下：5.1.1 体系一阶文件/二阶文件共7码，编码规则如下：□□□□ - □□其中,第一码为预留码,目前北京远特科技有限公司文件统一用A表示；第二码为文件类别码，体系文件为Q，技术文件为T；第三码为文件阶层码，一阶文件为1；二阶文件为2；第四码为文件功能类别码，具体参照【文件功能类别编码对照表】第五码为分隔符，统一为–；第六码、第七码为流水码，从01---99按照先后顺序排列。
文件编码示例，质量工程师所编制的【文件控制程序】的编码为AQ2D-01文件功能类别编码对照表序号功能类别代码序号功能类别代码1 终端产品开发 A 6 人事行政类 F2 制造类 B 7 IT类G3 运营业务 C 8 财务类H4 质量管理 D 9 T产品开发I5 营销服务类 E 10 其他类J5.1.2 体系三阶文件/四阶文件的编码规则5.1.2.1 作业指导书/规范、表单/模板编码规则如下，共12码□□□□ - □□ - □□□□其中,第一码至第七码为对应的二阶文件编码；第八码分隔符，统一为–；第九码为文件阶层码，作业指导书/规范为S，表单/模板为R；第十码、第十一码、第十二码为流水码，从001---999按照先后顺序排列。
2019-作业指导书编码规则-实用word文档 (8页)
本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！== 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ ==作业指导书编码规则篇一：作业指导书编码规则作业指导书编码规则目的及范围：為本公司各生产部门之《作业指导书》統一文件编码管理参考表格：TZ2-PD-04（附件二）A版4.操作方法识别序号2.工位名称代号3. 生产部门代号1.公司代号2.生产部门代号例如音箱装配：01表示木箱检查、02装母扣……4.操作方法识别序号工位名称代号编排：PDH(合箱) 01 板材放置 02 打胶 03 组合 04 打钉 05 加条木 06 堆垛PDD（打磨） 01 喷黑 02 补灰 03 打磨 04 堆垛PDST（贴皮） 01 裁皮 02 吹灰03 PVC喷胶 04 箱体喷胶 05 贴皮 06 修边 07 烫边 08 倒角 09 堆垛PDP（喷漆） 01 补胶 02 打磨 03 喷底漆 04 喷面漆 05 抛光 06 堆垛 07 检箱篇二：作业指导书与编号规则山东省特种设备检验研究院检验细则/工艺、检验报告、原始纪录编号规则一、检验细则/工艺编号规则1．细则/工艺编号：SDTJ/XZ-（项目代码）-（流水号）项目代码：由两个字母组成，如锅炉GL，容器RQ，管道GD，起重机QZ，电梯DT，游乐设施YL，索道SD，锅炉介质JZ，气瓶QP，安全阀AF，厂内机动车辆CC，无损检测WS，管理类用ZG，操作规程GC，自校方法和核查JH，常压罐车等其他类别产品用QT表示。
流水号：由三位阿拉伯数字组成，从001开始举例：电站锅炉产品安全性能监督检验实施细则SDTJ/XZ-GL-0012．技术资料编号：技术资料（含报告、记录等）编号规则： SDTJ/（类别代码）-（项目代码）-（流水号）-（X X）类别代码：技术记录为JLJ，安全记录为JLA，质量记录为JLZ.项目代码：为检验细则/工艺编号后两部分组成，如GL-003。
作业文件编写内容和格式标准范本
作业文件编写内容和格式标准范本编号：QC/RE-KA8744作业文件编写内容和格式标准范本In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value.（管理规范示范文本）编订：________________________审批：________________________工作单位：________________________作业文件编写内容和格式标准范本使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。
文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。
作业文件编写内容和格式1.文件编号和标题：编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点;(1)目的和使用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围;(2)职责：指明实施文件部门，职责、权限，接口及相互关系;(3)管理内容：是作业文件的核心部分。
应列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干，什么时间干、什么场合(地点)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图;(4)更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件，则应一起组织更改;(5)相关程序、文件和记录：指需引用的或本作业文件相关的程序、文件和记录;2. 报告和记录格式：确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。
文件编写模板(管理制度、操作规程、标准等)
XX公司管理体系文件
文件编号（新罗马字体，小三）
文件标题（黑体，小初，加粗）
（文件编写页边距：上下 2cm
左右 2.5cm）
受控状态：
发放编号：
（黑色字体不用改）
发布日期：XXXX-XX-XX实施日期：XXXX-XX-XX
编制：XXXX审核：XXXX批准：XXXXX
修订记录
1 目的（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
2 适用范围（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
3 职责权限（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
4 正文………(1级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
4.1 ………(2级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
4.1.1 ………(3级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
（1）……………………………………………………………………
……………(4级标题下的内容为左侧缩进4.73字符，悬挂缩
进2.52字符)
a…………………………………………………………………
…………(5级标题下的内容为左侧缩进8.1字符)
X相关文件和记录
X.1 XXX表格（表格编号）
X.2 XXX表格（表格编号）
XXX表格
XXX表格
世上没有一件工作不辛苦，没有一处人事不复杂。
不要随意发脾气，谁都不欠你的。
标准作业规范书word模板-45页精选文档
文件名称：
制订日期 生产设备、量测仪器编号说明
PE-W11-02 A/0 ２/２
05-05-01
第 18 页
3.2 量测仪器
流水号 Ｌ 3.2.1 “L”表示所有量测仪器。 3.2.2 “流水号”表示从 01 开始，02、03 ······。 3.2.3 每一台量测仪器有一编号，除部分仪器外，每一编号对应有原 机身编号（或客户手写的编号）。 例如：Ｌ－０１表示机身编号为 E2019-01 的温度表。
3.1 使用前先检查热熔胶枪.嘴枪.枪栓.手刹是否完整良好.
3.2 安装热熔胶,再插上电源,新安装热熔胶,需待 10 分钟左右,让热熔胶已熔化, 再使用.
3.3 使用时,右手握住枪栓,手指扣紧手刹,枪嘴接触熔接处.
4.0 注意事项:
4.1 使用时,手不要接触热熔枪嘴,热熔胶..
4.2 停止使用或者使用完毕应拔掉电源插头。
标准作业规范书
页码
1/1
制订日期
05-05-01
文件名称：
表单使用说明
1.0 目的：
为确保表单使用及管理得到有效管制，特制定本说明。
2.0 范围：
品质体系中使用之所有表单均适用之。
3.0 内容说明：
3.1 表单的管理与领用：
3.1.1 本公司品质体系使用之表单由行政部统一管理。
3.1.2 使用部门需领用时，由主管向行政部申请，行政部可予以登记。
4.2 《生产进度管制程序》
5.0 附件：
5.1 《领料单》
附件一
5.2 《退料单》
附件二
5.3 《报废单》
附件三
5.4 《额外补料单》
附件四
修 订 记 录
××玩具厂
第9页
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
文件和资料编号及写作规范
文件编号规则和写作标准1目的为使公司文件有统一的写作标准格式和统一的编号方法，特制定本文件。
2范围本程序适用于成都东旭节能科技有限公司质量手册、程序文件、作业规范、标准、制度等。
3术语无4职责4.1 各部门需按本文件要求编制质量管理体系文件，并负责对文件进行修订与解释。
4.2 文控室管理员须按本文的要求检查文件，杜绝不符合规定的文件进入流转程序。
5流程图无6内容6.1 制定文件编号是进行文件管理和索引的代码，应当存在于文件的每一页。
无论文件改版，还是换页，文件编号均不得变更；作废文件的编号也不得重复使用。
6.2 文件编号准则6.2.1 第一级文件：手册（以下简称“质量手册”）的编号。
DX-SC-001文件序号（001，002，003…999）“手册”拼音缩写“东旭”缩写6.2.2 第二级文件程序文件的编号DX-CX-XXX文件序号（001,002,003…999）“程序”拼音缩写“东旭”缩写公司级管理文件DX-GL—□□-XXX文件序号（001，002，003…999）部门代码“管理”拼音缩写“东旭”缩写产品标准DX-QB - XXX文件序号（001,002,003…999）“企标”的拼音首字母“东旭”缩写6.2.3 第三级文件（1）作业文件包括作业指导书、部门内部管理制度、使用说明书、操作规程、工艺要求等。
其编号由三部分组成：作业指导书代号ZY，部门和顺序号001~999组成。
ZY- □□- XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“作业”拼音缩写（2）记录表格JL- □□- XXX文件序号（001,002,003…）部门代码“记录”的拼音首字母（3）外来文件WL- □- XXX文件序号（001,002,003…999）所属文件类别“外来”的拼音首字母备注：外来文件的类别为：法律法规F；客户文件K；其他文件Q。
（4）设备操作流程LC- □□-XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“流程”拼音缩写（5）工艺要求GY- □□-XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“工艺”拼音缩写部门代码:6.3 文件版本号规则版本号作为文件修订状态的标识，每当文件修改时，该号都应当作相应的变更。
较规范的文件书写格式
较规范的文件书写格式第一篇：较规范的文件书写格式文档书写格式规范（一）一律采用A4纸打印，字间距、段落为固定值22磅。
页面与白边区两部分。
所有文字、图形、其他符号只能出现在图文区。
白边区尺寸（页边距）为：天头（上）20mm、地脚（下）20mm、定口（左）20mm、翻口（右）15mm。
文稿一律左侧装订。
装订从上到下，装订位置分别为A4纸（左）20mm中间分隔装订2颗钉子。
（二）存档的资料应做到格式规范、内容完备、条例清楚，手写的应用碳素墨水或黑色水性笔，书写工整。
（三）正文文字：标题为三号黑体加粗，正文为小四宋体，行间距为固定值22磅，顶部居中排列，上下各空一行每段起首行空两格，回行定格。
（四）正文文中标题：一级标题，标题序号“一、”，小四号宋体，独占，行末尾不加标点；二级标题，标题序号“（一）”，小四号宋体，独占，行末尾不加标点；三级以下标题序号，“1、”、“（1）”小四号宋体，可根据标题的长短确定是否独占。
每组标题的下一级标题不应采用自动连续编号，应采用输入的方法。
（五）标点符号：文中标点符号应正确使用，忌误用，混用，中英文标点符号应区分开。
（六）页码：全文排印连续页码；单面印时页码位于右下角；双面印时，单页页码位于右下角，双页页码位于左下角。
第二篇：护理文件书写规范[范文]护理文件书写规范护理文件是护理人员在医疗、护理活动过程中形成的文字、符号、图表等资料的总称，是护士工作行为记录的文字材料，也是各项护理活动及病情观察的客观记录［1］。
2002年颁布的《医疗事故处理条例》明确了护理记录是病历的重要组成部分，是患者可以复印或复制的内容之一［2］。
因此，全面、真实、准确的护理记录，不仅反映护士的综合素质，也是保护护患双方合法权利的举证依据。
护理文件书写目的强化护士的自我保护意识,提高护理文件书写质量.方法通过对147处护理文件书写缺陷进行分析,提出整改措施,加大对护理文书件写质量的监督管理.减少缺陷,提高了护理文件书写质量,消灭因护理文书缺陷引发的医疗纠纷,使病人满意率提高.提高护理文件书写质量同时要提高护士的综合素质,书写缺陷才能减少到最低限度,才能保障医疗安全.(一)护理文件书写应当客观、真实、准确、及时、完整。
文件编写格式及编码作业指引A4
5.2.3文件字体及签名规定：
5.2.3.1文件标题名称统一使用简体、宋体字、大小为三号，文件正文内容统一使用简体、宋体字、大小为五号；
5.2.3.1所有文件、记录、规章制度等、确认人栏必须要有相关人的签名，签名时一定要注明日期（格式统一为XXXX年XX月XX日或月/日），如审核、批准/确认栏，其中有两栏是同一个人签署时，则“审核”栏可省略、并画一斜线表示；
JL—□□□/□□—□□□
文件顺序号
文件类别：QP/WI
部门代码(程序文件不注明部门代码)
公司英文简称
例：《文件记录控制程序》编号为JL-QP-001
例：业务部《XX工作指引》编号为：JL-SA/WI-001(A-001、A为作业类代号
5.3.2.3记录表格控制号（标注在表格右下角）由公司简称、记录英文简称QR、表单顺序号、版本顺序号四部分组成、表达形式如下图：
5.3文件编码原则：
5.3.1部门代码：公司内各部门代码由该部门英文简称组成：
部门名称
英文名称
代码
部门名称
英文名称
代码
总经理室
General Manager
GM
管理ative
QMR
业务部
Sales Dept.
SA
品质部
Quality Dept
QM
厂务部
行政组
JL—□□—□□□/□
版本/修改号（A/0、A/1…）
顺序号（01,02,03…99）
记录简称QR/部门代码
公司英文简称
例：《XXX检查报告》编号为：JL-QR/QM-001 A/0
5.3.2.4外来文件的编码如下：
文件格式作业规范HQ-WI-DCA
文 件 修 訂 履 歷1.目的: 規定文件制作格式，使文件格式統一標準化.2.範圍: 適用於文控中心受控之所有文件。
3.權責:3.1文控中心：文件格式之規定；文件名称： 文件格式作業規範 文件编号： HQ-WI-DCA-001制订部门：文控室 制订日期：200904283.2 各部門：依文件格式撰寫文件。
4.定義:（無）.5.作業流程（無）6.作業內容:6.1字體規範:6.1.1頁首：A: 標題：中文字體新細明體 19號字英文字體：新細明體 18號字B：項目欄: 中文字體新細明體 10號字檔案名稱: 新細明體 12號字6.1.2頁尾：中文字體新細明體 10號字6.1.3正文（含封面）：中文字體新細明體 12號字項目符號：新細明體 12號字(注：如文件正文含有圖表無法按6.1.3執行時可根據實際情況而定但須清晰明瞭)6.2頁首. 頁尾格式：見附件一。
6.3頁邊距格式：上：2.54cm 下：1.5cm 左：2.54cm 右:2.54cm6.4 續頁格式:見附件二。
6.5編號方式：依照【文件編碼作業程序】執行。
6.6版本：見【文件編碼作業程序】相關規定。
6.7生效日期:文件首頁制訂日期為有效日期.採用“20090428”表示2009年4月28日生效.6.8頁次編號方式: 標準格式中為自動編號, 包含頁次和總頁數。
頁數計算由首頁直至文件附件（不包含表單和其他相關文件）6.9文件標準格式為6.9.1目的：描述文件製作之目的。
6.9.2範圍：指文件管理適用之物件，可採用“適用於……”或“不適用於……”之形式予以描述。
6.9.3權責：文件中規定工作的執行單位。
6.9.4定義：在文件描述過程中,因專業或縮寫緣故而需解釋或限定內容的詞語,對其內涵進行明確定義。
如:GME:為G.Marso Electronics ,Inc.之英文縮寫，代表鑫佑光電科技有限公司。
6.9.5作業流程：作業過程中描述之各步驟.6.9.6對流程中各步驟進行詳細描述，在何種情況下、由何部門（人）執行什麼工作、如何執行、執行結果如何體現、下一步工作應聯絡何部門、以何種方式進行聯絡（或回饋），即5W1H。
规范文件格式
规范文件格式
一、文件标题。
文件标题应简明扼要地概括文件内容，突出主题，字体大小为16号，居中排列，黑体字体。
二、文件编号。
文件编号应按照一定规范进行编制，包括文件类型、年份、编号等信息，例如“通知”类文件编号为TZ-2022-001，字体大小为12号，居中排列，加粗。
三、文件密级。
文件密级应根据文件内容的保密程度进行确定，包括“绝密”、“机密”、
“秘密”等级别，字体大小为12号，居中排列，加粗。
四、文件日期。
文件日期应标注文件发布的日期，格式为“年-月-日”，字体大小为12号，靠右排列。
五、正文。
正文部分应分段落书写，段落之间空一行，字体大小为12号，宋体字体，首
行缩进2个字符。
六、文件签发。
文件签发应由领导签字并注明签发日期，字体大小为12号，靠右排列。
七、文件附件。
文件附件应在正文下方注明，列出所有附件的名称和数量，字体大小为12号，宋体字体。
八、文件页眉。
文件页眉包括文件标题和页码，字体大小为10号，居中排列。
九、文件页脚。
文件页脚包括单位名称和文件编号，字体大小为10号，居中排列。
十、文件格式。
文件应以Word格式保存，文件名应简明扼要地概括文件内容，不含特殊字符和空格。
十一、文件存档。
文件应按照一定规范进行存档，包括文件编号、文件标题、文件日期等信息，存档位置应明确。
以上为规范文件格式的要求，各部门应严格按照此规范进行文件的起草、签发和存档，确保文件的规范化和统一化。
学校所发的 文件格式--要编号的
沙学文〔2021〕□号签发人：马宗蓉
沙坪坝区第六十四中学校
关于□□□□□□□□□的通知
XX〔备注：文件名为方正小标宋二号加粗，文件名和正文间空
一格〕
区创卫办：
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□：〔正文字体为3号方正仿宋_GBK〕
一、一级标题〔3号方正黑体_GBK〕
〔一〕二级标题。
〔3号方正楷体_GBK、加粗〕
1．三级标题。
〔3号方正仿宋_GBK、加粗〕
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。
〔正文字体为3号方正仿宋_GBK〕
XXXXXXX〔备注：附件与正文间空一格〕
附件：
重庆市第六十四中学校
2021年12月22
日
〔备注：页边距上、下、左右；正文行间距为28磅；页码居于外侧，“-1-〞格式，方正仿宋4号字体。
如不是公文的其他资料排版，同公文正文局部〕
抄送：学校各处室，各年级组
重庆市第六十四中学校2021年12月22日印发。
文件编号格式与版本规定
3
SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□
1）R—为记录Record的英文缩写
2）Q—质量Quality的英文缩写；W—工作指导书Working Paper的英文缩写
3）□□填入该工作指导书所属程序文件的编号
4）部门代号见2.6.1；□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件的编号
3
SQYL/QW-□□-部门代号□□-□□□□
1）SQYL—同2.1
2）Q—质量Quality的英文缩写；W—工作指导书Working Paper的英文缩写
3）□□填入该工作指导书所属程序文件的编号
4）部门代号见2.6.1；□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件的编号
5）□□□□空格部分填入该工作文件发布年份
例如：
Ⅱ带封面的记录正文
5.
文件版本以文件大批发布或换版年份为大版本号，在此版本下作的修订以“第X次修订”标识，X为“0-N”的数字。
例如：在2012年03月完成换版文件发布时，文件版本号为“第2012版”，修改次数为“第0次修改”。若在2012年7月对某一个文件进行的是第2次修改，文件版本号不变，仍为为“第2012版”，但修改次数为“第2次修改”。记录的版次设置方法和文件相同。
年份为2012年。
3
SQYL/QP-□□-□□□□
1）SQYL—同2.1
2）Q—质量Quality的英文缩写；P—程序Program的英文缩写
3）□□填入程序文件的编号
4）□□□□空格部分填入该程序文件发布年份
例如：SQYL/QP-01-2012表示：质量管理体系第一个程序文件，发布年份为2012年。
文件编制格式及编码规则1
文件编制格式及编码规则1文件编制格式及编码规则一、文件编制格式1. 文件封面文件封面是文件编制中的重要组成部分，它能够清晰地展示文件的基本信息。
文件封面的格式应包括以下内容：- 文件名称：准确反映文件内容的名称，字体应清晰、醒目。
- 文件编号：唯一标识文件的编号，便于查找和管理。
- 文件版本：记录文件的版本号，方便追踪和更新。
- 文件日期：标明文件的编制日期，便于查证和参考。
- 编制人员：记录文件的编制人员姓名，方便沟通和协作。
- 审核人员：记录文件的审核人员姓名，确保文件的准确性和可靠性。
- 批准人员：记录文件的批准人员姓名，确保文件的合法性和权威性。
2. 文件目录文件目录是文件编制中的重要组成部分，它能够清晰地展示文件的结构和内容。
文件目录的格式应包括以下内容：- 章节标题：准确反映章节内容的标题，字体应清晰、醒目。
- 页码：记录章节在文件中的页码，方便查找和定位。
3. 正文内容正文内容是文件编制中的核心部分，它包含了详细的信息和数据。
正文内容的格式应遵循以下原则：- 字体：正文内容应使用统一的字体，字号适中，保证清晰可读。
- 段落：正文内容应分段落编写，每段落之间应留有适当的间距。
- 标题：正文内容中的标题应使用粗体或加粗，以突出重点。
- 列表：正文内容中的列表应使用符号或编号，以清晰展示项目。
4. 附件附件是文件编制中的补充部分，它包含了与正文内容相关的附加信息。
附件的格式应包括以下内容：- 附件名称：准确反映附件内容的名称，字体应清晰、醒目。
- 附件编号：唯一标识附件的编号，便于查找和管理。
- 附件描述：简要描述附件的内容和用途，方便理解和使用。
二、文件编码规则文件编码规则是为了方便文件的管理和检索，确保文件的唯一性和一致性。
文件编码规则的具体要求如下：1. 编码结构：文件编码应采用层次结构，由多个部分组成，每个部分之间用连字符“-”分隔。
2. 编码要素：文件编码应包含以下要素：- 业务类型：反映文件所属的业务类型，如财务、人力资源等。
文件格式和编号管理规范
文件格式和编号管理规范文件格式和编号管理规范1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。
2. 适用范围：本规范适用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程序文件正文的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过4层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5文件的字体5.1.5.1文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4流程表框内----宋体五号5.1.6文档类型为word 文档，表单不限；5.1.7文档行距：文档自设最小行距12磅5.1.8文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：1目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2适用范围：介绍文件适用的范围，如：按使用的场所（组织别）、产品、职能等进行界定。
3职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
（已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
）4定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或较难理解的则需要进行解释。
文件标准格式说明书
WI
文件标准格式说明书
文件编号 版次 页次
1、目的及依据标准： 1.1、统一文件之格式，使之整齐划一，易于应用、管理。 1.2、依据『文件管制程序』 5.1.1之规定。
WI-42101 1 1/2
2、范围：品质程序书（QP）或本说明书所提到之文件。
3、定义：无。
4、流程：无。
5、作业内容： 5.1、文件样式分文件首页样式（直式及横式）及文件续页样式（分直式及横式）四种样 式，首页之“制定日期”栏指第一次之制订日期，“修订日期”指最近一次之修订 日期。 5.2、文件表达格式共分为8段落，规定如下： 1、目的及依据标准——描述编写此文件之意图及依据之ISO-9001条文之章节或 或其它要求。 2、范围——摘述此文件之适用区域、部门、作业、文件、活动…等。 3、定义——说明一些可能会造成混淆的字词之意义，若无时，则填写“无”。 4、流程——若没有流程时则写无，若有流程时（有多种流程时，可以4.1、4.2… 方式描述）方式参考如下： 填写请购单
审查 取 消
核准
核准
采购作业
审
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
查
编
制
表单编号：FM-42101
版次：1
制订日期： 年 月 日 修订日期： 年 月 日
正规文件编写标准
正规文件编写标准一．页面设置（1）纸幅：A4（2）页面边距：上下左右边距各2.5 厘米，左侧装订线0.5 厘米（3）页眉页脚边距：1.5 厘米（4）段落间距：1.5 倍行距（5）页码编号设置在右下角（1）数值的书写①数值应采用正体阿拉伯数字，但在叙述性文字段中，对10 以内的数字，可采用中文数字书写。
例如“三力作用于一点”。
②数、百分数和比例数的书写，应采用数学记号表示。
其中分数宜改用小数表示，例如：四分之三、百分之三十四和一比三点五，应分别写成3/4（或0.75）、34%和1:3.5。
③书写的数值小于 1 时，必须写出前定位的“0”。
小数点应采用圆点，齐底线书写，例如0.001。
④标明量的数值，应反映出所需要的精确度。
数值的有效位数应全部写出。
例如级差为0.25的数列，数列中的每一个数均应精确到小数点后第二位：正确的书写：1.50，1.75，2.00不正确的书写：1.5，1.75，2⑤多位数的数值需采用乘以10n（n为整数）的写法表示时，有效位数中的“0”必须全部写出。
例如：100000 这个数，若已明确其有效位数是三位，则应写成100×103，若有效位数是一位则应写成1×105。
⑥有表示偏差范围的数值应按下列方式书写：20±2℃不应写成20℃±2℃20+2-1℃不应写成20℃+2-1℃0.65±0.05 不应写成0.65±.0550+20㎜不应写成50+2-0㎜在叙述性文字段中，描述绝对值相等的偏差范围时，应采用“允许偏差为”的用词，不应写成大于（或小于）、超过等。
例如：尺寸的允许偏差为±2 ㎜，不应写成尺寸的允许偏差为不超过±2 ㎜。
（2）符号①符号代表特定的概念，代号代表特定的事物。
在条文叙述中，不得使用符号代替文字说明。
②下标应采用正体字母，其中代表序数的i、j 为斜体；代号应采用正体字母，例如：正确书写不正确书写钢筋每米重量钢筋每m 重量其搭接长度应大于12 倍板厚其搭接长度应>12 倍板厚测量结果以百分数表示测量结果以%表示③图名、表名、公式、表栏标题，不宜用标点符号；表中文字使用标点符号，最末一句不用标点符号。
标书编写编码及格式指导书
第一章范围1.1 软件范围本指导书针对使用Microsoft Word 排版的标书文本文件，Word的版本要求为2002(XP)或更高，使用其它软件排版可参考执行。
1.2 主要要素强制规定的要素有字，段落，表格，图形的格式和标识规则，其它如纸张，边距，页眉页脚等作出具体指导建议。
1.3 文字类型适用于使用汉字为主体的标书文档，非汉字文档可参考执行。
注：本文档即为使用自动排版工具排版的结果，电子版中颜色是为了便于用户区分不同要素，正式输出前可以全选后设为黑色。
第二章规则2.1 强制规则为配合软件自动排版，以下为强制规则，按照强制规则编写的标书在无需设置任何格式，即可利用自动排版软件进行全自动排版。
2.1.1 编码规则统一的编码规则是软件准确识别标书内容信息的基本前提，同时统一的编码规则可有效的减少编书编制过程中的不必要编码转化。
说明：（1）编码可以只使用到3级，也可以在3级后跳过4级直接使用5级。
（2）5级编码顺序并非必须，建议按照（1）→1）→A→a的顺序，A和a后建议不跟标识符号。
（3）2,3,4级别的编码标识符.建议使用半角，5级别编码的”（”或“）”建议使用全角。
（4）特殊字符，如⑴⑵⑶或①②③建议不进入5级编码，主要原因是输入的效率比较低，同时⑩以上需要使用Word的圈字功能，在清除格式的过程中圈字信息会丢失。
（5）禁止使用自动编号功能，自动编号在清除格式的过程中信息会丢失。
2.1.2 图形规则2.1.2.1 由Word绘图工具绘制的图形（1）由Word绘图工具绘制的流程图，示意图等在局部必须组合。
（2）在Word2002以上版本绘制图形，建议不启用画布功能，设置步骤为：Word工具菜单→选项→常规→插入自选图形时自动创建画布。
（3）局部组合后图形的格式默认为嵌入型，建议上下各空一行。
2.1.2.2 由嵌入对象的方式插入的图形由嵌入对象的方式插入的类似CAD，EXCEL，图片对象格式默认为嵌入型2.1.3 表格规则建议不要使用不完整的表格和边框为无颜色的表格，表头有斜线分栏的应使用表格工具中的“绘制斜线表头”工具绘制，而不要使用绘图工具中的直线绘制。
文件编写格式要求
正规文件编写格式要求
第一条标尺标准
1.横标尺左距为“6”，右标距为“43”；
2.纵标尺上距为“4.5”，下标距为“49”。
第二条正文文字格式
1.标题字型“宋体”，字号“小二”或“二号”，加粗；
2.正文字型“宋体”，字号“小四”；
第三条行距、段距要求
1.段前、段后距离为“0”或“段前0.5”，行间距为“1.5倍”；
2.短落首行前空2个字符，次行顶格，每段标尺格式为：“上标为2，下标为0”。
第四条正文序号要求
1.第一层为“第一章、第二章、第三章…”，序号使用粗体，文字内容不使用粗体，每段标尺格式为：“上标为0，下标为0”；
2.第二层为“（一）、（二）、（三）…”，不使用粗体，每段标尺格式为：“上标为0，下标为0”
3.第三层为“1.、2.、3. …”，若第第二层没有分层，则直接只用第三层序号，不使用粗体，每段标尺格式为：“上标为2，下标为0”；
4.第四层为“（1）、（2）、（3）…”，不使用粗体，每段标尺格式为：“上标为2，下标为2”；
5.第五层为“①、②、③…”，不使用粗体，每段标尺格式为：“上标为2，下标为2”；
6.第六层为“A、B、C…”，不使用粗体，每段标尺格式为：“上标为2，下标为2”；
7.序号如加括号，如（一）（二）（三），（1）（2）（3）等后面不加标点符号；
8.序号编号位置、文本缩进数值均为0，编号后的空格缩小到最短。
9.。
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版本/次页数修订内容简述修订单号制作日期A0 7 新订常燕2009.10.27
制作单位
制作单位认可审核制作
文管中心
会签单位
部门MD制造课MD工程课MD研发课资材课品保课签名
部门制造课工程课设备课研发一课研发二课签名
部门采购课生物管业务课人总课财务课签名
部门关务课QA批准管理代表
签名
总经理
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1.目的:
规范手册、程序文件书写的格式及文件编码的统一。
2.适用范围:
凡是公司制订的文件均可使用附件的“文件格式”及选择适当的段名（须依相关文件的规定）编写文件，但品质手册之系统摘要、程序文件编写段落须依规定编写。
3.职责和权限:
文管中心负责本文件的制作和修订,其它各部门都有权力提出修订申请。
3.1各程序文件与品质手册之系统摘要编写均须依本规定制订文件。
3.2其它类文件编写可参考本规定制订文件。
4.名词解释:
N/A
5.作业内容:
5.1文件封面：品质手册及程序文件的首页使用如附件一的文件封面格式,
5.2程序文件次页格式如附件二,内容要求如下:
5.2.1标题：一级标题加粗，二级以后（含二级）标题根据实际情况决定是否加
下划线。
5.2.2格式：大标号均左起顶格编辑，次标号与上级标号呈阶梯状。
标号与标
题之间间隔一个空格。
5.2.3字体：标题和正文文字均为小四号宋体。
5.2.4段落：正文段落行距一般是1.5倍行距,段前后间距0行。
5.2.5页边距：上下左右边均设为2.0厘米。
5.2.6纸型：通常是A4型，根据实际情况决定横向或纵向设置。
5.2.7标号：采用小写阿拉伯数字进行编号。
5.2.8编写程序文件时须依以下规定的段名,依序分段编写,但若因文件主题的
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不同, 遇有段名不适用时,则在该段名下标示"N/A"以保留段名。
5.2.8.1目的：重点摘述编辑这份文件的目的或企图。
5.2.8.2适用范围：重点摘述此类程序所适用之范围。
5.2.8.3管理责任：摘要说明执行这份文件的工作责任。
5.2.8.4名词解释：说明一些不常用或在此项作业程序中具有特別意义的
名词。
5.2.8.5作业內容：整个文件的作业程序以详细的文字加以说明。
5.2.8.6培训对象：列出必须培训此文件的相关岗位。
5.2.8.7参考文件：详细登录与作业程序相关的文件。
5.2.8.8纪录表单、表单编号、保存期限：详细登录表单名称及表单编号,
并说明表单保存期限。
程序文件的页码编排:
文件首页依序编排页码,编排页码须指出文件正文件的总页数.
程序文件的页码编排:
5.4.1外部文件编码原则:
*** - * - *********
文件号
文件种类
客户名称
注:外部文件无编号或编号不清时,以"料号"或"机种+序号"代替原文件
号;
客户名称:以提供者(公司或单位)的英文简称(或汉语拼音简称)取前
三位组成,不足三位的按实际位数取定(如:COMPAQ取COM);
5.4.2品质手册、程序书、作业（操作）标准书的编码原则：
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A0
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源。
* – * * * – ** – ***
流水号
部门代码
M ：管理手册
P ：程序文件
WI ：作业指导书
/规范类文件(前2位可省略)
O ：其它文件
E ：环境管理系统文件(文件合并时用)
如不包含环境管理系统,此栏省略.
Q ：品质管理系统文件
E ：环境管理系统
G ：产品环保文件
O ：其它类别文件,
如单一系统文件超过10份,由文管单独再编码
P ：电源
M ：医疗
A ：皇源通用
部门代号:总经理-01 管理代表-02 业务课-03 采购课-04 人总课-05 工程课-06
研发课-07 文管中心-08 制造课-09 资材课-10 品保课-11
文件类型
文件范围代码
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源。
财务课-12 生物管课-13 设备课-14 关务课-15 MD工程课-16
MD研发课-17 MD制造课-19
作业指导书的编码原则:
5.4.3.1 电源编码如下:
5.4.3.1.1 工程作业指导书:
L ** ** * - **
序号
PCB板
线别代号
机种代号
工程别
工程别:L-作业指导书
机种代号:若为特殊用"OT"表示,样机用"MT"表示,变压器用"TT"表示.
线别代号:00-无机种 01-准备线 02-插机线 03-修补线 04-组装线 05-包装线 11-SMD PAC-包装出货
PCB板:若机种有一块PCB时,此位无,若机种有两块或以上PCB时,以S(小) M(中)等来区别.
4.3.1.2 品保作业指导书:
* *** - **
流水号
机种名
类别
类别:I-IQC O-OQC
5.4.3.2 MD按《WI和制造流程图作业标准书》执行。
图纸编号原则：
5.4.4.1治具图纸的编码原则:
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源。
D - *** - * - ***
3位流水号
类别
机种名
图纸代号
类别：T-电子测试治具 A-机构加工治具
5.4.4.2其他图纸的编码原则:
D - ******
料号
图纸
料号:当不能确定料号时,料号可用"图纸编号或XX系列"表示.若无
无机种以"ALL-3位流水号"表示.
料单的编码原则：
L（表示无铅料单，若不是.无此位）机种名-序号(2位)
5.4.6 纪录表单编号：
A - ** - ***
公司代号部门代号流水号(3位)
部门代号参照5.4.2
注:旧编号表单仍然使用，修订后重新编号使用。
5.4.7 其它内部文件的编码原则：
文件种类-料号
若此文件无“文件种类”及“料号”，则以“年月日”-“流水号”
为文件编号。
5.5 文件种类：
E-零件规格书(供应商承认书) M-设备说明书(操作手册) D-图纸
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文件名称文件书写格式及编码作
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源。
R-安规证明书 N-国家、国际标准 S-电气规格书 O-其他外部文件I-IQC进料检验标准 P-IPQC制程检验标准 O-OQC最终检验标准
3B-3B Release文件 CPL-重要参数表 PMP-生产工程表
AVL-可用元件明细表 CCL-重要材料代用表 Pa-包装材料
ATE-ATE测试文件 ICT-ICT测试文件
培训对象:
6.1文管中心人员
6.2各部门主管、工程师、文员
7.参考文件：
《WI和流程图作业标准书》A-WI-09-001
8.纪录表单、表单编号、保存期限:
N/A。