融资租赁公司档案管理办法

XXX有限公司

档案管理办法

《XXXXXXXX有限公司档案管理制度》于2018年04月03日制订，本管理办法自2018年04月03日起正式实施。

目录

第一章总则 (3)

第二章名词解释 (3)

第三章职责权限 (4)

第四章档案管理流程 (4)

第五章档案管理内容 (5)

第六章电子档案归档 (7)

第七章奖惩 (7)

第八章附则 (8)

附件 (9)

正文内容

第一章总则

第一条目的为规范XXXXXXXX有限公司（以下简称“公司”、“XXXXXX”）档案资料的管理，使档案在暂存、打包、邮寄、保管、借阅、调档、交接等环节减少错误、提高工

作效率和质量，特制定本办法。

第二条适用范围本办法适用公司融资租赁业务的档案管理，包含租前审核、租后管理、结清资料的归档。

第三条管理要求档案管理要求真实、完整、规范、及时和保密。

第二章名词解释

第四条档案本办法涉及的档案是指承租人所提交及签署的所有纸质资料及对应电子资料，其中纸质资料包含但不限于：承租人进件资料、车辆资料、合同资料等；电子资料除

上述纸质资料扫描件外，还包括评估、信审、放款等各审批节点的系统和邮件截屏。第五条承租人资料是指承租人身份证复印件、银行卡复印件、银行流水、个人征信报告原件等业务受理资料。如承租人是法人的，则包括营业执照复印件、开户许可证复印件、

税务登记证复印件等资料。

第六条车辆信息资料是指车辆登记证、车辆钥匙、保险单据、购车发票、车辆评估照片等和车辆相关的资料或物件。

第七条合同资料是指主合同、抵押合同、业务申请表、车辆交接单、保险变更等相关文件。第八条暂存管理指城市服务部对承租人所提交及签署的资料进行暂时性存放、保管等行为。

第九条邮寄管理指城市服务部对承租人基于此次业务所提交或签署的资料进行分类、打包、邮寄等行为。

第三章职责权限

第十条职责权限

一、城市服务部客服岗

（一）客服岗负责对承租人信息资料、车辆资料、合同资料等进件及放款资料的收集、暂存、邮寄，对承租人档案的真实性、完整性及合规性负责；

（二）对承租人的电子档案进行维护、管理，对承租人电子档案的真实性、完整性及安全性负责。

二、公司资产管理部权证管理岗

（一）负责对全国范围内档案管理工作进行日常督导，负责所有纸质和电子档案的保存、管理、维护等工作。对档案的真实性、完整性、合规性负责；

（二）负责档案管理制度、流程的制定、修订及监督实施。

三、公司服务督导岗

负责公司范围内档案管理工作的监督检查，对城市服务部进行督导、检查、盘点、考核，对档案的真实性、完整性、合规性负责。

第四章档案管理流程

第十一条归档时效公司各城市服务部客服岗及权证管理岗需严格按照《XXXXXX档案归档资料清单》（见附件1），于每月5号前完成上一个月档案的全部归档工作；

第十二条归档流程承租人档案归档流程详见附件2

第十三条租赁期满后资料退还承租人租赁期满之后，需在10个工作日内将机动车登记证、车辆备用钥匙、保险单据原件（如有）等车辆资料退还给承租人。

第十四条权证退还流程图（详见附件3）

第五章档案管理内容

第十五条合同签署要求城市服务客服岗在与承租人签约时应严格按照公司相关签约要求执行：

（一）主合同、抵押合同、车辆交接单、业务申请表等合同相关文件需保留原件；

（二）签字不能潦草无法识别；合同资料的填写项不得缺失、更改，不得代

签；

（三）签名与手印不可重叠；

（四）承租人邮寄地址需详细能准确定位。

第十六条资料完整及合规性要求签约完成后应按公司进件标准检查承租人资料完整性及合规性，纸质档案应与上传审核通过的电子版档案内容一致，不得将无效合同邮

寄至权证管理岗。

第十七条档案暂存管理档案检验完成后邮寄前，应在当天下班前将档案装进档案袋保存，不同承租人的档案资料分别装进不同的档案袋，档案袋上需用黑色签字笔清楚工

整填写承租人姓名、合同编号、产品名称、签署地、业务所属大区、签约日期。

不得在档案袋上填写除以上规定信息外的其他信息，且档案袋上的信息必须与袋

内档案一致，不得存在错误编号或错别字。

第十八条归档要求公司承租人的档案资料由资产管理部权证管理岗归档，以确保档案的

安全性。城市客服岗针对归档部门不同的产品名称需分开档案袋存放邮寄，并附

上邮寄明细表（详见附件4）

第十九条邮寄分类要求邮寄需要按照合同签署时间打包邮寄。如有后补的承租人档案不能混在一个包裹中邮寄。

第二十条邮寄时间要求城市服务部客服岗在每周一邮寄上周已放款成功的承租人档案，按邮寄明细表顺序排列，在邮寄前应检查档案的完整性及合规性，核实无误后在

《合同邮寄明细表》（见附件4）中经办人处签字确认，将档案及纸质版《合同邮

寄明细表》装入质量和密封性完好的箱内一并邮寄。

第二十一条邮件提前告知寄合同前需按照流程向上一级发送电子档《合同邮寄明细表》（见附件4），告知资产管理部权证管理岗邮寄内容，以便权证管理岗能及时对合同

进行查收、归档。（邮件格式见附件5）

第二十二条档案存放放档案的柜子要用专业的档案柜，柜内需保证清洁干燥应做到六防一控。六防指：防火、防盗、防光、防尘、防虫、防鼠，一控指：控制湿度。

第二十三条档案柜钥匙保管档案柜钥匙由公司资产管理部权证管理岗保管，所有档案的入柜、出柜需由权证管理岗操作，此责任人对档案的安全性负直接责任。

第二十四条档案借调或借阅档案属于公司机密，承租人的档案借调或借阅只针对承租人本人、公司工作人员。若是承租人本人有此需求，应通过城市服务部客服岗发送邮

件申请，经城市服务部城市经理同意后，转发至资产管理部负责人并抄送权证管

理岗，待资产管理部负责人审批同意后方可借调或借阅；若是公司工作人员由于

工作需要，需借调或借阅档案的，需由需求人本人发送邮件申请，经本部门负责

人同意后，转发至资产管理部负责人并抄送权证管理岗，待资产管理部负责人审

批同意后方可借调或借阅。