会议管理手册

会议管理手册

一、会议程序（一）会前准备

1、确定会议目标

2、明确与会者

3、选择开会时间

4、选择开会地点

5、会场布置

6、拟定议事日程

7、会议通知

8、会前审核

（二）会中事务

1、会议签到

2、主持会议

3、参加会议

4、会场服务

5、会议记录

（三）会后工作

1、会议简报

2、会议纪要

3、检查催办

二、会议规范（一）会议目标的确定

1、会议目标必须书面列明

2、会议目标必须切合实际

3、会议目标必须具体而且可以衡量

4、会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”

（二）与会人员的选择

1、与会者人数不宜太多，双向沟通的会议一般以5－7人为宜

2、不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。下面是应考虑的一些因素：

(1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?

(2)这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献?

(3)这个人以前对这种情况，有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)?

(4)级别或地位是否适合于这个小组?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。)

(5)假如要做决议，这个人是否能做(他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?

(6)这个人是否具有行政或法律责任来进行审查或决定?

(7)为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用?

(8)这个人的才能或职责是否与其他与会者重复?

(9)由于某种理由，这个人的出席是否会妨碍会议的总体成效?

(10)是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?

（三）会议时间的选择

1、会议时间必须包括起止时间

2、一般会议不要超过一个半小时

（四）会议地点的选择

1、一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但

是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开

2、场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有研究结果表明，平均每一位与

会者若能拥有1.5平方米的空间，才算理想

3、一般会议应拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅愈

应令与会者感到舒服

4、必须拥有充足的照明及通风设备

5、必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心

6、必须令主席及与会者大致方便

7、成本合适

（五）会场布置

1、在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌

子的教室式安排较为理想

2、在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均

环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通

3、在培训会场里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样

不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。

但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

4、当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会

5、应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸

烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区

6、如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片

7、准备会务物品（详见附表1）。

8、准备会标、条幅等宣传用品。

9、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防

与会者分心

（六）会议议程

1、按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，越紧要的事项越应排在议程的前

端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理

2、每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来

3、尽量把议程的话题限制在同一个主题范围内

4、假如会议议题之间没有关系，要力求少安排一些议题

5、设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以其它不需较多准备工作

的次要项目

6、提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定：每一

项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍

7、对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的

时间

8、假如会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间

9、假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间

（七）会议通知

1、会议通知应包括：

①会议目的

②会议的时间(包括日期及起止时间)

③会议地点

④与会人员

⑤会议议程

⑥与会者须事先准备的事项

⑦与会者须事先阅读、思考的背景材料、讨论题目。

2、会议通知一般在开会前至少一天以上送到与会者手中

3、在开会前用电话向与会者提醒开会时间。

（八）会前审核

1、一般来说，当发生如下情形时，需要召开会议：

•需要大家提供信息或建议。

•需要大家参与做出决策或解决问题。

•需要与大家分享信息和成功，或关系到全体人员的问题，或者需要全体成员了解某一特定情况。

•需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员提供解决方案的问题。

•发现对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。