hy001运营会议管理手册(集团)(碧桂园 2017版)

附件1：
碧桂园集团
运营会议管理手册
（2017版）
目录
前言 (1)
第一部分编制说明 (2)
一、手册说明 (2)
二、手册调整与修改 (2)
三、手册特定用语说明 (3)
第二部分会议名录 (4)
一、里程碑会议召开条件时间轴 (6)
二、里程碑会议召开目的及会议成果 (7)
三、定期运营会议召开目的及会议成果 (10)
四、专项运营会议召开目的及会议成果 (10)
第三部分通用会议要求 (12)
一、会议资料 (12)
二、会议纪要 (13)
三、会议任务跟进 (14)
第四部分里程碑会议管理标准 (15)
一、定位策划会 (15)
二、二次定位会 (16)
三、报建策划会 (17)
四、成本策划会 (18)
五、工程策划会（及二次工程策划会） (19)
六、开盘策划会 (20)
七、装修策划会（及二次装修策划会） (21)
八、交楼策划会 (22)
九、开盘后评估 (23)
十、交楼后评估会 (24)
十一、结算后评估会 (25)
十二、全周期后评估会 (26)
前言
随着集团房地产开发业务的迅猛发展，企业规模迅速扩大，客观上对集团项目决策带来了规模上的挑战。

为规避决策风险，实现企业内部有效沟通并形成运营会议决策成果，须不断提高项目运营会议管理水平。

项目运营会议管理不仅是项目运营决策中非常重要的沟通、决策形式，更是提高团队协同能力、保障信息完整、形成知识沉淀的有效方法。

因此，在总部精干高效、区域做实做强、项目责任到人的模式下，合理、高效的会议管理体系对项目运营起着至关重要的作用，而项目运营会议管理也将与时俱进、不断完善。

第一部分编制说明
一、手册说明
本办法用以规范碧桂园集团在项目开发过程中关于项目运营决策类会议的召开标准。

通过指引性的文字说明，明确各类会议的会议目的、召开时间、组织部门、参会部门、会议资料、输出成果等要素，指导相关会议召开，保障集团各项目开发的有序推进。

本办法是集团计划管理体系的构成文件，共包括三个部分：
（一）手册编制说明：本部分就编制本办法的目的、手册的主要内容框架、手册中涉及的会议范畴、主要关键词等做出说明，是阅读和使用本办法的基础内容。

（二）会议名录管理：本部分列出了碧桂园集团现阶段项目开发过程中应重点关注的会议。

（三）会议标准管理：本部分针对“会议名录管理”中的会议，依次明确了各类会议的会议目的、召开时间、组织部门、参会部门、会议资料、输出成果等标准。

二、手册调整与修改
（一）集团运营中心根据项目开发策略的调整，每年组织相关中心和区域、项目对本办法的适用性、有效性和保障作用做出评价，并根据运行评估结论适时进行调整与修订。

本办法内容确定后在一定阶段内应保持相对稳定。

（二）当集团战略、管控模式、相关部门职责设置或业务流程发生变化时，
及时修订本办法。

三、手册特定用语说明
本办法主要关注以下会议：
（一）里程碑会议：聚焦项目决策，着眼项目开发流程上的关键点，完成项目开发思路、重大运营方案等工作的成果确认，以便落实推进项目整体运营效率，保证项目计划和总体目标达成。

（二）定期运营会议：聚焦项目进程，通过定期召开集团及区域运营会议，汇报、分析并解决各区域、项目在实际运行中存在的问题，保证项目正常运营。

（三）专项会议：聚焦实际需要，由区域、项目根据实际运营需求，针对性地组织集团、区域等职能部门，共同沟通、总结及解决专项议题。

（1）定位策划会（2）二次定位会（3）报建策划会（4）成本策划会（5）工程策划会
（及二次策划）（6）开盘策划会（7）装修策划会
（及二次策划）（8）交楼策划会（9）开盘后评估会
(10) 交楼后评估会
(11) 结算后评估会
(12)全周期后评估会（1）集团半年度/年度
经营分析会
（2）大运营月度工作会
（1）项目启动会
（2）开盘当天后评估会
（3）专题协调会
（4）同心共享路演
（5）成就共享路演
第二部分会议名录
目前集团运营会议体系详见下图：
本次修订内容：
一、增加二次定位会、二次工程策划会、二次装修策划会、全周期后评估会等内容，进一步完善项目过程管控及后评估工作；
二、增加大运营月度工作会、开盘当天后评估会、同心共享路演、成就共享路演等内容，进一步补充完善集团运营会议体系；
三、根据集团最新管控要求，调整各类会议的召开时间、组织部门及参会部门等内容，进一步明确相关业务部门的责任权限。

规范后的里程碑会议召开条件及目的如下所示：
一、里程碑会议召开条件时间轴 土地信息
项目立项
定位策划会投资决策会
项目获取
项目启动
开工 开盘 交楼 做什么 是否做 如何做
开工前：报建策划
成本策划
工程策划
(及二次策划)
开售前：开盘策划
（确定合同交楼时间）
开盘后：评估总结
精装前：装修策划
(及二次策划)
交楼前：交楼策划
交楼后：评估总结
结算后：评估总结
全周期：评估总结 精细做 二次定位会 深化审定：项目定位 设计方案 开发节奏 成本目标 资金安排 ……
如地价、规划指标等
发生变化则必须召
竣备后改造/精装修： 算账确定是否赠送
论证过程实施方案
二、里程碑会议召开目的及会议成果
三、定期运营会议召开目的及会议成果
四、专项运营会议召开目的及会议成果
第三部分通用会议要求
一、会议资料
会议前资料准备
（一）各类会议召开前两天，汇报部门应将所有上会资料准备完毕，进行自检后提交会议组织部门，并附【会议资料阅读和使用说明】，列明相关资料和会议拟讨论议题间的关系。

会议组织部门应安排专人收集全部会议资料，尤其是会议讨论所用的资料及电子演示文稿。

（二）会议召开前一天，会议组织部门应将所有会议资料收集完毕。

（三）对于文字类资料，会议组织部门应及时（按需打印）、分发各与会领导和参会部门负责人。

1.对于多媒体资料，会议组织部门应在会议召开当天将其拷贝入使用电脑，并确认相关软件能够正常使用。

2．对于图片资料及其它实物资料，会议组织部门应妥善存放并于会议召开前携带至会议室。

3．各类会议资料的分发，应遵循公司相关保密要求。

（四）会议后资料收集
1.会议结束后，会议组织部门应收集各类会议资料，包括：会议通知、会议议程、会议前各类准备资料（电子版）、会议纪要（定稿电子版）等。

2.会议结束后2个工作日内，会议组织部门应整理相关会议资料，以书面及电子文档形式分别编号存档。

对会议档案和会议纪要的处理，参照“会议组
织管理”部分要求由相关部门执行。

3.对于会议前汇报部门提交的，且在会后工作过程中仍需使用的各类准备资料，组织部门应及时保存，并将原资料归还提交部门。

二、会议纪要
会议纪要原则上应由具备必要的专业知识、文字组织能力、领悟能力、逻辑分析能力、熟悉公司业务状况及运作流程的人员负责。

（一）会议纪要记录范围
本会议体系所涉及会议均由会议标准中列明的部门完成会议纪要。

（二）会议纪要内容要求
1.须按照集团统一格式要求编制会议纪要。

2.须忠实记录领导指示原意。

3.须明确记录会议中所反映的问题及解决措施。

4.须记录会议决定事项，包括责任部门、责任人、协作单位、完成质量标准及时限要求等。

（三）会议纪要签发
组织部门应在会后一个工作日内形成会议纪要，提报会议主持领导审阅后签发。

会议纪要应在领导正式签发后半个工作日内以邮件或其它形式发送至所有指定部门及个人。

（四）会议纪要保密要求
集团会议纪要原则上仅可在集团内部组织学习，不得外传；特别地，机密性会议纪要仅可在参会人员及指定人员范围内传阅，不得外传。

（五）会议纪要存档管理
集团各类会议纪要应及时以书面及电子文档形式编号存档，由相关部门建立索引档案，列明会议召开日期，议程、参会人员等，便于查询。

三、会议任务跟进
各会议组织部门按照会议纪要内容进行督办，对会议决议的组织和执行情况进行跟进，及时向主要参会领导汇报。

特别地，对于项目运营决策会议，会议组织部门应及时将会议决议执行情况进行通报。

每次会议前，组织人应将前次相关会议安排工作的执行情况汇总提交主持人；对于未按计划完成的工作，责任人应在会议上向主持人报告存在的问题、解决方案及调整后的计划完成时间。

第四部分里程碑会议管理标准
本部分梳理和明确了各类里程碑会议的召开标准。

对各类会议明确以下要素：会议召开时间、召开地点、会议目的、会议组织部门、参会部门、汇报部门、纪要部门、会议主持、会议资料要求、输出成果要求等。

一、定位策划会
二、二次定位会
注：对于部分特殊项目（所在区域成熟度低、或具有重要意义），经成本管理中心确定后在集团召开。

五、工程策划会（及二次工程策划会）
注：对于部分特殊项目（所在区域成熟度低、或具有重要意义），经运营中心确定后在集团召开。

六、开盘策划会
七、装修策划会（及二次装修策划会）
八、交楼策划会
九、开盘后评估会
注：对于部分特殊项目（开盘情况极好或极差），经运营中心确定后在集团召开。

十二、全周期后评估会
2017年5月11日。