采购部采购工作规范

采购部采购工作规范

一.采购准备工作及程序

1.宾馆财务部制定酒店采购及收货程序，经管理层批准后下达到各部门，确保各部门按制度及要求进行采购；

2.各部门经理制定月/年度部门的采购计划，提交采购部(采购单上须注明采购内容、数量、特殊要求及预计的到货时间等)；

3.采购部经理及下属将各部门的采购计划进行分类、核实，确保掌握每张采购单上的各项采购要求；

4.采购部前期对市场进行考察，同时可以采取广告招标方式，迅速收集各方面供应商资料；

5.采购部对收集到的供应商资料进行筛选(采取面谈，看样，到供应商公司走访等形式)；

6.根据采购要求，联系相关的供应商，洽谈采购事宜并索取正式报价(到货时间长的货物应优先安排采购)；

7.采购部各负责人员比较供应商报价，核实报价中的各项内容(确保在同等条件下进行比较)；

8.采购部经理及相关人员与选中的供应商进行最后洽谈，确保价格的最合理性。与选中的供应商签定合同(注意审核合同书上的各项条款)；

9.采购部准备相关的采购单或定单，提交宾馆管理层审批；(须附上各供应商的报价单，资料及选中供应商的合同书)

10.经管理层审核批准后的采购单返回至采购部，由采购部实施采购；

11.采购部保持与各部门的密切联系，随时通知各部门所采购项目的到货时间及相关内容以便各部门进行工作安排；

12.采购部各负责人员密切跟踪各项目的采购情况，随时将部门，供应商等方面的有关情况进行沟通，确保如期按要求完成采购任务。

二. 采购部及采购工作的制度要求

1.任何采购人员应严格遵守酒店制定的采购制度及采购程序；

2.按照宾馆财务规定，完善采购部及相关部门的备用金制度；

3.坚持物品的验收、把关制度；(采购经理,成本控制及相关人员经常性抽查)

4.任何物品的采购应遵照货比三家或多家原则；(同等条件下的三家报价原则)

5.大宗或特定物品的采购应坚持从厂家或一级代理商进货原则；

6.大宗或特定物品的采购应坚持与供应商签定合同的制度(尤其应注意售后服务、保修期、保证金等条款)

7.采购部人员应严格执行宾馆制定的现金采购制度；

8.采购工作中应遵照先急后缓原则，确保酒店各部门的正常运转；

9.在市场条件允许的情况下，物品的采购应坚持收取发票制度；

10.酒店物品的采购应坚持以国内物品替代国外用品的原则；

11.采购部经理及相关人员应坚持进行定期的市场调查制度；

12.对选定作为宾馆长期供货的供应商应坚持进行定期审核筛选制度；

13.对任何为酒店供货(尤其是餐饮方面)的供应商应坚持收取其合法及相关证件的制度；(其物品符合当地卫生，动检等政府部门的法律规定)