【通用】第六章Access数据库报表的创建和使用.ppt
合集下载
Access数据库应用技术第六章 报表
(2)选择工具箱中的“矩形”工具 ，再单击窗 体或报表的任意处，可以创建默认大小的矩形， 或通过单击并拖动的方式创建自定义大小的矩形。
6.4 报表的高级操作
6.4.1报表的排序和分组 6.4.2使用计算控件 6.4.3创建子报表
6.4.4设计复杂报表
6.4.1报表的排序和分组
1．记录排序：将记录按照一定的规则进行排列显示，一个报 表最多可以按10个字段或字段表达式进行排序。报表排序 的步骤如下： (1)在“设计视图”中打开需要排序的报表。 (2)选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令，或单击 工具栏上的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对 话框。 (3)在对话框中选择排序字段及排序次序。 (4)单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以对排序数 据进行浏览。 (5)将设计的报表保存。
6.4.2使用计算控件
【实例6-5】对“学生管理.mdb”数据库中的报表“教 材信息-自动创建表格式报表”对象中“类别”字 段的显示内容进行设置，当字段值为“JSJ”时， 在报表中显示“计算机”，否则显示为“其他”。
6.4.2使用计算控件
2．报表统计计算
在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果 操作主要有如下两种形式。
表6-3 不同数据类型的分组方式
数据类型 文本 设置 每一个值（默认值） 前缀字符 每一个值（默认值） 日期/时间 年、季、月、周、 日 分组方式 按照字段或表达式相同的值分组 前n个字符相同 按照字段或表达式相同的值分组 按照某一设置进行分组，如同一年、 同一天等 按照字段或表达式相同的值分组
数字、货币、 每一个值（默认值） 自动编号 间隔
6.1.3报表的分类
表格式报表：在表格式报表中，每一行显示一条记录的 数据，每一列显示一个字段中的数据。 纵栏式报表：在纵栏式报表中，每个字段占一行，左边 是标签控件(显示的是字段的标题名),右边是字段中存 储的值。 图表报表:图表报表是指包含图表显示的报表类型。 标签报表：标签报表是一种特殊类型的报表，其数据显 示和日常生活中常用的标签一样，一般用来显示标识性 的数据信息。
6.4 报表的高级操作
6.4.1报表的排序和分组 6.4.2使用计算控件 6.4.3创建子报表
6.4.4设计复杂报表
6.4.1报表的排序和分组
1．记录排序：将记录按照一定的规则进行排列显示，一个报 表最多可以按10个字段或字段表达式进行排序。报表排序 的步骤如下： (1)在“设计视图”中打开需要排序的报表。 (2)选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令，或单击 工具栏上的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对 话框。 (3)在对话框中选择排序字段及排序次序。 (4)单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以对排序数 据进行浏览。 (5)将设计的报表保存。
6.4.2使用计算控件
【实例6-5】对“学生管理.mdb”数据库中的报表“教 材信息-自动创建表格式报表”对象中“类别”字 段的显示内容进行设置，当字段值为“JSJ”时， 在报表中显示“计算机”，否则显示为“其他”。
6.4.2使用计算控件
2．报表统计计算
在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果 操作主要有如下两种形式。
表6-3 不同数据类型的分组方式
数据类型 文本 设置 每一个值（默认值） 前缀字符 每一个值（默认值） 日期/时间 年、季、月、周、 日 分组方式 按照字段或表达式相同的值分组 前n个字符相同 按照字段或表达式相同的值分组 按照某一设置进行分组，如同一年、 同一天等 按照字段或表达式相同的值分组
数字、货币、 每一个值（默认值） 自动编号 间隔
6.1.3报表的分类
表格式报表：在表格式报表中，每一行显示一条记录的 数据，每一列显示一个字段中的数据。 纵栏式报表：在纵栏式报表中，每个字段占一行，左边 是标签控件(显示的是字段的标题名),右边是字段中存 储的值。 图表报表:图表报表是指包含图表显示的报表类型。 标签报表：标签报表是一种特殊类型的报表，其数据显 示和日常生活中常用的标签一样，一般用来显示标识性 的数据信息。
第六章Access数据库报表的创建和使用
41
上机实验
实验五 报表的创建与应用（一）
6.3 报表的再设计
● 报表向导虽然可以快速地创建报表，但这样创建的 报表一般还不能达到最终的要求，需要进行再设计。
● 报表的再设计在“设计”视图中进行，包括对由向 导设计的初始报表作各种修改。
● 报表的“设计”视图与窗体的“设计”视图一样， 为报表的再设计提供了一些工具和格式选项。这些 工具包括：工具箱、属性窗口、字段列表等。格式 选项包括：选择多个控件的方法、网格及对齐网格 特性、调整控件大小及对齐控件、控件字体格式调 整等。
2. 为报表添加控 具箱，操作方法与窗体一样。
• 向报表添加字段时，它的关联标签会同时添加到报表 的同一节。如果想创建表格式报表，就需要把关联的 标签“剪切”下来，“粘贴”到报表的页面页眉或组 页眉中。也可以用5.3.3节介绍的改变控件“自动标签” 属性值的方法实现单独添加字段。这样做可以更方便 地手动设计表格式报表。
返回节
1. 选择报表的记录源
报表可以使用与窗体相同类型的记 录源：表、查询、SQL语句等。
显示明细数据的报表可用选择查询作 记录源，只显示汇总数据的报表可用有汇 总计算的查询作为记录源。
为报表选择记录源的方法有两种：
(1)在“新建报表”对话框中选定 “设计视图”后立即选择绑定到 报表的数据源。
(2)如果在“新建报表”对话框中没 有选择数据源，可以在“设计” 视图中打开报表“属性”窗口， 在“数据”选项卡的“记录源” 属性框中输入或选择数据源。
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
返回
6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
最新第六章Access数据库报表的创建和使用
第六章 报表的创建和使用
6.1 报表概述 6.2 创建报表 6.3 报表的再设计 6.4 排序和分组 6.5 子报表
小节
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
返回
6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以
包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面
页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。
______________________________ ____________________
5
返回
• 报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
•单击工具栏中的“视图”按钮可以实现报表的 “设计”视图、“打印预览”视图间的直接转换。 但要转换为“版面预览”视图则只能单击工具栏 中“视图”按钮右侧的下拉箭头后选取.
______________________________ ____________________
6.1 报表概述 6.2 创建报表 6.3 报表的再设计 6.4 排序和分组 6.5 子报表
小节
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
返回
6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以
包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面
页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。
______________________________ ____________________
5
返回
• 报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
•单击工具栏中的“视图”按钮可以实现报表的 “设计”视图、“打印预览”视图间的直接转换。 但要转换为“版面预览”视图则只能单击工具栏 中“视图”按钮右侧的下拉箭头后选取.
______________________________ ____________________
Access数据库6章节报表的了解与使用
报表中的控件分为三种：
◆绑定控件：与表或查询中字段相连，主要用于显示数据库中的数据，如文本框等； ◆未绑定控件：没有数据源，主要用来显示说明性信息，是装饰元素，如分隔线等； ◆计算控件：以表达式作为数据源，表达式中可以使用报表数据源中的字段，也可以使用 其他控件中的数据，甚至是模块代码生成的数据。
边用边学Access2003
组页眉、页脚：输出分组的有关信息，页眉一般常用来设计分组的标题或提示信息。页脚 常用来放置分组的小计、平均值等。
说明：报表页眉的位置在第一页的页面页眉上边，报表页脚则在最后一页的页面页脚之上。 因为页面页眉要打印在每一页的上方，通常会放置必须在每页重复打印的数据，如字段 名。报表页眉在整个报表只打印一次，在第一页的最上方，通常放置报表标题，其下面 才是第一页的页面页眉。 报表最后一页的最后一条记录可能在页内任意处，而报表页脚是紧接着最后一条记录 的，只打印在报表的最后一页，在这一页，报表页脚内容通常会在此页的页面页脚上方， 这一点与设计窗口中显示的情况正好相反。
边用边学Access2003
5.4 使用设计视图报表
添加了控件的报表设计视图
说明：报表页眉的位置在第一页的页面页眉上边，报表页脚则在最后一面的页面页脚之上。因为页面页眉要打印在每一页的上方，通常会 放置必须在每页重复打印的数据，如字段名。报表页眉在整个报表只打印一次，在第一页的最上方，通常放置报表标题，其下面才 是第一页的页面页眉。
边用边学Access2003
操作： 1.以“学生”数据表为来源建立“籍贯学生”报表，按地区输入学生基 本信息，并输出各地区学生数量。 2.为“教师”打印“职代会入场证”，会议地点：校礼堂，会议时间： 本周五下午2：30（入场证包括姓名、性别、职称、单位和照片）。
《数据库原理与应用(Access)》第6章：创建和使用报表
【例6.3】使用“报表向导”创建一个“学生信息”报表 例 方法与步骤： （1）打开“图书信息”数据库，在数据库窗口中单击“报表”选项，然后在 报表窗口中单击【新建】按钮，打开“新建报表”对话框。在对话框中选择 “报表向导”，并选择“学生信息”作为数据源，如图6-9所示。
图6-9 新建报表对话框
（2）单击【确定】按钮，打开“报表向导”对话框（一）。根据实际情况，将 “可用字段”中的字段选择性的添加到“选定的字段中”，如图6-10所示。
报表向导对话框（ 图6-15 报表向导对话框（五）
（7）单击【下一步】按钮，打开“报表向导”对话框（六），通过该对话框为新建 报表指定一个标题“学生信息”，如图6-16所示。
报表向导对话框（ 图6-16 报表向导对话框（六）
（8）单击【完成】按钮，打开预览报表的界面，即完成报表的创建工作，如图 6-17所示。
6.2 创建报表
创建报表的一般过程是：根据基础表和查询，利用自动报表和报表向导创建 报表的基本框架，然后根据实际情况在报表设计视图中进行修改。 创建报表有多种方法：自动创建报表、使用向导创建报表、使用向导创建图表报 表、使用向导创建标签报表等，同时还可以在报表中创建子报表。
6.2.1 自动创建报表
（3）单击【下一步】按钮，打开“标签向导”对话框（三），如图6-27所示，该 对话框用来确定标签显示的内容。在“可选字段”中选择要在标签上显示的内容，然后 将其添加到右边的“原型标签”中。如果要添加多个字段到“原型标签”中，可以在添 加完一个字段之后，按回车键再继续添加下一个字段，这样在预览报表时，系统会分行 显示各个字段的值。这里直接从可用字段中选择：xm、xb、xh，作为标签显示的内容。 添加到“原型标签”中的字段会用大括号将其括起来。在预览报表时，大括号和里面的 字符不会显示在报表中，在报表中显示的是字段名中的值。可以直接在“原型标签”中 输入需要显示在标签报表上的内容。例如，可以在{xm}、{xb}、{xh}的前面分别输入姓 名、性别、学号等相关字符，在预览报表时，这些字符会显示在标签报表中。
Access数据库程序设计与应用第6章 报表
图6-23 设计报表页眉
6.3.2 使用设计视图创建报表
❖ ⑦ 单击工具组中的“添加现有字段”按钮，在屏幕右侧 打开如图6-24所示的“字段列表”对话框。将字段列表中 的字段依次拖曳到报表的主体节中，删除字段前用于显示 字段名称的标签，并适当调整位置。
❖ 单击报表设计工具中的“标签”控件 ，在页面页眉节中 添加4个标签，分别输入：“学号”、“姓名”、“课程 名”和“综合成绩”。同时可以设定标签的相关控件属性 ，调整文字的颜色和大小。
6.3.2 使用设计视图创建报表
❖ ⑧ 单击功能区“页眉／页脚”工具组中的“页码”按钮 ，打开如图6-25所示的对话框。选择“第N页，共M页”格 式，选择“页面底端（页脚）”位置，单击“确定”按钮 。
❖⑨ 根据需要适当调整相关控件的位置，设置相关属性，
并适当调整主体节的宽度，保存。
❖
图6-25 “页码”设置对话框
6.3.3 报表排序和分组
❖ 默认情况下，报表中的记录是按照自然顺序，即 数据输入的先后顺序排列显示的。在实际应用过 程中，经常需要按照某个指定的顺序排列记录数 据，例如按照年龄从小到大排列等，称为报表“ 排序”操作。
击“报表”按钮。屏幕显示系统自动生成的报表
6.2.1 利用“报表”工具创建报表
图6-4 利用“报表”工具自动生成的报表
6.2.1 利用“报表”工具创建报表
❖③ 选择窗体左上角的“保存”按钮，打开 “另 存为”对话框，输入报表名称“学生”，单击“ 确定”按钮。
❖
图6-5 输入报表名称保存报表
6.2.2 利用“报表向导”创建报表
6.2.1 利用“报表”工具创建报表
❖ 【例6-1】在“教学管理”数据库中，使用“报表 ”工具，以表对象“学生”为数据源创建一个名 为“学生”的报表。
6.3.2 使用设计视图创建报表
❖ ⑦ 单击工具组中的“添加现有字段”按钮，在屏幕右侧 打开如图6-24所示的“字段列表”对话框。将字段列表中 的字段依次拖曳到报表的主体节中，删除字段前用于显示 字段名称的标签，并适当调整位置。
❖ 单击报表设计工具中的“标签”控件 ，在页面页眉节中 添加4个标签，分别输入：“学号”、“姓名”、“课程 名”和“综合成绩”。同时可以设定标签的相关控件属性 ，调整文字的颜色和大小。
6.3.2 使用设计视图创建报表
❖ ⑧ 单击功能区“页眉／页脚”工具组中的“页码”按钮 ，打开如图6-25所示的对话框。选择“第N页，共M页”格 式，选择“页面底端（页脚）”位置，单击“确定”按钮 。
❖⑨ 根据需要适当调整相关控件的位置，设置相关属性，
并适当调整主体节的宽度，保存。
❖
图6-25 “页码”设置对话框
6.3.3 报表排序和分组
❖ 默认情况下，报表中的记录是按照自然顺序，即 数据输入的先后顺序排列显示的。在实际应用过 程中，经常需要按照某个指定的顺序排列记录数 据，例如按照年龄从小到大排列等，称为报表“ 排序”操作。
击“报表”按钮。屏幕显示系统自动生成的报表
6.2.1 利用“报表”工具创建报表
图6-4 利用“报表”工具自动生成的报表
6.2.1 利用“报表”工具创建报表
❖③ 选择窗体左上角的“保存”按钮，打开 “另 存为”对话框，输入报表名称“学生”，单击“ 确定”按钮。
❖
图6-5 输入报表名称保存报表
6.2.2 利用“报表向导”创建报表
6.2.1 利用“报表”工具创建报表
❖ 【例6-1】在“教学管理”数据库中，使用“报表 ”工具，以表对象“学生”为数据源创建一个名 为“学生”的报表。
《Access基础教程(第三版)》课件第6章 报表的建立与打印
6.3 报表的排序、分组和计算
6.3.1 报表的排序与分组 利用“报表向导”建立报表时，我们很容易对报表中的
记录进行分组和排序。但是，利用“自动报表”建立的报表， 主体中的记录是不分组排序的，利用设计视图建立报表时， 也需要对记录进行分组和排序。 在Access的报表中最多可以设置10级分组。 例：图6.21-6.22 对图6.5所示报表进行分组 实例图6.21-6.22
6.4 创建图表报表
报表中常常需要使用图表直观地描述数据。图表可以由 “图表向导”生成，也可以在设计视图中插入。 例：图6.28-6.30 利用“图表向导”生成图表 步骤： （1）报表的数据来源选择“学生成绩表”，用于图表的字 段选择“姓名”和“学分”字段，图表的类型选择“柱形图” （2）指定数据在图表中的布局方式 （3）指定图表标题，确定是否显示图例 实例图6.28-6.30
6.8 报表快照和Snapshot Viewer
2．Snapshot Viewer Snapshot Viewer（快照查看器）是一个可以用来查
看、打印以及邮寄快照的程序（如报表快照）。可以使用 Access的安装程序来安装 Snapshot Viewer，也可以通 过Internet下载安装。
Snapshot Viewer中还包含一个Snapshot Viewer控件（Snapview.ocx）。可通过支持ActiveX 的浏览器（如IE 3.0级以上版本）直接查看快照，而不需要 安装Access，也不需要Access许可。
为用户控制了报表上每个对象的大小和外观，所以可以按照 所需的方式显示信息以便查看信息。
报表中的大多数信息来自基础表、查询或SQL语句（它 们是报表数据的来源）。报表中的其他信息存储在报表的设 计中。
第6章报表--Access数据库基础(PPT制作)
表”组中单击“报表”按钮，此时Access 2010自动生成如图6-2所示的报表。
6.2 创建报表
6.2 创建报表
（3）单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中选择“保存”命令，打 开“另存为”对话框，将报表以文件名“员工”进行保存，如图6-3所示。
【注意】保存报表后，可以在布局视图或设计视图中进行修改，以使报表更 好地满足需求。
本节将利用Access样本模板中“罗斯文”数据库详细介绍创建报表的几种方 法。
6.2 创建报表
6.2.1 使用报表工具创建报表 报表工具提供了最快的报表创建方式，使用它可以为用户自动创建报表。自
动创建的报表中将显示数据源的数据表或查询中的所有字段。 【例6-1】使用报表工具快速创建报表。 【解析】操作步骤如下： （1）启动Access 2010应用程序，打开“罗斯文”数据库。 （2）在导航窗格的“表”组中选择员工表，打开“创建”选项卡，在“报
6.2.2 使用向导创建报表
6.2 创建报表
在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表向导”可以非常简单地
创建常用的报表，从而节省了在设计视图中繁杂的手工设定工作。
【例6-2】创建“员工”报表。
【解析】操作步骤如下：
（1）打开“罗斯文”数据库，在导航窗格中选择“员工”表，在“创建”
选项卡的“报表”组中单击“报表向导”按钮，启动向导，如图6-4所示。
打印日期等项目。报表页眉打印在报表首页的页面页眉之前。
2.页面页眉节
页面页眉出现在报表中的每个打印页的顶部，可以用它显示诸如页标题或列
标题等信息。
3.主体节
主体节（也称明细节）包含报表数据的明细部分。该节是对报表的基础记录
源中每个记录的重复。该节通常包含绑定到记录源中的字段的控件，但也可能包
6.2 创建报表
6.2 创建报表
（3）单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中选择“保存”命令，打 开“另存为”对话框，将报表以文件名“员工”进行保存，如图6-3所示。
【注意】保存报表后，可以在布局视图或设计视图中进行修改，以使报表更 好地满足需求。
本节将利用Access样本模板中“罗斯文”数据库详细介绍创建报表的几种方 法。
6.2 创建报表
6.2.1 使用报表工具创建报表 报表工具提供了最快的报表创建方式，使用它可以为用户自动创建报表。自
动创建的报表中将显示数据源的数据表或查询中的所有字段。 【例6-1】使用报表工具快速创建报表。 【解析】操作步骤如下： （1）启动Access 2010应用程序，打开“罗斯文”数据库。 （2）在导航窗格的“表”组中选择员工表，打开“创建”选项卡，在“报
6.2.2 使用向导创建报表
6.2 创建报表
在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表向导”可以非常简单地
创建常用的报表，从而节省了在设计视图中繁杂的手工设定工作。
【例6-2】创建“员工”报表。
【解析】操作步骤如下：
（1）打开“罗斯文”数据库，在导航窗格中选择“员工”表，在“创建”
选项卡的“报表”组中单击“报表向导”按钮，启动向导，如图6-4所示。
打印日期等项目。报表页眉打印在报表首页的页面页眉之前。
2.页面页眉节
页面页眉出现在报表中的每个打印页的顶部，可以用它显示诸如页标题或列
标题等信息。
3.主体节
主体节（也称明细节）包含报表数据的明细部分。该节是对报表的基础记录
源中每个记录的重复。该节通常包含绑定到记录源中的字段的控件，但也可能包
ACCESS课件_第6章-报表
6.2.3 使用报表向导
• 报表向导：是一种创建报表比较灵活和方便的 方法，可以让用户选择报表的样式和布局，指 定报表包含的字段和内容等。 • 报表向导，需要选择在报表中出现的信息，并 从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。 • 与创建简单报表不同的是，用户可以用报表向 导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字 段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户 选择的布局和格式建立报表。
表格式报表
纵栏式报表
标签式报表
6.2 创建报表
• 与窗体一样，Access提供多种方法来创建报表 ，包括使用简单报表、使用空报表、使用报表 向导以及使用报表设计。此外，用户还可以创 建标签报表、多列报表和子报表。 • 报表可以查看一个或者多个表中的数据记录， 创建报表时必须选择查询或表并把字段显示在 报表上。如果希望在多个表中访问数据，需要 把报表与查询绑定在一起。
• 扩展练习：给医生做胸卡
6.2.7创建多列报表
• 多列报表：能够定义报表的各个部分，从而使 它们适合少于打印页面的一半宽度的区域。 • 当数据到达页面底部时，另一列在页面顶部开 始；当在该页上没有多余的空间给另外的列时 ，开始一个新的页面。 • 创建多列报表与创建其他报表一样，不同之处 在于控件的设置和页面设置。
• 任务4（P159）：使用设计视图创建复杂 的报表 • 注意：创建报表
6.2.5 创建标签报表
• 标签主要作用是可以把一张大的打印纸 切割成很多小部分。每一部分都各自打 印出你所规定的相同或者相似的内容。 如药品标签等。
• 报表视图—打印预览
• 任务5（P161）：使用标签向导创建标签 式报表 • 注意：创建报表
• 在“格式”选项卡的“分组和汇总”组中单击“分组 和排序”命令，在工作区即会出现“分组、排序和汇 总”组页脚。 • 组页眉：打印在每个新记录组的开头。使用组页眉可 以打印组名称。例如，在按产品分组的报表中，可以 使用组页眉打印产品名称。如果将使用 Sum 求和函数
项目六Access数据库的使用课件
返回
模块2 创建图书借阅数据库
教学目旳 了解Access2023中数据库与表旳区别与联络； 掌握数据库旳创建； 掌握表旳创建； 了解常用旳数据类型； 掌握表数据旳编辑； 掌握基本旳字段属性设置。
模块2 创建图书借阅数据库
创建数据库 建立数据表 Access旳数据类型 编辑表中旳统计 数据库与表
表也称数据表，它是关于特定实体旳数据集合， 是数据库设计旳基础，Access中旳查询、窗体和 报表等都需要建立在表旳基础之上，所以，表是 构成数据库旳基础。一个数据库中可以涉及有多 张表，经过在表之间建立关系，就可以将存储在 不同表中旳数据联络起来供用户使用。
返回
模块3 修改数据表构造
教学目旳
返回
模块4 创建图书信息查询
教学目旳 了解查询旳作用； 掌握查询旳基本措施与查询视图旳建立； 掌握模糊查询旳措施； 掌握多表查询，了解等价关联旳基本概念； 掌握分组查询和统计查询； 了解函数旳作用，掌握5个基本旳统计函数。
模块4 创建图书信息查询
读者信息旳查询 图书信息旳查询 借阅信息旳查询 读者信息旳统计查询
数据处理旳中心问题是数据管理，到目前为止， 数据管理大致经历了人工管理、文件系统和数据 库管理三个阶段。
人工管理阶段
20世纪50年代中期，当初旳硬件水平还处于相对 初级旳阶段，外存储器只有纸带、磁带和卡片等， 没有磁盘这么速度快、容量大、能直接存储旳设 备；软件方面，没有专门管理数据旳程序，也没 有操作系统，数据存储构造、存取措施、输入输 出方式等都由程序设计人员自己负责。这一时期 旳特点是：数据与程序不具有独立性，一组数据 相应一组程序，数据不长久保存，程序运营结束 就退出计算机系统，一种程序中旳数据无法被其 他程序利用，所以程序与程序之间存在大量旳反 复数据。
模块2 创建图书借阅数据库
教学目旳 了解Access2023中数据库与表旳区别与联络； 掌握数据库旳创建； 掌握表旳创建； 了解常用旳数据类型； 掌握表数据旳编辑； 掌握基本旳字段属性设置。
模块2 创建图书借阅数据库
创建数据库 建立数据表 Access旳数据类型 编辑表中旳统计 数据库与表
表也称数据表，它是关于特定实体旳数据集合， 是数据库设计旳基础，Access中旳查询、窗体和 报表等都需要建立在表旳基础之上，所以，表是 构成数据库旳基础。一个数据库中可以涉及有多 张表，经过在表之间建立关系，就可以将存储在 不同表中旳数据联络起来供用户使用。
返回
模块3 修改数据表构造
教学目旳
返回
模块4 创建图书信息查询
教学目旳 了解查询旳作用； 掌握查询旳基本措施与查询视图旳建立； 掌握模糊查询旳措施； 掌握多表查询，了解等价关联旳基本概念； 掌握分组查询和统计查询； 了解函数旳作用，掌握5个基本旳统计函数。
模块4 创建图书信息查询
读者信息旳查询 图书信息旳查询 借阅信息旳查询 读者信息旳统计查询
数据处理旳中心问题是数据管理，到目前为止， 数据管理大致经历了人工管理、文件系统和数据 库管理三个阶段。
人工管理阶段
20世纪50年代中期，当初旳硬件水平还处于相对 初级旳阶段，外存储器只有纸带、磁带和卡片等， 没有磁盘这么速度快、容量大、能直接存储旳设 备；软件方面，没有专门管理数据旳程序，也没 有操作系统，数据存储构造、存取措施、输入输 出方式等都由程序设计人员自己负责。这一时期 旳特点是：数据与程序不具有独立性，一组数据 相应一组程序，数据不长久保存，程序运营结束 就退出计算机系统，一种程序中旳数据无法被其 他程序利用，所以程序与程序之间存在大量旳反 复数据。
《Access数据库实用教程》第六章报表的设计
• 2．使用标签向导创建报表 • 使用标签向导创建报表必须指定报表的数据 源。下面以在“学生管理”数据库创建基于数 据源表“学生档案”的报表为例介绍使用标签 向导创建报表的具体操作步骤。
• （1）启动Access2003应用程序，打开要创建报表的“学 生管理”数据库。 • （2）在数据库窗口的“对象”栏中单击“报表”选项， 然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 • （3）弹出“新建窗体”对话框，选择“标签向导”选项， 然后在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框 中选择数据源表“学生档案”，然后单击“确定”按钮。 • （4）弹出指定标签尺寸的标签向导对话框，选中 “C2166”，其中“尺寸”为 “52mm*70mm”，“横标签 号”为“2”，在“度量单位”栏中选中“公制”单选按钮， 在“标签类型”栏中选中“送纸”单选按钮，在“按厂商 筛选”下拉列表中选择“Avery”，如图6-21所示，然后单 击“下一步”按钮。
• （4）弹出报表的设计视图和“学生选课”的字段列表， 如图6-28所示。如果没有显示字段列表，可以通过 “视图”→“字段列表”来显示字段列表。
• （5）将所需字段拖动到主体节中，并且在“页面页眉” 中添加“标签”，输入标题“学生选课”，如图6-29 所示。单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另 存为”对话框中输入报表名称“学生选课”，然后单 击“确定”按钮。
• 3．版面预览 • 版面预览可以查看报表的版面设置及打印效果， 视图界面如图6-5所示。版面预览视图与打印预 览视图的基本特点相同，但版面预览视图只对 数据源中的部分数据进行数据格式化，如果数 据源是查询，还会忽略其中的链接和筛选条件， 因此报表预览速度快，工作效率高。
6.1.4 报表的分类
• （9）单击“完成”按钮，完成报表创建。创建 后的标签报表如图6-27所示。
Access数据库报表的创建和使用课件
第六章Access数据库报表 的创建和使用
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
2
6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
返3 回
6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
4
返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以 包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面 页眉、页面页脚、组页眉表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
• 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 • 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，
其名称也随具体分组字段而定。 • 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面
页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报 表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。
6
• 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数 据源中的记录。
• 一般情况下基于查询创建报表比基于表 要好，这样做所返回的数据集会尽可能 小，因而性能得到提高。
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
2
6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
返3 回
6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
4
返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以 包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面 页眉、页面页脚、组页眉表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
• 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 • 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，
其名称也随具体分组字段而定。 • 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面
页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报 表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。
6
• 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数 据源中的记录。
• 一般情况下基于查询创建报表比基于表 要好，这样做所返回的数据集会尽可能 小，因而性能得到提高。
ACCESS数据库应用第六章 创建和使用报表对象
6.1 报表概述
2 报表的Pa视rt 1图
设计视图 打印预览视图 版面预览视图
6.1 报表概述
3 报表的Pa结rt 1构
(1) 报表页眉：只出现一次，在第一页页 面页眉的前面。 (2) 页面页眉：出现在报表每页的顶部。 (3) 主体：该节用于显示报表数据源中的 记录，是报表的主要组成部分。 (4) 页面页脚：在报表每页的底部出现 (5) 报表页脚：只在报表结尾处出现一次
6.2 快速创ห้องสมุดไป่ตู้报表
1 自动创Pa建rt 1报表
【例6-1】使用自动创建报表创建纵栏式“学生”报表。
6.2 快速创建报表
2 用报表Pa向rt 1导创建报表
【例6-2】使用报表向导创建报表“分班学生报表”。 要求显示各个班级名称及班级中学生的学号、姓名、性别。
6.2 快速创建报表
3 用标签Pa向rt 1导创建标签
6.4 报表设计常用技巧
4 其他常Pa用rt 1技巧
添加页码及日期时间 添加徽标、线条和方框 使用条件格式
设计信封
实训
6.3 用设计器创建报表
【例6-6】使用设计器创建一个“学生基本情况”报表。 要求显示学生的学号、姓名、性别、出生年月、政治面貌。
6.4 报表设计常用技巧
1 报表记Pa录rt 1的排序和分组
【例6-7】创建一个“各班学生成绩报表”，要求先按照 “班级名称”进行分组，再按“学号”进行分组，每组内按 “课程名称”的升序排列数据。显示出每班的班级名称， 每班内学生的学号、姓名，该学生选修的课程名称和 综合成绩。
6.4 报表设计常用技巧
2 报表中Pa的rt 1计算
【例6-8】在设计器中修改例6-7的“各班学生成绩报表”， 要求计算每个学生的平均成绩和每班学生的总体平均成绩。 要求成绩保留一位小数。
2 报表的Pa视rt 1图
设计视图 打印预览视图 版面预览视图
6.1 报表概述
3 报表的Pa结rt 1构
(1) 报表页眉：只出现一次，在第一页页 面页眉的前面。 (2) 页面页眉：出现在报表每页的顶部。 (3) 主体：该节用于显示报表数据源中的 记录，是报表的主要组成部分。 (4) 页面页脚：在报表每页的底部出现 (5) 报表页脚：只在报表结尾处出现一次
6.2 快速创ห้องสมุดไป่ตู้报表
1 自动创Pa建rt 1报表
【例6-1】使用自动创建报表创建纵栏式“学生”报表。
6.2 快速创建报表
2 用报表Pa向rt 1导创建报表
【例6-2】使用报表向导创建报表“分班学生报表”。 要求显示各个班级名称及班级中学生的学号、姓名、性别。
6.2 快速创建报表
3 用标签Pa向rt 1导创建标签
6.4 报表设计常用技巧
4 其他常Pa用rt 1技巧
添加页码及日期时间 添加徽标、线条和方框 使用条件格式
设计信封
实训
6.3 用设计器创建报表
【例6-6】使用设计器创建一个“学生基本情况”报表。 要求显示学生的学号、姓名、性别、出生年月、政治面貌。
6.4 报表设计常用技巧
1 报表记Pa录rt 1的排序和分组
【例6-7】创建一个“各班学生成绩报表”，要求先按照 “班级名称”进行分组，再按“学号”进行分组，每组内按 “课程名称”的升序排列数据。显示出每班的班级名称， 每班内学生的学号、姓名，该学生选修的课程名称和 综合成绩。
6.4 报表设计常用技巧
2 报表中Pa的rt 1计算
【例6-8】在设计器中修改例6-7的“各班学生成绩报表”， 要求计算每个学生的平均成绩和每班学生的总体平均成绩。 要求成绩保留一位小数。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
图中给出的“学生选课交叉列表”报表的数据源是
“学生选课交叉表查询”最。新.课件
16
4. 图表式报表
图表式报表将报表数据源中的数据以图形方 式形象直观地表示出来。
最新.课件
17
上图为学生课程成绩按班级汇总的平均 成绩图表。
图表中的水平坐标按“课程名称”分类， 图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此 图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相 对好坏。
示或隐藏。
最新.课件
“属性”窗口
46
返回节
6.3.2 使用设计视图创建报表
虽然可以通过向导或自动功能快 速地创建报表，但也可能要利用“设 计视图”从空白报表开始设计。利用 “设计视图”创建报表有许多技巧， 这些技巧对报表的再设计是很有帮助 的。下面介绍利用“设计视图”创建 报表的基本操作。
最新.课件
• 报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、 报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文 字等信息。
• 报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的 统计数据、日期和说明性文字等信息。
• 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、 页码、日期等信息。
最新.课件
7
• 页面页脚在每一页的底部，用来显示页 面摘要、页码、日期和本页汇总数据等 信息。
最新.课件
25
最新.课件
26
例6-3 分组（下页）
例6-3 以“学生情况”表为数据源使用向导创建 名为“向导创建学生情况1”的报表，包括所有 字段，以“班级代号”为唯一分组字段，布局方 式为“分级显示1”。
最新.课件
27
操作说明：
(1) 在“报表向导”对话框之二（下页图）中确定是否 添加分组级别；如果是多级分组，还可以对分组字段的 优先级进行调整；本题就以系统预设的“班级代号”作 为唯一的分组字段 。
• “设计”视图用来创建或再设计报表。
最新.课件
10
“打印预览”视图
• “打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显 示的数据。
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的 “预览”按钮，就打开了报表的“打印预览”视图。
最新.课件
11
“版面预览”视图
•“版面预览”视图用来查看报表的版面设置，其 中只包括报表中部分数据，所以运行速度比打印 预览要快。
47
返回节
1. 选择报表的记录源
报表可以使用与窗体相同类型的记 录源：表、查询、SQL语句等。
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
最新.课件
返3 回
6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
操作步骤： (1) 打开“学生管理”数据库，选报表对象，单击
“新建”按钮； (2) 在打开的“新建报表”对话框中选择“自动创
建报表：表格式”； (3) 选定数据源；本题是“学生情况”表；单击
“确定”按钮。
最新.课件
2返3 回节
6.2.2 使用报表向导创建报表
• 报表的特点是数据多、布局要求高，如果完全靠 手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥。利用自 动报表功能创建报表虽然快捷，但格式单调。使 用向导创建报能避免上述两种方法的不足之处， 是创建报表最主要的方法。
(4) 第(2)步的对话框之三中还可以单击“汇总选 项”，打开“汇总选项”对话框（下页图）对可汇总 的字段选择汇总项。
最新.课件
33
6.2.3 使用向导创建标签
标签以卡片式的小区域表示一些少量数据， 通常用于名片、地址和各种标签。
例6-4 以“学生管理”数据库中的“学生情况” 表为数据源，建立一个名为“学生情况标签1” 的标签式报表。
最新.课件
3返4 回节
操作说明：
(1)在打开的“标签向导”对话框之一（下图）中 指定标签型号、尺寸和标签类型；如果系统预设 的尺寸都不符合要求，还可以通过“自定义”按 钮来自定义标签的尺寸。
最新.课件
35
在打开的对话框之三（下图）中确定标签的显示内容及布局；标签 中的内容可来自左侧的字段值，也可直接添加文字；右侧的“原型 标签：”矩形区域好比一个文字编辑器，它反映了标签的显示内容 及布局。其中，有{}的是字段值，无{}的是直接输入的文字；本题
6.3.1 报表设计工具 6.3.2 使用设计视图创建报表 6.3.3 在报表中创建计算字段 6.3.4 添加分页符和页码 6.3.5 调整报表的外观 6.3.6 报表的属性设置
最新.课件
4返5 回
6.3.1 报表设计工具
工具箱
字段列表
工具箱、“属性”窗口、字段列表都
可以通过单击工具栏中对应的按钮让其显
• 使用向导创建报表，可以通过系统提供的一系列 对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自动完 成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想， 还可以在“设计”视图中进行再设计。
最新.课件
2返4 回节
例6-2 以“班级简况”表为数据源使用向导创建名 为“班级简况纵栏表1”的报表，包括所有字段。
操作说明：在“报表向导”对话框之三中（下页图） 设置排序字段，最多可以按4个字段排序，既可 升序也可降序（单击“升序”或“降序”按钮切 换）；本题设置“班级代号”为唯一的排序字段， 以升序排序。
最新.课件
4
返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以
包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面
页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。
最新.课件
5
返回
• 报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
• 组页眉在组的明细部分的最前面，用来 显示分组字段等分组信息。
• 组页脚在组的明细部分的最后面，用来 显示分组统计数据等分组信息
最新.课件
8
6.1.3 报表的视图
Access数据库的报表有3种视图： 设计视图、打印预览视图和版面预览视图。
最新.课件
9
返回
“设计”视图
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗 口上部的“设计”按钮，就打开了窗体的 “设计”视图。
• 一般情况下基于查询创建报表比基于表 要好，这样做所返回的数据集会尽可能 小，因而性能得到提高。
最新.课件
21
本节内容
6.2.1 自动创建报表 6.2.2 使用报表向导创建报表 6.2.3 使用向导创建标签 6.2.4 使用向导创建图表报表
最新.课件
22
6.2.1 自动创建报表
例6-1 以“学生情况”表为数据源建立名 为“学生情况表格式1”的报表。
最新.课件
13
返回节
1、明细报表
最新.课件
14
2、汇总报表
汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。
图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这
个报表是按“班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控
件。该报表隐藏了主体部分的控最件新。.课件
15
3. 交叉表报表
交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数 据的组织形式和交叉表一样。
最新.课件
18
5. 标签式报表
标签式报表就是将报表数据源中少量 数据以标签的方式组织在一起。下图就是 一个邮政标签实例。
最新.课件
19
6.2 创建报表
在“数据库”窗口选中报表对象，然后单 击“新建”按钮就打开了“新建报表”对话框。
最新.课件
2返0 回
• 报表只能有一个数据源。如果报表所需 的数据存储在多个表上，则必须先创建 一个基于多个表的查询，然后再以这个 查询为数据源创建报表。
最新.课件
28
(2) 在打开的对话框之三中设置排序字段 。
(3) 在“报表向导”对话框之四（下页图）中设置报表的 布局方式；本题在“布局”选项组中选择“分级显示1” 选项，其它组取默认设置 。
最新.课件
29
关于使用向导创建报表的几点说明：
(1) 例6-2与例6-3最大的不同是：前者 没有分组，后者有分组。因此导致了 “报表向导”对话框之四中布局的选项 不同。在没有分组的情况下，报表可以 选择的布局有纵栏表、表格、两端对齐 3种。在有分组的情况下，报表可以选 择的布局是另外6种。
个字母”等选项。“普通”选项表示按整个字段值
进行分组。如班级代号有“10101”和“10102”等，
如果想按“101”分组，则应选择分组间隔中的“三
个首写字母”，如下页图所示。
最新.课件
31
最新.课件
32
(3) 因为报表所基于的查询可能设定了排序，所以最 好在第(2)步的对话框之三中为报表设定排序，用以 代替原来的排序。
第六章 报表的创建和使用
6.1 报表概述 6.2 创建报表 6.3 报表的再设计 6.4 排序和分组 6.5 子报表
最新.课件
1
小节
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
最新.课件
2
6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4最新.课件Fra bibliotek4返3 回
• 利用“设计”视图可以向报表添加各种控件、 调整控件的大小和位置、对控件进行分组和其 它一些设计工作。经过再设计的报表不但美观， 而且更加方便实用、功能更强。