档案管理创新模式分析

档案管理创新模式分析

摘要：

网络的出现使档案工作发生了质的变化，电子文件的产生，使档案工作变被动为主动。利用先进的设备、科学的方法和手段，极大地提高了档案信息管理和利用的效率，档案管理人员直接运用计算机网络，进行电子档案信息的收集、整理和传输，真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”，需求者也可以足不出户，便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，实现了档案信息的资源共享。

关键词：

档案管理；创新；服务

中图分类号：f27

文献标识码：a

文章编号：16723198（2013）02009101

我们大家知道，档案既是历史的记录，同时它也是知识的载体之一。在它里面可以查到大量的信息，这些信息呢也是最原始、最可靠的，对于开发利用这些信息具有很大的作用。档案管理人员的主要职责，就是要科学地、有效地管理这些档案，在有条件的情况下开发这些信息资源，以满足各行各业对档案信息的需求。现阶段的档案管理工作仍是在传统模式下进行的，比如在日常工作中，档案管理人员往往只是做着普通的管理工作，为需求单位和个人提供档案保存和供给服务，而对于这些档案的开发和利用却甚少，这样

对就没有完全发挥出档案的充分价值，而使它失去了原有的光泽。所以，这对档案管理提出了新的要求，需要档案管理部门和档案管理人员有专业的知识，在以各种技术为依托的情况下从档案信息资源开发利用等方面，以需求者为服务对象、以多种服务方式为手段，提高档案管理服务模式创新，为档案管理提供一个创新发展的空间，充分挖掘档案价值，实现档案信息资源共享。为此，实现档案管理创新需要从以下几个方面进行努力。

1充分认识重要性，更新管理观念

档案部门作为收集、整理、储存、加工、传播知识与信息的枢纽，在档案管理工作发挥着重要的作用。观念是一切行动的指南，对于档案管理工作创新首先要从观念上进行革新，只要有了新的观念和想法，工作中创新才会有可能。目前，社会中的各行各业工作都在创新中不断发展，信息技术发展不断改变着人们生产和生活方式，而与之相应的是档案收集、整理、分类、鉴定、保管、利用等档案信息服务模式也将产生巨大的变化。怎样从头脑中摆脱传统管理模式束缚，逐步把一些现代管理理念引入到实际工作中来，进一步强化档案使用的效率意识，改变过去档案重管理轻使用的思想，使得档案管理更加创新、更加有特色，符合对档案利用的需求。

2注重制度约束，强化管理硬性

档案管理的基础工作是发展档案管理创新的前提，为了确保档案管理水平的发展就必需提高档案管理的基础工作水平。一些创新发展都需要建立在一定的基础之上，而且必须遵循事物发展的规

律，档案管理工作也不例外，在创新的同时还需要注重制度建设，强化管理硬性，使一切工作都有制度法规可循。建立完善的档案工作管理制度，使档案工作逐步实现规范化管理，加强各部门按工作目标责任制和制定的档案资料考评的要求，结合年终考核与个人年终评奖相结合，档案工作完成情况要与部门年终考评相结合，使各部门重视档案工作。建立规范化的制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，从而保证档案管理的顺利开展。一是要定期对档案实现全面普查，剔除那些无用的文件，有效避免未来实行电子化管理效率低下的情况出现。二是实现案卷规范化，档案会随着年代、存在位置的变迁以及管理服务人员会出现过厚内容混杂的情况，这样就需要对这些案卷进行规范化，主要是将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。特别是对一些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。三是统一检索分类号。统一的著录工作是档案管理中非常重要的一环，它也会影响计算机数据与信息准确性的一项重要工作，档案管理工作要结合所管理档案对象特点，结合本单位和需求单位和个人实际根据计算机管理技术的要求制定出符合所管档案的细则。在制定规则的基础上在结合档案的分类法制定出一些具体细则，同时在统一过程中还需要对档案进行审校力度，不断发现错误，在不断完善中实现统一。四是细化档案管理要素。尽量避免在检索时出现各种不对题、不符合的情况，需要细化档案要素，比如题名中责任者、事由、文种等

这些要素。

3利用信息技术，发展创新服务

信息技术的进入改变了档案工作完全由传统的手工式的操作向网络化、信息化的现代化模式转变，比如微缩技术、激光扫描技术等的应用为档案工作创新模式提供了有力的支持。通过把先进的技术、设备和科学的管理方法和手段有效结合，可以大大提高档案管理效率，满足个性化的使用需求。一是创新服务手段。通过现代化的管理手段不断创新档案管理服务手段，比如通过网络设立档案网站，并按照信息化标准建设，需求者可以利用网站查询自己所需要的信息，而且利用网络技术使得存储的档案信息容量更大，这种档案信息管理网络可以把包括多媒体在内的各种档案信息进行数字化、存储管理和查询继承在一起，使得这些信息能够在网络为需求者提供最大的利用。二是加速服务时效。档案服务在某种程度上是由在服务的时间上来决定它的好坏的，和传统的档案服务是需要需求者到档案部门查阅资料、办理审批手续，在一定特殊的情况下还不能得到及时的满足，这样就会需求者使用档案产生负面影响。而现代档案管理服务利用先进的设备和技术免去传统档案查阅繁琐的手续，通过网络可以直接查询到自己所需要的档案信息，对于一些特殊的档案比如有涉密内容的信息可以通过建立涉密档案网络审批制度，实现网上审批，这样就可以使档案使用者得到即时的服务，大大缩短了因档案管理产生的时间损耗。

参考文献

[1] 张尚瀛.档案工作理论与实践[m].北京：华艺出版社，2006.

[2]车琳.档案服务的目标定位与创新[j].信阳农业高等专科学校学报，2006.