文书档案管理技术规范-《5、档案盒图样》
文书档案管理技术规范-《5、档案盒图样》
山东泉利置业有限公司档案管理
技术规范
—— 文书档案（0-5大类）
5.图示
5.1归档章样式：（单位：mm ）
5.2归档文件目录
归 档 文 件 目 录
3×15
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5.3归档文件目录式样
归档文件目录
*全宗名称___________
*年度___________
*保管期限___________
*机构___________
(问题)
5.4归档盒封面式样及规格
（全宗名称）
5.5备考表样式
5.6档案盒盒脊式样（单位：mm）
B
5.7档案盒上底边式样（单位：mm）
C
B
5.8档案移交目录
档案移交目录
移交单位：接收单位：
部门负责人：部门负责人：
移交人：接收人：
日期：_______________ 日期: ________________
(注：如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类，可以将已经形成的“归档目录”作为“移交目录”)
5.9资料目录
资料目录
年度：2012。
文书档案整理方法步骤ppt课件
2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对
集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的
先后顺序排列。
2021精选ppt
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第六步 编号（编页）
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。
2021精选ppt
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1、编号：根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即： 从“1”开始编制流水号。
办公室
永久
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2021精选ppt
7
直角装订法
2021精选ppt
8
7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打 印
归档文件目录
序号
档号
文号 责任者
题名
日期 密级 页数 备注
2021精选ppt
9
二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类： 发文件、办文件、批示件和其 他，且保管期限均为永久。
※（2）年度—期限法
2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）；
2002年：永久+30年+10年；
2003年：永久+30年+10年；
2021精选ppt
53
……
1、收集
归 2、鉴定
档
文 件
3、装 订
整
理
步 4、分类
骤
5、排列
齐全完整：平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
电报、有编号的简报、信息等）形
成的材料。其正本文件+发文审批单
+文稿+附件（如：拟办意见、依据
材料、背景材料、有关材料等）为
文书档案整理方法PPT演示文稿
任者过多时可适当省略，写三个责任者再加一个等字即可。 对于领导人讲话或领导人名义发布的文件，责任者可
填写领导人姓名，未署责任者的文件，编目时应考证清楚 并填写。
1返2 回
填写说明：
3、文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由 机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实 抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、 文件材料的件次。 4、题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、 问题、文种三个部分照实抄录。
（五）原件与复印或手抄件，应作为一件； （六）转发文件与被转发文件，应作为一件； （七）报表、名册、图册等一册（本）为一件。
（八） 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为 一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件， 也可各为一件，并在“归档 文件目录”的备注栏中加以说2 明。
每件文件中各文种和稿本的排列顺序：
1返3 回
抄录题名时应注意如下问题：
a、正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录， 当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。
b、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是：一 是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容 重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件 内容补充题名。新拟或补充题名加“［］”号表示，标题 字数不得超过规定字数。
c、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的， 附件题名也应抄录，外加“( )”号，以防漏检，附件内容 过多时，每份附件视为一件，编件号填写附件题名。
1返4 回
抄录题名时应注意如下问题：
d、机构设置、人员任免、表彰等文件注明本机关和 本机关人名。
文书档案管理(PPT83页)
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（1）永久保管的文书档案主要包括： ① 本机关制定的法规政策性文件材料； ② 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成
的主要文件材料； ③ 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
20
④ 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、 批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
⑤ 本机关机构演变、人事任免等文件材料； ⑥ 本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、 资产登记等凭证性文件材料；
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保管期限—年度—组织机构分类法
如：永久 2008年 办公室、指导科、法规科… 2009年 办公室、指导科、法规科…
30年 2008年 办公室、指导科、法规科… 2009年 办公室、指导科、法规科…
10年 2008年 办公室、指导科、法规科… 2009年 办公室、指导科、法规科…
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保管期限—年度—问题分类法
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“责任者”：填写制发文件的组织或个人，即文件的发 文机关或署名者。填写时一般使用全称或通用简称，但不 能填写成“本单位”、“本局”等
“题名”：即文件标题。一般应照实抄录。若文件标题 过于复杂，可缩写；没有标题或标题过于简单不能反映文 件内容时，可重拟题名，并加“[ ]”，与原标题加以区别。
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非诉讼案件放在结案年立卷；
其它文件材料的立卷应按有关规定执行
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3、排列卷内文件
案卷内的若干份文件要按照一定的规律进行系统 排列。一般的原则是：正件在前，附件在后；正本在 前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前， 被转发文在后。
一般文件可按问题或时间顺序排列。对于作者、 问题、名称单一的案卷，可按形成时间先后排列。
依据：文书档案案卷格式（GB/T 9705—2008）
文书档案管理制度通用标准
第一章总则第一条为加强文书档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的文书档案管理工作，包括文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等各个环节。
第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案资料的合法性；（二）统一领导，分级负责；（三）规范操作，确保档案质量；（四）科学管理，提高档案利用效率；（五）安全保密，保护档案资料不受损失。
第二章文书档案的收集与整理第四条文书档案的收集应做到全面、及时、准确、完整，确保档案资料的来源可靠。
第五条文书档案的整理应按照档案分类、编目、归档等程序进行，确保档案资料的科学性、系统性和可检索性。
第六条文书档案的收集与整理工作，由档案管理部门负责组织实施。
第三章文书档案的保管与鉴定第七条文书档案的保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防低温等条件；（二）档案资料应按照分类、编目、归档等要求进行存放，便于查阅和利用；（三）档案资料应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案资料应实行严格的安全保密制度，防止丢失、损坏和泄密。
第八条文书档案的鉴定应定期进行，根据档案的保存价值、保存期限等因素，对档案资料进行鉴定和销毁。
第四章文书档案的利用与销毁第九条文书档案的利用应遵循以下原则：（一）确保档案资料的真实性、完整性和安全性；（二）遵循档案利用程序，确保档案利用的合法性；（三）提供档案查询、复制、证明等服务。
第十条文书档案的销毁应遵循以下程序：（一）对拟销毁的档案资料进行鉴定，确定其无保存价值；（二）编制销毁清单，经单位领导批准；（三）销毁档案资料时，应有两人以上在场，确保档案资料销毁的彻底性。
第五章责任与考核第十一条档案管理部门负责文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作，对档案资料的真实性、完整性和安全性负总责。
文书档案管理办法(新)
文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强xxx档案工作的业务建设，逐步实现xxx文书档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为xxx积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理细则》（DA/T22-2000）和xxx实际情况，档案工作要“全面、及时、真实、规范、考核、保密”的重要指示，特制定本办法。
第二条文书档案是指xxx各部门在各种社会活动中形成的对xxx具有保存价值的各种文字形式的历史记录。
文书档案包括党群管理类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术管理类档案。
第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。
第二章文书档案管理机构及其职责第四条xxx行政中心主管整个xxx的文书档案工作，对xxx的文书档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。
第三章文书档案的收集第五条凡是反映xxx工作活动、具有查考利用价值的重要文书类文件材料都是xxx归档材料的范围。
主要有：一、xxx召开的重要会议资料、在重大活动形成的重要指示等材料；二、xxx党委、工会在工作中形成的重要文件材料；三、xxx颁布的各种正式文件；四、xxx及内部职能活动中形成的工作计划、总结、报告；五、xxx业务活动和科学技术管理的专业文件材料；六、xxx检查下级部门汇总的统计报表和统计分析资料；七、下级单位报送的重要文件材料和备案材料；八、xxx成立、合并、撤销、更名、启用印章及人员编制等文件材料；九、xxx制定的工作条例、章程、制度等文件材料；十、xxx大事记及反映xxx重要活动的简报；十一、xxx人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、纪律检查及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休等工作文件材料；十二、党工团组织介绍信及存根；十三、xxx编印的简报等刊物定稿、样本；十四、xxx与有关单位签订的各种合同、协议书等资料；十五、与同级单位和非隶属单位颁布的需要执行和协商的重要文件材料；十六、其它对xxx有保存价值的文件材料。
文书档案管理规范3篇
文书档案管理规范3篇（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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文书档案管理规定模版（3篇）
文书档案管理规定模版一、总则为规范文书档案管理工作，加强整理、保管、利用和销毁工作，保证文书档案的完整性、真实性和可靠性，提高行政工作的效率和质量，特制定本规定。
二、文书档案的定义1. 文书档案是指行政机关和单位在行使职权、开展工作过程中形成的各类文书和相关文件。
包括但不限于公文、决策文件、会议记录、报告、通知、备忘录等。
2. 文书档案的重要性文书档案是行政机关和单位履行职责的重要依据，是保障公正、透明和依法行政的基础。
文书档案的整理、保管、利用和销毁工作对于行政工作的法律合规性、效率和质量具有重要影响。
三、文书档案管理的基本原则1. 完整性原则：文书档案的整理、保管、利用和销毁工作应确保文书档案的完整，不得随意删除、篡改或丢失文书档案。
2. 真实性原则：文书档案的内容应真实、准确地反映行政机关和单位的工作和决策情况，不得虚假、失实或误导。
3. 可靠性原则：文书档案应具有可靠性，即对文书档案进行整理、保管、利用和销毁的过程应符合规范和标准，确保文书档案的完整性和可查性。
4. 便捷性原则：文书档案的整理、保管、利用和销毁工作应简化流程、减少工作量，提高工作效率。
四、文书档案的整理和保管1. 文书档案的整理（1）文书档案应按照制定的分类规则进行分类，分类标准应合理、清晰。
（2）文书档案应按照制定的编目规则进行编目，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
（3）文书档案应采用统一的文件编号系统进行编号，确保文书档案的唯一性和可追溯性。
2. 文书档案的保管（1）文书档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保文书档案的安全。
（2）文书档案应按照保密级别进行分类存放，遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
（3）文书档案应定期进行验收和盘点，确保文书档案的完整性和可查性。
五、文书档案的利用1. 文书档案的利用应符合相关的法律法规和规章制度，遵循便捷、高效的原则。
2. 文书档案的利用应通过档案管理系统或其他指定的电子工具进行，确保文书档案的安全性和真实性。
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归档文件目录
*全宗名称___________ *年 度___________ *保管期限___________ *机 构___________
(问题)
5.4 归档盒封面式样及规格 （全宗名称）
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5.5 备考表样式 备考表
盒内文件情况说明
整理人： 检查人： 年月日
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5.6 档案盒盒脊式样（单位：mm） A
30
30
30
30
310
全宗号
年度
保管期限
*机构（问题）
室
起
止
件
号
馆
盒号
30
30
30
30
B
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5.7 档案盒上底边式样（单位：mm）
25 25 25 25 10
C
全宗号
年度
保管期限
*机构（问题）
起
室
止
件 馆
号
盒号
25 25 25
B
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
220
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5.8 档案移交目录 序号 责任者 文号
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档案移交目录
题
名
日期 页数 备注
移交单位：
接收单位：
部门负责人：
部门负责人：
移 交 人：
接 收 人：
日 期：_______________
日 期: ________________
(注：如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类，可以将已经形成的“归档目录”作为“移交
目录”)
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5.9 资料目录
资料目录
案卷 档号
号
案卷题名
01 2012-1-01 泉利置业 2012 年×××文件
年度：2012 备注
2 号柜
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泉利置业档案管理 技术规
——文书档案（0-5 大类）
5.图示 5.1 归档章样式：（单位：mm）
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（全宗号） （年度）
不填
*（机构 （保管期
或问题）
限）
（室编件 号）
（馆编件 号）不填
8
3×15
5.2 归档文件目录 件号 责任者
文号
归档文件目录
题
名
日期 页数 备注
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5.3 归档文件目录式样