第五章 文书的整理与归档[15页]
文书的整理与归档
文书的整理与归档文书的整理与归档，是将需要归档的文件以"件'为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。
在此，我们着重讲解文书的整理与装订工作，后续环节因与档案管理工作有着更为紧密的联系，其具体内容将在后面的章节中详细讲解，在此只作简单介绍。
一、文件的整理（一）文件的排序要将文件按"件'组成基本整理单位，进行文件材料的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便保管和利用。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
（二）文件的修整对于不符合要求的文件，需要进行必要的修整，包括修裱、复制和折叠等。
1.去除易锈蚀的金属物文件上的订书钉、回形针、大头针等易被氧化和腐蚀，从而使文件受到损坏，因此，必须去除这些易锈蚀的金属物。
2.修裱破损的文件对于破损的文件应进行修补和托裱。
修补主要是针对有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸，以加固文件。
3.复制字迹模糊或易蜕变的文件当归档文件的字迹发生褪色、扩散等而变得模糊不清时应当进行复制。
一般来说，使用普通墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等不耐久的字迹材料文件，以及耐久性差的热敏纸传真件都应当复制。
常用的复制是使用静电复印的方式。
4.折叠超大的纸张为方便文件装盒，对于一些纸张幅面较大的报表、图样等文件应进行折叠。
折叠时，应注意尽量减少折叠次数，折痕应尽量位于文件、图表的字迹之外。
文件页数较多时宜单张折叠。
二、文件的装订（一）装订顺序装订的基本顺序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理单在前，正式文件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本或外语文本在后。
（二）对齐方式"件'内的各页应按一定的方式对齐，以便翻阅利用。
文书整理归档的方法和步骤
文书的整理与归档一、教学目的要求掌握文书整理归档的方法和步骤；认识和区分“件”与“卷”、“案卷”和“案盒”。
掌握文书整理归档的步骤；归档文件的排列；掌握归档文件的排列要求；归档文件编号及归档章的使用二、教学重点件的确定；归档文件的排列；归档文件编号及归档章的使用三、教学安排2课时四、教学设想实物展示、讲解、举例，准备实物文件五、教学步骤导入新课：对于已经确定必须归档的文书，你知道应该按什么方法整理？平时你是如何整理你的图书和资料的？（提问）文书整理归档的基本步骤：一、归档单位－－“件”的确定1、件的具体含义※单份文件，即自然件，一份文件为一件；※特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。
※文件的正本与定稿作为的一件。
过厚时可作为若干件。
※计算机及网络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。
※文件的正文与附件，作为完整的一件。
如果附件数量较多或太厚不易时，也可以各为一件。
※会议记录应以每次会议作为一件。
来文与复文各自作为一件。
组织关系、工资关系介绍信每份为一件。
※有重要内容的文件处理单，应与被处理文件合为一件。
文件处理单可继续放在文件的前面，算页数。
※转发件与被转发件应视为一件。
※复制件应和原件作为一件归档。
※关于同样式的表格。
如先进登记、工作登记表等，要求一份为一件整理。
二、文件修整1、修裱破损文件。
2、复制字迹模糊或易退变的文件3、超大纸张的折叠。
4、去掉易锈蚀的金属物。
主要指永久、长期保存的文件材料三、文件的装订1、装订：归档文件整理完毕后，固定文件的页次方法。
※永久、长期保管的归档文件，采用不锈钢订书钉或使用缝纫机在文件的左侧或左上角装订。
※复制字迹模糊或易退变的文件建议装订方式统一使用不锈钢订书钉装钉，文件采用左侧装钉，左边和下边对齐。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文书整理跟归档的基本流程
文书整理跟归档的基本流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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机关文书档案的整理 ppt课件
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度 形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会 议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的 案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
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3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件， 正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一 件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的 文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以 正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文 与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一 件，以复文为准。
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2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。 其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工 作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局 法规科，可将本年度通过的各项法规文件的相关材 料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的 文件材料。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文
书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或
本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定
文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 各机关
应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编
制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限
表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
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一般说，本单位形成的文件、材料最为重要， 绝大多数都属永久。
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第三步 归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以 每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文 与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册 （本）为一件，来文与复文可为一件。
文书档案整理及管理方法
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书工作与档案管理课件
文书整理归档的范围和原则
二、文书整理归档的基本原则
1、遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联 系。
2、准确判定文件的保管期限。 3、适应档案管理现代化的需要，便于保管利用。
文书整理归档的范围和原则
三、文书整理归档的质量要求
1、整理归档的文书应该齐全完整 2、整理归档的文书要符合档案保护的要求 3、整理归档的文书材料的保管期限应准确界定
“全宗汇集” “档案汇集”
3.全宗群
三、全宗内文件分类
1.年度分类法 2.组织机构分类法 3.问题分类法 4.复式分类法：（1）年度-组织机构
（2）组织机构-年度 （3）年度-问题 （4）问题-年度
年度分类法
是以形成和处理文件日期所属的年度为依据进行 分类，将每一年形成的档案分成一类的方法。这 是常用的方法，采用此法，应准确判定文件所属 的年度。
（一）确定“件”——归档单位
1、单份文件，即自然件，一份文件为一件； 2、特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本） 内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本） 作为一件。 3、文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。（计算机及网 络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其 打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。） 4、文件的正文与附件，作为完整的一件。
请问，假如以事由结合时间排列，应该怎么样排列？
归档文件整理方法
（五）案盒内文件的编号
归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符 号，并以“归档章”的形式在归档文件上注明。
归档文件应逐件在首页上端居中的空白处加盖“归档 章”，并填写有关栏目的内容。
文书档案收集整理归档规范（最终版）
文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。
本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。
2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。
2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。
2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
文书档案的整理方法和步骤
文书档案的整理方法和步骤第三部分文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案,分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
,根据本单位的实际情况，设置分类方案。
复式分类法1、年度—机构—保管期限分类法2009年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2010年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2011年: ……复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久 30年 10年 2009年:办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上2010年:办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年: ……复式分类法2、年度—问题—保管期限分类法2009年: 党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2010年: 党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2011年: …… 复式分类法3、保管期限—年度—问题分类法永久: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……30年: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……10年: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……复式分类法4、保管期限—年度—机构分类法永久:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处……2011年……30年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处……2011年……10年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处……2011年……保管期限—年度—机构分类法,不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。
文书的整理与归档(最终版)
关闭手机
心态归零
遵守时间
课堂要 求
积极参与
不要大声喧哗
注意环境卫生
课间要求
保持礼仪
课后要求
注意安全
• 1 知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和
• 质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。
• 2 熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理
• 解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和
• 1. 整理归档的文书应齐全完整，见图6-13。
图6-13 文书齐全完整的含义
（二）文书整理归档的质量要求
• 2. 整理归档的文书要符合档案保护的 要
• 求，主要指整理归档的文书材料所使用的 书
• 写材料、纸张、装订材料等要符合经久、 耐
• 用等要求，以利于能够妥善的保管。 • 3. 整理归档的文书材料的保管期限应
（一）文书整理归档的基本原则
• 3. 区分文书的不同价值， 机关活动中 形
• 成的文件很多。
文书的区分
文书的归档
文书的销毁
（一）文书整理归档的基本原则
•
4. 便于保管和查找利用，文书整理的根
本
• 目的，是便于保管和利用。所以，文书整理 归
• 档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑
（二）文书整理归档的质量要求
图6-10 机关之间的联系
（一）文书整理归档的基本原则
一个机关不是孤立地进行活动的，就算 是机关内部之间也是有联系的，见图6-11。
图6-11 机关内部之间的联系
（一）文书整理归档的基本原则
• 活动和工作过程中的联系，与文件之间 自
• 然的、历史的联系有如下关系，见图6-12。
图6-12 两者之间关系
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文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件是归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。
※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。
※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订 1一起。
二、质量要求1、归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。
三、整理方法1、对归档文件的技术处理。
包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。
（1）拆钉。
文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。
（2）文件修整。
为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。
主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。
使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。
无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。
第二，复制字迹模糊或易退色的文件。
包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。
文书档案归档整理规范
文书档案归档整理规范文书档案归档整理规范一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复，在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。
但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。
有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。
）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。
因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。
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二、文书整理归档工作的改革内容
1．“件”取代“卷” 2．“案盒”取代“案 卷 3．”“年度、机构（问题）、保管期限”方法取代了“六个特征”
立卷的文书整理分类方法”
第二节 文书整理归档制度
文书整理归档制度包括文书整理归档的范围、文书整理归档的时间、 文书整理归档的质量要求及归档手续等几方面的内容。
定期
2——3
宣传工作会议材料
永久
2——4
宣传工作进展情况
定期
2——5
宣传工作经验材料
定期
三、组织部
3——1 上级机关有关指导组织工作的文件材料 永久
3——2 组织工作计划、总结
定期
3——3 组织工作报告
永久
3——4 下级机关上报的有关组织工作的材料 定期
3——5
组织工作进展情况
……
二、初步整理文书 （一）依据分类方案类目做好平时的组卷工作 （二）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”的装订
不具有查考利用价值的文件不需要归档，并于年底可按制度销毁。
二、文书整理归档的时间
归档时间是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件 向机关档案室移交的时间。
（一） 一般文书的归档时间 按照《机关档案工作条例》的规定，文书部门或业务部门一般
应在第二年的上半年向档案部门移交全部案盒档案，交接双方根 据移交目录清点核对。
（二）特殊文书的归档时间用，要注意
对一些专门性的文件、特殊载体的文件、机密性强的文件或驻地 比较分散的机关文件及形成规律特殊的个别业务单位文件，根据 实际情况商定适当的归档时间。
在文书的归档时间判断上，还要注意到对一些小的机关单位、 单位内部机构简单或没有内部机构、平时文书的数量较少的，实 行集中处理。文书处理与档案工作由一人兼管的，可以采用“随 办随归”的原则。
一、文书整理归档的范围
文书整理归档的范围概括来说，包括本机关（单位）在工作活 动中形成和使用，反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文 件以及其他有关材料（包括照片、图表、印模、录音带、录像带 等）。
在文书整理归档范围的确定上必须做到准确，以避免归档文书的 遗漏和不必要的重复。文书整理归档的重点应该以本机关单位直接 产生的文书为主，着重保存记载和反映本机关主要职能的、具有重 要和长远查考价值的文书。
三、文书整理归档的质量要求
（一）完整、齐全地整理归档文书材料 （二）保持归档文件之间的有机联系 （三）严格、准确地界定文书材料的保管期限 （四）归档文件所用材料要符合档案保护要求
四、归档手续
档案室在接收归档案盒时应按照以上的要求对每一案盒进行 检查验收。对符合质量标准的案盒文件，检查人员要在备考表 上签字，以示负责；对不符合质量标准的案盒文件，要退回文 书部门重新整理，达到标准后再予以接收。符合质量标准的案 盒文件，档案部门应及时接收，交接双方根据移交目录清点核 对案盒，并履行签字手续。
第五章 文书整理归档
本章主要内容
第一节 文书整理归档 第二节 文书整理归档制度 第三节 文书整理归档的步骤
第一节 文书整理归档
一、文书整理归档的概念及含义
文书整理归档是机关文书部门将已经办理完毕、具有一定查考利 用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律， 以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。
复式分类的级次一般为：二级分类或三级分类组合
某某高校文字整理归档分类方案类目
一、教务处
1——1
教育工作计划
定期
1——2
教育工作总结
永久
1——3
教育工作进展情况
定期
1——4
教育工作报告
永久
1——5
2009年度招生情况
定期
二、宣传部
2——1
上级机关有关指导宣传工作的文件材料 永久
2——2
宣传工作计划、总结
三、系统整理
（一）检查调整 （二）盒内文件排列原则：时间结合事由的原则 （三）盒内文件编号 （四）填写归档文件目录（一式二份） （五）装盒：不同类别不同盒 （六）填写盒内文件目录（目录表） （七）填写备考表 （八）填写盒子脊背：用铅笔
三、第二年上半年移交给档案室。 按照分类方案类目上架排列
案盒排列
任务实训
参观档案室，以小组为单位翻阅已经整理完整的归档文件，了解案卷的 整理情况，体会归档文书整理的质量要求，写一份总结材料。
第三节 文书整理归档的步骤
文书整理的步骤主要有：编制分类方案类目、初步整理、 系统整理和归档四个环节。
一、编制分类方案类目
分类方案类目是文书整理归档的计划，是文书部门在 文书没有形成之前，根据最近两年机关工作活动的规律 及当年的工作计划，在研究机关的工作性质、职权范围、 内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形 成的文书，并按照文书整理的原则和方法，拟制出归档 文书的类别与条目。