第五章 文书的整理与归档[15页]

三、文书整理归档的质量要求
（一）完整、齐全地整理归档文书材料 （二）保持归档文件之间的有机联系 （三）严格、准确地界定文书材料的保管期限 （四）归档文件所用材料要符合档案保护要求
四、归档手续
档案室在接收归档案盒时应按照以上的要求对每一案盒进行 检查验收。对符合质量标准的案盒文件，检查人员要在备考表 上签字，以示负责；对不符合质量标准的案盒文件，要退回文 书部门重新整理，达到标准后再予以接收。符合质量标准的案 盒文件，档案部门应及时接收，交接双方根据移交目录清点核 对案盒，并履行签字手续。
第五章 文书整理归档
本章主要内容
第一节 文书整理归档 第二节 文书整理归档制度 第三节 文书整理归档的步骤
第一节 文书整理归档
一、文书整理归档的概念及含义
文书整理归档是机关文书部门将已经办理完毕、具有一定查考利 用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律， 以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。
含义： 1. 整理归档已经办理完毕的文书 2. 整理归档具有查考利用价值的文书 3. 文书归档前的科学整理
二、文书整理归档工作的改革内容
1．“件”取代“卷” 2．“案盒”取代“案 卷 3．”“年度、机构（问题）、保管期限”方法取代了“六个特征”
立卷的文书整理分类方法”
第二节 文书整理归档制度
文书整理归档制度包括文书整理归档的范围、文书整理归档的时间、 文书整理归档的质量要求及归档手续等几方面的内容。
（二）特殊文书的归档时间 在文书的归档时间的判定上，为便于日常查找和利用，要注意
对一些专门性的文件、特殊载体的文件、机密性强的文件或驻地 比较分散的机关文件及形成规律特殊的个别业务单位文件，根据 实际情况商定适当的归档时间。
在文书的归档时间判断上，还要注意到对一些小的机关单位、 单位内部机构简单或没有内部机构、平时文书的数量较少的，实 行集中处理。文书处理与档案工作由一人兼管的，可以采用“随 办随归”的原则。
不具有查考利用价值的文件不需要归档，并于年底可按制度销毁。
二、文书整理归档的时间
归档时间是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件 向机关档案室移交的时间。
（一） 一般文书的归档时间 按照《机关档案工作条例》的规定，文书部门或业务部门一般
应在第二年的上半年向档案部门移交全部案盒档案，交接双方根 据移交目录清点核对。
任务实训
参观档案室，以小组为单位翻阅已经整理完整的归档文件，了解案卷的 整理情况，体会归档文书整理的质量要求，写一份总结材料。
第三节 文书整理归档的步骤
文书整理的步骤主要有：编制分类方案类目、初步整理、 系统整理和归档四个环节。
一、编制分类方案类目
分类方案类目是文书整理归档的计划，是文书部门在 文书没有形成之前，根据最近两年机关工作活动的规律 及当年的工作计划，在研究机关的工作性质、职权范围、 内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形 成的文书，并按照文书整理的原则和方法，拟制出归档 文书的类别与条目。
定期
2——3
宣传工作会议材料
永久
2——4
宣传工作进展情况
定期
2——5
宣传工作经验材料
定期
三、组织部
3——1 上级机关有关指导组织工作的文件材料 永久
3——2 组织工作计划、总结
定期
3——3 组织工作报告
永久
3——4 下级机关上报的有关组织工作的材料 定期
3——5
组织工作进展情况
……
二、初步整理文书 （一）依据分类方案类目做好平时的组卷工作 （二）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”的装订
三、系统整理
（一）检查调整 （二）盒内文件排列原则：时间结合事由的原则 （三）盒内文件编号 （四）填写归档文件目录（一式二份） （五）装盒：不同类别不同盒 （六）填写盒内文件目录（目录表） （七）填写备考表 （八）填写盒子脊背：用铅笔
三、第二年上半年移交给档案室。 按照分类方案类目上架排列
案盒排列
复式分类的级次一般为：二级分类或三级分类组合
某某高校文字整理归档分类方案类目
一、教务处
1——1
教育工作计划
பைடு நூலகம்
定期
1——2
教育工作总结
永久
1——3
教育工作进展情况
定期
1——4
教育工作报告
永久
1——5
2009年度招生情况
定期
二、宣传部
2——1
上级机关有关指导宣传工作的文件材料 永久
2——2
宣传工作计划、总结
一、文书整理归档的范围
文书整理归档的范围概括来说，包括本机关（单位）在工作活 动中形成和使用，反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文 件以及其他有关材料（包括照片、图表、印模、录音带、录像带 等）。
在文书整理归档范围的确定上必须做到准确，以避免归档文书的 遗漏和不必要的重复。文书整理归档的重点应该以本机关单位直接 产生的文书为主，着重保存记载和反映本机关主要职能的、具有重 要和长远查考价值的文书。