最新文书档案管理技术规范-《5、档案盒图样》资料

文书档案管理技术规范-《5、档案盒图样》

山东泉利置业有限公司档案管理
技术规范
—— 文书档案（0-5大类）
5.图示
5.1归档章样式：（单位：mm ）
5.2归档文件目录
归档文件目录
3×15
16
5.3归档文件目录式样
归档文件目录
*全宗名称___________
*年度___________
*保管期限___________
*机构___________
(问题)
5.4归档盒封面式样及规格
（全宗名称）
5.5备考表样式
5.6档案盒盒脊式样（单位：mm）
B
5.7档案盒上底边式样（单位：mm）
C
B
5.8档案移交目录
档案移交目录
移交单位：接收单位：
部门负责人：部门负责人：
移交人：接收人：
日期：_______________ 日期: ________________
(注：如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类，可以将已经形成的“归档目录”作为“移交目录”)
5.9资料目录
资料目录
年度：2012。

文书档案整理方法PPT演示文稿

“本单位”等含义不明，难于判断的简称；联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责
任者过多时可适当省略，写三个责任者再加一个等字即可。对于领导人讲话或领导人名义发布的文件，责任者可
填写领导人姓名，未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。
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填写说明：
3、文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。 4、题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。
（五）原件与复印或手抄件，应作为一件；（六）转发文件与被转发文件，应作为一件；（七）报表、名册、图册等一册（本）为一件。
（八）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说2 明。
每件文件中各文种和稿本的排列顺序：
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抄录题名时应注意如下问题：
a、正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录，当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。
b、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是：一是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名。新拟或补充题名加“［］”号表示，标题字数不得超过规定字数。
c、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的，附件题名也应抄录，外加“( )”号，以防漏检，附件内容过多时，每份附件视为一件，编件号填写附件题名。
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抄录题名时应注意如下问题：
d、机构设置、人员任免、表彰等文件注明本机关和本机关人名。

文书档案管理制度通用标准

第一章总则第一条为加强文书档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的文书档案管理工作，包括文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等各个环节。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案资料的合法性；（二）统一领导，分级负责；（三）规范操作，确保档案质量；（四）科学管理，提高档案利用效率；（五）安全保密，保护档案资料不受损失。

第二章文书档案的收集与整理第四条文书档案的收集应做到全面、及时、准确、完整，确保档案资料的来源可靠。

第五条文书档案的整理应按照档案分类、编目、归档等程序进行，确保档案资料的科学性、系统性和可检索性。

第六条文书档案的收集与整理工作，由档案管理部门负责组织实施。

第三章文书档案的保管与鉴定第七条文书档案的保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防低温等条件；（二）档案资料应按照分类、编目、归档等要求进行存放，便于查阅和利用；（三）档案资料应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案资料应实行严格的安全保密制度，防止丢失、损坏和泄密。

第八条文书档案的鉴定应定期进行，根据档案的保存价值、保存期限等因素，对档案资料进行鉴定和销毁。

第四章文书档案的利用与销毁第九条文书档案的利用应遵循以下原则：（一）确保档案资料的真实性、完整性和安全性；（二）遵循档案利用程序，确保档案利用的合法性；（三）提供档案查询、复制、证明等服务。

第十条文书档案的销毁应遵循以下程序：（一）对拟销毁的档案资料进行鉴定，确定其无保存价值；（二）编制销毁清单，经单位领导批准；（三）销毁档案资料时，应有两人以上在场，确保档案资料销毁的彻底性。

第五章责任与考核第十一条档案管理部门负责文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作，对档案资料的真实性、完整性和安全性负总责。

文书档案整理及管理方法

文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。

一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。

因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。

必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。

如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。

②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

文书档案管理制度范文（2篇）

文书档案管理制度范文一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。

(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。

(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。

(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。

2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。

3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。

4.文件归档时要有交接手续。

－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。

三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。

2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。

3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。

4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。

5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。

6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。

给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。

7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。

文书档案管理办法(新)

文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强xxx档案工作的业务建设，逐步实现xxx文书档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为xxx积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理细则》（DA/T22-2000）和xxx实际情况，档案工作要“全面、及时、真实、规范、考核、保密”的重要指示，特制定本办法。

第二条文书档案是指xxx各部门在各种社会活动中形成的对xxx具有保存价值的各种文字形式的历史记录。

文书档案包括党群管理类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术管理类档案。

第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。

第二章文书档案管理机构及其职责第四条xxx行政中心主管整个xxx的文书档案工作，对xxx的文书档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。

第三章文书档案的收集第五条凡是反映xxx工作活动、具有查考利用价值的重要文书类文件材料都是xxx归档材料的范围。

主要有：一、xxx召开的重要会议资料、在重大活动形成的重要指示等材料；二、xxx党委、工会在工作中形成的重要文件材料；三、xxx颁布的各种正式文件；四、xxx及内部职能活动中形成的工作计划、总结、报告；五、xxx业务活动和科学技术管理的专业文件材料；六、xxx检查下级部门汇总的统计报表和统计分析资料；七、下级单位报送的重要文件材料和备案材料；八、xxx成立、合并、撤销、更名、启用印章及人员编制等文件材料；九、xxx制定的工作条例、章程、制度等文件材料；十、xxx大事记及反映xxx重要活动的简报；十一、xxx人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、纪律检查及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休等工作文件材料；十二、党工团组织介绍信及存根；十三、xxx编印的简报等刊物定稿、样本；十四、xxx与有关单位签订的各种合同、协议书等资料；十五、与同级单位和非隶属单位颁布的需要执行和协商的重要文件材料；十六、其它对xxx有保存价值的文件材料。

文书档案管理制度范本（4篇）

文书档案管理制度范本第一章总则第一条为规范文书档案管理及保障机关单位的信息安全，制定本制度。

第二条本制度适用于所有机关单位的文书档案管理工作。

第三条机关单位应建立文书档案管理机构，并配备专业的文书档案管理人员，负责机关单位的文书档案的管理工作。

第四条机关单位应制订相关文书档案管理工作规范和措施，并定期进行修订和完善。

第五条文书档案管理应遵循合法、准确、完整、安全、便于检索的原则。

第六条机关单位应加强对文书档案管理人员的培训，提高其管理水平和专业素质。

第二章文书档案的定义和分类第七条文书档案是指机关单位在日常工作中产生的各种书信、文件、备忘录、会议记录等文字资料。

第八条文书档案根据其用途和保存期限可分为以下几类：1. 公文类：包括行政公文、通知公告、公告通知等；2. 人事类：包括人事档案、人事调动文件等；3. 财务类：包括财务报表、财务凭证等；4. 会议类：包括会议纪要、会议决议等；5. 项目类：包括项目合同、项目报告等。

第九条文书档案应按照管理要求进行分类整理和编号，做到有序存放，易于查找和使用。

第十条文书档案应设立专门的保管室，用于存放保管各类文书档案，保证其安全性和完整性。

第三章文书档案管理流程第十一条机关单位应制定文书档案管理流程，明确各环节的职责和操作规范。

第十二条文书档案的产生应经过编制、审阅、签发等环节，确保文书档案的合法性和准确性。

第十三条文书档案应按规定的流程进行分发、归档、销毁等环节，确保文书档案的完整性和安全性。

第十四条文书档案管理人员应按照管理流程进行档案整理、归档和检索工作，做到及时、准确。

第四章文书档案的保管和使用第十五条文书档案应按照规定的保管期限进行分类存放，并采取适当的措施保护其安全性，防止遭受破坏或灭失。

第十六条机关单位应制定文书档案的使用规定，并对有权使用的人员进行授权和监督。

第十七条文书档案的使用应注意保护机密信息和个人隐私，禁止私自复制、泄露或篡改文书档案。

文书档案管理规范

一、本单位行政、后勤管理工作1 本单位负责人办公会，本辖区内工作会议，工作专题会议等文件材料1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、决议、纪要、记录永久1.2 典型材料、代表发言材料、经验交流材料 30年2 本单位与其他机关联合召开会议的文件材料2.1 本单位主办的2.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的原件永久2.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年2.2 本单位协办的2.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年2.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 30年3 上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料3.1 上级领导讲话、指示、工作部署或上述领导机关派人督办事件、处理专项业务问题形成的记录、纪要、总结等材料永久3.2 省部级以下领导一般性检查、视察工作的文件材料 30年3.3 本单位专项或综合工作汇报材料 30年4 本单位业务文件材料4.1 本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料永久4.2 本单位的请示与上级有关单位的批复、批示、通知4.2.1 方针政策性业务问题的永久4.2.2 一般业务问题的 30年4.2.3 其他具有参考价值的 10年 4.3 上级机关制发的文件材料4.3.1上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料4.3.1.1 重要的永久4.3.1.2 一般的 10年4.3.2 上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年4.4 同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年4.5 下级单位的文件材料4.5.1 重大问题的来函、请示与本单位的复函、批复等30年 4.5.2 其他的 10年4.6 本单位联合行文的文件材料4.6.1 本单位为主办的 4.6.1.1 重要业务问题永久4.6.1.2 一般业务问题 30年4.6.2 本单位协办的4.6.2.1 重要业务问题 30年4.6.2.2 一般业务问题 10年4.7 计划、总结、统计、调研等方面的材料4..7.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久 4.7.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年4.7.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久4.7.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年4.8 出国或出境访问考查等外事活动的文件材料4.8.1 发表的公报，签订的协议，重要会谈纪录纪要等永久4.8.2 出国审批手续、执行日程、考查报告、一般性会谈记录 30年4.9 本单位编写的文件材料4.9.1 大事记、组织沿革永久4.9.2 本单位编辑、编写的制度、文件汇编、报告汇编、工作目标汇编、统计分析汇编、信息汇编和工作手册30年4.9.3 简报、情况反映、工作信息等 10年5 本单位各种规章制度永久6 本单位事务管理文件材料6.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料永久6.2 与有关单位签订的合同、协议等文件材料6.2.1 重要的永久6.2.2 一般的 10年6.3本单位物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年6.4 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交换）文件材料6.4.1 重要的永久6.4.2 一般的 10年6.5 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久6.6 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年6.7 职工住房公积金资料 30年二、人事党务与工会工作1 本单位党员大会、党支部支委会议1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决议、选举结果、讨论通过的文件材料永久1.2 民主生活会、领导成员民主评议产生的文件材料 10年2 计划、总结等方面的材料2.1 年度和年度以上的计划、总结材料永久2.2 年度和年度以下的计划、总结材料 10年3 党、团、工会工作活动中形成的文件材料3.1 工作报告、总结、换届选举结果永久3.2 重要专项活动的报告、总结等永久3.3 党团员名册、工会会员名册、批准加入党团、工会的文件材料永久4 表彰先进集体、先进个人、优秀党员、党务工作者等文件材料永久5 本单位党、团员组织关系介绍信及存根永久6 本单位党员、干部、职工违法违纪等文件材料6.1 案件调查、处理受警告以上处分的有关文件材料永久6.2 受到警告的 30年6.3 查无实据的文件材料 10年6.4 受到通报批评的 10年6.5 本单位党支部组织开展的各项教育活动 30年6.6 情况反映、一般的工作总结、汇报等文件材料10年6.7 职工住房公积金材料在职工退休后移交 30年7 本单位精神文明建设方案7.1 本单位精神文明建设方案永久7.2 本单位精神文明单位检查评比实施细则永久7.3 本单位精神文明单位责任书永久7.4 本单位精神文明建设发展规划永久8 统计机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年9 本单位机构编制、干部人事文件材料9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久9.2 本单位的人事工作制度、规定、办法等文件材料30年9.3 本单位干部职工的任免文件永久9.4 本单位职工名册及年度统计报表永久9.5 本单位干部、职工的录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离退休、死亡、抚恤等有关文件材料永久9.6 人事考核、职称评审等有关文件材料永久9.7 本单位职工调入、调出的行政关系介绍信及存根永久。

文书档案管理规定模版（3篇）

文书档案管理规定模版一、总则为规范文书档案管理工作，加强整理、保管、利用和销毁工作，保证文书档案的完整性、真实性和可靠性，提高行政工作的效率和质量，特制定本规定。

二、文书档案的定义1. 文书档案是指行政机关和单位在行使职权、开展工作过程中形成的各类文书和相关文件。

包括但不限于公文、决策文件、会议记录、报告、通知、备忘录等。

2. 文书档案的重要性文书档案是行政机关和单位履行职责的重要依据，是保障公正、透明和依法行政的基础。

文书档案的整理、保管、利用和销毁工作对于行政工作的法律合规性、效率和质量具有重要影响。

三、文书档案管理的基本原则1. 完整性原则：文书档案的整理、保管、利用和销毁工作应确保文书档案的完整，不得随意删除、篡改或丢失文书档案。

2. 真实性原则：文书档案的内容应真实、准确地反映行政机关和单位的工作和决策情况，不得虚假、失实或误导。

3. 可靠性原则：文书档案应具有可靠性，即对文书档案进行整理、保管、利用和销毁的过程应符合规范和标准，确保文书档案的完整性和可查性。

4. 便捷性原则：文书档案的整理、保管、利用和销毁工作应简化流程、减少工作量，提高工作效率。

四、文书档案的整理和保管1. 文书档案的整理（1）文书档案应按照制定的分类规则进行分类，分类标准应合理、清晰。

（2）文书档案应按照制定的编目规则进行编目，确保每份文书档案都能够被准确地归档。

（3）文书档案应采用统一的文件编号系统进行编号，确保文书档案的唯一性和可追溯性。

2. 文书档案的保管（1）文书档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保文书档案的安全。

（2）文书档案应按照保密级别进行分类存放，遵守保密规定，确保文书档案的保密性。

（3）文书档案应定期进行验收和盘点，确保文书档案的完整性和可查性。

五、文书档案的利用1. 文书档案的利用应符合相关的法律法规和规章制度，遵循便捷、高效的原则。

2. 文书档案的利用应通过档案管理系统或其他指定的电子工具进行，确保文书档案的安全性和真实性。

中华人民共和国国家标准文书档案案卷盒式样

中华人民共和国国家标准文书档案案卷盒式样
附录A
（规范性附录）
硬卷皮外形尺寸
单位：mm
比例：1:2
d = 10
= 15
= 20
附录B
（规范性附录）
硬卷皮封面项目
2mm
单位：mm
比例：1:2
附录C
（规范性附录）
硬卷皮卷脊项目
2mm
2mm
单位：mm
比例：1:2
d = 10
= 15
= 20
附录D
（规范性附录）
软卷皮封面项目
2mm
单位：mm
比例：1:2
附录E
（规范性附录）
软卷皮封二项目
单位：mm
比例：1:2
附录F （规范性附录）卷盒格式
图F.1 卷盒外形尺寸布绳
布绳
单位：mm
比例：1:2
图F.2 卷盒打开形态
图F.3卷盒关闭形态
附录G
（规范性附录）
卷盒卷脊格式
2mm
单位：mm
比例：1:2
d = 50
= 40
附录H
（规范性附录）
卷内文件目录格式
单位：mm
比例：1:2。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧

文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文书档案建档规范资料

四、文书档案建档规范1总则1.1 为增强中国科学院文书档案的建档工作，提升归档文件的质量，充足发挥文书档案在反应单位主要职能活动和基本历史相貌的查考和凭据作用，拟订本规范。

1.2 本规范提出了文书档案建档工作的基本要乞降管理职责，规定了文件资料的归档范围和质量要求以及归档文件的分类与整理、档案接收等。

2规范性引用文件以下标准所包含的条则，经过在本规范中引用而构成为本规范的条则。

D3JT 22-2000( 归档文件整理规则 ) 。

DA/T l —2000( 档案工作基本术语 )3 术语3.1 立档单位 (fonds constituting unit)构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

3.2 文书档案 (administrative archives)指拥有保留、利用价值，并已经归档的文件资料。

3.3 文件 (record ； document)国家机构、社会组织或个人在执行其法定职责或办理事务中形成的各样形式的信息记录。

原件(original document)最先产生的差别于复制件的原始文件。

复制件(copy；duplicated document)与原件内容同样的复制品。

文稿(draft；manuscriot)文件起草过程中形成的历次稿件，可分为底稿和定稿两种。

文本(text；version)同一文件因为作用不一样而形成不一样的版本，可分为正本、副本、试行本、订正本、各样文字文本等。

手稿(manuscripts)作者手写或打字等方式制作的原稿。

归档文件(archived rdes)在其职能活动中形成的、办理完成、应作为文书档案保留的各样纸质文件材料。

3.10 件 (douccument)归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。

3.11 归档文件整理 (arrangement of archived files)将归档文件以件为单位进行装订、分类、摆列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

文书档案盒标准

文书档案盒标准
文书档案盒的标准包括以下几个方面：
1. 档案盒封面：档案盒封面应标明全宗名称，外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。

2. 档案盒内容：文书档案盒应包含的内容包括文件编号、填写日期、文件标题、发文单位、收文单位等信息。

同时，文件应按照时间、文种等分类，序号应按照文种和发文时间（若是收发文分别编号）排序。

3. 档案盒分类：文书档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

4. 归档文件整理：归档文件应装盒，装盒方法是将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表，编制档案盒封面及盒脊项目等内容。

不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的档案不应放入同一档案盒；文件厚度与档案盒厚度相适应，避免文件弯曲受损。

以上是文书档案盒标准的主要内容，建议咨询专业人士了解详情。

文书档案归档整理规范

文书档案归档整理规范文书档案归档整理规范一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。

《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。

其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。

比如请示与批复，在复文发出或收到以后。

在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。

但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。

有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。

这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。

暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。

（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。

）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。

这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。

整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。

与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。

文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。

因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。

文书档案收集整理归档规范

文书档案收集整理归档规范1 范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。

本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。

2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。

2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。

2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等；2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

(完整版)归档文件整理规范

归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2件 item归档文件的整理单位。

3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。