常用公文写作(二)

常用公文写作（二）

一、通报

（一）通报的概念

通报分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种基本类型。

表彰性通报用于表彰集体和个人的先进事迹，宣传先进思想，树立先进典型和学习榜样，号召人们向先进学习。

批评性通报用于对集团和个人的错误思想和行为提出批评，指出其错误性质和避免再犯错误。

情况通报用于在一定范围内，指出当前工作重点或者具有倾向性的问题和动向，从而传达上级部门的重要指示或重要会议精神，用以指导工作。

（二）通报的写法

通报由标题、正文和落款三部分构成。

1.标题

一是完全标题写法，即由发文机关名称、事由和文种三部分组成；二是省略发文机关名称，即由事由和文种两部分组成；三是省略发文机关名称和事由，直接以文种“通报”作为标题，但这种标题形式只适用于本机关内部。

由于通报发布形式多为公开张贴或广泛下发，所以一般不写主送部门。但是，如果以正式公文形式发布、有明确受文对象的通报，则要写明主送部门。主送部门可以是一个，也可以是几个。

2.正文

一般由基本情况、分析评价、决定以及希望和号召四部分构成。

基本情况：概括介绍通报事项的基本情况和主要事实，以揭示它所包含的意义。表彰性通报和批评性通报都要求交代清楚当事人或单位，事情发生的时间、地点、过程和结果，必要时还可以说明事情发

生的原因、背景和意义。这部分既要写得条理清楚，又简明扼要。表彰性通报应抓住主要的先进事迹来写；批评性通报应抓住主要的错误事实或事故过程来写；情况通报应抓住主要的情况或事实来写；总之只要能使人们通过事实，了解到它所包含的本质意义即可。

分析评价：这是通报的核心。一般篇幅不长，关键要紧扣前面交代的事实，从事实出发进行分析，并正确地揭示出事实本身所包含的固有意义和性质，而不能脱离事实本身借题发挥；应在中肯分析的基础上，做出恰当评价。

决定部分：这是对受表彰或批评的单位或人员，作出嘉奖或惩处的具体措施。决定应在通报事实和评价的基础上作出，要与事实和评价相符。表彰性通报和批评性通报，都需要运用决定的形式来表达上级部门的意见；而情况性通报，因为只是传达重要精神或情况，一般无决定内容，所以也就没有决定部分。

希望和号召：这是通报的结尾。表彰性通报主要是激励人们向先进学习，提高思想觉悟；批评性通报主要是重申某一方面的纪律或精神，要求人们从错误事实中吸取教训，并引以为戒，防止错误再次发生；情况通报重要是提出指导性意见，用以指导全局性工作。

上述正文的结构和写法，在实际写作时，可根据具体情况需要，适当进行调整。

3.落款

落款应写明发文单位名称和成文时间。

（三）写作注意事项

1.通报事项的写法

通报事项有两种写法。一种是直述式，即将通报事项直接写入通报正文。另一种是转述式，即以某文件或材料为基础进行叙述，其通报事项不在通报正文中，而在附件中；正文中一般只说明转发的附件名称即可。

2.通报与通知的区别

通知与通报均为告知性公文。但是，通知是上级部门下达至下级部门的公文，带有一定的指令性，事项内容比较具体；而通报重在传达重要精神或者情况，以使有关单位和公众知晓，一般不具有指令性。通知，重在告知人们执行什么任务或怎么样做；通报，则是为了提高人们的认识和开阔人们的视野，以便把工作做得更好。

（四）例文参考

关于表彰华东分公司2008年成绩显著的通报

集团公司各部门、各分公司：

2008年华东分公司认真落实经营责任制，强化企业管理，在市场竞争激烈、商业工作难度较大的情况下，团结广大干部职工，鼓足干劲，扎扎实实做好各项工作，取得了显著的成绩。

2008年华东分公司商品总购销×万元，比上年增长27.6%。其中总购进×万元，比上年增长111.7%；总销售×万元，比上年增长36.74%；纯销售×万元，比上年增长50%；实现利润×万元。

鉴于华东分公司成绩显著，集团公司决定予以通报表扬，希望集团公司的各部门和分公司在新的一年中，要学习华东分公司的先进经验，开拓经营，把工作提高到一个新的水平，为公司的快速发展做出应有的贡献。

××集团公司（章）

二○○九年二月二十九日

二、函

（一）函的概念

一般说来，函就是信件，函的写作就是书信写作的一部分。

（二）函的分类

1.按性质和形式分，函分为“私函”和“公函”。其中，“私函”是个人行文，私人行为；“公函”是机关、企事业机关、群众团队行为，组织行为。

2.按行为关系来分，函分为“发函”和“复函”。“发函”是为商洽工作、询问事项、提出要求等主动给其他机关所发的函；“复函”则是被动地答复相应的商洽、询问、请批等事项的函。

（三）函的特点

1.沟通性：函充分体现平行文文种的功能，能在不相隶属的机关之间起沟通作用，这是其他法定公文所不具备的特点。

2.灵活性：一是行文灵活。既可以向比本单位级别高的机关行文，也可以向与本单位平级机关行文，还可以向比本单位级别低的机关行文，不受其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活。除了“公函”发文时要按《国家行政机关公文格式》国家标准规定的“信函式格式”和有关规则要求行文外，“便函”和“私函”的书写格式化灵活方便。

3.单一性：一件函宜写一个事项。

4.恳切性：函的语言要求缓和、恳切。

（四）公函的写法

“公函”由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

1.标题

公函的标题包括发文机关、事由和文种（函或复函）三部分，也可省略发文机关。函一般单独编号，以区别于请求、批复等公文。

2.主送机关

主送机关即接收公函的机关。复函的主送机关与来函的发文机关是一致的。

3.正文

来函和复函的正文写法略有不同。来函是主动地向有关单位商洽、询问事情。开头交代发函的原因、目的；中间写询问或商洽的内容，