物资采购管理制度

物资采购管理制度

新开工项目进场，首先对项目的物资设备基本情况进行初步调查分析和规划，并编制物资设备采购管理方案，报公司物资设备部。具体有以下几点要求。

一、项目基本情况及前期调查分析

1、工程项目的简介及人员组成。内容包括工程地点、业主、主要工作量、工程造价、工期；项目经理、技术、材料负责人及相应的联系方式，以便进行沟通。

2、主要材料、设备资源及单价。当地货源情况，运距，资源单价、预算单价及两者比较分析。

3、施工合同物资供应约定。明确该项项目甲供或甲控材料情况。

二、拟定采购供应方案

1、物资采购方案。初步分析主要材料的品种、单价、货源、运输情况、地方事宜，拟定该项目主要材料的采购方案，在采购方案中应明确采购的方式、大概时间。

2、设备使用方案。明确购置或租用，租用方式等。

3、周转料与小型机具购置方案。按公司管理办法申报计划或当地租用，编制供应计划，并明确与分包队结算或回收的方式。

三、管理设想及工作要求

1、分包队伍结算。根据分包合同约定，应采取什么措

施控制主要材料的供应与结算扣款，坚决避免超供材料，确保及时转帐扣款。

2、主要材料消耗控制。按照技术部门月底前提报的主要材料消耗计划，坚决执行限额发料，并及时填写工号供应消耗台帐。

3、合同签定。在合同签订时，应注意材料单价，验收，结算，付款，数量，纠纷解决方式等条款。

4、严格材料准入制度。物资部门应严把质量关，确保物资供应商在合格供方名单中择优选择，严禁不合格物资进场。分包队伍自行采购的物资也应执行公司的采购文件，并在合格供方名单中择优选择。

5、日常资料收集。物资部门应主动与技术、计划部门联系配合，提前抓好物资核算索赔工作，对超出预算单价的物料要及时复印发票和采购合同，并妥善保存。

6、施工管理构想。物资部门应针对工程项目的施工、分包特点，制定相应的物资设备管理重点及具体的控制措施。

二、计划管理

物资计划是物资部门组织采购的主要依据，为提高供应的预见性、减少盲目性，保证施工生产正常、协调和持续进行并取得最佳经济效果，施工技术部门和物资部门应密切配合，提高计划质量。物资计划包括：工程备料单、物资申请

计划、物资采购计划。计划分为机械、物料、小型机具、周转料四类。

一、工程备料单

1、工程备料单由项目经理部技术部门编制。技术部门接到设计文件、图纸后应在施工准备阶段编制单位工程分部分项备料单（单位工程材料计算表），并把单位工程分部分项备料单汇总编制成总工程备料单一并报物资部门。

2、分包工程备料单应由分包队伍编制盖章，项目技术部审核后报物资设备部组织供应。

3、施工任务变化或设计变更引起需用物资品种、规格、数量变化的，技术部门应及时向物资部门提交追加或核减备料单，防止因计划滞后造成供应不及时或产生多余积压物资。

二、物资申请计划。

1、物资申请计划由物资部门依据工程备料单编制，物资部门负责人审核，单位分管领导批准。

2、建设单位采购供应的物资（甲供料），必须由项目部物资部门根据甲方要求，向甲方或甲方指定的采购单位提报物资申请计划，并办理领料手续，绝不允许分包队伍越权和业主直接办理领料手续。

3、按照采购管理权限由上级组织采购的物资，项目经理部要编制物资申请计划逐级上报。

4、设计或施工变更要及时提报追加或核减申请计划。

5、物资部门接到工程备料单后即编制总物资申请计划报公司物资设备部，使用前根据月度生产计划于次月前5天提报月度计划，但月度申请计划总数不能超总计划数。有生产周期要求的大型、专用物资要提报季度计划，于季前10天提报。遇有特殊情况可提报临时计划。

三、采购计划

采购计划由采购实施部门或单位依据工程备料单、物资申请计划编制，经部门负责人审核，单位分管领导批准后实施。

四、标准格式

1、工程备料单（J-2）

2、单位工程分部备料单（J-3）

3、物资申请计划（J-4）

4、采购计划（J-5）

物资采购管理制度

一、采购制度

物资采购实行招标采购、议标采购和比价采购。各级物资部门采购时对具备条件（具体执行公司物资设备招议标采购办法）的必须采取招议标方式进行采购。采购金额在五十万元以上的所有材料采购（含分管物资）均须由公司参与。不具备招议标采购条件的采取比价方式采购。

二、招议标采购

1、评标原则及评标办法。招议标工作遵循“质量第一，确保供应，合理低价中标”的原则。评审分为商务评审和报价评审。商务评审是对投标单位的企业资质、生产许可、技术标准、质量安全供应保障措施、履约能力、业绩信誉、承诺等进行综合评审，选择质量良好、确保供应、信誉优良的合格供应单位入围。把入围单位按照综合评审得分情况分成A、B、C（90-100分为A类，80-90分为B类，70-80为C类）三档，在报价评分时根据招标物资类型及投标单位性质可给予0-5分不等的加分。报价评分办法是，以标底为基准分80分，报价高出标底1%扣1分，低于标底1%加1分。报价得分和商务加分的和即为投标人的最终得分。

2、招标资料的留存及上报。基层单位招标完毕，应及时收集标书资料并编写评标报告。自留一套标书正本。再编制一套完整的评标报告，内容包括评标报告、招标文件、签到表、评分记录、二次报价表、投标标书副本。项目部上报时间为季度后５日前，把招标情况及采购合同复印件一起上报。公司物资设备部建立相应的招议标登记台帐。

三、比价采购

各级物资部门向被询价人发出表述完整的询价单，并要求被询价单位按照规定时间和报价要求填写加盖公章（没有者可签字）后报询价人，方式为传真或送达。询价人收到报

价后，应及时汇总报本单位招议标小组集体会签确定供应单位或个人，并保留相关资料。

四、合同管理

主要物资采购除一次性结算完毕外，原则上应采用书面形式签订合同，合同主体要明确、内容合法、条款齐全、文字规范，并经主管部门和领导审核批准，具体条款要求参考公司提供的合同标准文本。签订材料金额满三十万元的采购合同，首先由合同签订单位评审后，连同该批材料的招标评审资料或比价资料和项目经理部合同评审记录报公司复审，经公司同意后方可签订。公司物资设备部建立相应的合同登记台帐。

五、物资结算

物资采购部门应在合同约定结算期向物资供应商索取结算有效资料，办理结算手续。并向项目部财务部提供买卖合同、购货发票、物资收料单，地材、设备及周转料租赁还要提供验收签认单等原始凭证。项目部财务部应依据买卖合同的约定，并结合业主付款情况综合安排支付料款。

六、责任追究及公示制度

1、各级物资部门必须严格执行公司《物资设备招议标管理办法》，对具备条件的必须进行招议标采购，其他情况应采取比价采购。如遇特殊情况需书面报告公司，经同意后方可放行，否则，公司将追究单位领导和责任部门的责任，

并在公司内部通报。

2、建立定期公示制度。公司每半年将对各单位招标数量、中标单价等情况与予以公开，同类产品单价较高者将公开点名。

七、标准文本

1、标书样本（含招标文件、招标签到表、评标办法、评分标准、评标报告）

2、合同文本（采购合同、加工合同和租赁合同）

3、物资询价单（J-6）

第四条工程项目物资过程控制

工程项目物资过程控制要几个重要环节：物资进货验收、物资发放、分包队伍结算、项目剩余材料处置。

一、物资进货

物资按进货来源分为自购料、公司调拨、甲供料。无论哪种来源的物资，管库人员均要按《铁路物资技术保管规程》的要求，对实物进行数量和外观质量的检验。核实无误后，自购料需办理点收手续，填写入库单；公司调拨需根据调拨单入帐。甲供料需及时向业主索要转帐手续，绝不允许分包队伍越过项目部直接同业主申请进料，控制措施：

1、分包队伍每月初根据本月生产计划提报月度用料计划，经项目技术部门审核后报物资部门，由物资部门报到业主或材料供应商，作为该月物资供应的限量。如计划数量提

报不足，需增加补充计划。

2、材料供应到现场后，分包队伍管理人员应及时通知项目部物资部门和监理工程师验证或取样检验，并由项目部物资人员开据收货证明（分包队伍管理人员和项目部物资人员共同签认），登记甲供料台帐。连续供应的材料（水泥、混凝土）收货时，项目部物资人员不能随时到现场，项目部物资人员可向分包队伍管理人员提供当天使用的收货证明，委托其代收料，但必须于次日把收货证明留取联报项目部，并登记甲供料台帐。

以上控制措施适用于甲供料和供应商直发料（水泥、混凝土）。

二、物资发放

根据不同的分包形式，物资发料控制重点有：

1、劳务分包（包清工）

（1）劳务作业队用料严格执行限额领料制度。项目部物资支出材料的依据是限额领（发）料单，劳务作业队领料须持限额领料单，由有权领料人领料。

（2）物资部门人员要督促劳务作业队及时清理和收集施工剩余材料，防止材料丢失和浪费；料库对作业队交回的剩余料要及时办理退料手续，并做好工号竣工领用材料、使用周转料、机械设备、机具汇总，对劳务作业队材料及其他费用盈亏进行分析，超耗费用将在劳务费中扣除。

（3）项目部物资人员应在每个成本核算期末及时准确核对消耗材料并点收支出。对帐单迟到，应做无凭证点收，办理暂估入帐手续，投入使用的按暂估价支出，帐单到达后冲销暂估记账。材料出库尚未使用的，要办理假退料手续以核实材料成本。

2、包工包部分材料

包工包部分材料消耗是现在各单位主要采用的一种分包形式，也就是甲方供应部分主材由分包队伍包干使用。这种分包形式主要控制好四个方面。

（1）严格控制供应材料数量、单价。提供分包队伍的主要材料，分包合同内要明确材料品名，材料数量及超用结算约定，材料价格约定等。分包队伍领用材料超出分包工程量应该消耗材料数量（由项目技术部门在项目竣工后提供书面数量）5%的部分，必须明确约定按市场价并加8%管理费从工程款扣除；分包队伍领用材料低于分包工程量应该消耗材料数量的95%，应按95%扣材料款；其他按合同约定单价和实际领用数量转帐。

（2）严格控制周转料、小型机具、机械设备供应。合同约定项目部为分包单位提供周转料、小型机具、机械设备，合同中必须明确周转料、小型机具、机械设备使用时间、数量，超出的时间和数量应按市场价在其分包工程款中扣除。

（3）工程分包项目应设物资专业人员。分包队伍自购

材料应在项目部评定的合格供应商名单中选择采购，材料单价风险由分包队伍承担，并接受进场材料质量检验监督，一旦发现进场物资存在质量问题，应及时将其清理出场。

（4）项目物资部门应在每个成本考核期末及时对供应做好结算转帐手续。对帐单迟到，应做无凭证点收，办理暂估入帐手续，分包队伍领用的应及时办理转帐。虽然这部分材料款影响不到项目成本，当能影响到分包队伍结算付款。

3、专业分包（大包）工程。

（1）分包队伍自购材料必须在项目部评定的合格供应商中选择采购，材料单价风险由分包队伍承担，并接受材料进场质量检验验收，不合格材料不得进场使用。

（2）严禁为分包队伍担保或代租代购机械设备、周转料、机具、材料。

三、分包队伍结算

分包队伍结算时，项目部需严格核实对供应分包队伍供应的材料、周转料、机械费数量，超用部分按照合同约定扣款。技术部门依据分包队伍最终结算工程数量提供应耗材料、周转料、机械费数量；物资设备部门依据技术部门提供数量核算超用量，并办理调拨和扣款手续；财务部门核实后执行扣款转帐，不允许以项目备料单数量作为分包队伍超用料计算核定的依据。最后，三个部门会签扣款清单，并附到分包队工程结算单内。

四、竣工项目剩余材料处置。

1、项目竣工后，工程剩余料要进行清查盘点分析。项目部在后续工程能够继续使用的材料，需报公司物资设备部办理向下一个项目的资产转移手续，填写交接记录单。如后续工程不能使用的材料，项目部应报公司申请估价调剂使用。

2、工程竣工后，剩余废旧料、旧模板，没有在转移利用价值，应向公司物资设备部书面申请，经批准可在施工所在地拍卖处理，收回料款冲减工程成本。处置结果季度后５日前上报公司物资设备部备案。

四、基础账表

1、物资分工号限额供应（消耗）台账（J-7）。该台账可按工号或按分包队伍分别建立帐。其内容应包含主要材料、设备、机具、周转料。

2、物资卡片（财材42-1）

3、动态表（J-9）

4、收料单（财材6）

5、用料单（财材12）

6、调拨单（J-10）

7、物资交接记录单（J-11）

8、甲供料台帐（J-12）

9、机械设备租用日结算单（J-13）

10、机械设备租赁管理台帐（J-14）

11、周转料租赁汇总台帐（J-15）