市场活动之新品推介会组织注意事项

市场活动之新品推介会组织注意事项

新产品推介活动的组织实施是良好销售引爆的一个开端，事关推介会成败和投入产出情况好坏，对后期的销售活动开展具有深远的影响。所以组织好一场新产品推广活动成了很多工业品企业关心的课题，下面我就将从工业品推介会实战的角度出发，把推介会组织过程中几个核心的场景和环节拆分开，把需要组织者在实操过程中需要点检注意的点展露给大家，让您轻松玩转推介会。同时也可以作为管理者检查执行人员工作的一个指导手册使用。

场景一：推广活动室外搭建

1、明确搭建完成时间，需在活动开始前2天搭建完成，为设备进场调试留出充裕的时间。

2、搭建的地点选择，一般活动都是在酒店等场所举办，搭建的地方需要显眼。方便客户观看，需要留出足够的参观空间，不妨碍停车，不在重要的通道上。

3、搭建要考虑防雨防风，同时需要确保展示设备的安全。

4、户外搭建设计简洁大方，有企业元素、口号等信息。

5、需要摆放供客户观看的样品展示台，摆放需要展示的物品等。

6、需要保持展台区域环境的干净整洁，物品需要摆放整齐。

7、需要跟搭建方说明搭建要求、搭建完成的时间、搭建地点等内容

8、户外搭建设计画面的确认，避免出现内容错误情况。

9、设备位置摆放科学合理，考虑参观和展示的便利性，同时注意视觉美感。

10、大型设备的展示，需要联系叉车卸货、装车等，合理的计算装卸时间。

场景二：推介会前台接待

1、跟酒店协调好签到台搭建位置和时间

2、所需使用的礼品资料需要在开始活动前一天准备完毕，提前装袋完毕，并认真检查数量。

3、根据签到人员的多少以及可能出现集中签到的情况，适当多准备签到本和签字笔，避免客户过长的等待时间，提高客户服务满意度。

4、人员签到多的画面需要拍摄，重要领导或嘉宾签到需要拍摄，需要提前策划沟通，迎宾的领导何时就位，签到的礼仪流程告知等信息分享。

5、接待台的人员分工需要明确，签到、发放资料袋、发放抽奖券、引导入场、拍照等工作都要有明确的事前沟通和说明，做到分工明确，人员都各司其职。

6、事前需要统一通知客户签到时间，说明签到的要求，如有礼品分发，需要工作人员明确不准客户代签，做到礼品发放，一人一份，遇到特殊情况需要现场负责人及时的应对处理。

7、在酒店需要安排摆放指示牌提示签到处，贴心细致的服务才是推介活动成功的关键。

场景三：酒店入住登记及退房

1、会前销售人员需提供准确的客户邀请登记表，并实时跟销售人员对接，了解入住人数变化，及时的和酒店沟通增减房间，避免不必要的浪费，同时也要做好人数猛增，房间不足的预案。前期酒店的沟通非常重要，包括酒店的应急服务能力都需要深入的了解。

2、客房入住原则上全部开标间，每个房间必须入住两人，特别重要的客人需要提前报备才允许开单间，在客人办理入住时需要酒店前台说明，以免造成房间有

空缺产生浪费。

3、客人办理入住时，发放客户友情提示卡（涵盖活动流程安排表、活动地点、客房服务联系人、酒店早餐就餐时间地点、退房提示和续住提示等）

4、需要客户填写客户入住登记表，内容真实准确，需要将填写规范告知前台服务人员。

5、需要提示归还房卡的事项。

6、负责跟踪客房服务的人员，必须明天固定的时间点和酒店核对入住的数量和房型等信息并确认签字，以作为最后账目清算的依据，以免出现不必要的混乱分歧。

7、高档酒店需要提前和酒店沟通撤销摆放消费物品，以免入住客人产生不必要的消费物品，这个主要根据活动的预算进行考虑。可以事前为客户准备水果点心等物品，增进客户的感情体验。

场景四：推介会现场

1、推介活动所有使用的设备非常的关键，需要提前一天甚至更早进行测试，如LED屏幕、音响、话筒、切换笔等操作，以及负责调试和最终操控负责人等。

2、活动现场负责人需要明确活动安排和流程，特别是时间流程，这是管控进度的关键。

3、所有在推介会上播放的素材如视频、图片、PPT、背景画、音乐、客户提示内容等需要提前在大屏上测试确认，检查是否有错误，是否播放流畅。一定要多测试几次，以免在活动进行过程中出现问题。

4、推介活动的人员分工有几个：引导人员、后台设备操作对接、主持人、演员、礼品发放、奖券核对、酒水饮料分发、拍摄、巡场服务。

（1）引导：客户导引，重要嘉宾、领导桌次、座次安排。安排就坐的顺序是：先尊后卑，重要客人先安排。桌次安排先前面再后面，需要依次坐满，不要造成浪费。

（2）后台设备操作对接：推介会使用资料的准备、前期设备调试、活动进行中的切换，对接酒店方设备负责人，告知流程安排以及相关的要求。

（3）主持人：活动主持词撰写、活动流程控制、活动内容预告、氛围烘托，灵活应对现场环境，及时处理活动现场突发情况等。

（4）演员：由我方负责人对接，提出节目要求、我方活动安排告知，他们需要的协助安排等。根据活动的需要来设置表演的内容和形式，要求相得益彰。（5）礼品发放：抽奖环节需要有专人负责礼品的递送、核对礼品的数量。（6）奖券核对：我方人员负责中奖奖券的核实，以及中奖奖券的回收，无需放回抽奖箱。

（7）酒水饮料发放：宴会开始前，协调酒店人员完成酒水、饮料的摆放。（8）拍摄：整场活动的拍摄工作，必须有的画面有：大场景、领导致辞特写、领导讲话带背景画面、嘉宾致辞特写以及带背景、中奖合影、表演照片、产品演讲、嘉宾投入看的照片、敬酒照片等。

（9）巡场服务：宴会期间负责巡场，看客人是否需要添加酒水、更换或添加餐具、宴会结束后的酒水饮料、香烟等物品回收。

场景五：餐饮接待

1、销售人员需要提前1-2小时提报就餐人数，要求准确有效，不能提报的责任由销售人员承担。

2、市场部需要提前寻找就餐酒店，集中就餐、中等消费，环境干净整洁，交通

方便，有特色等。

3、提前看菜单，基本确认消费金额，不得超过预算标准。

4、及时跟销售人员保持沟通，确认就餐人数，及时告知就餐地点、时间、包厢、桌次等。特殊嘉宾需要提前告知（少数民族、重要客人需要提高档次的）

5、提前准备接待车辆，告知业务经理（什么时间送，什么时间接，在什么地点），根据提报情况，提前估计用酒用烟的数量、提前准备餐饮用酒等。

6、跟酒店对接，确定就餐的时间，桌数等信息，不要提前预交费用。

7、市场部负责结算和桌数核算。

场景六：车辆接待

1、销售人员需要认真提报客户邀请登记表，按照要求准确填写客户到达时间、地点、人数、联系电话等信息。

2、销售人员需要提前将客户到站接送信息统一由大区经理提报到市场部，市场部对接车辆接待组。

3、根据预报情况提前预约车辆，接送的负责人、司机号码、姓名等。需要租车的情况，需要提前预约车辆，告知用车时间，确认路线，用车的费用和设备要求。

4、大巴需要设跟车人员，需要协调客户乘车，提前告知销售人员乘车的安排，如我们接站的时间、集合的地点等。

5、注意行车安全和规范，遵守交通规则，维护公司形象。

6、车辆组有统一负责人，对接的事情直接对接负责人。