会议服务培训标准与流程

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01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用
• LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序:打开LED显示屏时先打开主控计算 机,后打开LED显示屏;关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时,待计算机操作系统进入主控软件后,方可打开显示屏电源,避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED:
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
会议服务人员仪态要求
站姿 --- 女士站姿:上身正直,头正目平,挺胸收腹,腰直肩平;双手搭握,右手轻握左手稍向 上提,放于小腹前;双脚可前后略分开,一只脚略后,前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。
--- 男士站姿:双眼平视前方,颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下垂, 处于身体两侧;或右手轻握左手的腕部,左手握拳,放在小腹前,脚跟并拢,脚呈“v”字型分 开,两脚尖间距约一个拳头的宽度;或双脚平行分开,与肩同宽。站姿示意图如下:
报告厅或礼堂 摆放靠近麦克风右侧3-4厘米,距离客人座位桌边50-60厘米。
01 会议各项准备工作
场地布置--席卡排列知识
座席卡的摆放:宜选择三角形座席牌,一般长15—20厘米,宽7.5—10厘米, 双面展示。座席牌字体格式统一、大小合理。根据座次要求安排摆放座席牌。 不同场合的摆放要求参见如下:
01 会议各项准备工作
场地布置-- 接见式座位安排如下示意图:
注:内宾接待。
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
课桌式
鱼骨式
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
剧院式
会见式
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
单U式
双U式
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
口字式
回字式
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
董事会式
圆桌式
01 会议各项准备工作
茶具准备
茶具 一次性纸杯
瓷杯 饮用水
使用场合 普通会务时使用 贵宾厅、圆形会议、报告厅、礼堂主席台等 非正式场合使用或者与茶杯搭配使用
• 备注:可根据主办方要求选择。 • 茶具检查 --- 使用前应对瓷杯进行检查,确保茶具清洁、无破损、且经过
会议服务人员仪表、仪态、迎宾
02
服务要求
会议服务人员仪表要求 会议服务人员仪态要求 迎宾服务
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
会议服务人员仪表要求
服装要求:根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰,选择款式相同的工鞋;保证会务人员 的服装、配饰的颜色、样式统一。工装外不应显露个人物品;衣袋、裤袋、裙袋整理平整,勿显 鼓起;保持工装干净、平整,无明显污迹、破损。 着装要求:女士着装应统一,着裙装时,西裙宜配长袜和工鞋,西裙长度于膝盖上3厘米;着裤 装时,西裤应烫直、折痕清晰、长及鞋面。
物品摆放 • 准备会议需用物品,按规定摆放,并留出用量的7%作为备量。 • 一般会议摆台有纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、清口糖、准备不同类型麦克风、花卉、毛巾、
毛巾托、纸巾、茶具、果盘等,也可视客人要求摆茶杯。确保物品干净整洁,无破损。 特殊会议如(签字仪式)等应同主办方沟通是否需要准备香槟等其它用品。
适当,不歪斜,不破坏墙面。
目,字体大小适当,字型美观,间距合适, 烘托气氛。
01 会议各项准备工作
场地布置--听众席
• 会议桌的摆放:
• 台呢:
课桌式会议先将桌子定位,根据场地人数计
台呢平整无污垢,无破损、打褶接口不能朝向
划桌子张数,第一排桌子距离主席台之间的
正门;若用台裙时,台裙扣之间距离应在35cm
通道应宽敞点(一般大于2米)。用2—3张桌
左右,台裙干净无褶,接口不能朝向门和客人。
子拼在一起成一直线,前后排桌子之间相距1 • 音响及电线:
米;竖排桌子中间至少留出3条主要通道,每
• 电线应顺墙布线,不打卷多余电线应放置于不
条通道宽度应在1.5—2米之间。
明显处,并用布草适当遮挡,在通道处布线必
• 椅子:
须用压线板压住。音响车:整齐摆放在墙角处,
• 椅子套要干净整洁,椅子前后左右距离合适, 提前调试好音量及效果。音箱放在会场靠边适
桌椅各成直线。椅子前端与台呢下垂部分相
当位置或墙角处。
切,间距相等前后成直线,椅套平整干净无
皱;每排椅子前后间距合适。
01 会议各项准备工作
场地布置--席卡排列知识 • 1、主席台需摆放座次、放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。 • 2、主席台座次排列,应以主要负责人为中心,然后按职务一左边一右排列(按照
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台座席位为奇数时,座位安排如下示意图:
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台座席位为偶数时,座位安排如下示意图:
备注:合影座次安排可参照主席台座次安排
01 会议各项准备工作
场地布置-- 长条桌与正门正对时,会议座位安排 如下示意图:
注:A为客方(或上级领导),B为主方。
男士着装应统一,着西装时,西裤应烫直,折痕清晰,长及鞋面;领口应扣好,不应 敞开;着长袖时,袖口应扣好 ,不应挽袖。
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
会议服务人员仪表要求
工作牌佩戴要求:工作牌宜佩戴在左胸;工作牌距离肩缝18厘米,据中线5厘米,不应斜戴。 工鞋:宜着黑色皮鞋(以软底鞋为宜);鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。 丝袜:女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜,并保持丝袜干净、完好,不宜穿短袜或不穿。男士宜穿 深色长袜,禁止着浅色短筒袜。 饰品:女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳;可佩带婚戒;男士除佩戴手表、婚戒外不宜佩戴其他饰品。 妆容:发式简洁,面容清爽;女性可着淡妆,香水不宜过浓,可涂抹透明指甲油。
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • 投影调试 --- 电脑切换的方法一般用Fn+F1~F8(有电脑标志)键电脑切换,
检查电脑是否兼容,不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑加以解决。 确保投影无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。 • 激光笔调试 --- 确保激光笔电池电量充足,使用完毕后,应及时将电池拆 除。确保激光笔上下换页键与光束正常,保证激光笔在10米范围内可正常使 用。 • 空调调试 --- 会议室内温度不高于26℃时,宜开窍空调;温度低于26℃时, 可根据现场情况要求尅去空调。应在会议开始前30分钟打开空调,将温度调 控在26℃。未开启空调室,应打开新风机。
01 会议各项准备工作
了解会议基本情况 • 会议的人数,会议类型,名称,时间,主办者,会议的特殊要求,与会者的风俗习惯。(有
偿服务:付款方式和收费金额等)
• 联系工程、保洁、秩序等相关部门做好协调工作。 • 设置专职负责人与主办方负责人联系全程跟盯会议,保证与主办方负责人配合好工作,如有
准备会场不确定之处及Hale Waihona Puke Baidu沟通对接。
协助广告公司将背景板安装好,要求平整、不歪斜。 •
• 条幅:
前放下。大型会议提前1天调试完毕,中小 型会议至少提前1小时调试完毕。(多功能 厅A厅有会议时必须同时使用两侧投影幕)
会议主题或欢迎词:
根据主办方要求,可由音响师在投影幕上打 上会议主题或欢迎词,要求:色泽 醒
• 根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置,高度
场地布置--席卡排列知识
座席卡的摆放:宜选择三角形座席牌,一般长15—20厘米,宽7.5—10厘米, 双面展示。座席牌字体格式统一、大小合理。根据座次要求安排摆放座席牌。 不同场合的摆放要求参见如下:
场合
摆放要求
贵宾厅
距沙发扶手前缘5-6厘米处摆放
圆桌会议室 距麦克风右侧3-4厘米,距客人座位桌边50-60厘米处摆放
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
会议服务人员仪态要求
行姿:身体重心应稍项前,头朝正前方,眼睛平视,面带微笑;上身正直不动,两肩相平不摇, 两臂摆动自然,步幅适中、匀速。行姿示意图如下:
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
会议服务人员仪态要求
坐姿 --- 女士坐姿:背对座椅轻座,后腿能够碰到椅子;两个膝盖合并,腿可放中间或两边。 --- 男士坐姿:上体挺直,下颌微收,双目平视,两腿分开,不超肩宽,两脚平行,两手
--- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序;--- LED显示屏主控计算机未 通电;--- LED显示屏主控部分电源未打开。
LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域,不应长时间打开LED显示屏,应注意及 时关闭显示屏电源。
LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时,应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况,避免虫咬,必要时应放置鼠药。
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • 灯光的调试 --- 逐个开关灯光,检查其照明效果。对主席台灯光,应单独
检查开放投影时的灯光效果,同时还应检查灯光对主席台人员的照射。确保 灯盏无损,亮度与颜色协调一致。 • 音响调试 --- 音响宜提前1个小时打开,并将所有有关的音响设备连接。抖 动连接线与移动底座,摇动麦克风接口,测试音箱与麦克风接口处,测试声 音是否正常;逐个调试麦克风音量,以不同位置、最远的距离可以听清、并 赶紧声音适中为准;检查麦克风电池电量几备用电池情况。把音频连接线连 接电脑,测试是否有声音,声音效果是否正常。音响应避免杂声、电流声、 音频干扰等。对于无线麦克风,应在会议室每个音箱调音,确保其工作正常。
会议桌的准备
• 会议服务员根据会议的类型、性质、人数,结合会议室的具体情况安排会场布局,台型要比
例协调、美观。
• 会议用桌要结实平稳,桌与桌之间距离合适;台呢平整无污垢,无破损、打褶;若用台裙时,
台裙扣之间距离应在30cm左右,台裙干净无褶,接口不能朝向门和客人。
01 会议各项准备工作
会议桌的准备 • 椅子套要干净整洁,椅子前后左右距离合适,桌椅各成直线。 • 同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品,搞好会议室 • 内外的卫生,保证无异味,无异物。
会议服务培训标准 与流程
运行管理中心 2018年12月17日
01 会议各项准备工作
目录
Contents
02 会议服务人员仪表、仪 态、迎宾服务要求
03 会议中的服务 04 会后收尾
05 突发事件处理程序
01 会议各项准备工作
了解会议基本情况 会议桌的准备 物品摆放 场地布置 茶具准备 设施设备的调试及启用
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪:
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴,长度垂直地面, 会前3小时将投影幕投影仪安装到位,投影
两个舞台裙之间的接缝吻合,接口处不能面向客人。 不歪斜,对正投影幕;悬挂式投影仪提
• 背景板支架:
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板:
我国传统以中心的左方为上,若在台下看,即右方)。若主席台上人员为双数,将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
• 3、还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。
在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多礼节,主要记住以门为基准点,比较靠里面 的位置是比较主要的座位。
01 会议各项准备工作
消毒。 • 茶水温度 --- A绿茶水温控制在80度左右为宜;水沸腾之后,在室温下
(26摄氏度)放置8分钟左右;
01 会议各项准备工作
茶具准备
--- B红茶水温控制在95度左右为宜;水 沸腾之后,在室温下(26摄氏度)放置2分 钟左右; --- C咖啡水温控制在85度左右为宜;水 沸腾之后,在室温下(26摄氏度)放置5分 钟左右; • 茶具摆放 --- 茶具统一摆放客人右侧, 整体保持整体保持整齐一致,水杯距离客人 12~15厘米的距离;瓷杯杯耳朝向客人,成 45度角。
01 会议各项准备工作
场地布置-- 长条桌与正门正对时,会议座位安排如下示意图:
01 会议各项准备工作
场地布置-- 沙发席外宾会谈时,会议座位安排如下示意图:
注:A为客方,B为主方。
01 会议各项准备工作
场地布置-- 沙发席与上级领导座谈时,会议座位安排如下示意图:
注:A为上级领导,B为主方领导。
分别放在双膝上。坐姿示意图如下:
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
迎宾服务
在指定时间安排礼仪小姐着礼服在大堂、电梯间或会议室门外迎接客人。(服务员要在会议开始 前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接参会人员)。 为宾客导引时,应走在宾客左前方,距离保持2至3步。遇拐弯或台阶处,应回头向宾客示意说: “请当心”。引领客人时,宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。为宾客送行时,应在宾客 的后方,距离约半步。指引示意图如下:
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