文控管理制度

管理文件编写规范
管理文件结构
封
面
公司标识 公司名称 文件名称 文件编号 版本 编制人/部门 批准人 日期
修订记录
修订日期 改前版本 修改内容 改后版本 修改人 批准人
正
文
目的 适用范围 权责划分 名词定义 具体内容 档案管理 附件
管理文件编写规范
管理文件封面规范
⑴封面中，公司标识可根据文件需要适当缩小或放大，必须确保整体的美观；公司名称必须使 用全称，字体为初号黑体加粗；文件名称字体为小初宋体加粗；编号、版本、编制、批准、日
通知公告文件编写规范
公文写作规范 常规性文件（管理文件、业务文件、合同文件、表格文件）无需文尾。通知、公告 等文件的文尾包括主题词、抄报、抄送、拟稿、审核/审批等内容。 ⑴主题词：是指文件的关键词语，一般有1-3个，多个主题词之间空两格（一个汉字 距离），不加标点符号。 ⑵抄报、抄送：“抄报”后填写呈送文件的上级单位名称，“抄送”处填写传递文 件的同级单位名称。多个抄报（抄送）单位名称之间空两格（一个汉字距离）。 ⑶拟稿：“拟稿”后是拟稿人的姓名全称。 ⑷审核：一般指部门负责人对抄报或者抄送的文件进行核实、认同的确认。 ⑸审批：一般指部门负责人对文件进行审核的确认，若同一文件需要多级领导审批
第二层用“（二）”，括号后不能再加“，”或“.”。
第三层用“1. ”，输入“.”时，注意要切换成英文全角模式。 第四层用“⑴”，后面不能再加“、”或“.”，输入“⑴”是通过“插入—符号—普通文本 （带括号的字母数字）”中输入，不得用此种“（1）”。
若文中还需用到更小的层次，可以采用“①”，后面不能加“、”或“.”。
管理文件编写规范
管理文件编码
⑴公司编码统一为：SY。 ⑵文件类别代码： 管理文件: GL；业务文件：YW；合同文件：HT；表格文件：BG。 ⑶部门代码为起草部门代码 总经办：ZJB； 综合管理部：ZGB； 营销部：YXB； 生产部：SCB； 财务监控部：CWB； 采购部：CGB。 ⑷文件流水号从001起连续往下延续编写。 ⑸文件保密等级： 保密等级 非密级 保密级 秘密级 绝密级 标示 N M MM JM 传阅范围 公开 仅供公司/部门内部或该事件相关人员阅读 仅供经理及以上人员及该事件相关人员阅读 仅供总经理及该事件相关人员阅读
注意：使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后；不带括号的在前，带 括号的在后；汉码在前，西码在后。在使用过程中，可根据实际情况省略“（一）”或“⑴”。
通知公告文件编写规范
公文正文规范 1. 页边距设置：左2.5cm，右2.5cm，上2.5cm，下1.5cm。 2. 字体：通知、公告等文件的标题为小二宋体加粗，正文字体统一为小四宋体。 3. 行间距：1.5倍，如有特殊情况，如整篇文字一页多一行，可适当调小行间距，以便于在 一页内显示。 4. 层次序号： 第一层用“一”，后加“、”，而非“，”或“.”。
注意：使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后；不带括号的在前，带 括号的在后；汉码在前，西码在后。在使用过程中，可根据实际情况省略“（一）”或“⑴”。
பைடு நூலகம்
通知公告文件编写规范
公文写作规范 （三）文件的附件 文件有附件的，在正文结束时隔一行，空四格以“附件”字样标明，依次分行写明附件 名称，名称加上书名号。如果有多个附件的，以“附件1”、“附件2”等加以区分， 并在附件的文件左上角用四号宋体标明“附件1”，“附件2”等字样。 （四）文件的附注 在正文内无法表述，但又必须说明的事项，以“附注”形式标注，并用括号括起附注的 内容，其位置在落款日期下一行左侧空四格处。 （五）正文的落款、印章
管理文件编写规范
管理文件修订记录规范
日期
改前 版本 A/0
修改内容 增加通知等公文写作规范、文件归档管理等
改后 版本 B/0
修改人
批准人
201*-**-**
内容。
***
管理文件编写规范
管理文件三种常用格式
纯中式
纯西式
中西结合型
国家法律法规 章条体结构 章、节、条、款、项、目
适用于科技类文稿 层次一般不超过3层 纯西码
通知公告文件编写规范
请示与报告、函的区别 区别
性质不同 行文目的不同 行文时间不同 主送机关不同 事项的多少不同 答复的形式不同 陈述性公文 在于汇报工作，反映情况，提出 意见和建议，回答上级机关询问 工作结束后或进行中 旨在为上级提供信息，允许多头 主送 可以是一件事，如专题报告，或 多件事，如综合报告
第二层用“（二）”，括号后不能再加“，”或“.”。
第三层用“1. ”，输入“.”时，注意要切换成英文全角模式。 第四层用“⑴”，后面不能再加“、”或“.”，输入“⑴”是通过“插入—符号—普通文本 （带括号的字母数字）”中输入，不得用此种“（1）”。
若文中还需用到更小的层次，可以采用“①”，后面不能加“、”或“.”。
的，更高层级领导可在文件空白处签署意见。
⑹字体：主题词、抄报、抄送、拟稿、审核或审批等字样的字体为四号黑体；填入 内容的字体为四号宋体。
通知公告文件编写规范
公文写作规范 （一）文件的发放 文件发起部门将批准后的文件通过公告栏、QQ群等方式发布相关文件，并将复印件发放至 文件涉及的部门，各部门在接收文件后需在文件背面注明已签收及日期。 （二）文件的存档 1. 电子档文件保存格式为：编号+文件名。 如: SY-GL-ZGB-001-N文控管理规范 粤*综字第﹝2016﹞ 001号关于春节放假的通知 2. 纸质文件的存档 各部门应指定一名文件保管者，负责本部门所有文件的存档、管理。 ⑴管理文件的责任部门在综合管理部，公司各部门发起的所有管理制度、流程、规定、规范、 办法、程序等文件，都必须由综合管理部统一编号，并在批准后抄送一份至综合管理部存档 （包括电子版和纸质版）。 ⑵业务文件、合同文件的编号由综合管理部统一管理、分配，但文件的起草、修订、报批、 存档由各部门文件保管人负责，部门负责人承担管理责任。 ⑶表格文件多为管理文件的附件，编号、管理参照管理文件管理方式执行。 ⑷通知、公告文件的编号、存档均由综合管理部管理。 ⑸每年12月，各部门应对本部门发起的管理文件进行梳理、优化、完善，制定更符合公司管 理现状的制度。每年1月，应对上一年所有的通知、公告根据编号整理，并按年度归档，保存 期限为两年。
生产部
采购部 财务部 综合管理部
粤*生字第﹝2015﹞ ×××号
粤*采字第﹝2015﹞ ×××号 粤*财字第﹝2015﹞ ×××号 粤*综字第﹝2015﹞ ×××号
公司所有通知、公告编号统一由人力资源部管理，使用编号需到保管人处申领，并 且电子版和档案版需抄送保管人备案。 所有文件序号“×××”必须连续使用且不得重复使用，请示、报告不需要编号。
期等字体为小四宋体。
⑵修订记录页中应详细记录每次修订的日期、版本、内容、修订人、批准人等，确保文件的修 订连贯并可追溯。 ⑶文件编号参照管理文件编号规则编写，统一由综合管理部管理； ⑷版本号格式为版次/修改，版次范围为A-Z，修改为0-9次，第一次编写的文件版本为A/0版， 如小幅度修改的，版本号为A/1版，当版本号为A/9版，再作小幅度修改，版本号则为B/0版；如 作大幅度修改的，版本号直接由A/0改为B/0版。 ⑸页码格式统一为“共×页 第×页”。 ⑹生效期：生效期为文件正式执行的日期，格式统一为“××××/××/××”。
⑴如有附件，则请示人（报告人）、印章和成文日期等落款放在附件标识的下面。
⑵落款位置在正文的右下方，如以总经办的名义发文的，落款为公司名，如以部门名义 发文的，落款为公司及部门名称。落款的日期格式为汉码数字，如：“二○一五年九月 二十一日”，其中“○”是通过插入-符号－普通文本－几何图形符（字符代码25CB） 输入。 ⑶如需使用印章，印章应压在成文的年、月、日的落款上，防止空白印章。
通知公告文件编写规范
大家一起来找茬
改 错： 1. 没有文件头； 2. 自制文种。在正式文种之外，随心 所欲，生造公文文种并俨然以正式公 文行文。常见的有：“请示报告”、 “工作思路”、“情况”、“汇报”、 “申请”、“郑重声明”等； 3. 结束语、附件。 4. 发文日期中年月日要写齐全，不得
通知公告文件编写规范
公文正文规范 1. 页边距设置：左2.5cm，右2.5cm，上2.5cm，下1.5cm。 2. 字体：通知、公告等文件的标题为小二宋体加粗，正文字体统一为小四宋体。 3. 行间距：1.5倍，如有特殊情况，如整篇文字一页多一行，可适当调小行间距，以便于在 一页内显示。 4. 层次序号： 第一层用“一”，后加“、”，而非“，”或“.”。
《文控管理制度》
****** 2015.10.10
目录
公司文件分类
管理文件编写规范
通知公告文件编写规范 商务写作技巧
公司文件分类
1. 管理文件：指为规范公司管理而发布的指导性文件，包括：管理 制度、流程、规定、规范、办法、程序等。 2. 业务文件：指营销业务部门针对业务开展编写的对外相关文件。 3. 合同文件：指采购合同、销售合同、业务往来合同等。 4. 表格文件：指公司内部流转或与外部沟通的表格文件，如请款单、 报价单等。 5. 通知公告：指公司发布的通知、通告、公告、请示、报告等。
适用于人文类文稿 基本符合政府公文写作规范 汉码、西码结合
通知公告文件编写规范
公文基础知识
一、公文的含义 公用文书是指国家机关、社会团体、企业事业单位等，在办理公务活动中使用的各种文书材 料。一般简称公文，有时也称文件。 二、公文的特点 权威性：由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进 入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。 规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等， 都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都 有统一的规定。 工具性：公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公 务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。 三、公文类型 上行文、平行文、下行文 四、公文种类 2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》公布的公文种类有：决议、决定、命 令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。
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报告写作规范
⑴开篇概括说明全文主旨，对呈送此份报告的总体情况加以概括说明，比如对此份报告 的依据、目的或者对整个工作的估计、评价等等加以概述。 ⑵主体内容丰富充实，以数据和实例说话，内容力求详实而不冗长。
⑶结尾要切实具体。可写工作上存在的问题，提出下一步工作具体建议。
⑷正文部分写完后，另起一行空四格写上结束语，报告类结束语为“特此报告”。 ⑸对各类通知、任命等文件，一般可以直接写“通知”、“任命”或者写“关于××× 的通知”、“关于×××的任命”。参考“请示”和“报告”的格式。
报告
呈批性公文
请示
为解决某一问题，请示某一问题，请示上级指示或 批准 必须在事前行文，不得先斩后奏 是向上级请示批示或批准，只能写一个主送机关 必须遵循“一文一事”的原则 要求上级及时批复回文，给予明确答复。
不要求上级回复
请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。
请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重 要事项。 函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间 的工作往来。
通知公告文件编写规范
请示写作规范
⑴开篇提出请示目的。要开门见山，直截了当，不含糊其辞。 ⑵请示的事项要写清楚，具体，涉及到的数据要准确无误。 ⑶举例说明请示的理由。理由要充分，合理，实事求是，不能夸张和杜撰。 ⑷正文部分写完后，另起一行空四格（两个汉字距离，下同）写结束语，请示类 结束语为“以上请示，请予审批”。
通知公告文件编写规范
通知公告文件结构
文
尾
文
首
落
款
点 我
标
题
结束语
正 文（含附件）
通知公告文件编写规范
公文文首规范 文首左侧为公司的标识，右侧上方为“**公司文件”（一号黑体加粗）字样，下方 为文件编号（四号宋体），具体参照附件2：《通知、公告范本》。根据公司部门字号 具体排序，分别为：
部门 总经办 营销部 文件编号 粤*字第﹝2015﹞ ×××号 粤*营字第﹝2015﹞ ×××号