会议沟通

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第六章 会议沟通
6.1、会议的目的与类型
2.会议的基本特征
普遍性（时间、空间、每一 个人）； 目的性； 组织性； 集体性（多人参与的，不是 一个人单独活动，也不是 两个人的活动。
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第六章 会议沟通
6.1、会议的目的与类型
2.会议的目的
1.交流信息
2.给予指导
3.解决问题 4.作出决策
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第六章 会议沟通
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第六章 会议沟通
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第六章 会议沟通
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
1. 会前准备
（8）预定会议场所
①会议室一般比较方便且费用低廉，是首选地点。 但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会 人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的 专用会议室。
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
1. 会前准备
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杨主任报告城市现状： 我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心 协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了 一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市 容街道也较可观 。可近几个月来，市场秩序倒 退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担 、小百货满街 乱摆……一些建筑施工单位沿街 违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街…… 这些情况严 重地破坏了市容市貌，使大街变得 又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大 家来研究 ：如何整顿市场秩序？如何治理违章 建筑、违章作业、维护市容……
解决关键问题不开会，不能解决问题老开
会。”
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第六章 会议沟通
提纲：
6.1 会议的目的与类型 6.2 会议的组织 6.3 会议议程 6.4 会议记录 6.5 会议中的角色 6.6 与会者的座次 6.7 有效会议的组织
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
会前准备 会议过程控制 会后工作
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
1. 会前准备
（6）确定会议主持人：会议的成败在很大程度上取决 于会议的主持人。作为优秀的会议主持人，不仅仅主持
会议，而且要以政治家、鼓动者、调解人或仲裁人的角色
参与会议。作为主持人，他应具有敏捷的思维能力，沉着 自信，表达能力强、富有幽默感，并且具有较强的领导能 力。
秦××(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合 好，制 止乱摆摊，乱叫卖的现象。
李××(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中 规定 施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。 沿街面施工要有安 全防护措施……今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道 上搭工棚、堆器材。这此违章作 业严重地影响了街道整齐、美观，也影响了行 人安全。基建取出的泥土，拖斗车装得过多， 外运时沿街散落，到处有泥沙， 破坏了街道整洁。希望管委会召集施工单位开一次会，重申 市府7号文件，要求 他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。 2015-1-5 48
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第六章 会议沟通
6.3 会议议程
会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议 目标一目了然。 会议议程的设计原则 会议议程的设计步骤
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第六章 会议沟通
6.3 会议议程 1.会议议程的设计原则
表明议题： 确定主次： 注重实效； 适时调整： 提供背景资料：
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6.2 会议的组织
1. 会前准备
（9）补充最新信息：
在正式开会之际，查看一下是否有新的 信息。如果有新信息，可以在会上向大
家简要地通报一下。
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
2.会议过程控制 会议能否顺利进行，在很大程度上取决于会主 持人对会议的节凑和方向的把握。 具体来，可按以下步骤来控制会议进程：宣布会 议的主题和目的；根据会议议程顺序提出议题， 然后征求与会者的意见；给予每个人阐述观点 的机会；控制讨论进程：如果发生与议题无关 或深入到不必要的细节时，应该及时引导到议 题本身；
6.2 会议的组织
1. 会前准备
（8）预定会议场所
④确定视听器材如幻灯机、多媒体播放机、麦克风 等都是否准备就绪。 ⑤会场布置应根据会议的目的、会议性质及与会人 数而定，常见的有六种类型（下图）：
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会场布置
礼堂型
U型
长桌型
圆桌型
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课堂型
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第六章 会议沟通
6.1、会议的目的与类型
1、会议的含义 会议是群体或组织中相互 交流意见的一种形式，它是一 种常见的群体活动。 根据不同的目的和要求，既可以将 会议看作是一个集思广益的过程， 也可以当作是一种信息传递的方式。 通过会议，可以将许多人聚集在一 起，就某些问题与员工互相交流思 想并提出相应的对策。会议也是向 上沟通意见的途径之一，管理者可 以借开会之机听取下属或员工的意 见和建议。 2015-1-5
（8）预定会议场所 ②应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光 和通风设备应和会议的规模和安排的活动相适 应
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第六章 会议沟通
（8）预定会议场所
③根据沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信
息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策
型会议的与会者应面向彼此。
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第六章 会议沟通
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第六章 会议沟通
6.1、会议的目的与类型
4.会议的类型
•谈判 •通知 •解决问题 •决策 •交流
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第六章 会议沟通
6.1、会议的目的与类型
中国会议的现状
“人多的会议不重要，重要的会议人不多；
解决小问题开大会，解决大问题开小会；
重“ 要小 事事 情开 不大 开会 会， 。大 ”事 开 小 会 ，
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
1. 会前准备 （1）明确会议的必要性（不开会的原则
和开会的原则【下页〗）
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织 不开会的原则
如果已经有每周的例会； 如果会议的成本过高； 如果还有比开会更好的方法； 如果没什么特别重要的事；
如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确
第六章 会议沟通
6.3 会议议程 2.会议议程的设计步骤
突出问题： 提出新议题： 选择重要议题： 分清主次顺序： 确定时间： 表明顺序： 结束议程：
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会议议程实例
生物燃烧发电项目组会议议程 会议时间：上午10：30-11：30，会议地点：第一会议室 1.进度安排与决定（20分钟） 讨论：各自项目组工作近况介绍； 着重通报项目进展中存在的问题 措施： 2.向电网送电日期（15分钟） 讨论：并入电网期间各部门相互协同预案 措施： 3.高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟） 讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案 （2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算 措施： 4.下次会议时间安排（5分钟） 日期：—————— 时间：—————— 地点：———— 2015-1-5 42 ——
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经常困惑人们的会议沟通问题
• 为什么会议如此重要?
• 为什么会议会失败?
• 如何在会前作充分的准备?
• 如何计划会议
• 影响会议成效的因素有哪些？
• 什么是有效会议沟通的策略？
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第六章 会议沟通
提纲：
6.1 会议的目的与类型 6.2 会议的组织 6.3 会议议程 6.4 会议记录 6.5 会议中的角色 6.6 与会者的座次 6.7 有效会议的组织
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第六章 会议沟通
6.1、会议的目的与类型
1、会议的含义
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第六章 会议沟通
6.1、会议的目的与类型
1、会议的含义
第一，会议是人类社会发展的产物； 第二，会议是人类社会的一种集体活动形式； 第三，会议是有目的、有组织的集体活动；通常是 为了解决一个或多个问题； 第四，会议是短时间聚集的集体活动形式。
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
1. 会前准备
(7)确定与会人员： ①首要原则是少而精； ②信息型会议，应该通知所有需要了解该信息的人都 参加； ③决策型会议，需要邀请能对问题的解决有所贡献， 对决策有影响的权威，以及能对执行决策做出承诺 的人参加； ④需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。
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会议记录实例
讨论发言(按发言顺序记录)
肖××：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责 任。这件 事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、 农民卖蔬菜副食到专门 的农贸市场……工商局全面出动抓，也希望街道居委会 配合，具体行动方案我们再考虑。 罗××(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都 有了， 过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实 处。只要大家齐 心协力问题是能够解决的。
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第六章 会议沟通 6.4 会议记录
2.会议记录的注意要点
充分了解会议主题、目的及议程； 可以采用多种记录方式：笔记、电脑直接录入，或同时采用 录音、照相或摄影方式记录； 记录时紧跟会议进程； 及时确认要点，澄清含糊不清的观点； 避免夹杂自己的主观意识； 会后应校对记录并及时打印。
第六章 会议沟通
提纲：
6.1 会议的目的与类型 6.2 会议的组织 6.3 会议议程 6.4 会议记录 6.5 会议中的角色 6.6 与会者的座次 6.7 有效会议的组织
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第六章 会议沟通 6.4 会议记录
会议记录的内容
会议记录对会后执行会议决议、检查会议效果，甚至对下次会议的召开起 着至关重要的作用。完整的会议记录包括如下内容： 会议名称 ； 会议主席致开幕词 地点、日期； 并宣布会议议程； 起止时间； 会议过程； 主办者； 会议决议； 出席人员； 下次会议的时间及 缺席人员； 地点。
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
3.会后工作
（1）为了贯彻会议精神，执行会议决议，应下 发会议记录或会议简报： ①会议记录应该准确无误 ②决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 （2）对执行工作进行监督和检查
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第六章 会议沟通
提纲：
6.1 会议的目的与类型 6.2 会议的组织 6.3 会议议程 6.4 会议记录 6.5 会议中的角色 6.6 与会者的座次 6.7 有效会议的组织
第六章 会议沟通
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第六章 会议沟通
会议沟通
目的与类型
会议的组织
会议议程
会议记录
会议中的角色
有效会议组织
会前
设计原则
主持人
影响因素
会中
设计步骤
其他与会者
应对策略
会后
会议秘书
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第六章 会议沟通
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第六章 会议沟通
学习目的
1.明确会议的目的和类型 2.了解组织会议的基本步骤 3.认识会议中的角色及其职责 4.明确影响会议的因素 5.掌握有效会议的策略
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处理的人。
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
开会的原则
如果必须把信息同时传达给很多人； 如果需要当众表扬或批评一些人； 如果要让多些人参与决策的问题； 如果需要听取部门汇报工作； 如果要给小组委派任务。
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第六章 会议沟通
6.2 会议的组织
1. 会前准备
（2）确定会议的目标：如达成协议、通过策划方案 （3）拟定会议议程：通常，会议议程应包括会议 日期、时间、地点、议题及参加对象等。 （4）准备会议文件 （5）分发预阅资料
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会议记录实例
例子：市场秩序整顿会议记录
时间：1995年4月8日上午 地点：管委会会议室 主持人：李××(管委会主任) 出席者：杨××(管委会副主任)、周××(管委会副主任管城 建)、李××(市建委副主 任)、肖××(市工商局副局长)、 陈××(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室 宣传 人员、街道居委会负责人。 列席者：管委会全体干部 记录：邹××(管委会办公室秘书) 讨论议题： 1．如何整顿城市市场秩序。 2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。