管理沟通第九章_会议沟通的组织与技巧

（三）明确与会者角色职责
[自我检测]
根据你所了解的群体沟通性质，你 认为作为会议主席有哪些责任?在会议 中，你若作为与会者，又有哪些责任? 你怎样能够受益于会议和其他小组成 员的讨论?
1. 会议主席角色
（1）会议控制
·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者 的争论；）新闻发布会效果检验
– 1、整理记录材料，总结备档 – 2、搜集报道，归类分析，是否达到目标 – 3、对照签到簿，是否均发稿件 – 4、收集记者、代表反应 – 5、出现不良报道，及时反应
第四节、会议的组织与设计
一、会议的分类 按照目的
– 告知信息会议 – 创意会议 – 分配任务会议 – 协调会议
– 宣传性 – 正式性 – 耗费较高
三、新闻发布会要注意的三个问题
– 确保新闻发布会的必要性
• 要找好新闻的由头
– 活动要严密、规范、富有新意
• 程序、安排、避免与社会其他活动的时间冲突、 安排地点和地址、注意新闻的准确性、新颖性、 独到性
– 把握时机，提高组织形象
四、新闻发布会的组织
（一）新闻发布会的筹备
§ 会议失去控制，跑题严重
§ 在开会过程中人进人出，会议混乱
§ 会议开完了，大家各奔东西，没有 人整理会议纪要，达成的意见没有记录
§ 会议开完了，发现没有开会的必要， 可开可不开的
§ 会议的时间太长，在会议过程中废 话太多
二、如何组织和参加会议
（一）明确会议目的 （二）确定与会者构成 （三）明确与会者角色职责 （四）会议的组织准备工作 （五）会议议程 （六）会议记录
3、社会因素
– 地位障碍 – 职业障碍 – 组织结构障碍
4、物理因素
– 自然障碍 – 机械障碍 – 距离障碍 – 信息过量的障碍
第三节 新闻发布会
一、定义
– 是指一定的组织或个人把有关新闻单位的记 者邀请到一起，宣布有关消息或介绍情况， 让记者就此提问，由专人回答问题的一种特 殊会议。
二、特点
Meeting Skill
本章的教学目的及基本要求
– 掌握群体沟通的内涵与特征、影响群体沟 通的因素分析和如何组织会议，能熟练运 用
本章各节教学内容及学时分配
– 第一节、群体沟通的内涵与特征 – 第二节、影响群体沟通的因素分析 – 第三节、新闻发布会 – 第四节、如何组织会议 – 第五节、会议情景体验
（一）明确会议目的
◆ 信息共享 ◆ 动员激励 ◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定
（二）确定与会者构成
表 7.1 参考会议规模
会议目的
参考与会人数
决策制定和关键问题解决
5
问题识别或头脑风暴
10
研讨会和培训班
15
信息研讨会
30
正式报告会
不限
同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡
按照规模
– 大型会议 – 中型会议 – 小型会议
按范围来分
– 外部会议 – 内部会议
你可能会经常遇到
§会议开始的时间到了，会议室仍然 被其他人员占用，没有会场地 §会议开始的时间到了，投影仪无法正 确连接 §与会人员需要在白板上表达自己的思 想时，却发现白板笔无法书写； §与会人员迟到，会议推迟 §主要发言人讲的很差，含糊不清，根 本就没有将思想能够清楚地表达出来
（2）会议引导
·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。
（3）促进讨论
讨论，提问
（4）处理不同意见
·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨
– 1、确定主题 – 2、选择地点和时间 – 3、选择合适的主持人和新闻发言人 – 4、准备发言稿与背景材料 – 5、准备辅助材料 – 6、选择记者范围 – 7、组织参观和宴请准备 – 8、现场布置 – 9、制定预算 – 10、做好接待工作
（二）新闻发布会程序
– 1、签到 – 2、发放资料 – 3、介绍会议内容 – 4、主持人讲话 – 5、回到记者提问 – 6、参观和其他安排
第一节、群体沟通的内涵与特征
1、群体
– 群体是指由两人或两人以上的个体组 成的、具有稳定关系与共同目标的、 彼此意识到同属于一群的集体
2、群体沟通
– 没有沟通，群体就不存在
3、群体沟通的特征
– 优点
• 集中智慧 • 融洽关系 • 消除偏差
– 缺点
• 耗时效率低 • 群体压力：从众心理 • 专家、领导压力 • 说而不做：“反正不是我一个人决定的”。
准备
1．目的：
1234567
我清楚我开会要实现什么。
我不知道为什
2．文书工作：
么要举行会议。
我在会前已看了议程和附件。
我开会时才看。
3．与会者
我与其他与会者交流了对主
我在会上了解
要议程看法。
他们的看法。
4．事先告知：
我已告诉主席我支持议程上
我在开会时告
某个议题。
诉主席。
得分为30或30以下，您的参与状态良好 得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题
本章教学内容的重点和难点
– 重点：如何组织会议 – 难点：如何组织会议
本章教学内容的深化与拓宽
– 新闻发布会的组织与实施
本章教学方式
– 讲解与学生互动 – 情景体验分析
本章的主要参考书目
– 1、康青编著，《管理沟通》，中国 人民大学出版社，北京，2006年3月
– 2、基蒂O.洛克，《商务与管理沟 通》，机械工业出版社，北京，2006 年5月
论，以便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入
下一项。
（5）作出决定
2. 与会者的角色
决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事
表 7.3 会议参与自我评估问题单
第二节、影响群体沟通的因素
1、文化因素
– 表达障碍：用词不当，词不达意，口 齿不清，字体难辨，观念含糊，模棱 两可，逻辑混乱。
– 语义障碍：一词多义。 – 文化程度障碍 – 经验障碍
2、心理因素
– 认识障碍：认知失调、知觉选择性 – 态度障碍：偏见 – 情绪障碍 – 人格障碍：性格、气质、价值观