9 管理沟通第九组

突出问题
即根据实际情 况列出重要的
提出新议题
即通过预期目 前发展和与会
选择重要议题
即针对诸多需 要考虑的议题，
分清主次顺序
即将例行项目 放在开始，按
问题。
成员的联系，
提出管理活动 或工作中的新 议题。
确定最主要和
最紧迫的事项。
逻辑关系或难
度大小排列关 键议题。
第三节 会议议程
05
06
07
确定时间
即根据可用时 间和与会者情

三、排列座次应注意的问题 1
排有固定座次的，应当在出席证、列席 证上注明座次是某排某号。
应当在会议桌上摆放名签
。
2
3
印刷座次表，座次表上应有坐标方向。
第七节 有效会议的组织 一、会议效果的影响因素
01
会议目的不明确
由于事先准备工作没有做好，与会者不清楚会议 的议题，致使讨论漫无边际。
02
会议持续太久
案例分析 （书 163页)
一言堂？!
李曼如，作为京德制造有限公司的总裁，十分清楚不断让员工了解公司发展 状况的重要性。最近，由于竞争激烈，公司产品价格持续下跌，她意识到公司正 步入一个严峻的时期。为了保持住市场份额，她很清楚公司必须采取降价策略。 她相信自己每月一封寄给每个员工的‚来自总裁办公室的信‛是一条很好的充分 传递信息的途径。然而，现在重大危机爆发了，她召集了所有部门经理在公司装 饰简朴却不失威仪的董事会议室开会。选择董事会议室本身就向部门经理发出了 一个信息——他们是管理层的一员，他们正参与重大决策。关于参加此类会议大 家都达成了默契，所有与会者必须在预定的时间前就座，当总裁步入会议室时， 全体起立，直到总裁让他们坐下。这一次，李曼如进入会议室时，她点头示意起 立的各位坐下。‚我之所以召集各位出席这次会议，是想说明一下我们目前所面 临的严峻的经济形势。我们正与那些眼睛发绿窥视着我们市场的‘狼群’狭路相 逢，他们迫使我们不断降价，不断缩短发货时间，已经让我们感到喘不过气来。 如果我们伟大的公司——一座自由企业的堡垒——想继续生存下去，我们必须团 结打拼。‛讲完开场白之后，李曼如注视着每一位正襟危坐的与会者，知道他们 不敢随便发言。的确，没有人讲话，每一个人都知道在这种场合下，开口发言就 意味着与李曼如唱对台戏。 ‚让我进一步解释我的意思。首先，我们需要
圆桌式排位又分为两种形式：
适合人数较少的，在会场中安放一张大型的 椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就座 。
1
2
多边会谈，在会场上安放数张圆桌,(可以 采取椭圆或圆形桌，座位摆成圆形、方形 等），请与会者自由组合。
主席式的座次安排

一般以主席台上就座的人员的职务、职位或是社会地位与有 声望的高低来安排。 最高的安排在主席台第一排正中，其余按职务高低顺序，以 正中座位为基点，面向会场，按一右一左的顺序向两边横排

第一节 会议的目的与类型 一、会议的目的 1 2 3
交流信息
给予指导 解决问题
4
作出决策
第一节 会议的目的与类型
二、会议的类型
1
谈判
2
通知
3
解 问题
4
决策
5
交流
第二节 会议的组织
一、会前准备
第二节 会议的组织
第二节 会议的组织 二、会议进程的控制
0 1 宣布会议的主题和目的。
0 2
根据会议议程顺序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见。
表明顺序
即议程中的每 个议题应用数
结束议程
即要求提出下 次会议的细节，
况安排项目。
字排序。
并在议程结尾
处明确下次会 议的日程。
会议议程的实例 （见书P156）
生物燃烧发电项目组 会议议程
会议时间：上午10:30-11:30，会议地点：第一会议室
1.进度安排与决定（20分钟） 讨论：各子项目组工作近况介绍，着重通报项目进展中存在的问题。 措施： 2.确定向电网进电的日期（15分钟） 讨论：并入电网期间各部门相互协同的预案。 措施：
第二节 会议的组织 三、会后工作
1
为了贯彻会议精神，执行会议决议，可将会议记录或会议 简报下发至与会者及其他相关人员。
2
根据会议精神，对执行工作进行监督和检查。
第三节 会议议程 一、会议议程的设计原则
1
2
3
明确议题
确定主次
注重实效
适时调整
提供背景资料
5
第三节 会议议程 二、会议议程的设计步骤
01 02 03 04
3.高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟）
讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案。 （2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算。 措施： 4.下次会议安排（2分钟） 日期： 时间： 地点：
第四节 会议记录
第五节 会议中的角色
P159 各类会议与会人员职责清单
第六节 与会者的座次排列方式
一、正确排列座次的重要性
0 3
给每个人表述自己意见的机会。
0 4
控制讨论进程。
0 5
如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解将各种 观点加以概括。
第二节 会议的组织
0 6
遵守预定的时间，不要拖延。
0 7
在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或做出决策。
0 8
在会议结束时，对已取得的结果进行概括。
0 9
确定下次会议的议题和时间。
‚第三点我认为值得一提的是，要加强我们的销售队伍。客户是我们的生命线， 尽管他们不一定总是对的，但是我们仍然要像安抚绵羊一样温和地对待他们。我 们的销售代表都要学会‘推销自己’，要使每一次拜访都有建树。我们对销售代 表的补偿是非常公平的，即使如此，我们仍将努力做到‘锦上添花’——对那些 困难重重、进展缓慢的项目提高销售代表的佣金。我们将在董事会上讨论具体事 宜，当然，我们不会超出成本。‛
会导致与会者过于疲倦，降低会议效率
03
简单问题复杂化
不仅会花费大量的时间，而且往往会使问题变得 复杂化，引出许多不必要的矛盾
04 发言者过于健谈
一些发言者一有机会就滔滔不绝，使多数与会者生 厌。
二、组织有效会议的策略
有的时候开会是一种既耗时又费力又令 人疲倦的活动，因此若要提高会议的效率， 掌握一套行之有效的组织策略显得尤为重要
组织有效会议的策略
不搞形式主义。 只有在需要多方协商或有较多信息需要在一定 范围内迅速传达的情况下才召开会议。
2
明确会议的目的和目标。
用可书面的形式将会议的目的与目标记录下来
。
3
提前分发会议备忘录。
在会议召开之前应以备忘录的形式提前通知与 会者，以便使他们有充足的准备时间。
选择合适的与会者。
主要是邀请那些能对会议起积极作用的人
散座式
散客式排位，室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由的组合 ，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松 、惬意的社交环境。
圆桌式
圆桌式排位，指的是在会上方圆桌，请与会者在周围自由 就座。
主席式
在会议上，这种排位是指在会场上，主持人，主人和主宾被有意识地 安排在一起就座，并且就按常规就座。
第九章 会议沟通
第九组：沈杭婷、税婷、 宋星、唐蕾、唐珊、陶涯、 田英东
引导案例

《一次常规会议》 见书P149 企业为了开展必要的商务活动经常会召开各种类型的会议。 有关资料表明，一些管理者用于参加各种会议的时间占其 工作总时间的三分之一之多。由此可见，会议开得好坏、 效率高低，直接关系到管理效能的高低。然而，目前我们 的会议却存在着许多问题，或者过于频繁，或者过于冗长， 或者流于形式，既浪费了宝贵时间，又达不到预期的目的。 那么，怎样才能使会议变得有效呢？这正是我们现在要讨 论的内容。
5
分发会议简报。
在会议结束的一天之内将会议简报分发下去，会议简报 应该列出所做的决策以及要求采取的主要措施的具体日期和 具体负责人。
总结
一个有效的会议实际上相当于一个群体聚会，在这个 聚会里，群体的智慧发生碰撞，进而达成共识，形成决议， 提出方案。
一个会议成功与否取决于会议主持人、与会者以及会 议秘书的共同努力，其中以主持人最为重要。 此外，会前做好充分的筹备工作、在会议过程中掌握好 时间以及会后做好落实与检查是提升会议有效性的重要保障 。
案例分析
思考题
（书163页）
你是否经历过类似上述案例中的会议？
2
你将如何评价该会议的有效性？
3 这个貌似紧凑、高效的会议沟通最终能达到其预期的目的吗？
分析是什么因素阻碍了沟通的有效进行？
5
你将如何主持上述会议，使之成为一次高效的双向沟通？
谢谢大家！
发挥想象力。我们需要积极思维，每个人都必须同仇敌忾。我们必须优 化生产，绞尽脑汁，不放过任何一个环节，削减成本。为了实施这一项 削减成本的紧急计划，我已经在外面物色了一位高级生产经理来协助完 成。‛
案例分析
（书163页）
‚其次，我们要提高质量。在本公司，质量意味着一切。每一台机器、设备都要 由生产主管负责定期检修。当机器轰隆隆作响开始生产，就表示主管已经对该机 器的质量、性能作出认可。在质量上，没有一点东西可以被视为是芝麻点大小的 事，微不足道，可以轻视。‛
‚最后一件事是团队精神，这是我们首当其冲要加强的。除非我们抱成团，否则 别想成功。领导风范就是团队精神，团队精神就是为实现共同的目标拧成一股绳 。你们是管理层的代表，非常清楚我们的目标。现在就让我们上下同心，齐心协 力，去度过这一场危机。记住，我们是快乐的大家庭。‛
当李曼如结束其掷地有声的总结时，每一位部门经理马上起立，恭敬地站在椅子 旁，注视着总裁收拾文件，离开会议室通过小门走到她的办公室。