商务电子邮件格式

商务电子邮件格式

一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分：

●主题

●称呼与问候

●正文

●附件

●语言与编码

●签名

●回复邮件

●发送、抄送、密送

➢主题

不能有空白标题；主题要简短，不宜冗长；一封信尽可能只针对一个主题，避免在一封信内谈及多件事情。

➢称呼与问候

邮件开头要恰当地称呼收件人，如果对方有职务，则按职务尊称对方，如“**经理”、“部长”等。如果不知道对方职务，也可按“**先生”、“**小姐”尊称，但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“All”。开头写“Hi”或“您好”，结尾常见的可写“Thanks and Best Regards”，或中文的“祝您顺利”。

➢正文

正文应简明扼要的说清楚事情，要注重用词、语气和行文通畅，多使用敬语。若事情复杂可用1、2、3、4罗列出来，合理利用表格和图片，便于查看。

➢附件

如果邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看；附件数量不宜超过4个；若附件是特殊格式，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

➢语言与编码

由于存在中英文编码不同的问题，尽量不使用英文邮件，除非特殊需要；中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用5号或10号。

➢签名

每封邮件结尾都应署上签名，便于对方清楚发件人信息；签名档包括：姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息；引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的，如座右铭、公司口号等。

➢回复邮件

收到他人的重要邮件后应即刻回复一下，特别是对一些紧急重要文件；若处于出差或休假中，可设置自动回复，以免影响工作；回复的字数尽量不要少于10个字，以示尊重。

➢发送、抄送、密送

TO：TO指接收者。TO的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的，理应对邮件予以回应。

CC：CC指抄送。CC的人只需要知晓邮件的内容，没有义务对邮件予以回应。但如果CC 的人有建议或意见的话也可以回复邮件。

BCC：BCC指密送。即收件人不知道邮件发给了BCC的人，一般用于非常规场合。

其中，TO和CC中的各收件人排列要遵循一定的规律。如按部门排列；按职位等级从高到低，或从低到高。

注意！

当使用职场邮件对外沟通时，应谨守商业电子邮件分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些情况下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

二、在职场邮件中，最重要的是学会如何正确使用发送、抄送、密送。

公司邮件内容主要分为两类，一是问题沟通类，二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。

1)问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。

2)信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作

小结等。）

(一)关于主送

应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。

确定收件人规范是：

a)请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可

同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。

b)受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权

归属写明主送人和抄送人。

(二)关于抄送

抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。

1.应当抄送的情况

a)除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人。

b)向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上属。

c)上级受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级。

d)下级因特殊情况必须越级请示时，应当抄送给被越过的上级。

e)上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。

2.不应当抄送的情况

凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。