无效会议及提高会议质量效率的方法.pptx
会议管理：提高会议效率与成效
会议管理：提高会议效率与成效第一部分：引言在当今的商业环境下，会议是组织中不可或缺的一部分。
有效的会议管理可以大大提高会议的效率和成效，进而提升整个组织的工作效率和绩效。
本文将深入探讨如何通过合理的会议管理来提高会议效率与成效。
第二部分：分析现状会议效率不高的原因•缺乏明确的议程和目标•参会人员较多，但参与度低•会议时间过长，无效讨论占比高•决策缺乏效率，无法快速达成共识第三部分：提高会议效率的策略1. 设定明确的议程与目标有效的会议应该有明确的议程和目标，每位参会人员都清楚会议的内容和预期结果。
在会议开始前，应向参会人员发送议程和相关资料，以便大家提前准备。
### 2. 精简会议规模避免让无关人员参加会议，只邀请真正需要参与讨论和决策的人员，以减少会议的复杂性和冗余性。
### 3. 控制会议时间设定明确的开会时间和结束时间，并在会议中严格执行。
对于每个议程项都要设定时间限制，确保高效的讨论和决策过程。
### 4. 强调行动与跟进会议结束后，及时总结讨论结果并分配行动项，明确责任人和完成时间。
建立跟进机制，追踪执行情况，确保会议决策得到有效实施。
第四部分：提高会议成效的方法1. 促进参与和讨论鼓励参会人员积极参与讨论，提出建设性意见和观点。
采用互动性强的方式，如小组讨论、头脑风暴等，激发团队创造力。
### 2. 支持有效决策确保会议具有有效的决策机制，避免决策拖延和无法达成共识的局面。
可以采用投票制、决策委员会等方式来加快决策速度。
### 3. 记录和总结会议应该有详细的记录和总结，包括讨论内容、决策结果和行动计划。
确保所有参会人员对会议内容和后续工作有清晰的了解。
第五部分：总结与展望有效的会议管理是组织高效运转的关键一环，提高会议效率与成效可以有效节约时间和资源，促进团队协作和绩效提升。
未来，随着技术的不断发展，会议管理工具和方法也将不断更新和完善，帮助组织进一步提升会议管理水平，实现更高效的会议效果。
高效会议课件：五步帮您提高会议效率
会后处理
总结会议收获和不足
会议结束后，总结会议的 收获和不足之处，以便在 下次会议中做出改进。
明确下一步工作和措 施
确定下一步的工作和具体 措施，确保会议的成果能 够转化为实际行动。
确认各项工作责任和 时间节点
调查与会人员时间和 地点
了解与会人员的时间安排 和地点偏好，以确保会议 在最佳时间和地点举行。
会议通知
1 清晰简洁的主题和议程 2 明确时间、地点和参会
人员
在会议通知中清晰地描述会
议的主题和议程，以便与会
确保会议通知包含准确的时
人员了解会议内容。
间、地点和与会人员的信息，
避免混淆和误解。
3 提醒相关人员关注会议安排
讨论。
围
作为会议组织者，引导并维持会议的 秩序和活跃氛围，确保每个人的参与 和讨论。
会议记录
1 明确记录人员和工
具
2 准确记录会议内容
和结论
确定会议记录人员，确 保他们具备记录会议的 能力和使用合适的工具。
记录会议讨论的重要内 容和结论，以便参会人 员可以回顾和了解会议 的结果。
3 将会议记录分发给
高效会议课件：五步帮您 提高会议效率
有效的会议是提高团队效率的关键。本课件将为您介绍五个步骤，帮助您组 织高效的会议，节约时间和提升产出。
会前准备
明确会议目的和议程
确保每个会议都有明确的 目标和议程，以便参与者 知道他们需要准备什么。
邀请有关人员和准备 资料
确定与会人员并邀请他们 参加，并准备有关讨论主 题的资料。
在会议通知中提醒与会人员关注会议安排，以确保他们做好准备并准 时参加会议。
会议效率不高的原因及解决方案讲义
会议效率不高的原因及解决方案【本讲重点】会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范会议效率不高的原因及预防性管理1．会议的通病——效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。
很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。
许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。
◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。
这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。
◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。
而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。
开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。
因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。
2．会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。
在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。
这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。
高效会议具有8大特征。
建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
会议规范会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。
1．会议时间安排的规范◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。
这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。
高效会议管理技巧ppt课件
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
提升会议效率ppt课件
会后落实
•《袋鼠笼子》故事——认识上，熟知未必真知（德国哲 学家黑格尔） •《袋鼠笼子》故事——工作中，解决问题往往有些基本 思路，而现实挑战却要求我们改变思路（美国麻省理工学 院教授彼得•圣吉）。 •《浇花》故事——部署了不落实等于零，落实了不检查 等于零（会后检查）。
专题办公会例
专题办公会： 学校的所有工作都围绕“为学生提供丰富的课程资源”开展。 主持人： 校长 参加人： 中层以上干部、四位生物老师。 研究内容： 1.生物教材所需要的各种植物有哪些是可以通过校园种植解决的？目 前可以购买哪些移栽？哪些可以种植？其余标本如何解决？ 2.校园小池塘可养殖哪些生物？ 3.如何分工？
会议决议
5.根据教材进度，10月份初一生物老师带领学生对校园植物 进行普查，分门别类后挂上新标牌（原标牌已经严重退色）。
6.学生会负责与附近花店建立业务联系，适当时机举办花卉 展。
7.学校生物教室现有标本情况调查：因为教材更换，原标本 基本都用不上了，作为生物教学的有效补充供学生观察。
8.以上各项措施由刘子周校长牵头。课程部负责师生活动落 实，资源部负责提供需购买的苗木，学导部负责对各项活动的考 评。
铁道部强调，列车要组织好旅客快速有序上下车，避免站停超时。 客流较大车站要与列车密切配合，采取有效措施引导旅客有序进出站， 确保良好的候车、乘降秩序。车站要严格按客运计划抓好售票组织，把 好入口，防止列车出现严重超员。
对因水害、施工等原因晚点的列车，铁道部要求，各级调度部门要 加强运行调整，努力赶点，争取恢复正点。车站和旅客列车要按照规定 准确及时向旅客通报列车正晚点情况，严格执行晚点道歉制度，做好解 释工作。
管理员们很紧张，拟准备将笼子的高度加高到100米。
会议例外事项
《高效会议课件：让会议更加高效的9个实用技巧》
目的一致，避免偏离主
队成员参与、贡献和努
确保所有参与者在同一
题或浪费时间。
力达成目标的动力。
方向上工作。
会议前准备工作
确定参与人员
准备材料
根据会议议题和目标，选择适当的参与人员，
提前准备并发送相关材料，让与会者有足够
确保他们能够为会议带来有价值的贡献。
的时间预习，确保会议的效率和质量。
预测试技术设备
跟进行动计划 ️
2
达成的决策，确保每个人对会议的结
果有清晰的了解。
对会议中确定的行动计划进行跟进，
确保任务的执行和进度，促进团队目
标的实现。
3
收集反馈和建议
向与会者收集反馈和建议，了解会议
的效果和相关改进的机会，不断提高
会议的质量。
安排会议空间
确保会议所需的技术设备正常运行，避免因
提前预订适合会议的场地，并确保会议室的
技术故障而浪费时间。
布置符合讨论和合作的需求。
会议议程设计
明确议程顺序
合理分配时间 ⏰
促进协作和讨论 ️
按照重要性和紧迫性为议程项
为每个议题设置适当的时间限
确保在会议中为参与者提供平Leabharlann 目排序，确保会议的逻辑性和
电子白板工具 ️
利用视频会议工具，便捷
使用在线协作平台，方便
通过电子白板工具，可以
地进行跨地域和跨团队的
团队成员共享文件、版块
进行实时的思维导图和协
会议，提高效率和沟通便
任务，提高团队的协作效
作绘制，促进创意和思路
利性。
率和灵活性。
的碰撞。
会议后的跟进和总结
1
发送会议纪要
如何提高会议的效率
•处理突发事件
•团队例会
怎样才能让会议更有效率？
会前准备
1. 明确会议目的 2. 确定召开的必要性 3. 选择会议方式 4. 选择合适的时间地点 (如 在公司外要评估场地) 5. 邀请适当的参加者 6. 预约参加者 7. 准备相关资料 8. 预先设想可能的冲突 9. 发出会议通知和议程 10准备会议所需器材文具 11检查表
会议成本的计算
2.会议的时间成本
时间成本= 与会人数×(准备时间+差旅时间+ 会议时间) ×与会者平均时薪
3.效率损失成本
未及时接听重要客户的电话带来的生意损失
未能解决突发事件造成的停工停产
……
会议种类
按人数
•团体 •一对一 按方式 •面对面会议 •电话会议 •视频会议 按目的 •宣讲发布 •集思广益 •讨论决议
对策：主持人应时时注意将新意见与讨论过的内容进行整 合，把各种意见中一致和不一致的的部分做比较。必要时 可以打断发言.
会议中的常见问题
缺乏议程设计或开会目标： 合理的议程设计是高效会议的开始。
在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生偏 离议题、无结论等问题.所以紧凑合理的议程规划非常 有必要。
实用的会议记录
会议的作用与反作用 开会可以…
大家面对面沟通 汇总交流信息 达成共识 公平分派工作
但开会也可以…
分割工作时间 增加开支 众口不一，议而不决 因耗时而场地费+设施租用费+与会者差旅费
会议记录的内容：
开头列明:会议名称、会议目标、主持人姓 名、缺席及出席人员名单； 会议中达成的所有共识（应向与会者确认 所有结论记录无误）； 支持议题通过的理由及反对意见； 工作分派的详细情形及完成日期。
高效会议管理培训PPT高效率会议管理技巧PPT课件(带内容)
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
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9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
如何组织召开会议提高会议效率的必修课课件(一)
如何组织召开会议提高会议效率的必修课课件(一)在当今工作节奏加快的环境下，会议成为了企业内部交流、沟通、协作互动的重要方式。
良好的会议组织能够提高会议效率，优化会议质量，从而提高企业的生产效率。
如何组织召开会议成为了管理者的一门必修课。
下面是一份课件，详细介绍了如何组织召开会议提高会议效率的五大关键点。
一、明确会议目的与议题任何一次会议都必须要有明确的目的和议题，不然会议就会变成了闲扯的聊天时间，浪费大家宝贵的时间。
那么如何明确会议目的与议题呢？1.分析会议的意义：明确是什么事情需要在会议上讨论，会议的意义在哪里。
2.明确会议目标：设立明确的会议目标和绩效评估标准，以便能够实现目标，并进行绩效评估。
3.精选议题：确定议题的重要性和优先级，使会议花费时间和精力的议题最有利于达到会议目标。
二、设定会议时间与地点在明确会议目的和议题之后，下一步是设定会议时间和地点。
1. 合理的会议时间：在合适的时间设立会议，妥善安排会议结束时间，避免过度耽误工作时间。
2. 选择合适的地点：要选择符合会议规模和主题的地点，还要考虑到各种设施的完备，例如投影仪、话筒、电脑等。
三、安排会议参与人员会议的参与人员是会议组织的重要组成部分，且必须符合会议主题和议题。
1. 选择会议主持人：要选择一个有掌控能力和较强组织能力的人来担任主持人。
2. 拟定出席名单：要确定出席会议的人员名单和职务，以确保每一位出席者都所掌握与会议有关的信息，对发言、决策、执行及评估做出出色的贡献。
3. 设定议程：在会议前，向参会人员发送会议议程和与会材料，让出席者有充足的时间做好准备，提高会议效率。
四、落实会议议程执行在会议中，主持人要按照议程的安排严格安排会议。
1. 按照议程依次进行：主持人要按照会议议程依次主持会议的进行，避免出现无序的情况。
2. 落实会议决议：对于较重要的议题，必须要安排好翻译等会议记录，安排好实施计划和时间表，避免会议决议无法被落实。
无效会议及提高会议质量效率的方法41页PPT
41、实际上，我们想要的不是针对犯 罪的法 律，而 是针对 疯狂的 法律。 ——马 克·吐温 42、法律的力量应当跟随着公民，就 像影子 跟随着 身体一 样。— —贝卡 利亚 43、法律和制度必须跟上人类思想进 步。— —杰弗 逊 44、人类受制于法律，法律受制于情 理。— —托·富 勒
45、法律的制定是为了保证每一个人 自由发 挥自己 的才能 ，而不 是为了 束缚他 的才能 。—— 罗伯斯 庇尔
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71、既然我已经踏上这条道路，那么，任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。——康德 72、家庭成为快乐的种子在外也不致成为障碍物但在旅行之际却是夜间的伴侣。——西塞罗 73、坚持意志伟大的事业需要始终不渝的精神。——伏尔泰 74、路漫漫其修道远，吾将上下而求索。——屈原 75、内外相应，言行相称。——韩非
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1.1 有效会议的条件
(二） 会议目标能在最短时间内被实现
1.这里强调的是必须保证会议在沟通与信任的前提下，争取在 最短时间内取得成果、达到目标。 2.这是根据效率原则而提出的要求，也是充满挑战性的要求。 但在实际工作中 这一点却很难达到，很多会议在沟通讨论环节 花费掉大量时间，也达不到组织者需要的目的，造成低效、拖 沓的结果。
过去，他每召集一次会议，不管会议内容是什么，总是 要求下属所有的负责人来开会。结果，会议规模很大。每位参 加者为了表示对会议的重视，大都至少提出一个问题，而多数 问题都与会议议题无关，这就难免使会议时间拖得很长。究竟 怎样确定与会人员的范围才合理呢？
案例：开个有效的会议
经过认真分析研究，他找到了一个两全其美的办法。这就是： 会前，先分发一份会议须知单，内容大都为#某月某日某点，在 某会议室讨论某问题，已邀请有关领导同志参加讨论，如果你 认为需要了解有关情况或愿意参加讨论，届时出席。未到会者， 我们将于会后送上会议讨论纪要，供你参考并提出意见。 过去每次会议都要有十多人参加，并且时间很长。而现在只有 少数几个人参加，再加一个记录的秘书，用一个小时左右就把 会开完了，而且也没有人敢怠慢。 问题： 1.开会时间越短越好吗？ 2.你认为应该如何提高会议的效率？
一、明确会议的目的 召开会议可以有许多不同的原因，会议主办者必须预先明确会 议的目的，才能使会议取得成功。目的尚未明确，就无法确定 需要举行哪种会议。因此，首先需要确定会议的目的及所需的 时间，然后邀请与会者。
从一开始就要明确会议目的。如果不开会也能解决问题，就取 消会议。
二、 考虑开会的细节 如果已确定一个会议的目的和主题，就可以开始考虑其他细节。 1.想一下这个会议要开多久，哪几个问题需要讨论以及必须分 配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于分派任务，也 留点时间给予会间休息及会议总结。 2.一定要安排好会议，以确保恰当的、有必要的、权威性的与 会者能够出席。如果他们不能来，那就重新安排一个更合适的 时间。 3.对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符 合一个实用目的而不是在浪费时间。
每个人都明确开会的目的吗？ 是否需要每个人都出席整个会议？ 是否有比开会更好的方法？ 是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会 议上提出有益的意见？ 使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？
案例：开个有效的会议
蓝天实业公司生产部经理经常通过召开会议来解决问题 和处理工作，同时他自己又必须参加很多上司主持召开的会议。 他感觉整天忙于各种会议，无暇处理业务，造成工作上的被动， 为此下决心改进会议。
开会达人
除了已经规划好的会议，我还 得随时面对突如其来的会议，会议召 集、会议准备都 让我头疼不已，现在 我已经可以自诩为“开会达人”了。
其实我想明白了，身在企业就免不了要开会。从讲 究例行性的周会、月会、例会、 年会，讲究功能性的业务 会议、营销会议、提案会议、战略会议、动脑会议、决策 会议、检讨会议、部门会议或跨部会议，讲究现场主义的 站着开的朝会，到一边吃一边开会的早餐会、便当会、茶 会，我们不知不觉进入了无时不会、无地不会、无所不会、 无人不会、无事不会的时代，想不成为“开会达人”估计 也是件很例会。 周一下午3点，上海客户公司，项目例会。 周二上午10点，北京总公司，项目通气会。 周三下午3点，上海分公司，与供应商进行会议。 周四上午11点，上海分公司，项目小组项目进展会。 周五上午10点，南京，客户大会。
看到这张下周日程安排表，我真是欲哭无泪。雨果说“我 不是在喝咖啡，就是在去喝咖啡的路上。”大文豪这话充满了潇 洒，而对于我来说，则是“我不是在开会中， 就是在去开会的路 上。”
1.1 有效会议的条件
(三） 与会者对会议感到满意
让与会者对会议感到满意，是指与会者对会议本身进展 及结果的感受，绝不是会议的最终成果或决议使每个与会者都 从中受益。
从实际存在的情况来看，让与会者参与会议的情况一般 都是与其直接相关或间接相关的事情，因此尽量让与会者感到 自己充分参与了决议的产生，自己的意见表达出来并得到了倾 听和理解，会议就能使他们感到满意。
开会达人
在使用WebEx后，我这个开会达人终于摆脱了会议的烦 恼，只需要普通电脑、普通的浏览器，我就能上网参加会议。 即使我身在外地，也不必回到会议室才能够参加会议。不过， 目前我的会议中使用WebEx的频率还不多，但随着公司逐步推 广WebEx， 我今后参加会议将不再这么疲于奔命了。
开会达人
问题： 1.你认为开会的目的是什么？ 2.会议开得成功的秘诀在哪里？
一、有效会议的界定
有效而成功的会议，一般来说需要具备以下三个条件。
1.会议目标能被实现
2.会议目标能在最短时 间内被实现 3.与会者对会议感到满 意
1.1 有效会议的条件
(一） 会议目标能被实现
会议是为达成特定目标所使用的一种工具、方法，一次 成功的会议应是一个建设性的获得预期成果的过程。因此，衡 量会议效果的时候，最先评估的就是会议是否完成了预期目标。 当然，预先存在的假设是这个目标有被努力达到的价值。
1.乘以3,是因为开会人员多是组织中的中、高层管理者，他们 的收人高于平均工资。 2.乘以2是因为参加会议要中断经常性工作，损失以2倍计算。
以人均5万元年薪的企业为例，10个人参加3个小时的会议成本 约为4100多元，这还不考虑租用会议设施的费用。因此，只有 真正明白了会议首先是在消耗企业利润时，我们才会认真地对 待每 一个会议，尽量减少不必要的会议。
从事咨询和培训工作的弗朗西斯•米凯尔（Frances Micale)说道： “我所听到的最大的抱怨是会议没成效，耗时过长，没必要。”
咨询师佩吉•克劳斯（Peggy Klaus)说：“经理人有时候感到自己必 须听取每个人的意见，才能做出决定。但这样做太费时间，着实荒谬。”
1.1 有效会议的条件
会议成本=每小时平均工资的3倍＊2＊开会人数＊会议 时间