项目部信息交流制度

信息沟通管理制度

1、总则

为了加强项目信息沟通工作，对项目信息进行有效管理，保障项目现场管理信息及时上报；公司文件、资料等信息及时下达；项目部内部各部门之间的信息沟通与传递，保证项目的顺利进行。

2、适用范围：项目部各领导层，部门负责人及项目部全体员工。

3、职责

项目经理：负责项目部各部门之间沟通过程、方式建立的全面管理。

综合办公室主任：信息管理人员，主责信息的收集处理、传阅跟踪。

4、项目信息沟通原则

4.1 及时

信息管理人员应及时的收集、记录与本项目相关的各种信息；快速将信息整理传送给相关部门。

4.2真实

信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在整理过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。

4.3适用

信息处理必须适合项目管理的需要，便于利用。信息收集必须完整，根据管理的需要进行分类整理。在传输信息时，必须本着项目的要求和情况，选择相应的高效媒介手段。信息管理人员应对信息进行分类、登记、编码等工作。使档案便于今后的查询和利用。

4.4保密性

信息管理员在整理、传送信息的过程中，根据不同信息的保密程度，严格执行集团公司相关的保密制度，避免信息泄漏。

5、信息传递

5.1信息的传递必须及时和准确，避免因传递迟缓或失真造成的决策失误，组织失控与指挥失利。

5.2信息畅通。除去不必要的环节，在每一层次或环节中，接收、反馈、重转的职责要分明。

5.3传递如实，不论是接收或传递，都应事实求是，保证信息可靠。不能任意取舍或歪曲。

6、信息交流形式

6.1书面沟通：包括工作报告、红头文件、现场签证单、文件传阅单等。

6.2会议沟通：例行会议、临时性会议。

根据具体情况召开领导班子会议、部门会议、全体员工会议、业主会议等。所有参会人员必须按时到会，因故不能参

加者须请假。参加会议的人员要做好会议记录，并将会议精神及时传达到项目部全体员工。

6.3面谈：主要指一对一的面对面谈话。

6.4网络沟通：包括电话、电子邮件与网络即时联络工具等方式。

公司网站信息是重要的沟通方式，主要发布公司重要事件、存在问题、项目重大事项及形象进度的及时报道等，为中高层人员提供各类信息参考。为便于各项目工作联络，公司还为各中高层人员配置了即时通等工具。各部门要加强网上沟通，充分利用公司网站这个沟通平台。

为加强信息交流、便于信息发布，项目部特建立了项目部专用QQ群。项目部综合办公室主责，将项目部日常信息和公司下达的文件按时上传。项目部全体员工须加强利用此信息交流平台，严禁用此平台闲聊，对于重要信息Q群通知后，须再通知各部门负责人及以上领导层人员。

6.5其他形式：口头、信箱、刊物、公示栏等。

可以在公司报纸等内部刊物上发表文章，加强信息沟通。各部门办公人员可将需发布信息通过公告栏发布。

7、信息沟通方式及流程

7.1对外书面沟通流程如下：

需解决问题由部门相关人员整理部门负责人审核分管领导审核项目经理审核综合办公室按发文

要求上报并及时跟踪。

7.2对内书面沟通流程

需解决问题由部门整理分管领导协商解决解决未果上报项目经理综合办公室根据项目经理意见通知相关部门或相关责任人。

7.3项目现场在工作过程中发生的问题，需要公司各职能部门协调解决的事项。统一由项目负责人向项目部指定信息处理员反馈并由信息处理员将现场信息及时上报对应部门负责人。

7.4项目部通过工作联系单、书面报告等方式，将项目现场反馈的问题通报各相关单位、部门，并负责督促各职能部门对项目现场反馈的问题的处理方案形成书面答复意见，并反馈给信息处理员。

7.5 信息处理员将各职能部门负责人签发的解决方案或处理意见，报送项目部负责人审阅。批准后及时反馈给项目相应现场负责人。

8、本制度自发布之日起开始实施，本制度的最终解释权归综合办公室。