程序编写示例

8.1预防措施控制程序
8.7.1《预防措施控制程序》编写背景
K公司是一个建筑工程公司，其组织结构图如下：
由于涉及大量大型工程项目，包括多种方面的情况，特别是财务状况与工程质量两个部分，都十分容易发生问题，因此要求采取预警系统，杜绝可能发生的问题。

另外实现通报手段，将质量、财务、工期等重大问题向各基层组织通报，引起注意，及时采取预防措施。

公司下发通报时，要求填报通报附页，这样可以将基层讨论的结果汇总，收集下属的意见和建议，有利于公司及时采取预警措施。

8.7.2《预防措施控制程序》正文
1.适用范围
公司经营过程中发生不合格以后，或公司领导认为有必要时，根据本程序要求识别预防措施，以消除潜在不合格原因，防止不合格发生。

2.职责分配
2.1 管理者代表主持，企管办具体负责预防措施的制订和实施；
2.2 各相关部门参与预防措施的制订和实施；
2.3 企管办负责《质量情况通报》的编制、发放与信息回收、整理；
2.4 财务部、质检部分别负责对财务部情况和工程质量情况的预警系统进行操作。

3.2 《财务状况预警系统》
3.3 《工程质量预警系统》
3.4 预防措施的制订、实施和评审
4.程序说明
4.1《质量情况通报》，下简称《通报》
4.1.1 企管办每季度第一个月10日前，将编制的《通报》发放到公司领
导及各部门和班组，内容包括：
a.上季度公司质量情况总体分析；
b.上季度出现各类不合格情况统计资料，包括不合格项数，分布，纠正结果，造成损
失，主要原因等；
c.重大不合格情况，包括具体情况介绍，纠正情况，损失情况，原因分析，责任部门，
处理意见等；
d.纠正措施和预防措施的执行情况；
e.质量活动中先进事例的表扬和懈怠情况的批评；
f.质量工作部署，包括公司决定，决议，领导的指示，有关专家的分析，下一步工作的
步骤等。

4.1.2 质检部，财务部和其他相关部门在每季度结束前五天将有关资料与信息交企管办；
4.1.3 企管办负责收集资料，编写《通报》，报管理者代表审核，总经理签发；
4.1.4《通讯》属内部文件，作为受控文件管理；
4.1.5 各部门和班组收到《通报》后，十天内组织全体人员学习和讨论，并填写《通报》附
页，报企管办。

4.1.6《通报》附页将作为预防措施的记录，由企管办负责保存、备案。

4.2《财务状况预警系统》
4.2.1 每月5日财务部除了向总经理和有关领导报送财务报表外，附报财务状况预警报告，出
现下述情况，财务部将不受月初的限制随时递送预警报告：
a.当某项或若干规定的预警指数超过限定范围；
b.总经理认为有必要时规定递送的内容；
财务预警报告，内容包括：
a.超过限定范围的状态，包括正常允许范围及当前值；
b.与超标相关的财务数据；
4.2.2 总经理接到超标的预警报告可以采取下列措施：
a.召集相关部门讨论超标的原因及处理办法；
b.可以批转或责成相关部门研究分析后听取汇报。

4.2.3 预警指数清单包括其正常值与允许范围由财务部提出方案，每年在管理评审时进行确
认和修改。

4.3《工程质量预警系统》
4.3.1每月10日质检部向总经理和总工程师报送《工程质量预警报告》。

出现下述情况，质检部不受月初的限制随时递送预警报告：
a.当某项或若干项规定的预警指数超过限定范围；
b.总经理或总工程师认为有必要时规定递送内容。

工程质量预警报告内容包括：
a.超过限定范围的状态，包括正常值及当前值；
b.超过限定值的情况说明，以及质量分析。

4.3.2总经理或总工程师接到预警报告可以采取下列措施：
a.召集相关部门讨论超标原因及处理办法；
b.可以批转或责成相关部门研究分析后听取汇报。

4.3.3预警指数清单及允许正常范围，由质检部提出方案，每年在管理评审时进行确认和修改。

4.4预防措施的制订，实施和评价
4.4.1 在下列情况下公司的相关部门要制订预防措施并实施：
a.经营过程中出现不合格情况，纠正与纠正措施已经落实，相关部门要对类似和相近
的情况进行分析，识别潜在的不合格；
b.公司经营中出现重大不合格情况下，各部门均得针对性地进行分析，识别潜在的不
合格；
c.总经理或管理者代表认为有必要对某些方面进行潜在的不合格分析。

4.4.2 各相关部门负责人组织相关人员对潜在不合格的可能及原因进行分析，制订预防措施，
形成正式《预防措施方案》，报企管办。

4.4.3 企管办对预防措施方案进行审核，提出意见后由管理者代表审批，下达实施。

4.4.4 企管办收集预防措施实施过程中各种数据和信息，按方案要求进行评价，填写《预防
措施评价表》，报管理者代表审阅。

4.4.5 所有记录和资料在预防措施实施验证通过后统一整理，作为管理评审输入。

5.质量记录
5.1质量情况通报
5.2质量情况通报附页
5.3财务预警报告
5.4工程质量预警报告
5.5预防措施方案
5.6预防措施实施记录
5.7预防措施评价表
8.2管理评审控制程序
8.8.1《管理评审控制程序》编写背景
N公司是以承办国际展览为主的大型公司，主要业务是承接国内外大型展览的准备、报批、组织、开办，其特性是服务于参展商，也要服务于广大观众，管理要求十分高，因此及时总结经验，不断改进犹有必要，每年要进行严格的管理评审。

该公司组织机构图如下：
8.8.2《管理评审控制程序》正文
1.适用范围
该程序适用公司最高管理者总经理按计划定期对公司内部管理体系进行管理评审活动。

2.职责分配
2.1总经理负责批准管理评审计划和管理评审报告，并主持管理评审活动。

2.2管理者代表负责收集、汇总公司质量管理体系运行的总体状况，并负责
管理评审的组织、落实、协调工作，制定管理评审计划，审查管理评审报告，在管理评审会议上作《管理评审报告》，同时还负责对管理评审后的质量管理体系文件的更改、跟踪及检查落实工作。

2.3总经理办公室协助管理者代表收集、汇总管理评审所需的材料，并负责
编制《管理评审报告》。

2.4公司各部门负责人负责提供本部门质量管理体系运行情况总结，并负责
实施相应的纠正措施和预防措施。

3.程序描述
流程图
4.程序目标
公司通过管理评审自我检验和评价质量管理体系的适宜性、有效性，并验证质量方针和质量目标是否得到满足。

由此建立一个持续改进的机制，实现公司质量管理体系的持续改进。

根据公司的业务情况，管理评审每年进行一次，每次计划安排在年初的第一季度3月。

必要时可增加。

在下列情况下，应及时进行管理评审：
a.组织机构发生重大变化；
b.出现重大质量问题；
c.产业结构或经营范围发生变化。

5.控制过程
5.1评审输入
▲审核结果（包括内部审核、顾客审核和第三方审核）。

由总经理办公室提供有关资料及《质量管理体系运行情况综合报告》
▲相关方需求和期望满意程度的测量结果，由市场开发部提供数据分析及《市场信息综合评价报告》
▲过程的业绩和产品符合性的分析。

由各业务部门提供有关资料及《服务质量分析报告》▲纠正、纠正措施和预防措施的统计分析。

由各业务部门提供有关资料和总结材料及上一年
度采取的纠正措施与预防措施的各项分析报告
▲以往管理评审的跟踪措施的实施情况。

由总经理办公室提供质量记录及综合报告
▲公司自我评价的结果。

由管理者代表提供有关资料及《自我评价分析报告》
▲顾客反馈。

由总经理办公室提供有关质量记录及《顾客投诉及意见分析报告》
▲可能影响质量管理体系的变化的各种因素。

由各业务部门提供有关资料
▲质量活动的财务效果。

由公司财务部提供财务分析表，包括《质量成本分析报告》
5.2评审准备：
a.管理者代表在制定管理评审计划时，确定评审日期安排，按评审周期，评审应在每年第
一季度3月初开始拟订计划，用2周时间准备资料，在月底举行；
b.总经理办公室汇总评审输入，组织编写《管理评审报告》，主题必须包括：
▲公司质量管理体系运行及产品质量的情况分析，取得的业绩和存在的问题
▲公司质量管理体系可以获得改进的机会和具体的建议
5.3评审过程
a.管理评审以会议形式进行。

由总经理主持管理者代表报告，各部门负责人和内审员出席；
b.管理评审时，以质量方针、质量目标及质量管理体系是否适宜有效作为评审标准，加以
检验和评价；
c.各部门对管理者代表的报告进行讨论，充分发表意见，在此基础上由管理者代表修改，
完善《管理评审报告》，由总经理批准，作为管理评审的成果，下发各部门要求实施。

5.4评审输出：
由总经理批准的《管理评审报告》作为评审的输出。

该报告中应包括质量管理体系改进的要求，产品改进的要求，资源分配的要求。

作为纠正和预防措施，实现持续改进。

a.质量管理体系结构改进的要求及安排；
b.质量管理体系修订的要求及安排；
c.服务质量问题的处理及改进要求；
d.新提出的纠正措施目标和要求；
e.新提出的预防措施目标和要求；
f.信息收集及统计方法改进的要求；
g.公司组织结构和人力资源调配的改进要求；
h.与各相关方沟通改进的要求；
i.公司重点投资的策划要求。

5.5管理评审文件的管理
管理评审的所有文件，资料均属于受控文件，按《文件控制程序》进行管理，所有的记
录和评审结果按《质量纪录控制程序》进行控制。

6.评审记录
6.1管理评审计划
6.2总经理批准表
6.3各业务部门汇报资料、总结，和有关质量记录
6.4管理评审报告
6.5管理评审计划和管理评审报告发放范围登记
6.6质量管理体系运行情况综合报告
6.7市场信息综合评价报告
6.8预防措施执行情况分析报告
6.9纠正措施执行情况分析报告
6.10服务质量分析报告
6.11自我评价分析报告
6.12顾客投诉及意见分析报告
6.13质量成本分析报告
8.3人力资源控制程序
8.9.1《人力资源控制程序》编写背景
A公司系生产光学仪器的公司，设有总经理、副总经理、总会计师、总经济师，下设有生产部、技术部、财务部、供应部、销售部、人力资源部和产品开发研究部、质量监督部、经理办公室。

公司的总经理由董事会任命，副总经理、总工程师、总会计师、总经济师由总经理提名，董事会通过。

各部负责人、车间主任由总经理任命，其他各部管理人员及技术人员在经理办公会议讨论并通过后，由人力资源部任免。

其余员工均由人力资源部任免。

8.9.2《人力资源控制程序》正文
1.适用范围
适用于公司与质量管理体系有关的各类人员，以确保人员能承担公司规定的各项职责。

2.职责分配
2.1 人力资源部职责
2.1.1 根据产品与市场需要，对公司人力资源的需求拟订公司员工的定编、定岗的相应资格
要求和标准。

2.1.2 合理配置公司员工，当员工岗位发生短缺时，负责招聘和调剂。

2.1.3 对公司员工培训拟订规划，批准后组织实施。

2.1.4 对员工的能力进行正确判断，公正、公平地对员工绩效、技能、能力进行考核。

2.2 副总经理审核各主管部门的员工技能标准和培训标准，总工程师、总经济师负责审核确认
各类技术人员的职称评定资格。

2.3 总经理批准公司的员工编制、各类员工的各项职责标准、公司培训计划、招聘计划。

3.程序目标
3.1 通过对人力资源有效管理与开发，使公司生产力水平达到最佳。

3.2 确保公司通过招聘、内部调剂补充岗位的员工100%符合岗位作业要求。

3.3 确保职工在进入岗位前100%接受培训。

建立不同层次不同岗位的专业管理计划，并通过讲
座、办班、脱产等方式，确保每个中层管理人员每年100%接受培训一次，专业管理人员每两年100%接受一门专业课程以上专业培训。

3.4 建立公平、公正的员工考核制度。

4.程序描述
4.1 人员招聘录用程序流程图
4.2 培训程序流程图
4.3 考核程序流程图
5.控制过程
5.1 人力资源需要识别控制
5.1.1 人力资源部通过各部门研究分析，根据岗位人员固有性质及其在公司与其他相关工作
之间关系，拟订《公司人力资源需要识别标准》，呈总经理批准后实施
5.1.2 岗位人员资格识别标准
5.1.3 公司各岗位人员均应符合5.1.3所述相应要求，特殊情况需由人力
资源部
负责人提出报告，主管经理审核批准后，交经理办公会议讨论，总经理批准后方可在岗任职。

5.2 人员安排控制过程
5.2.1 公司原有岗位空缺和需要增设岗位时，由主管部门提出，人力资源部根据公司编制要
求审核，提出补充员工计划（需用员工数量及岗位）。

5.2.2 补充员工计划经总经理批准后，由人力资源部根据人员资格识别要求的标准在公司内
部进行调剂和选聘，经主管领导批准后，实施岗前培训后上岗。

5.2.3 当公司无法进行内部调剂时，由人力资源部进行公开招聘，并负责审核应聘人员有关
学历、资历、经历和证明文件。

5.2.4 经审核合格后，由人力资源部组织应聘人员笔试，合格后进行面试。

笔试与面试成绩
合格与否，均由人力资源部负责人为组长的各有关部门负责人参加的招聘小组裁定。

试题及面试人员由人力资源部特聘，可由公司相关部门专家，也可请公司外专家进行。

5.2.5 面试合格后，发出试用通知，经培训后上岗，经过三个月试用期，合格者正式录用。

部门负责人及高级技术职称录用通知由总经理签发。

其余人员由主管领导审核、批准，人力资源部经理签发。

5.3 培训控制过程
5.3.1 由公司人力资源部根据各部门岗位的需要和市场、生产发展情况拟订各类人员培训方
案，经公司总经理批准后，确定培训项目、培训目标。

5.3.2 公司总经理审核批准培训项目后，由人力资源部组织各部门委派有关专业人员制订培
训大纲及拟定培训预算。

大纲应明确培训课程、方法、要求、参加人员。

5.3.3 培训大纲及预算经总经理批准后，由人力资源部根据大纲制定具体培训计划（培训日
程、课时、参加人员、讲授人员、考试办法的安排）。

5.3.4 培训计划由人力资源部交各部门会签同意后，由总经理批准签发。

5.3.5 人力资源部负责培训计划实施。

培训过程中应有培训记录，培训结束前应对培训人员
进行考试或考核。

5.3.6 培训完毕后，应分析评估培训效果。

5.3.
6.1 受训员工的主管部门负责人，应在培训结束后一个月之内对受训职工在实际工作
中所掌握新知识、技能及工作态度的变化状况，评估该员工的培训有效性。

5.3.
6.2 培训结束后，公司应向培训职工发放培训情况调查问卷，分析培训情况。

5.3.
6.3 人力资源部应在每次培训后根据5.3.6.1、5.3.6.2对培训效果进行评估，每半年应
向总经理汇报一次。

5.4考核控制过程
5.4.1 由人力资源部根据公司规定质量方针、质量目标与各部门的目标，确定考核目标，由
公司总经理批准。

5.4.2 由人力资源部根据批准后的公司考核目标制定考核计划，在考核计划内应明确规定绩
效评估指标、能力评价指标、工作态度评价指标。

5.4.3 考核计划由总经理办公会讨论通过，经总经理批准后组织实施。

5.4.4 考核实施
5.4.4.1 由员工对考核期内，进行绩效自我评估，向部门主管提交绩效自我评估报告。

5.4.4.2 部门主管根据员工日常的实际情况观察与考察，对员工自我评估报告作出评价。

5.4.4.3 由主管部门领导对考核人员绩效考核情况进行沟通。

5.4.4.4 由主管部门负责人签发员工绩效评定，上报人力资源部。

5.4.4.5 由主管部门领导、人力资源部代表、专业人员组成考核小组对员工实施能力评价
与工作态度评价考核，并进行评定。

5.4.4.6 人力资源部根据员工的绩效考核、能力评价考核、工作态度评价考核，对考核人
员评定考核结果（用分值表示）。

5.4.4.7 由人力资源部或部门负责人对考核成绩优异者和成绩不良者进行沟通。

5.4.4.8 员工如对考核成绩持有意见可直接向人力资源部申诉，由人力资源部裁定。

5.5 公司根据考核结果，对员工按照公司制定的员工奖惩条例进行奖励、表扬、警告、惩处。

6.质量记录
6.1补充员工申请审批报告
6.2岗位聘用标准
6.3招聘员工记录
6.4选聘员工记录
6.5岗位人员资格识别标准
6.6培训目标
6.7培训大纲
6.8培训计划
6.9员工绩效自我评估报告
6.10员工考核表
8.4设施和工作环境控制程序
8.10.1《设施和工作环境控制程序》编写背景
A公司是一个以举办国际展览和出国展览为主要经营业务的中型企业，现有职工128人。

其中各级管理人员、技术人员约80人。

公司行政组织机构设总经理办公室、国际展览业务部、出国展览业务部、工程技术部、展览设计室、供应部、财务部以及A展览中心。

展览场馆是公司开展业务的基本条件。

为举办大型国际展览的需要，A公司已投资5亿人民币建造了一个具有国际先进水平的A展览中心，馆内采用国际一流的设施，并附设星级宾馆和地下车库，展览面积2万。

可供举办各种国际展览和国际会议。

为展览提供的设施由主管国际展览业务部负责控制，虽然展览场馆是本公司的，但仍需要国际展览业务部就每一个展览设施要求，和A展览中心商量、安排。

为展览提供配套服务的单位由主管国际展览部负责联系，根据展览项目的要求，进行确定。

至于布展中需要的设备、硬件和软件，由工程部根据国际展览业务部的要求，负责提供。

A公司员工的工作环境由总经理办公室负责。

A公司组织机构图如下：
8.10.2《设施和工作环境控制程序》正文
1.适用范围
本程序适用在开展国际展览业务过程中，需要进行的对展览的设施和工作环境状态进行识别、管理、维护的活动。

2.职责分配
2.1 国际展览业务部负责展览场馆安排和相应设备的配置以及为展览提供配套的一条龙服务，
如安全、消防、卫生检查、工商税务、运输、食宿等服务的组织和协调。

2.2 工程部负责有关设备、硬件和软件的配置和维护。

2.3 供应部负责有关设备、硬件和软件的采购。

2.4 总经理办公室负责工作环境的评价，监督。

3.程序描述
a.展览场馆布置图：
b.展览设计布展说明：
▲摊位标准展台是为3×3m2，可以根据需要进行调整
▲展台布置要考虑留有满足消防要求观众参观通道的畅通
▲在展览大厅里公司业务部应设现场办公室，处理现场事务
▲在展览大厅里根据展览项目的需要安排消防、安全保卫、工商税务、银行等为展览会提供
服务的单位的办公场所
▲展览场馆在投资建设选址时已经考虑观众参观交通便捷、有停车场、观众便于疏散、参展商食宿方便等因素
c.责任分配表：
d.工作环境要求：
展览业是项特殊的行业，要求公司组织机构精简，业务人员精干。

工作人员一专多能，一人多职，因此，公司最高管理者要给公司员工提供一个良好的工作环境，以充分发挥广大员工工作积极性和创造性。

要保持工作环境的良好状态，应做到：
▲舒适、整洁、安静的办公场所
▲在业务人员办公室配置现代化的办公设施（包括电脑、网络、交通工具）
▲对工作环境的保护：无污染，无噪声，空气清新等
4.程序目标
公司通过对设施和工作环境程序的控制，实现公司提供、管理和维护的设施和工作环境符合展览服务的需要的目标，保证每一个展览会能顺利举行。

具体要求是：
a.公司提供的展览场馆各种设施是否齐全，是否安全、是否具有一流水平；
b.公司提供的展架及其硬件和软件是否达到国际先进水平；
c.公司联系的为展览会服务的配套单位，是否协调一致，服务到位；
d.公司的业务人员在良好的工作环境下，精神饱满，工作热情，办事效率高，能体现出团队精
神。

5.控制程序
5.1公司内部运作程序控制：
a.负责该项展览的国际展览业务部根据该项展览的布展日期、内容、规模及其参观人数，要
求A展览中心按期划出展览场地，并对其提供的相应设施进行考察，对其安全性、设施的先进性进行评价，确定符合要求并填写《展览布展准备概况》；
b.工程部按该项展览会的要求，配置展览会的展台、展架等设施以及为展览会服务的硬件和
软件填写《展览布展准备概况》；
c.布展设计师按该项展览会的要求，以及设施情况，进行布展设计，提供《布展规划图》；
d.工程部按布展设计方案进行布展。

5.2公司外部运作程序控制：
业务部负责联系和协调为展览会提供配套服务的单位，根据展览业是个系统工程的特点，公司必须和一批供方和合作者建立合作关系，以便为展览提供支持性服务，即配套一条龙服务。

通过合作，共同获益。

国际展览业务部可以通过下列方式与供方和合作者一起工作，可使公司有获益的机会：
▲使供方和合作者数量最佳
▲在双方单位的最合适的层次上进行双向沟通，从而促进问题的迅速解决，避免扯皮、推诿等现象
▲在确认供方的过程能力方面与其合作
▲对供方交付的合格产品的能力进行监控
▲鼓励和参与供方实施持续改进计划
▲对供方和合作者获得的成果进行评价，并收录公司编制的《合格供方和合作者名录》
a.国际展览业务部根据为展览提供支持性服务的需要，确定供方和合作者：主要有安全保
卫、工商、税务、卫生监督、海关、交通、金融机构、运输、通讯、宾馆、餐饮等，
填写《展览布展准备概况》；
b.根据对供方和合作者的能力评价，确定合格供方和合作者，并编制《名录》；
c.根据展览项目的要求，在《名录》中选择供方和合作者签约，明确权利和义务。

5.3总经理办公室负责展览会开幕式等设备并和国际展览业务部现场办公室
沟通、协调，以及后勤保障。

一年四季每季对公司各部门办公场所进行检查，对其舒适性、安全性，以及噪音、污染等情况作出评价，保证各部门有一个良好的办公场所，现场办公室每天均须填写《展览场地管理日记》；
5.4供应部负责对展览物资的采购，并建立台帐，规定保管人、领用人等。

6.控制质量记录
6.1 公司的展览设备、硬件和软件以及其他固定资产，应建立台帐和标识，规定责任部门、责
任人、使用人以及维修记录；。