采购订单定货管理规范

概述

商品系统订单是公司商品验收唯一准确有效的依据，订单收货能够保证供应商送货到门店的数量与公司订购数量的一致性，能够有效的防止由于供应商随意送货导致门店大裤存商品产生给公司造成损失。

风险控制

1、信息部根据理货员提供的商品补货单进行电脑录入

2、理货员补货订单地难熬录入前信息部要确定此补货单是否有效

3、理货员补货单必须具备以下条件才能生成采购订单

①、补货单由负责理货员填写并签字

②、补货单经过课长审核签字

③、促销商品门店补货数量巨大时要标明为促销商品

④、补货单要经过采购经理审核签字

⑤、补货单是否在有效日期范围内

采购订单生成

1、理货员上交补货单时间周一、周四上午9:00前上交采购经理

2、采购经理审核签字转至信息部进行补货单系统录入

3、依据门店有效的补货单由信息部录入生成商品采购订单

4、对于补货数量巨大的要核实该商品本月销售状况，如销售状况不与补货数量不成正比要及时的请采购经理进行确定是否进行该商品的采购订单生成

5、日配商品鲜奶为日定货商品补货单上交时间为每日17：00前。

采购订单的打印

1、采购订单系统生成后按供应商进行打印

2、打印前要核对供应商是否正确

3、订单打印完成并供应商分类

供应商与门店间采购订单的传递

1、信息部负责通知没有到门店信息部领取订单的供应商及时的到门店领取

2、总部、分店采购经理与供应商约定门店领取时间和送货时间。

①、采购订单领取地点为门店信息部

②、订单领取时间为每周二、五

③、供应商送货时间为每周二、三、四、五

④、日配商品为日送货包括低温常温牛奶

⑤、周六周日非紧急缺货商品门店不收货（蔬果、鲜奶、鸡蛋、货站运送商品除外）

⑥、因供应商没有在约定的时间送货导致门店缺货采购要对其供应商进行处罚并通知供应商处罚每次不低于100元。

3、外市县供应商不能到门店领取订单的门店进行传真发送方式或者网络发送方式传至供应商处

4、自采商品采购订单传递与定货

①、自采商品采购员同样要依据订单数量进行采购，特殊商品如采购决定促销商品、供应商支持的促销商品、季节商品；新商品的定购数量采购可以决定其数量；

②、自采商品订单直接由信息部传递给门店采购经理进行采购

③、订单定由采购经理传真给供应商，并要求供应商按采购订单配货并将采购订单作为供应商供货单据打包到商品内发回。

④、采购订单完成定后后转至门店收货部

⑤、暂时不参与采购订单收货的部门；果蔬

5、紧急采购订单与促销采购订单

①、由于突发事件导致门店紧急缺货理货员可以下紧急采购订单由部门课长采购经理签字后信息部打印并立即定货

②、门店采购与供应商达成的促销商品在定购时首批有采购经理直接下首批采购订单，第二

批的补货由营运负责执行

③、促销采购订单要严格遵守促销时间的按要求补货不得因为促销商品而导致大库存商品出

现。

采购订单流程图

本规范在正式执行时间为2012年4月16日执行，请营运部门和采购部门做好相关准备工作；如有意见和建议请反馈总部营运部；但是本制度必须严格执行；新执行的制度供应商可能存在不清楚请门店采购做好解释工作；

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