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学院各部门档案立卷归档管理办法

学院各部门档案立卷归档管理办法

一、根据《高等学校档案工作规范》、《z外国语职业技术学院档案管理制度》的规定,为完善全校各部门立卷归档制度,特制定本办法。

二、立卷归档基本原则

1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、

出版等各项工作活动中形成的档案材料,是学校的财产,是党和国家的财富,必须移交给学校综合档案室,任何部门和个人不得私自保留。

2、凡属《z外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案

材料,各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。

3、学校严格实行部门立卷归档制度,各系部、处室均系立卷单

位。每个立卷人员的材料积累、立卷,均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。

三、立卷归档的组织规范

1、综合档案室是学校档案工作职能部门,负责全校档案的管理、开发和利用,同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。

2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门,负责组织本

部门的立卷归档活动,并接受综合档案室的监督和指导。

3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存,由兼职档案员负

责组卷,没有兼职档案员的,由部门负责人或秘书负责组卷。

4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型

维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备(价值在10万元以上)开箱

验收时,必须通知综合档案室工作人员参加,以便对应归档的文件资料进行审查验收,监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的, 综合档案室方可签字验收,有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续;否则,综合档案室不得签字验收,有关部门不得办理相应手续。

四、文件材料的立卷分工

1、上级党、政部门及有关单位下达的文件,由校办负责立卷归

档。

2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件,一般

由校办负责立卷归档;对口部门的呈文,由对口部门负责立卷归档。

3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件,由校办负责立

卷归档;部门起草以学校名义编号的校内文件,校办和部门都要立卷归档;部门起草以部门名义编号的部门文件,由部门负责立卷归档。

4、会议文件材料,哪个单位组织召开的会议,哪个单位负责立

卷归档;几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。

5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料,

各自负责立卷归档;上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料,由有关教学管理部门负责立卷归档。

6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料,谁形成的文件

材料,由谁负责立卷归档。课题组的文件材料,由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室,再由教研室负责向综合档案室移交。

7、基建综合管理的文件材料,由基建处负责立卷归档;工程项

目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理;分承包的由各承包单位负责收集、整理;各承包单位将工程资料立卷后上交基建处,由基建处负责向综合档案室移交。

8大型维修、改造项目(包括图纸、预结算等)文件资料,由

基建处负责立卷归档。

9、财务文件材料及账务帐簿,由财务处负责立卷归档。

10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资

料,谁形成谁负责整理归档;制作专题项目文字材料和物品,由制作项目的单位或个人负责整理归档;两个以上单位共同制作的,由主办单位负责整理归档;外单位制作反映本校活动的声像资料,由负责组织联系的单位立卷、归档。

11、凡师生员工出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际

会议的有关文件材料,由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。

五、立卷的操作要求

1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考表等操作

过程由各部门负责完成,卷面标题拟定、卷面书写、装封等,由部门与综合档案室共同负责完成。

2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档

范围、类目设置和保管期限。

3、案卷组合,应坚持“遵守学校工作活动的规律,保持文件间

的历史联系,区别不同价值,便于保管和利用”的原则,具体要求如下:

①分年度组卷,将同年度的文件材料放在一起组卷。遇到跨年度的文件材料时,计划、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷;

总结、请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那一年组卷。

②分问题组卷,按文件所反映的问题、事物分门别类,并视文件数量的多少酌情组卷。

③分级别组卷,按上下级文件及文件之间的联系组卷,如将收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。

④案卷的厚薄和保管期限,每卷一般在70页(2公分)左右,

最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。

如果文件材料既有永久性又有长期性,可放一起,但短期性的一定要分开。

⑤专题性、成套性文件材料(即教学、科研、基建、设备等)分别按专题、课题、项目、台(件)等分类组卷。

4、卷内排列,文件要注意排列顺序,要求批复在前,请示在后;

正式文件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图样在后。

5、文件编号,应注意:①页号以面为单位,件号以件为单位。

②整装案卷,有字迹的应一面编写一个页号,一般写在右下角;散装案卷,不写页码号。

6、填写卷内目录,必须逐件填写,项目齐全,字迹工整,具体

要求如下:

①一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件;请示与批复、正本与附件各为一件。

②团体责任者,应写全称,全称过长,可写简称,但不能用俗称;

三个以上责任者,只写第一责任者,每一责任者后面写上“等”

③一般以发文时间为准;决定、规定以通过或发布时间为准;合同、协议类以签署时间为准;报表、计划类以编制时间为准。

④编写文件所在卷内页码,每份文件只写起页号,但最后一份文件要写上起止页码号,以便统计卷内文件的总页数。

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