工程投标管理

工程投标管理

自20世纪80年代国家推行招标投标制度以来，建设工程招标投标已经成为建设工程项目承发包的主要方式，如何从制度上、机制上保证做好投标工作，在满足既定利益的前提下更多的赢得项目中标，为企业的生存和发展打下良好基础，是每一家工程公司都需要认真面对的问题。

一、投标工作日常管理

在组织结构的设置上，企业要有负责投标的专门机构，即使没有专门的机构，也要有一个业务相近的部门归口负责管理本企业的投标工作。其基本工作应该包括：投标台帐的建立和维护、编制资格预审文件、办理参加投标手续、研究投标报价策略、牵头组织编写投标文件、负责投标过程中的澄清与答疑、打印出版投标文件、递交投标文件、办理投标保证退还、参加定标前后的谈判，直至定标后签订工程合同。

除以上基本的工作外，负责投标报价管理的部门还应在平时将以下工作纳入日常业务的范畴内：

1. 设备材料价格库建立与维护

投标的竞争，很大程度上体现在价格的竞争上，因此除了对具体投标项目进行必要的询价，负责投标管理的部门还应该负责组织建立设备、材料的价格库，这样不仅可以在投标报价时对能获得的询价设备材料价格进行修正，还能在时间紧急或询价困难的情况下利用价格库的信息进行投标项目的报价。

2. 已执行项目风险收集

对于风险的防范，除去对投标项目招标文件的认真分析研究外，更多的要来自于已经执行的合同项目的执行反馈，在其他执行的项目上发生的风险，在新投标的项目上不应该再出现或者能有应对的措施减轻风险的损害。因此，需要负责组织投标的部门定期从正在执行的项目上通过走访或问卷的形式，就已执行工程项目遇到的各类风险进行调查、整理和汇总。避免在新项目投标时，对已知的风险仍没有采取措施进行防范和应对。

3.建立投标技术文件标准文本

使用标准的文本和格式可以节省大量的时间和人力，为提高报价工作效率，投标人应在多年、大量的投标文件基础上进行总结，分析形成标准投标文件技术文件模板，对一般投标文件的技术文件的通用部分，如项目控制和执行、设计管理和协调、采购管理、施工管理、质量管理、HSE管理等形成相对固定的格式，一旦接到投标任务即可在此模板的基础上进行有针对性的修改和完善，快速形成高质量的投标文件的技术部分。

二、资格预审的编制

对于投标项目而言，资格预审文件的填报质量直接关系到企业能否通过资格预审，进而获得下一步参与投标项目的机会。因此资格预审文件的编写质量在投标过程中也是非常重要的一环，尤其是在一般的、技术要求不高、参与投标人众多的工程项目上，企业更不能仅仅因为资格预审文件的质量而丧失参与投标的机会。

资格预审文件的编制应与招标人的要求一致，一般可由负责投标管理的部门单独完成。随着企业不断的发展以及承接项目的变化，企业的人力资源状况、在建项目人力资源负荷、企业资格或等级证书等都会有动态的变化，应有专人负责人公司资质文件、企业合同业绩、企业公司信息等内容资料的维护，避免导致企业人力资源已经发展、合同业绩已经增加、资质等级已经升级，却在资格预审文件编制时仍然使用旧证书、旧数据的情况。

三、投标前的准备

获得相应的投标信息，经过科学决策后企业决定参与项目的投标，就进入投标前的准备阶段。投标前的准备工作一般分为以下几个阶段：

1.招标文件购买

在通过资格预审后，按照招标人规定的时间和地点购买招标文件。此项工作应由负责管理投标工作的部门承担。当然，购买招标文件并不是简单的文件购买，最好同时能获得有哪些竞争对手参与、招标人招标工作的组织状况、招标项目的项目进展等相关信息，为投标决策收集有用的信息。

2.投标组织建立

根据投标项目的特点、招标文件的具体要求，应由负责管理投标工作的部门提出投标组织建立计划。投标组织建立计划应包括投标经理提名、技术文件、商务文件编写参与人员需求、投标文件编写进度计划等内容。

能否按照招标文件的要求编制出符合招标文件要求的投标文件、体现企业优势和执行投标项目的能力，关键是参与编写投标文件的人员的自身素质的高低，以及投标组织自身运作对投标的控制力和协调力。参与投标的人员一般构成为：投标经理：根据投标项目的特点以及企业自身的人才储备情况，选定一位有类似工程经验、具备投标组织能力的人员担当投标项目的投标经理，全面负责投标项目的投标工作，进行整个投标工作的组织、协调和管理。

经营管理人员：主要是指从事工程项目经营管理、理解公司经营方针和规划的人员。此类人员应知识面广、经验丰富，具备一定的法律知识和实际工作经验，有较强的沟通和协调能力。经营管理人员负责协调投标工作中与招标人的关系，及时了解投标项目的动态，为投标决策提供准确的信息和决策依据。

技术专业人员：主要是指从事技术研发、工程设计、工程施工、工程采购、项目管理等各类专业人员。此类人员应具备熟练的专业技能、丰富的专业知识，能从本企业的实际出发，在投标过程中进行技术标文件的编写。

商务金融类人员：主要是指从事法务、合同、概预算、财务、保险、税务等各类专业人员。此类人员应具备丰富的法律知识、掌握现行的法律法规、熟知工程计价的标准，能根据实际在投标过程中进行商务文件的编写。

3.招标文件研究

投标组织建立后，所有参与投标项目的人员应从本专业的角度出发对招标文件进行仔细的研究与分析。

投标初期主要是通过对招标文件的研究和分析，发现其中表达不清、相互矛盾、明显错误等问题，及时向招标人提出质询。

随着投标的深入，参与投标的人员应该对投标者须知、通用合同条件、专用合同条件、技术规范、图纸、设计资料、工程量清单，以及各种保函的格式等必要的附件，进行更细致的研究，以便能够吃透招标文件，了解己方的工作范围和责任，正确理解业主的意图。

4.现场勘踏

现场勘踏能够对工程现场、周边环境等客观条件进行有效的勘察，因此企业应特别重视。按照招标文件规定的时间，选派投标组织中合适的人员参与招标人组织的现场勘踏。参与现场勘踏的人员应事先已熟悉招标文件，收集其他投标人员的问题，做到有计划、有目的的进行勘察。通过现场勘踏，应主要了解投标项目所在地自然条件、施工条件、劳动力供应、设备材料供应状况、运输条件、现场周边条件、当地建设法规等内容。

5.参加标前会

参加完现场勘踏，带着现场勘踏和对招标文件研究分析后的问题，在标前会向招标人提出质询。尽管在投标截止日前，投标人仍有要求解释澄清的机会，但在标前会对已知问题得到及时的解答，有助于提早对己方投标提供帮助，同时也可及时从其他竞争对手的提问中尽可能地分析竞争对手投标水平及投标策略。

四、投标文件的编制