文件服务器管理规范

文件服务器管理规范

第一章总则

第一条本文件服务器承担共享和存储服务，有严格的权限配置来保证数据安全

第二条设立文件服务器，主要是为各部门提供一个资源共享的平台，有利于加强公司内部的交流与学习，便于主管直观地了解、检查督促每位工作人员的工作。

第三条全体职员要树立保密意识，切实加强对文字材料的管理，坚决杜绝诸如将办公室文件贴在互联网上等泄露秘密事件的发生。一旦出现问题，视情节轻重，追究责任人的相关责任。

第二章文档管理内容

第四条各部门文档管理员都应及时将与业务工作有关的各类材料上存文件服务器，与工作无关的各类资料一律不得上传。

第五条ERP管理员负责文件服务器的维护。各部门在使用文件服务器的过程中，出现问题，要及时通知ERP管理员，由ERP管理员负责解决。若因未及时通知而出现问题，责任自负。

第六条只允许存放工作文件，严禁与工作无关文件存储在服务器上，部门文档管理员有权利协助删除不符合要求的文件。

第七条重要文件必须存放在服务器上，本地保留副本，否则出现文件丢失或损坏由其本人负责。

第八条为减轻服务器压力，不允许在服务器上直接运行文件，需要提取文件时，应先复制到本地再运行。

第九条上传文件前，需要先检查病毒，确保上传的文件是安全的。

第十条部门文档管理员应按照项目名称建立总目录，每个目录下根据用途再建立子目录，各部门文档管理员可以根据自身情况设计自己的存储方式，并报备ERP管理员，尽量整理整齐并易于查找（附上如何建立各级目录的参照图）。

第十一条目录创建和权限分配因需求变化，默认创建的目录和权限是最基本的。

第十二条各部门分别整理自己的文档，存放到各自相应的目录，对于不同阶段的文档要有区分的存放到不同目录。

第十三条所有电子文档，除非工作需要，原则上不允许跨部门传播，更不允许外借或者向第三方散播，如需要跨部门或向第三方传播数据，必须经主管副总批准。否则发生纠纷，则公司将追究相应的法律责任，公司保留追究相应的损失赔偿的权利。

第十四条根目录内要建立名称为readme.txt记录文件,标注使用说明,以及变更记录方便他人查阅（参照图）。

第十五条目录建议采用如下结构:

1 澳克机械（图示化）

1.1 公司规章制度（各部门负责维护）

1.1.1 行政管理制度

1.1.2 信息管理制度

1.1.3 质量管理制度

……

1.2 公司活动资料（人事负责维护）

1.3 公司信息化定制程序(ERP管理员维护) 1.4 公司常用工具(ERP管理员维护)

1.5 公司项目文档(各项目负责人维护) 1.5.1 进行项目

1.5.1.1项目1

1.5.1.1.1 项目启动阶段

1.5.1.1.2 项目规划阶段

1.5.1.1.3 项目设计阶段

1.5.1.1.4 项目实现阶段

1.5.1.1.5 项目收尾阶段

1.5.1.1.6 项目总结阶段

……

1.5.2 已毕项目

1.5.

2.1项目2

1.5.

2.1.1 项目启动阶段

1.5.

2.1.2 项目规划阶段

1.5.

2.1.3 项目设计阶段

1.5.

2.1.4 项目实现阶段

1.5.

2.1.6 项目总结阶段

……

1.6 部门工作文档（各部门负责维护）1.6.1 部门工作制度

1.6.2 部门活动资料

1.6.3 部门项目文档

1.6.3.1 进行项目

1.6.3.1.1项目1

1.6.3.1.1.1 项目启动阶段

1.6.3.1.1.2 项目规划阶段

1.6.3.1.1.3 项目设计阶段

1.6.3.1.1.4 项目实现阶段

1.6.3.1.1.5 项目收尾阶段

1.6.3.1.1.6 项目总结阶段

……

1.6.3.2 已毕项目

1.6.3.

2.1项目2

1.6.3.

2.1.1 项目启动阶段

1.6.3.

2.1.2 项目规划阶段

1.6.3.

2.1.3 项目设计阶段

1.6.3.

2.1.4 项目实现阶段

1.6.3.

2.1.6 项目总结阶段

……

1.6.3 生产

1.6.3.1 切割

1.6.3.1.1 张明臣

……

1.6.3.2 焊接

……

2 澳冠(参照如上内容)

……

第十六条普通文件命名规范为：用途-日期，制度性文件或需要阶段性调整的文件还需要备注版本号，命名规范为：用途-日期-版本。举例说明：

1、斗山挖斗新项目-140823；

2、财务报销制度-140823-V1。

第三章服务器管理内容

第十七条服务器管理员负责服务器本身的安装，维护，调试，保证系统正常运行。负责建立父目录与各部门的权限分配以及整体数据的备份和恢复。

第十八条服务器管理员根据需要设置部门文档管理员账

户的建立、修改和删除（各部门负责人提报ERP管理员设计提报变更权限表格），由各部门文档管理员来负责自己部门的文档管理事务。根据工作需要，部门文档管理员可以在子文件下，再设立子文件夹。

第十九条文档管理员拥有比普通用户更高的权限，负责平时的文档收集、整理。本部门相关文档在服务器上的增加、更新、备份和无用资料的删除。负责项目结束后文档资料的移交工作；本部门员工变动的资料交接。以及权限回收申请跟踪，及时通知部门负责人未回收权限的变更人员名单。

第二十条根据需要设立相应的访问日志管理机制，定期查看和清除访问日志，确定哪些工作是必须的，是否存在越权访问或攻击行为。

第二十一条各部门的文档管理员，分别负责汇总，更新自己部门的电子文档，原则上不允许相互交错进行跨部门的文档备份、恢复、修改等操作。

第二十二条为节省服务器资源，对所有用户进行硬配额5G，超出限制，需联系ERP管理员，另外各部门文档管理员需要对部门所有已完结项目进行压缩存放，以节省硬盘空间。

第二十三条各部门申请存储空间以及变更部门负责人时，必须以电子邮件方式通知ERP管理员,并在之前做好文件交接。