学院办公室第一学期总结

学院办公室2008-2009学年第一学期总结

学院办公室是学校行政的综合办事机构，是学院领导的参谋和助手，综合协调处理学校行政事务，督查院领导决策和学院各项政策的贯彻落实以及重要工作的完成。院办作为机关行政各部门、各学院、各单位之间协调联系的纽带，又是学院政策指令和各种信息的交汇点和集散地，一年来，全体员工以科学发展观为指导，以学院三年建设与发展目标为参照，结合建设和谐校园的要求，对照2008年学院工作要点及任务分解，紧紧围绕学院的中心工作，积极发挥参谋助手、督查督办和桥梁纽带作用，坚定不移地朝着把学院建设成“综合优势明显、办学特色鲜明、管理体制合理，在国内外享有良好声誉的中外合作办学机构”的3年发展目标，齐心协力，开拓创新，圆满完成了各项工作。

一、发挥学院组织协调作用，当好院领导的参谋助手

（一）认真组织，精心筹划，全面启动10周年校庆工作

按照校庆筹备委员会的部署，制定了校庆的具体方案，落实到人，并多次组织召开各小组协调会议，检查工作的落实情况，及时解决存在的问题。经过广泛征集和评选，目前校庆庆徽、校歌歌词已确定；在全校举办了校庆摄影大赛，涌现了一批反映学院建设、发展和师生精神风貌的优秀作品；在参考了众多中外知名大学校庆、宣传画册的基础上，结合我院实际，对校庆十周年画册概念图及展厅布局初步有一个框架，正在准备实质内容；校庆网页制作完毕，经院长办公会议批准，与学院网站进行了链接；完成了400名校庆学生志愿者的培训工作；在各部门报送的基础上，整理和确定了参加校庆庆典的各级领导及嘉宾319人，第一批邀请函于12月20日前发出；经过考察，确定了校庆礼品及购臵方案。

（二）在学院领导的支持和帮助下，院办积极组织参与由新浪教育频道、教育部中国教育信息网携手全国13省40余家主流媒体共同举办的“教育成就未来品牌铸就辉煌——新浪2008中国教育盛典”大型投票评选活动。我院被评为“中国十大中外合作院校”、“中国最具就业竞争力院校”两项荣誉称号，为庆祝建校十周年增添了光彩。

（三）征集整理学院重要会议议题及相关信息资料，为领导决策提供重要依据。本学期，组织院长办公会、中层例行会议15次，并做好会议记录，编发院长办公会议纪要13期；深入调研，掌握充分资料，为大型会议提供领导的重要讲话。如在起草今年暑期学院中高层培训领导讲话材料时，多次与相关部门一起进行分析研究，并经院领导审查通过，最后对学院未来发展办学的指导思想、学校类型、办学层次、人才培养、学科发展等进行了准确定位，确定了学院今后十年总体战略思路，为学院未来发展制定了明确的目标。本学期共为领导提供讲话11篇，计2万余字。

（四）对师生对话会学生提出的问题及时跟踪落实和反馈。院办对2008年11月17日师生对话会上学生提出的近百个问题进行了梳理分类，反馈到相关单位，并将跟踪落实的情况整理成13000多字的材料，在院报上刊登，基本上做到了学生提的问题件件有答复。

（五）推进学院信息化建设。配合网络管理中心建立了学院信息化建设小组和覆盖全院各部门的信息化业务员团队，修改和充实了学院官方网站的内容。按照院领导的要求，召开了五院三系网站建设及整改工作会议，对完善中文网站进行了部署，完成了五院三系中文网站建设及整改工作。同时，办公室加强了本部门的网站建设，对学院学期计划公布上网，及时更新网站内容。

（六）提高执行力，协调了大型活动的圆满完成。本学期，除了完成学院传统性的大型活动外，还重点组织和参与了以下重大活动：

1．承办了2008年9月4日首次驻新郑院校2008年教师节联谊会在我院举行，新郑市四大班子领导、院校驻地的乡镇领导和19所驻新郑院校负责人参加了联谊活动。承办了2008年9月18日中国科协第十届年会科技人力资源与区域经济发展专题论坛在我院举行。这次论坛是由中国科学技术协会、河南省政府主办，省人事厅组织，省中文信息研究会、省行政管理科研所和我院承办的一次高层次的论坛，来自全国各地的200余名国家人事部门政府官员、专家学者、高校代表和我院师生参加了本次盛会。这两次会议的组织、校园参观、嘉宾接待、安全保卫和理事长的讲话都受到与会人员的好评。

2．组织策划了认知研究所揭牌仪式和西亚斯国际学院环境与社会责任论坛暨环境与社会责任学院成立仪式。其中环境与社会责任论坛是继“绿色行动”后我院又一次以环保为主题的论坛活动，旨在树立学生的“环保”与“社会责任”的理念，标志着西亚斯教育开始更注重学生人格的塑造和培养；环境与社会责任学院的成立，在国内大学生素质教育中尚属首例。办公室从前期策划筹备、嘉宾联系接待、会场组织都做了大量的工作。

3．成功承办了在西亚斯召开的企业咨询理事会、由西亚斯基金会发起的高尔夫集资活动、西亚斯导师机制项目等活动。这些活动的举办，进一步促进了国内外及社会各界对我校的支持。

4．克服困难圆满完成了迎新工作。今年迎新工作最大的麻烦是，由于郑州火车站广场改造，郑州市下发文件不让在此停车，这给运送新生工作造成了极大困难。院办多方协调，通过与车站管委会、郑州大酒店、郑州交警四大队的反复协商沟通，最后妥善安排了停车地点。在今年迎新接站工作中，学院车辆往返车站、学校近百趟，共接送学生和家长4千余人，圆满地完成了任务。

5．根据陈肖纯理事长的指示，承接了第十届亚洲艺术节来我校演出活动，院办从向组委会提出申请、洽谈到演出活动的安排，都做

了大量的工作；成功策划和组织了高雅艺术进校园—中央歌剧院走进西亚斯、“华光”体育《我与祖国同行》象征性冬季长跑活动启动仪式、音乐剧《中国蝴蝶》庆功晚宴等活动。

本学年共接待国内来访团体71个，来宾近3000人。配合国际交流处、艺术学院等单位接待外国团体 36个，400余位外宾，共组织学生参加各项活动6000多人次。

二、强化大局意识，提高办事水平

（一）围绕中心，新闻宣传卓有成效。

1．策划了多项大型宣传项目取得良好效应。我院参与策划和制作的宣传《中国蝴蝶》参加中国校园戏剧节的图文新闻在2008年10月9日《郑州晚报》头版较大篇幅刊登，是我院对外报道的一次突破。《大河报》10月15日报道了《中国蝴蝶》在首届校园戏剧节获奖的通讯。按计划完成了校庆宣传的筹备工作；完成了CUBA西北赛区决赛宣传画册、2009年挂历及日历本、与美国平面设计师Anne女士共同策划的学院在美国宣传画册的制作；完成了2009年西亚斯夏令营宣传方案和《魅力中国》杂志有关我院宣传的图文设计；按计划正在进行2007——2008学年年鉴编辑工作。

2．新闻报道质量有所突破。本学期除了积极给各新闻媒体供稿外，还邀请各媒体记者约12人次来我院采访。我院在中央级媒体发表视频新闻1篇，在省级报纸发稿15篇，市级6篇，其中，我们自己制作的视频新闻《学院心理咨询周》、《学院积极进行抗震救灾捐款》等视频新闻被河南电视台和郑州电视台播发，提高了学院在社会上影响力和知名度；根据学院的安排，共拍摄各类照片2万余张，截至目前，在学院网站发布图文新闻150余条，视频新闻10余条，为相关部门提供图片3000多张。

3．加强通讯员队伍建设。坚持每月1次的通讯员业务学习培训。