企业电话管理制度
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企业电话管理制度
1.目的
电话是公司内所有工作人员的重要联络方式,为保证电话联络的畅通,保证各项工作的正常开展,特制定本制度。
2.适用范围
适用于本公司所有的固定电话、移动电话的管理。
3.电话管理规定
3.1职责
3.1.1综合部:负责开通国内、国际长途电话的审批,电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的管理;负责手机号码,手机卡套餐业务、通讯费补贴等事项的管理。
3.1.2电话责任人:负责管理自己的电话及控制电话费用(一人以上共用一个电话号码的,责任由所有使用者共同承担)。
3.1.3各部门:负责宣传、执行本管理规定。
3.1.4财务部:负责电话费用的结算。
3.2基本原则
3.2.1实行“谁使用谁负责”原则,每部电话使用人即为负责人,若无固定使用人则视为部门负责人负责。
3.2.2电话号码不足时,综合部将按就近原则,安排周围附近数人共用一个电话。
3.2.3公司内线电话用于各部门之间的工作联络,任何人不得用内线电话聊天、谈笑。
3.2.4办公电话原则上不得作私人电话使用。
3.2.5办公电话主要用于工作联系,提倡使用文明、简捷语言,以减少通话时间。
3.2.6非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电话。
3.3电话号码的申请与定位
3.3.1部门因业务扩大增加人员需新增电话的,由部门提出并填写《电话号码及业务新增申请表》交由部门负责人签字。部门领导同意后交由上级分管领导审核,审
核通过后由副总经理签署审核意见,最后由总经理审批。总经理审批后需把申请表提交至综合部,由综合部联系专业人员进行电话安装。
3.3.2电话之初装以开通内线为主。
3.3.3各部门电话号码如需开通市话、国内长途、国际长途、来电显示等其他需要另外收费的功能,需由申请部门填写《电话号码及业务新增申请表》,交由总经理审批后提交至综合部办理。
3.4电话移机、停机、停用号码重新起用
3.4.1各部门人员因工作原因发生办公地点变动需要移机时,由部门人员提前三天告知综合部进行移机。
3.4.2部门人员调整、人员变动等各种原因需要停止使用电话时,部门负责人需向综合部报停,号码由综合部收回保管备用。
3.5电话的故障维修管理
使用者如果发现话机、线路等故障要及时向综合部报修,非专业人士不得私自拆装电话。
3.6电话费用
每月由综合部按计费系统话费清单进行统计缴纳。
4.内部通讯录的更新管理
4.1凡手机号码更改者,需在一周内通知主管部门领导,并同时通知综合部及重要的相关联络人。
4.2综合部会根据实际情况适时更新公司通讯录(特殊情况除外)。
4.3无论部门内部通讯录是否变化,部门负责人均须对该通讯录进行确认,确认部门所有人员的电话号码或手机号码无误等,如有更改,请及时通知综合部予以修改。
4.4公司员工有义务保管好公司内部通讯录,不轻易向外人泄露重要领导联系号码。
5.移动电话管理规定
5.1基本原则:
5.1.1公司手机SIM卡由综合部统一发放,仅限持有人使用,不得外借。如遇丢失或损坏,须及时通知综合部重新办理,丢失期间如果发生费用,由持有人承担。5.1.2离职前须将手机SIM卡上交综合部,SIM卡未退回者,公司将按100元/卡的商业价值,以赔偿的形式从员工离职工资中扣除。
5.1.3所有享受手机费用补贴人员要保证24小时电话开机状态,以满足工作联系的
需要,如有联系不上,影响正常生产的,视情节严重程度,予以通报处罚。
5.1.4享受手机费用补贴的人员在公司内原则上以使用公司电话为主。
5.2手机号码及业务套餐的申请
部门因工作需要或新进员工需新增手机号码的,由部门提出并填写《手机号码及业务新增申请表》交由部门负责人签字,部门领导同意后由综合部出具意见并签字,最后经总经理审批,由综合部负责办理。
5.3通讯费用管理
因工作需要的手机号码由公司统一办理,公司根据岗位性质和业务需要给予适当的手机话费补贴。话费补帖由移动公司在每月6号统付。
附则
本制度由综合部编制,解释权归公司综合部。
对于本制度未规定事项,依据公司相关制度执行。
本制度经批准后,自颁布之日起执行。原有制度及与本制度有抵触的相关规定条款同时失效。
附表2:
手机号码及业务办理申请表