城建档案的鉴定与编研
城建档案的鉴定与编研
四川大学公共管理学院
秘书档案学系
史江博士
第一讲城建档案的鉴定工作
❖一、城建档案鉴定工作的重要性
❖二、开展城建档案鉴定工作的制约因素
❖三、城建档案鉴定的原则与标准
❖四、几种城建档案保管期限的划分
❖五、城建档案鉴定组织与程序
❖六、城建档案鉴定工作中的注意事项
❖七、档案鉴定理论在城建档案鉴定工作中的应用
❖八、电子环境下，城建档案鉴定面临的新问题
一、城建档案鉴定工作的重要性
❖城建档案馆经过二十多年的发展，各项业务工作已步入正轨，馆藏档案门类日渐完善，档案数量急剧增长，利用需求呈现多层次、多元化，使得馆藏档案数量和质量的矛盾日益突出，档案的鉴定已迫在眉睫，开展馆藏档案鉴定工作已成为许多城建档案馆面临的新课题。
❖城建档案馆作为城市重要城建档案资料储存、交流和服务中心，是保管具有永久和长期保存价值的城建档案的基地，对所保存的城建档案进行价值鉴定，是进行科学保管的客观需要，是城建档案馆的一项重要工作。
二、开展城建档案鉴定工作的制约因素
❖保管条件相对优越，得过且过心理。
❖存档护档意识强。
❖对丰富馆藏的“矫枉过正”。
❖缺乏成本与效益意识。
❖“财富说”与“潜在说”的影响。
❖鉴定本身的难度与理论、政策指导不够。
❖现有体制的影响。
三、城建档案鉴定的原则与标准
❖基本原则：凡是在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的具有长远利用价值的城建档案，都应永久保存；在一定时期内具有保
❖存和利用价值的城建档案，为定期保存；介于两种保管期限内的城建档案，其保管期限一律从长。
❖鉴定标准：一般来说，应以全面的、历史的、发展的观点，从城建档案的内容、时间、来源和外形等方面来分析其科学的、历史的和现实的价值，从而划分不同的保管期限。
四、几种城建档案保管期限的划分
❖（一）城市建设竣工档案
❖具有政治意义、纪念意义的工程以及重点保护工程和古建筑。-------永久保存
❖国家和城市的重要工程。-------长期保存-重要部分
❖其他工程。-------长期保存
❖临时性的工程和有限期的工程。-------短期保存
❖（二）城市建设设计档案
❖从各个历史阶段观察，具有先进技术的工程设计，或典型性，或具一定代表性的工程设计，以及历年的标准通用设计等。永久保存，并应向城建档案馆移交。
❖重要工程和大型工程的设计。长期保存-重要部分。
❖一般工程和小型工程设计。根据现实的需要划为长期保存和短期保存。
❖（三）城市建设施工档案
❖在各个历史时期，采用各种新技术、新材料、新工艺施工的技术档案，应选其典型的划为永久保存。
❖施工的常用技术和一般新技术、新材料和新工艺档案，可以划为长期保存，也可根据其重要程度，分为“重要”、“一般”两种。
❖根据施工责任，确定一般施工档案的保管期限，合同有效期满，即可进行处理。除特殊工程外，一般划为短期保存。
❖（四）城市建设管理档案
❖城市建设规划管理档案：一般应划为永久保存。但城市规划类档案，因具有变化性，也可以划为长期保存。
❖房地产管理档案：
❖外籍产档案，一般应划为永久保存；
❖私产档案，应尽量保存较长的时间，有的可永久保存；
❖公产和集体产的档案，后者应长于前者，一般来说，需要使用多长时间就保存多长时间。
❖（五）城市规划档案
❖城市基础材料档案：
❖（1）按重要历史阶段划分。在重要历史时期产生的各种状况的材料档案，反映比较全面、系统的，都应永久保存；
❖（2）根据材料的系统性、全面性划分。接近重要历史阶段的较完整的档案，可以作为重要历史阶段档案的补充，有的也要划为永久保存；
❖（3）历史较长的档案要特别重视，一般也划为永久保存；
❖（4）其他零散材料，根据具体情况，划为长期或短期保存。
❖城市规划和国土规划档案：
❖（1）各个历史时期的代表方案，包括批准与未批准的，都应划为永久保存；
❖（2）局部重要地区的方案，也可划为永久保存；
❖（3）其他一般的和局部的规划方面的档案，可划为长期或短期。
❖城市规划和国土规划档案，是反映城市方向性、战略性的“蓝图”，其保管期限应尽量从长。
五、城建档案鉴定组织与程序
❖档案鉴定的组织。档案的鉴定采用集中鉴定，即间隔一定的时间集中鉴定。时间间隔不宜过密，一般5年至10年一次。
❖每次鉴定都应成立由馆长或副馆长任组长的鉴定小组，抽调相关部门人员组成，做到馆领导、技术人员和城建档案工作人员三结合，具体组织实施本次鉴定工作。
❖鉴定工作程序：
❖⑴制定鉴定大纲，包括档案鉴定的目的、范围、具体要求；
❖⑵根据鉴定大纲，拟定工作计划；
❖⑶按鉴定大纲的要求实施初步鉴定，提出具体鉴定意见，列出拟保留、移出、销毁档案的清单；
❖⑷鉴定小组对拟保留、移出、销毁档案的清单，进行审定，并签字；
❖⑸编造保留、移出、销毁档案清册，报馆长批准，盖单位
❖公章，并报档案主管部门备案；
❖⑹按清册，实施档案的保留、移出、销毁。
❖档案的移出、销毁：
❖（1）根据批准的档案移出、销毁清册，逐一排序。
❖（2）对移出、销毁的档案进行第二次清点、校对，并签字核准。
❖（3）按档案鉴定的结论和销毁要求，实施档案的移出和销毁。其中：对移出的档案要求记录移出的去向，接收方签字。对销毁的档案应暂存半年，以免有误。
❖（4）销毁时必须有二人监销，送指定单位处理。材料销毁完毕，监销人须在销毁报告或销毁登记表上签字。
❖（5）要注意保密与安全，在执行销毁过程中，均不得让无关人员参与。
六、城建档案鉴定工作中的注意事项
❖归档时的鉴定是城建档案价值鉴定工作中的重要环节
❖灵活运用城建档案保管期限表
❖现场核对鉴定法是城建档案价值鉴定工作中的一个重要方法
❖城建档案价值鉴定中，要正确理解其成套性
❖城建档案价值鉴定须有有关专业的工程技术人员参加
七、档案鉴定理论在城建档案鉴定工作中的应用
❖（一）年龄——档案价值的主要标志
❖受每个城市的历史长短的影响。
❖.受档案馆自身情况和条件的影响
❖城建档案的门类对“高龄”的影响。
❖档案载体的影响
❖（二）来源原则不仅是档案分类、整理的依据，也是档案鉴定的标准
❖不能脱离具体工程去分别评判单份文件的价值。
❖应重视以前忽略了的项目来源、人物来源和历史来源，把档案鉴定从“实体鉴定转向形成和来源历史背景分析”，客观地确定其价值。
❖重大工程，特别是城市基础设施、公用设施档案的价值大于一般工程如住宅档案的价值；高层建筑档案的价值大于一般多层建筑档案的价值;知名的设计、施工单位及个人产生的文件高于一般单位或个人形成文件的价值;在短缺竣工档案的情况下，施工档案的价值高于设计档案的价值。
❖（三）杜会分析与职能鉴定方法扩展了城建档案价值鉴定的视野
❖鉴定中应留心关注档案形成者在当时历史条件下的职能(务)、社会活动地位以及对后世的影响等因素，并对这些因素进行加权，提高其价值比重。
❖在对大量相似性档案的进行鉴定和优化时，应灵活运用职能鉴定中典型全宗原则。
❖（四）在重视档案第一价值的同时，发掘档案的第二价值
❖美国学者谢伦伯格提出“文件双重价值论”，认为公共文件具有两种价值:一是对原始机关的原始价值，即第一价值，二是对其他机关与私人利用者的从属价值，即第二价值，包括证据价值和情报价值(研究价值)。这一理论对于城建档案价值鉴定具有积极的指导意义。
❖第一价值鉴定标准，便于我们从现实考虑和判断，因此，在鉴定城建档案时首先考虑档案的第一价值，同时也应把鉴定的着眼点放在第二价值的发掘上，以便正确评价，特别是从学术研究的角度出发鉴定城建档案的情报(研究)价值、潜在历史价值和地理环境情报价值。
八、电子环境下，城建档案鉴定面临的新问题
❖应用CAD技术形成的图纸和模型是否具有艺术价值
❖如何处理纸质文件与电子文件共存的局面
第二讲城建档案的编研工作
❖一、城建档案编研工作的定义
❖二、城建档案编研工作的作用
❖三、城建档案编研成果类型及具体种类
❖四、城建档案编研工作的步骤
❖五、城建档案编研工作的组织形式
❖六、新时期城建档案编研工作的创新
一、城建档案编研工作的定义
❖城建档案编研工作就是根据一定的需要，通过对城建档案内容的分析研究和一定的调查研究，从而依据调研材料编写出城建档案参考资料的工作。
二、城建档案编研工作的作用
❖城建档案编研工作的主要作用，是为了解决城市规划、设计、施工、管理及其科学研究的需要与科学的提供利用之间的矛盾，最大限度地发挥城建档案在城市建设、生产技术、科学研究工作中的应有作用。
三、城建档案编研成果类型及具体种类
❖（一）汇编型编研成果。可分为综合性汇编和专题性汇编，常见的汇编有：规章制度汇编、城市现状基本数据汇编、定额指标汇编、重要文献汇编等。
❖（二）文摘型编研成果。文摘型城建档案编研成果形式多样，可以是单一的(文字、图形或数据)，也可以是复合的(文字附图表、或图表加文字说明等)。
❖（三）编撰型编研成果。包括城建年鉴、大事记、城建志书、史料、手册和专题著述、设想建议、宣传、报道等。
四、城建档案编研工作的步骤
❖第一步选题
❖选题应围绕城市建设和经济建设
❖选题应先易后难，由小到大
❖选题应具有科学性和系统性
❖第二步选材
❖选材范围
❖选材要求
五、城建档案编研工作的组织形式
❖一是城建档案馆自编；
❖二是馆内外合作，进行编研；
❖三是聘请有关人员参与编研。
六、新时期城建档案编研工作的创新
❖（一）如何实现编研工作的创新
❖（二）如何提高城建档案编研成果的质量
❖（三）如何建设城建档案编研工作
❖（四）如何让城建档案编研工作兼具社会效益和经济效益
（一）如何实现编研工作的创新
❖思想观念创新。应树立“四个意识”和处理好“三个关系”。
“四个意识”即：
❖①产业意识。
❖②服务意识。
❖③精品意识。
❖④经济意识。
❖“三个关系”即：
❖①专业化与社会化的关系。
❖②城建档案与“大城建”概念的关系。
❖③后台与前台的关系。
❖内容的创新
❖其一，围绕经济发展和城市建设。
❖其二，体现专业特点和地方特色。
❖其三，突出服务重点和馆藏优势。
❖技术的创新
❖一是编研工作手段的更新。
❖二是城建档案编研产品形式的多样性。
❖组织管理创新
❖一要把编研工作纳入本单位业务建设规划中，纳入业务建设的日常管理。
❖二要建立专门机构，加大人员投入，实现组织保障。
❖三要建立横向联系，借助外界力量，实行联动效应。
❖四要精心策划和组织，加强对编研成果的社会宣传，适时组织成果发布会，利用报刊、媒体等，对编研成果广为宣传。
（二）如何提高城建档案编研成果的质量
❖影响编研成果质量的原因
❖其一，编研人员缺乏专业技术知识，没有研究专业技术的能力。
❖其二，编者的文字表述不当。
❖措施：
❖一是选择好编研人员。
❖二要注意信息加工的技术方法。
❖三是通过编研人员的创造来提高城建档案信息的含量。
❖四是可选录一些与城建档案内容相关的城建档案资料一起进行加工。
（三）如何建设城建档案编研工作
❖第一，机制建设。
❖第二，资源建设。
❖第三，系统建设。
❖第四，人才建设。
（四）如何让城建档案编研工作兼具社会效益和经济效益
❖选题要市场化
❖构思要新颖