对公文校核的几点思考(定稿)

对公文校核的几点思考□张诗公文校核通常是指公文撰拟定稿后在送交领导审签之前或印发之前，由专门责任人对其进行全面、系统审查和核对、校正的过程。

它是公文处理过程中的一个重要环节。

把好公文校核关，责任重大，事关公文质量与效用，这是秘书工作人员务必高度重视的问题。

笔者在实践工作中，认为把好公文校核关是公文写作与处理环节中的一个重要环节，重点需要掌握以下几个方面。

一、要充分认识公文校核工作的重要性（一）公文的重要性所谓公文，通常是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

在党政机关，公文是党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

公文具有行政机关赋予的特定效能和影响力，在任何时候有着不可替代的作用。

没有公文，就相当于没有办事的依据一样，党政机关的运转就会瘫痪，至少是难以正常运行，这足可见公文的重要性。

（二）公文校核工作的广泛性我们经常开会，大量会议用于传达、学习、讨论、贯彻执行的文件，基本都是公文。

因此，这些公文质量如何，直接影响至领导决策、路线方针政策的贯彻落实。

因此，公文校核工作不仅仅是秘书人员的工作，而且是包括机关领导在内的、有关领导参加的、有关部门的领导及业务人员参与的共同的工作。

同时，正确的校核公文，是全体机关干部的基本功，这足可见校核公文工作的广泛性。

（三）公文校核工作的重要性公文校核是形成公文最后的一道把关环节，它除了文字上校核外，还要考虑在思想内容上是否符合党的路线、方针、政策，符合国家法律法规，体现党委的决策意图，体现社情民意等，如果我们文秘人员的校核工作没有做好，会有什么后果？一是加大领导审批的难度和工作量；二是由于领导太忙，没有时间和精力去仔细推敲，有可能以“有问题的公文”或“不成熟的公文”签发加以贯彻执行，这样的公文不仅权威性不大、执行力不强，而且会对我们的工作造成不同程度的影响。

因此，公文校核是确保公文质量的关键环节，与公文起草工作同样重要。

二、要严格做到公文校核工作的规范化在公文校核中，规范是公文行文的基本要求，只有规范的行文才能保证公文的质量，从而体现公文的特定效力。

公文校核人员要熟悉公文处理法规、业务知识，从文种运用、格式选择、报批程序到公文语言使用都应规范，在公文校核工作中，要注意避免版头、标题、发文字号、文种、主送机关、结构层次、标点符号、数字、简称使用、附件、发文机关、成文时间、主题词、抄送机关等要素出现乱、错、漏、误、偏的现象发生。

特别是要注意以下几个方面的问题。

（一）查公文标题公文标题是公文内容的摘要，往往首先映入领导和干部群众眼帘，是公文的第一印象，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。

在公文标题的校核工作中时常遇到一些问题，归纳为以下三个方面。

一是用发文字号代替文件名称。

如:“关于大府呈…2010‟第×号文件的批复”，这类标题，很难让人理解，除极少数人已提前熟悉文件所述的内容外，其他人是不能明白的。

因此，一般不能用发文字号代替文件名称，应将文件名称写全，才会让阅件人一目了然，迅速了解到什么事情，或文件体现什么精神等。

二是标题冗长繁琐。

如:《关于积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，可概括事由，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。

此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于请求解决工作经费的请示》，应改为《关于解决工作经费的请示》，后面是“请示”，前面用“请求”就显得多余了。

三是发文机关简称不规范。

如：《××市计委2010年工作计划》，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。

（二）查公文中的错别字一是错别字的影响。

之所以提出重点查错别字，是因为它的影响最大、最深。

如果错别字在公文中出现，很容易被领导或者是干部群众找出来，小而言之，表明了发文机关工作人员素质不高，缺乏责任心，影响部门形象；大而言之，说明发文机关缺乏政治责任感，不是一个严谨、规范的部门，这在领导和干部群众中会产生极为不好的影响。

二是错别字产生的原因。

错别字的出现主要是因为：一方面，责任心不强，粗心大意。

如将“衷心感谢”错成“忠心感谢”，“拨款”错成“拔款”，“阳光”错成“阳关”等；另一方面，业务能力不强，辨析不准。

如将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”。

三是常见错别字辨析。

错别字是公文校核工作中最大的毒瘤，也是文秘人员的眼中钉，肉中刺。

本文选取以下六个实例对常见的错别字进行辨析。

例一：“爆发”与“暴发”。

“爆发”指因爆炸而发生，如“火山爆发”；“暴发”多用于山洪、大水、疾病等。

另，在用于社会事物时，“爆发”指像爆炸一样突然发生，多用于抽象事物，如革命、起义、运动等，又用于表示力量、情绪等。

“暴发”指突然得势或发财，多含贬义。

例二：“记”与“纪”。

“纪实”是指记录事实，也指记录真实情况的文字（多用于标题），一般不写作“记实”。

“纪行”不写作“记行”。

“纪念”、“纪要”也可写作“记念”、“记要”，但一般提倡写作“纪念”、“纪要”。

“记录”、“纪录片”也可写作“纪录”、“记录片”，但“记录”、“纪录片”是提倡的写法。

例三：“订”和“定”。

“订”大多指经过商讨而订下，商讨的成分很大，有的不是最后确定，如合同、条约、规章等用“制订”。

如果是可以确定而且确定了的，用“定”。

“制订发展规划”，这个规划制订后可以不是确定了的；“制定发展规划”，这个规划制定后是确定了的。

“协定”虽然如同“条约”，但是用“定”。

例四：“会合”与“汇合”。

两个词都表示聚集，但“会合”含有一些相会、见面的意思，如“两军会合”。

“汇合”没有相会、见面的意思，而且多用于水流聚集或类似的喻义。

例五：“帐”与“账”。

表示“财物出入的记载”和“债”的义项时，不能写作“帐”，应写作“账目”“账号”。

“台账”是引申义，也应该用贝字旁。

例六：“侦察”与“侦查”。

“侦察”常用于军事、作战等方面，“侦查”常用于公安、检察、司法等部门以及与破案有关的方面。

“侦察”着重于察看，从观察中来了解情况；“侦查”着重于调查，从检查中来了解情况。

（三）做到公文校核工作规范化很多文秘人员在公文校核工作中不规范，随意性大，其重要原因就是思想认识上存在一些误区，缺乏责任心。

在这一点上，必须要提高认识，走出误区，应该做到以下三点：一是加强学习，与时俱进。

公文校核工作规范处在不断变化和完善之中，任何标准和规范都可能被修订。

广大文秘人员要加强学习和研究，跟踪公文发展的动态，在公文校核工作实践中力求使用最新的标准和规范，尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系，不要在新的公文法规颁布很长一段时间后还抱着老一套不放。

二是提高认识，规范标准。

每一个文秘人员都要努力学习，把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行判断，不能不加分析地把上级来文作为范文，发现了与公文规范不一致的地方，要积极对接，弄清原委，避免造成不规范公文泛滥。

三是严格程序，保证质量。

有的单位的职能部门办事人员不按办文程序办事，越过办公室将公文直接送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公室的核稿和核发。

公文在送领导人签发之前，应当统一由办公室进行校核，保证文稿质量。

公文核稿的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。

即使是在领导审批后，正式印发前，都还应由办公室进行校核送发。

特别是在纸质公文印制完毕、分发前，有必要再次对其进行校核，防止因印制环节疏忽发生公文不完整、页面错误等问题。

三、要加强公文校核工作的制度化建设（一）采用三人依次递校制在公文校核工作中，笔者总结了文稿送签前采取三人依次递校制，明确一校、二校、三校，按顺序依次进行递校。

一校的责任。

一是明确有没有必要行文，做到六个不发，即：不符合党的路线、方针、政策及国家法律法规，不体现党委的决策意图及体现社情民意的不发；照抄照转上级的公文不发（翻印即可，不必转发）；涉及的内容已在报上全文公布过的不发；在部门之间意见分歧，未经协商取得一致的不发;内容空洞，无具体措施，不解决问题的公文不发;涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决，可发可不发的公文不发。

二是明确行文关系，是分开行文还是联合行文，是由党委行文还是政府行文；三是对公文的版头、发文字号、文种、主送机关、结构层次、标点符号、数字、简称使用、附件、发文机关、成文时间、主题词、抄送机关等要素进行核查。

二校的责任。

把握文中的观点、概念、语法、方针、口号、任务目标，确保观点正确，概念、条理清晰，语法、文字运用准确，方针、口号、任务目标提法得当，不违背党和国家某一时期的方针政策。

三校的责任。

这是定稿前最后一次把关，一般由具有一定工作经验、业务能力强的科室负责人担任。

主要是汇总修改意见，与相关单位对接，对文稿中有疑问的地方作出判断，确保文稿中的人物、事件以及人名、地名、时间、数字等要素准确规范。

（二）采取专人跟踪送签制明确专人将公文登记后送签，并跟踪整个送签过程，根据领导审签的意见对文稿进行修改、完善。

（三）采取三人三次同校制公文送签完毕准备行文前，采取三人三次同时校稿的方式，一人主校，一人副校，一人朗读，对文稿进行最后的校核，以保证公文的准确性、规范性。

在稿件多的情况下，三人轮流担任主校、副校和朗读，这种明确的分工既能强化责任心，又能合理统筹精力，保持最佳校核状态。

第一次校核将稿件复印三份，三人同时进行校核。

重点校核公文中的几大要素，诸如观点、概念、语法、人物、事件以及人名、地名、时间、数字、引文、标点和文字表述、密级、印发传达范围等。

第一次校核完成后由主校人员统一修改。

第二次校核完成后要确保公文文体使用得当，观点正确，概念、条理清晰，语法、文字运用准确，时间、地点、数字、引文、标点等明确规范。

第三次校核重点是错别字，主校人员将一份稿件分成三等份，每人负责三分之一，逐字检查错别字，校稿完成后署名落实责任，行文后如发现错别字实行倒查，追究责任。

特别是在纸质公文印制完毕、分发前，有必要再次对其进行校核，防止因印制环节疏忽发生公文不完整、页面错误等问题。

总之，公文校核是一门学问，也是极其艰苦的一项工作，从事文秘工作的人员都会深切体会到，做到出手的每一份文件都是“精品”，确保政策上不出偏差，内容上不出纰漏，文字上不出差错，格式上不出“洋相”，的确不易。

要做到这一点，必须要具有高度负责的精神，较强的政治责任感，严肃的校核态度，科学的方法，去审核、校对，要不厌其烦的一遍又一遍地在公文校核工作实践中总结提升，当好一道“守门员”，以追求精益求精。