行政费用财务管理制度

行政费用财务管理制度

1．目的

为进一步规范和完善公司的费用管理制度，加强费用控制，适应管理需要。

3. 行政费用管理原则

3.1.1 先审批后办理原则：超过500元以上的费用，支付时必须有双方签订的协议。如没有双方签订的协议，则必须先有经过总经理签批的审批单，财务方可办理借款或者报销费用。

3.1.2责任明确原则：部门经理是部门费用的决策者和责任人，对本部门发生费用的真实性、必要性和总体费用水平负责，部门经理在年度述职报告时应将本部门年度费用水平作为重要事项予以说明；

3.1.3 受益者承担费用原则：如果费用申请人同时是费用的受益者，但经办人并非受益人，则此项费用归属于受益人。

4. 费用管理方式

4.1.1 费用管理方式：计划管理，所以费用都要纳入资金计划，有资金计划方可以办理报销。

4.1.2 费用控制方法：限额控制：确定明确的单项费用报销标准，如交际应酬费、通讯费、交通费等，单项费用的发生不得超出规定的标准。具体标准，详见《餐费接待标准》、《员工电话费报销规定》

5．行政费用构成

5.1办公用品费用

5.1.1 办公费归口行政人事部管理。办公用品包括日常消耗类用品，不包括固定资产类

（单价高于3000元（含）以上用品，列为固定资产，单价低于3000元的用品，归类于日常消耗类用品。

5.1.2 每月初由公司各部门依据本部门的费用计划向行政人事部报送日常办公用品请购计划，由行政人事部集中采购、管理。

5.1.3 每月报销办公用品时，需要增加办公用品库存表

5.2固定资产购置

5.2.1大宗固定资产采购或者长期采购的资产（比如办公电脑），需要签订采购协议。

5.2.2单项金额在500元以上（含500元）报销原则上用支票结算，特殊情况采用现金结算的，须经财务总监批准；单项费用金额在500元以下的报销用现金结算。

5.3行政接待费

5.3.1行政接待费用包括会议费和业务招待费，归口行政人事部管理，事前应列示预算，报经部门经理，主管领导审核批准后执行。

5.3.2公司交际应酬费分解到各职能部门控制，各部门应严格控制交际应酬费支出。

5.4车辆运营及保养费

5.4.1 车辆费用(修理费、油料费、行车费、过桥费、养路费、保险费、洗车保养费等但不包括车辆折旧费)、归口行政人事部管理。

5.4.2 由于司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司承担部分余额由个人承担；由于工作失职未及时申报年审、交纳养路费等罚款费用由司机个人承担。

5.4.3 车辆修理、保养费用须事前经行政人事部调研询价，在满足维修、保养标准前提下，采取孰低原则，填报维修明细单和签报单，并履行审批程序后，到财务部办理请款手续。5.4.4 车辆油料费由行政人事部集中采购（以卡形式管理），司机每次领卡充油时，应将上次加油时行驶公里数和本次加油量在《车辆加油登记表》上做以登记，并在月末统计本月的行车记录，一并送至行政人事部进行审核并核销。

5.4.5 车辆修理费、行车费、过桥费、养路费、保险费及洗车保养费等应以据实发生数，凭发票报销。

5.5办公场所租金、水电费、网络维护费、保洁费用

5.5.1 办公室水电费归属行政人事部，工地办公水电费归项目工程部管理。

5.5.2办公室租赁，必须签订租赁协议；出租方收到租金，必须写收条，收条上写明租金、租金等重要事项；租房押金单独列示。

5.5.3电脑费用归属行政人事部管理，其包括电脑耗材、升级、维修费；网络使用费；软件开发、购置费用摊销；

5.5.4报刊费归口行政人事部管理，实报实销。

5.5.5各部门购置的音像资料、照片、光盘等资料须由行政人事部管理员签字确认并验收入库后方可报销，各部门如果需要使用，请办理借阅手续。

5.6交通费用

5.6.6公司职员因公外出原则上使用公司车辆或工交IC卡，但因公事紧急或加班错过公交车开行时间的可乘做出租车，经部门经理确认，经总经理审批后，凭发票据实报销。

5.7培训费用

5.7.1 职员培训费用归口行政人事部管理。

5.7.2 主管领导与部门经理安排职员外出培训、考察、须在事前向行政人事部备案；报销培训差旅费经行政人事部签字确认后，财务予以报销。

5.7.3培训费按照“受益承担费用”原则分摊到各部门。

5.8招聘费用

5.8.1 招聘费归口行政人事部管理。

5.8.2公司招聘人员发生的差旅费等相关费用不记入此项。

5.9加班补贴

5.6.4 司机长途出车，视同出差，差旅费在规定的标准内实报实销。

5.10 食堂费用食堂费用参见《食堂费用财务管理制度》

5.14本费用报销制度及审批流程的最终解释权归于财务部。