ERP采购管理实务

采购管理实务课程

一、管理目标

按照适时、适制、适量、适价、适地原则，向供应商购买生产所需原物料是采购人员的主要职责。

其中采购人员购买的物品范围包括：

生产所需原物料，包括主要材料，辅助材料；

工具及零配件。

办公用品及杂项用品，包括文具，纸张，拖把，清洁用品等；

适时、适制、适量、适价、适地原则是：

适时---指在要用的时候，很及时地供应物料，不会断料；

适质---购买回来的材料必须符合品质标准；

适量---购买数量控制适当，不能多买也不要少买，防止呆料；

适价---用合理的，最低的成本取得所需之原物料；

适地---从距离较近或能最快速供应的地方购买，保证发料。

一、二、采购部组织结构图

三、

4.下采购订单订购所需物品。

5.处理可能发生的订购单变更。

6.跟催采购物品及时到货。

7.联系供应商退回不良品。

8.考核评估供应商。

9.月底与供应商核对交易明细。

二、四、采购作业的一般流程

1．熟悉企业所需要原物料的特征、规格、价格

（一）充分了解请购材料的品名、规格

1.1. 到工程部查阅产品资料或向同事请教。

2.2. 到生产现场实习，了解企业产品的生产过程及原物料构成。

3.3. 到仓库实习，进一步熟悉原物料的特性、库存、用量等信息。

（二）掌握原物料市场信息及变化趋势

1.1. 通过互联网、行业协会、展览会等途径，了解原物料市场行情。

2.2. 通过互联网查询、电话问价等方式，了解原物料市场资讯及价格变

化。

3.3. 通过对比历史资料，掌握原物料市场走向。

（三）搜集有关生产厂家的资料

（四）搜集有关替代材料的资料

（五）搜集有关品质及其它方面的资料

2．开发、甄选合格供应商

（1）（1）通过查黄页，行业厂商名录，互联网等多种途径寻找材料的供货厂商；

（2）（2）会同品管、工程等单位对厂商进行供货资格评估；

（3）（3）符合资格的厂商请其提供样品并进行检验结果比较和确认；

（4）（4）确立合格供货厂商3-5家，完成筛选程序。

（5）（5）详细作业流程见附档1《开发、甄选合格供应商程序》3．向供应商询价、比价、议价、定价

（1）经成本分析后，研拟底价，设定议价目标

（2）选择合格供应商，询问价格并请其报价

（3）整理报价资料，选择议价对象

（4）按照要求的采购条件（向供应商详细说明品明、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、交货、交货地点、付款办法、供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否保

障等、是否必要开发其他供应商或外购）同整理供应商议价，直至确定价格。

（5）详细作业流程见附档2《供应商报价、议价程序》

4．下采购订单

（1）按请购单上的数量和交期发出订购单，订购单传真给供应商

（2）确认价格、交期、交货条件是否可满足，对能否达到交期，要求供应商及时回复，不能达到者及时协调联络，以确定一个合适的交货期

（3）敦促供应商按照交期及时交货，无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异常控制，已逾期交货者加紧催交。

（4）督促收料单、督促暂收区材料进行检验和入库。

（5）协助财务部与供应商进行月结对账、付款。

（6）详细作业流程见附档3《采购物品下单订购程序》，区分为按单订购和计划采购的生产性物品，非生产性物品的采购程序。

5．处理采购订单变更

(1)及时、准确按照生管物控的“内部联络单”，传真“订单变更通知书”给供应商。

(2)已经交货无法变更的报请主管或经理。

(3)详细作业流程见附档4《采购订单变更处理程序》

6．交期管理与跟催

管理与跟催采购订单的主要目的是于必要的时候，获得必需的物料，避免停工待料，满足企业生产活动对物料的需求。

(1)采购订单发出后，要及时以电话或传真的形式进行跟催。

(2)紧急的物品，必要时可到供应商工厂，现场跟进。

(3)如供应商按时按量交货有问题，应加紧跟催并通知相关部门研究对策，或采用其他方式，如上门取货、向其他供应商采购、更换供应商、扣款等，以保证企业的需要。

(1) 订单跟踪

订单跟踪是采购员花费时间最多的环节，对于长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行订单跟踪。但对于一些重要紧急的物料或新的供应商，采购员则需全力跟踪。

其跟踪范围主要有以下几项：

跟踪加工工艺是否符合要求

跟踪原材料是否准时到达

跟踪加工过程是否按照进度

跟踪组装测试是否合格

跟踪包装入库

(2) 物料检验

物料检验主要包括：

确定检验日期

通知检验人员

进行物料检验

处理检验问题

(3) 物料进仓

物料进仓主要包括：

协调供应商及时送货

协调仓管员及时接收

协调品管员及时检验

协调仓管员物料入库

处理接收问题

物料跟催的方法

☆按订单跟催：按订单预定的进货日期提前一定时间进行跟催

☆联单法：将订购单按日期顺利排列好，提前一定时间进行跟催

☆统计法：将订购单统计报表，提前一定时间进行跟催

☆定期跟催：于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催7．供应商退货

（1）接到仓管或品管部开来的退货单，通知并联络供应商。

（2）传真品检报告单给供应商，通知其拉回（或帮其寄出）待退货物。

（3）讨论退货对生产的影响和改善对策，采取补救措施，如果可以，请供应商重新补货。